مهارت‌های فردی و بین‌فردی چیست و چرا در هر کسب‌وکاری اهمیت دارد؟

به گزارش پیوست، کسب و تقویت مهارت‌های فردی و بین‌فردی علاوه‌بر این که در زندگی شخصی تاثیرگذار است در محیط کار نیز نقش چشمگیری دارد. در صورتی که مدیران یا صاحبان کسب‌وکار دارای این مهارت‌ها باشند، محیط کار و کارکرد هر شخص به طرز قابل توجهی بهبود و ارتقا می‌یابد.

به چه مهارت‌هایی، مهارت بین‌فردی گفته می‌شود؟

مهارت‌های بین‌فردی به توانایی برقراری ارتباط و تعامل موثر با دیگران به شیوه‌ای مثبت و مشارکتی اشاره دارد. در ادامه به مولفه‌های اصلی این مهارت‌ها پرداخته‌ایم.

۱- مهارت برقراری ارتباط

ارتباط مؤثر هسته اصلی مهارت‌های بین‌فردی است. این مهارت شامل ارتباط کلامی و غیر کلامی است. افرادی که مهارت ارتباطی بالایی دارند می‌توانند ایده‌های خود را به وضوح بیان کنند، با دقت گوش دهند و پیام‌های دیگران را به طور دقیق تفسیر کنند. چنین افرادی کمتر از دیگران دچار خطاهای شناختی می‌شوند.

۲- مهارت گوش دادن فعال

مهارت گوش دادن فعال شامل توانایی تمرکز کامل و درک آن چیزی است که شخص مقابل می‌گوید. شما با این مهارت یاد می‌گیرید که حرف گوینده را قطع نکنید یا پیش از تمام شدن حرف‌های او،‌ موقعیت را قضاوت نکنید. فردی که این مهارت را آموخته است می‌داند که باید به طور کامل به گوینده توجه کند و در صورتی که ابهامی در سخنانش وجود داشت پس از تمام شدن حرف‌های طرف مقابل، با پرسیدن سؤالاتی دقیق و شفاف آن را برطرف کند.

۳- مهارت همدلی

همدلی یعنی توانایی درک و به اشتراک گذاشتن احساسات و دیدگاه‌های دیگران. زمانی که شما بتوانید عواطف و تجربیات دیگران را بشناسید و آن را درک کنید می‌توانید ارتباط عمیق‌تری بسازید. با یک مثال این مورد را پیش می‌بریم. فرض کنید که یکی از مشتریان با مجموعه شما تماس گرفته و با لحنی بسیار تند و توهین‌آمیز شروع به شکایت از شما،‌ خدمات یا محصولاتتان می‌کند. در چنین موقعیتی بهترین کار این است که ابتدا با او همدلی کنید. می‌توانید احساسات او را تایید کنید. جملاتی مانند «متوجه هستم که به  مشکل خورده‌اید» یا «بله! حق با شماست!» یا «زمان زیادی از شما تلف شده است» می‌تواند کمی از هیجانات مشتری بکاهد زیرا شما با او در مسیر همدلی قرار گرفته‌اید. او متوجه می‌شود که عامل ناراحتی خود را به شما انتقال داده و شما درصدد رفع آن هستید.

۴- حل و فصل تعارض

مدیریت تعارض‌ یکی از مهارت‌های مهم و ضروری برای همه افراد به ویژه مدیران است. اگر فردی بتواند درگیری‌ها و اختلافات را به نحوی مدیریت کند که با کمترین نتایج منفی و بیشترین نتایج ثبت به سرانجام برسد تعارض را به خوبی در مجموعه خود حل و فصل کرده است. مدیریت تعارض تکنیک‌های ساده و در عین حال کاربردی را شامل می‌شود که پیش‌تر هم به آن‌ها اشاره شد؛ مانند گوش دادن فعال، همدلی،‌ سازش و البته تکنیک‌های مذاکره.

۵- شهامت و جرأت ورزی

اگر می‌خواهید افکار، نیازها و احساسات خود را به دیگران منتقل کنید و روی آن‌ها تأثر بگذارید باید بدانید که کلید کار شهامت و جرأت‌ورزی است. فراموش نکنید که در عین حال شما باید پذیرای نیازها و احساسات دیگران نیز باشید. اما شاید برای شما این سوال به وجود بیاید که شهامت و جرأت‌ورزی چه سودی برای شما می‌تواند داشته باشد؟ بگذارید با یک مثال ساده،‌ یکی از جنبه‌های این موضوع را در نظر بگیریم.

وقتی در کسب و کار شهامت داشته باشید، می‌توانید کاری را بکنید که تاکنون هیچکس آن را انجام نداده است. به همین شیوه شما می‌توانید مزیت رقابتی به دست بیاورید. برای مثال پذیرش فناوری‌های نوظهور یا برهم زدن هنجارهای صنعتیِ سنتی، انجام حرکات بازاریابی جسورانه، کارهایی هستند که می‌توانند کسب و کار شما را به یک شخصیت پیشرو در بازار تبدیل کنند.

۶- مهارت کار تیمی

همکاری مؤثر با دیگران در محیط کار و زندگی بسیار ضروری است. زیرا اگر افراد یک تیم اهداف مشترک نداشته باشند یا نتوانند به خوبی با همدیگر تعامل کنند، به سادگی مشکلات رخ می‌دهد. در این میان نقش مدیر مجموعه بسیار پراهمیت است؛ زیرا باید بتواند هدف منسجم و مشخص کسب‌وکار را به اعضای گروه نشان دهد.

این نکته را هم در نظر داشته باشید که اعتماد، انطباق، انعطاف‌پذیری، حمایت، تشویق و ارائه بازخوردهای محترمانه و صادقانه می‌تواند به انسجام یک گروه کمک کند. افراد یک گروه باید به خوبی وظایف خود و دیگری را بشناسد و با مسئولیت‌پذیری بالا به آن بپردازند.

۷- سازگاری

سازگاری یعنی توانایی انعطاف‌پذیری و سازگاری با عوامل در شرایط یا محیط‌های متغیر. این ویژگی یکی از کلیدهای موفقیت هر کسب‌وکاری است؛ زیرا، هر صنعت یا تجارتی ممکن است دستخوش حوادث یا تغییراتی شود. برای مثال در ایران تغییرات مختلف مانند فیلترینگ، روی کسب‌وکارهای اینترنتی بسیار اثر گذاشته است. در این میان مجموعه‌هایی توانستند به کارشان ادامه داده و با سازگاری و حفظ آرامش به دنبال حل مسأله و مدیریت تعارض‌ باشند.

۸- خودآگاهی

خودآگاهی اصل مهمی برای مهارت‌های بین‌فردی است. این مهارت را شاید بتوان کلیدی‌ترین مهارت در میان مهارت‌های بین‌فردی دانست. زیرا شما زمانی که به خودآگاهی دست پیدا کنید، به راحتی عواطف و احساسات خود را مدیریت کرده و در مواقع خاص با رفتارهای هیجانی خود و اطرافیان را دچار مشکل نکنید. اهمیت این موضوع را وقتی خواهید فهمید که با خودآگاهی در کسب‌وکار می‌توانید به احساسات خود مسلط شوید و تصمیم درستی بگیرید.

۹- مهارت رهبری

مهارت رهبری آن دسته از مهارت‌هایی است که به مطالعه بسیار و شناخت صحیح اطرافیان نیاز دارد. تشویق و تنبیه به موقع، دیپلماسی، انتقاد‌های سازنده و تزریق انگیزه و راهنمایی همه به عهده مدیر یک مجموعه است. اگر مدیر باتجربه‌ای باشید می‌دانید که به هر کارمند خود چطور می‌توانید انگیزه دهید؛ حتی می‌دانید که برای نقد کردن هر فرد چطور باید با او صحبت کنید.

۱۰- مدیریت زمان

مدیریت زمان را می‌توان اینگونه تعریف کرد:« توانایی افراد برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و اولویت‌بندی کارها در زمانی مشخص و بهینه.»

مدیریت زمان مهارتی است که یک مدیر اجرایی بیش از دیگران باید به این مهارت مسلط باشد. او باید بتواند اهداف را به سرعت تعیین کند، اولویت‌بندی را بلد باشد، اصول برنامه‌ریزی را بداند و بتواند یک جدول زمانی کارآمد تنظیم کند. همچنین او باید عوامل اتلاف وقت را بشناسد، اشخاص مناسب برای هر کار را شناسایی کند و در صورت نیاز تفویض اختیار و انطباق‌پذیری را در پیش بگیرد. مدیریت زمان موثر به افراد کمک می‌کند تا به اهداف خود برسند، استرس کاهش یابد و تعادل بین کار و زندگی حفظ شود.

چطور می‌توانیم مهارت‌های بین‌فردی خود و کارکنانمان را تقویت کنیم؟

در تقویت مهارت‌های بین‌فردی باید چند نکته را به عنوان اصول یادگیری پذیرفت:

۱- با خودتان رو راست باشید و ضعف و قوت خود را مشخص کنید. می‌توانید از بازخورد اطرافیان نیز کمک بگیرید.

۲- بپذیرید که این راه آموختن پایانی ندارد و شما همیشه نیازمند یادگیری هستنید.

۳- کلید آموختن هر مهارتی، استمرار است.

۴- باید گاهی از دوستان و اطرافیان صادق خود بازخورد بگیرید تا متوجه ضعف‌ها و قوت‌های خود شوید.

۵- مانند هر مهارت دیگری، مهارت‌های بین‌فردی نیز نیاز به تمرین دارد.

۶- در هر بازه زمانی روی یک یا دو جنبه از مهارت‌های بین‌فردی تمرکز کنید و آن را بهبود ببخشید.

۷- اگر در راستای تقویت مهارت‌های بین‌فردی تغییراتی در خود احساس می‌کنید، حتما آن را مکتوب کنید. این کار به شما انگیزه می‌بخشد.

۸- از منابع آموزشی مانند کتاب‌ها، مقالات،‌ پادکست‌ها، سخنرانی‌ها و غیره غافل نشوید. برای مثال تعداد زیادی از سخنرانی‌های TED به مهارت‌های بین‌فردی پرداخته است.

۹- افرادی را که در مهارت‌های بین‌فردی برتر هستند زیر نظر داشته باشید و سبک ارتباطی، همدلی و راهبردهای آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید.

۱۰- از منطقه امن خود خارج شوید و خودتان را درگیر موقعیت‌هایی کنید که شما را به چالش می‌کشد؛ درست در همین زمان است که رشد اتفاق می‌افتد.

۱۱- موفقیت‌های خود را جشن بگیرید. توجه به دستاوردهای مثبت می‌تواند انگیزه برای تلاش مستمر باشد.

چند تمرین برای افزایش مهارت‌های بین‌فردی

بهبود مهارت‌های بین‌فردی یک تلاش ارزشمند است که می‌تواند بر جنبه‌های مختلف زندگی شخصی و حرفه‌ای شما تأثیر مثبت بگذارد. در اینجا چند استراتژی برای تقویت مهارت‌های بین‌فردی ذکر شده است:

تقویت مهارت گوش دادن فعال

• برای برقراری تماس چشمی تلاش کنید. این کار در ابتدا ممکن است کمی سخت به نظر برسد.
• می‌توانید با تکان دادن سر یا استفاده از نشانه‌های کلامی به شخص مقابل نشان بدهید که به حرف‌های او گوش می‌دهید.
•  تلاش کنید که صحبت دیگران را قطع نکنید.

تقویت مهارت‌های ارتباطی

• روی بیان ایده‌های خود به طور واضح و مختصر کار کنید.
•  به لحن، آهنگ و سرعت گفتار خود توجه کنید.
•  ارتباط نوشتاری موثر را به خصوص در ایمیل‌ها و پیام‌ها تمرین کنید.

تقویت مهارت همدلی

•  خود را در موقعیت طرف مقابل تصور کنید تا بتوانید او را بهتر درک کنید.
•  به احساسات و تجربیات دیگران توجه واقعی نشان دهید.

تقویت ارتباطات غیرکلامی

•  از زبان بدن، حالات چهره و حرکات خود آگاه باشید.
• اطمینان حاصل کنید که نشانه‌های غیرکلامی شما (نظیر اخم کردن و خندیدن ) با ارتباطات کلامی شما هم‌سو است.
• تفاوت‌های فرهنگی در ارتباطات غیرکلامی را درک کنید.

مهارت حل تعارض

•  مهارت‌ خود را برای مدیریت بحران و کنترل خشم پرورش دهید.
•  روی موضوع مطرح شده تمرکز کنید و هر اظهار نظر از سوی شخص مقابل را به منزله خصومت شخصی تلقی نکنید.
•  به دنبال زمینه‌های مشترک بگردید و تلاش کنید راه‌حل‌های فوری و سودمند بیابید.

تقویت مهارت سازگاری

•  تغییرات را بپذیرید. نوشتن وضعیت موجود به درک شرایط کمک بسیاری می‌کند.
• در رویکرد خود نسبت به وظایف و روابط انعطاف‌ نشان دهید.
•  دیدگاه‌ها و ایده‌های متنوع را در آغوش بگیرید.
• در نظر داشته باشید که باید بسیار با احتیاط درباره قطعی بودن همه چیز نظر بدهید.

در پایان

در این مطلب تلاش کردیم نشان بدهیم مهارت‌های بین‌فردی برای موفقیت شخصی و حرفه‌ای بسیار مهم است. این مهارت‌ها افراد را قادر می‌سازد تا روابط سالم ایجاد و حفظ کنند و منجر به بهبود ارتباطات، افزایش رضایت شغلی و رفاه کلی شود. به یاد داشته باشید که چنین مهارت‌هایی نه تنها در کسب‌وکار شما اثر بسیار شگرفی خواهد داشت؛ بلکه می‌تواند در زندگی فردی شما و ارتباط میان شما با همسر، فرزندان و دوستانتان نیز مؤثر باشد.

بهبود مهارت‌های بین‌فردی یک فرآیند مداوم است که شامل خودآگاهی، تمرین و تمایل به یادگیری از هر تعامل است. تلاش مداوم در این زمینه‌ها می‌تواند به ارتباطات قوی‌تر و مثبتی با دیگران منجر شود.