راه‌کارهای مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها

مدیریت زمان همواره از اساسی‌ترین عناوینی است که به‌منظور تسهیل و بهبود فرآیند کاری در دستورکار مشاغل و کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. استارت‌آپ‌ها بنابر شرایطی که دارند و تشکیل جلسات طولانی مدت و ایده‌پردازی‌هایی که زمان مشخصی ندارد بیشتر از این مهارت استفاده می‌کنند. به‌طور کلی مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها جزو مهم‌ترین و اصلی‌ترین اقدامات است.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یعنی زمانی که در اختیار داریم را متناسب با فعالیت‌ها و برنامه‌هایی که باید انجام دهیم تنظیم کنیم تا با فاصله زمانی مناسب بتوانیم برنامه خود را به نتیجه برسانیم. در مدیریت زمان، اولویت‌بندی کارها، مرتب‌سازی بر اساس میزان اهمیت و توجه به شرایطی که داریم بسیار مهم و ضروری است.

استارت‌آپ‌ها و به‌طور کلی انواع مشاغل به‌ویژه کسب‌وکارهای نوپا بنابر دلایل گوناگون ممکن است نتوانند در طول مدت‌زمانی که در اختیار دارند موفق به انجام همه فعالیت‌های خود شوند بر همین اساس کسب آگاهی و اطلاع از چگونگی مدیریت و بهره‌مندی هرچه بیشتر از فرصت‌ها به شدت در پیشرفت و توسعه کاری موثر است.

مزایای مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها

مدیریت زمان می‌تواند به ابزار قدرتمندی برای استارت‌آپ‌ها تبدیل شود و به آنها این امکان را بدهد تا منابع را به حداکثر و استرس را به حداقل برسانند. زمانی که از مدیریت زمان به‌طور موثر استفاده شود، استارت‌آپ‌ها قادر به تولید سریع و کارآمدتر محصولاتی با کیفیت هستند. در ادامه به معرفی برخی از مزایای مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها می‌پردازیم.

۱- افزایش بهره‌وری

مدیریت زمان به استارت‌آپ‌ها کمک می‌کند تا روی مهم‌ترین وظایف خود متمرکز شوند. آنها با تمرکز بر کارهای ضروری می‌توانند پروژه‌ها را به‌موقع و مقرون به‌صرفه به پایان برسانند.

۲- بهبود کیفیت

استارتاپ‌ها با تمرکز بر روی وظایفِ درست، می‌توانند محصولات بهتری را با سرعت بیشتری تولید کنند.

۳- کاهش استرس

مدیریت زمان به کاهش سطح استرس کمک می‌کند؛ زیرا به افراد اجازه می‌دهد تا وظایف را اولویت‌بندی کنند و ابتدا روی مهم‌ترین آنها تمرکز کنند. با تمرکز بر کارهای ضروری می‌توان پروژه‌ها را به‌موقع تکمیل و از احساس فشار در ضرب‌الاجل‌ها جلوگیری کرد.

۴- افزایش روحیه

زمانی که استارت‌آپ‌ها بر استفاده عاقلانه از زمان خود تمرکز می‌کنند، می‌توانند نتایج کار و زحمت سخت‌کوشانه خود را سریع‌تر ببینند. این عامل می‌تواند به انگیزه آنها جهت حفظ روحیه بالا و ادامه تلاش برای موفقیت و ارتقا شغلی کمک کند.

۵- بهبود همکاری

زمانی که تیم‌ها از روش‌های مدیریت زمان موثر استفاده می‌کنند، قادر به همکاری‌های موثرتری هم هستند. با مدیریت زمان، تیم‌ها ابتدا برنامه‌ریزی انجام می‌دهند و با سازماندهی عملیات‌هایی که قرار است انجام دهند روی مهم‌ترین وظایف متمرکز می‌شوند.

اهمیت مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها

همان‌طوری که گفته شد، زمان یکی از مهم‌ترین منابع برای هر استارت‌آپ‌ است. وقتی سخت برای اداره یک شرکت کار می‌کنید، هر ثانیه‌ای که پس انداز می‌کنید می‌تواند شما را به اهدافتان نزدیکتر کند. بنابراین، مدیریت خوبِ زمان به شما کمک می‌کند تا بین زندگی کاری و زندگی شخصی تعادل برقرار کنید.

روش‌هایی برای مدیریت زمان

کارآفرینان موفقی مانند بیل گیتس و مارک زاکربرگ در مدیریت زمان عالی عمل می‌کنند. این افراد می‌دانند که چگونه با تمرکز شدید و مدیریت زمان کارآمد، اهداف درستی تعیین کنند و به آنها دست یابند. در ادامه بخشی از کارهایی که اغلب این افراد انجام می‌دهند را توضیح می‌دهیم.

۱- چشم از تقویم برندارید

همیشه یک سررسید کنار خود داشته باشید یا از اپلیکیشن‌های همراه تقویم که قابلیت درج برنامه‌های کاری را دارند استفاده کنید. هر فعالیتی که باید در روز خاصی انجام شود را در تقویم خود بگنجانید. این کار باعث می‌شود کارهای مهم را فراموش نکنید و همچنین ذهن خود را نسبت به رویدادهای آینده آماده نگه دارید.

۲- اهمیت برنامه ریزی روزانه را درک کنید

برنامه ریزی و مشخص کردن وظایف در یک روز کاری کامل، می‌تواند ذهن شما را روشن کند که چطور باید روز خود را بگذرانید و چه کارهایی برای انجام دادن دارید. با این روش، کمترین زمان ممکن را به کارهای غیرمهم و غیرفوری اختصاص می‌دهید.

۳- بازه زمانی تعریف کنید

هیچ‌کاری را بدون تعیین زمان پایان آن شروع نکنید. وظیفه را بررسی کنید و تخمین بزنید که چه مقدار زمان باید به آن اختصاص بدهید یا مشخص کنید که وظیفه را چه زمانی باید به کارمندان یا روسای خود تحویل بدهید. این کار ذهن شما را برای انجام کار، آماده و منظم می‌کند و باعث می‌شود که دیگر اقدام‌هایتان را به تعویق نیاندازید.

این نکته دقیقا همان چیزی است که به آن «قانون پارکینسون» هم گفته می‌شود. طبق این قانون، اگر ما برای خودمان محدودیت زمانی تعیین کنیم، قادر خواهیم بود که در مدت زمان کم‌تر، کار بیش‌تری انجام دهیم. مثلا اگر برای انجام کاری که می‌تواند طی ۲ ساعت انجام شود، یک هفته به خودمان وقت بدهیم، آن‌گاه از لحاظ روان‌شناختی، پیچیدگی این کار در ذهنمان بیشتر شده و انجام آن سخت‌تر به نظر می‌آید. در واقعیت هم انجام آن کار یک هفته‌ کامل زمان خواهد برد و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد.

۴- کار را به همکاران محول کنید

پذیرش مسئولیت انجام کارهای بزرگ و حجم کاری زیاد برای فرد مسئول ممکن است پرفشار و استرس‌زا باشد. یک راه‌حل برای رهایی از این استرس و انجام به‌موقع کار، واگذاری بخشی از آن مسئولیت به فرد یا افراد دیگری است. مهارت «تفویض اختیار» یکی از مهارت‌هایی است که می‌تواند به شما کمک کند تا خود را از حجم زیاد کارها نجات بدهید.

ریچارد برانسون، رئیس مجموعه شرکت‌های ویرجین، می‌گوید: «به همان اندازه که برای ایجاد یک کسب‌وکار از ابتدا به یک شخصیت قوی نیاز دارید، باید هنر تفویض اختیار را نیز درک کنید. من باید حاضر باشم در انجام برخی کارها عقب نشینی کنم. این شرکت باید بتواند بدون من هم به کار خود ادامه بدهد.»

وقتی صحبت از تفویض وظایف به میان می‌آید، مهم است که به یاد داشته باشید، همه وظایف برای همه افراد مناسب نیست. مهم است که نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضای تیم را شناسایی کنید تا بتوانید بر اساس آن وظایف را تعیین کنید. این تضمین می‌کند که هر کار به کارآمدترین روش ممکن انجام می‌شود.

۵- زمان‌های بازدهی بالای خود را پیدا کنید

هر فردی در زمان خاصی از روز بازدهی دارد. در اصطلاح برخی از افراد «جغد شب» یا «خرچنگ صبحگاهی» هستند. باید سعی کنید از این زمان برای به‌دست آوردن خروجی بیشتر در زمان کمتر استفاده کنید. معمولا چنین زمان‌هایی برای یافتن ایده‌های تازه مناسب‌تر است. حتی ممکن است در برخی ساعت‌ها یا روزهای کاری، بازدهی بیشتری داشته باشید. توصیه می‌کنیم که سخت‌ترین کارهایتان را در همان ساعت‌ها انجام بدهید.

۶- مدت زمان جلسات خود را مدیریت کنید

زمان جلسات و ملاقات‌ها را به حداقل برسانید. در جلسات داخلی روی مهم‌ترین موضوعاتی تمرکز کنید که نیاز به حضور کل تیم دارد و شما باید از پیش، بسته به موضوع جلسه، زمان پایان آن را هم درنظر بگیرید. در غیر این صورت ناگهان متوجه می‌شوید که چندین ساعت را سپری کرده‌اید بدون آنکه به نتایج مشخص یا کاربردی‌ای رسیده باشید.

در استارت‌آپ‌ها،‌ به واسطه حضور کارکنان و روسای خلاق، معمولا ایده‌های بسیاری در جلسات مختلف مطرح می‌شود. در چنین جلساتی یک نفر را مشخص کنید که این ایده‌ها را یادداشت کند و زمانی برای تشکیل یک جلسه دیگر در نظر بگیرد؛ در این صورت است که دیگران در این زمان می‌توانند روی موضوع اصلی جلسه متمرکز بمانند. این اقدام از موثرترین اقدامات در طرح کلی مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها محسوب می‌شود.

۷- در زمان صرفه‌جویی کنید

تا آنجا که می‌توانید ملاقات‌ها یا برخی وظایف را به‌صورت آنلاین ترتیب بدهید. گاهی به نظر نمی‌رسد که تا چه اندازه درگیر رفت‌وآمد برای ملاقات‌ها یا انجام کارهای اداری می‌شویم. امروزه به‌راحتی می‌شود از سرویس‌های آنلاین برای خرید، پرداخت قبوض،‌ پیگیری بیمه یا مالیات و غیره استفاده کرد. قدرت اینترنت و تکنولوژی را در مدیریت زمان دست‌کم نگیرید و از آن فرار نکنید.

۸- تعادل بین کار و زندگی شخصی خودتان را حفظ کنید

اگر عادت کرده‌اید که برای انجام کار، علاقه‌مندی‌های خود را نادیده بگیرید، به‌زودی در انجام کارهای استارت‌آپ‌ خود هم دچار مشکل می‌شوید. شما بهتر است که به این مهارت دست بیابید که بین کار و زندگی خودتان تعادل ایجاد کنید. با انجام کارهایی که به آن علاقه دارید یا در حین انجام آن به آرامش می‌رسید، می‌توانید با ذهنی پردازش شده به کارها بپردازید؛ در غیر این‌صورت با یک ذهن پراکنده و خسته نمی‌توانید روی زمان خود کنترلی داشته باشید.

۹- مهارت‌ها را فراموش نکنید

برخی از مهارت‌ها می‌توانند به شما در بالا رفتن سرعت انجام کارها کمک کنند. یاد گرفتن این مهارت‌ها بسیار ساده است و می‌تواند تاثیر شگرفی روی مدیریت زمان در کسب‌وکار شما بگذارد. یکی از این مهارت‌ها تایپ ده انگشتی است که تنها با مدتی تمرین می‌توانید سرعت تایپ خود را به دقیقه‌ای ۷۵ تا ۹۰ کلمه افزایش بدهید. چنین مهارتی باعث می‌شود بتوانید ایده‌های خود را سریع‌تر مستند کنید و نامه‌ها، ایمیل‌ها، شیوه‌نامه‌ها و مقالات را با سرعت بیشتری تایپ کنید. یاد گرفتن این مهارت دشوار نیست و با سایت‌هایی مانند یوتایپ می‌توانید آن را یاد گرفته و تمرین کنید.

۱۰- زمان‌های مرده را پیدا کنید

یک کاغذ بردارید و از صبح تا شب، تمام کارهایی را که انجام داده‌اید، به همراه ساعت شروع و پایان آن یادداشت کنید. پس از یک هفته می‌توانید یادداشت‌هایتان را بررسی کنید. ممکن است در این حین متوجه ‌شوید که مثلا در پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا مکالمات تلفنی خود چه مقدار زمان صرف کرده‌اید و می‌توانید برای تعدیل آن برنامه‌ریزی کنید.

این ترفند ساده می‌تواند به شما کمک کند زمان‌های مرده، میزان اتلاف وقت و زمان اختصاص یافته به هر وظیفه را مشخص کنید. حتی می‌توانید از این روش برای کارهای شخصی و روزانه خود نیز استفاده کنید.

اگر دوست دارید این کار را به‌طور هوشمند انجام بدهید، می‌توانید از سایت کلاکفیای هم استفاده کنید. این سایت یک ابزار کاربردی برای پیگیری (ترکینگ) زمان است و در نهایت می‌توانید گزارش‌های کاربردی و جذابی را از کارهایی که انجام داده‌اید، دریافت کنید و بهره‌وری زمان خود را افزایش بدهید.

۱۱- در پایان هر روز، کارهای فردا را لیست کنید

برنامه‌ریزی را موکول به ابتدای روز نکنید. شما باید از شب قبل، برنامه روز آینده خود را بدانید و آن را طبق ماتریس آیزنهاور که پیش‌تر توضیح دادیم، دسته‌بندی کنید. این کار به ذهن شما کمک می‌کند که برای انجام وظایف، آمادگی بیشتری داشته باشد.

۱۲- همزمان چند کار را انجام ندهید

تمرکز برای یک موسس در رسیدن به هر هدفی در یک استارتاپ از اهمیت زیادی برخوردار است. همیشه خوب است که روی یک کار تمرکز کنید و آن را به درستی انجام دهید تا اینکه چندین کار را انجام دهید و به نتیجه‌ای نرسید.

یکی از بهترین روش‌ها برای حفظ تمرکز و انجام یک کار، استفاده از «تکنیک پومودورو» است. این تکنیک که به «تکنیک گوجه فرنگی» هم معروف شده است؛ می‌تواند به شما کمک کند تا انجام یک کار را به بازه‌های زمانی مشخصی تقسیم کنید و روی آن متمرکز بمانید. در ادامه جزئیات بیشتری از این تکنیک را به شما خواهیم گفت.

تکنیک پومودورو چگونه عمل می‌کند؟

وظیفه مورد نظرتان را انتخاب کنید و تخمین بزنید که تا چه اندازه برای انجام آن به زمان نیاز دارید. سپس بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای را در نظر بگیرید و تمام عوامل حواس‌پرتی مثل چک کردن ایمیل‌ها یا شبکه‌های اجتماعی و حتی پاسخ دادن به تلفن‌های غیرضروری را نادیده بگیرید. پس از اتمام این بازه، ۵ دقیقه استراحت کنید. در این زمان می‌توانید چیزی بنوشید، کمی نرمش کنید یا راه بروید. دوباره ۲۵ دقیقه با همان کیفیت مشغول به‌کار شوید و باز ۵ دقیقه استراحت کنید. دوباره ۲۵ دقیقه کار و حالا به ۱۵ دقیقه وقت برای استراحت نیاز دارید.

چنین برنامه‌ای به شما این امکان را می‌دهد تا وظیفه مورد نظرتان را بدون حواس‌پرتی، اتلاف وقت و حتی هدر دادن زمان برای کمال‌گرایی‌های بیش از اندازه انجام بدهید.

برای نگه‌داشتن زمان‌های مشخص شده می‌تواند ساعت خود را تنظیم کنید یا از اپلیکیشن‌ها و سایت‌هایی که بر مبنای تکنیک‌ پومودورو کار می‌کنند استفاده کنید؛ توصیه ما اپلیکیشن forest  و سایت پوموفوکوس است.

۱۳- اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در مدیریت زمان است. این شاخصه در برنامه کلی مدیریت زمان برای استارتاپ‌ها از اهمیت بسزایی برخوردار است. اگر شما بتوانید اولویت کارهایتان را مشخص کنید، انجام دادن هر یک از آنها در زمان مقرر می‌تواند تمام بی‌نظمی‌ها را از بین ببرد. در ادامه چند روش اولویت‌بندی کارها را برایتان بازگو می‌کنیم.

۱- قورباغه را قورت بده

حتما این عنوان را قبلا هم شنیده‌اید. راز این استراتژی در جمله مارک تواین نهفته است که می‌گوید:

«اگر مجبورید یک قورباغه زنده بخورید، اول صبح این کار را انجام دهید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.»

در دنیای تجارت، این بدان معناست که اگر ابتدا به مهم‌ترین کار بپردازید، بقیه کارها ساده‌تر خواهند بود و آرامش بیشتری خواهید داشت. اما این روش چطور عمل می‌کند؟

شما در ابتدا باید لیستی از کارهایی که به شما محول شده است تهیه کنید. «قورباغه» در هر لیست، مهم‌ترین و دشوارترین کاری است که ابتدا باید انجام شود. وقتی کارهای بزرگ را اول انجام بدهید، استرستان کم می‌شود و می‌توانید با اعتماد به‌ نفس و تمرکز بیشتری به بقیه کارهایتان برسید. اگر دوست دارید اطلاعات بیشتری درباره این روش پیدا کنید، توصیه می‌کنیم کتاب «قورباغه را قورت بده» را مطالعه کنید.

۲- ماتریس آیزنهاور

«ماتریس آیزنهاور»، دستاورد دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور تاریخ ایالات متحده آمریکا بود. او معتقد بود که می‌توانیم هر کاری را که در طول شبانه‌روز می‌خواهیم انجام دهیم، به چهار دسته تقسیم کنیم. بنابراین تکنیک ماتریس آیزنهاور اصول بسیار ساده‌ای دارد؛ اما به قدری کاربردی است که وقتی یکبار آن را امتحان کنید، از نتایج آن شگفت‌زده می‌شوید. اما این ماتریس چطور عمل می‌کند؟

پیش از هر اقدامی، مثل روش قورت دادن قورباغه، ‌ابتدا باید لیستی از کارهایتان تهیه کنید، سپس یک جدول چهار قسمتی را به عناوین کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیرفوری، کارهای غیرمهم و فوری، کارهای غیرمهم و غیرفوری ترسیم کنید.

پس از این، لیست کارهایتان را بررسی کنید و وضعیت هر وظیفه یا تسک را مشخص کنید و ذیل هر عنوان، آنها را یادداشت کنید. برای تشخیص اینکه کدام وظیفه در کدام بخش باید قرار بگیرد، تعاریف زیر بخوانید.

۱- کارهای مهم و فوری

کارهای مهم و فوری کارهایی هستند که «زمان تحویل» یا «ددلاین دارند». برای مثال شما برای ساخت یک پاورپوینت که محصولاتتان را به مشتریان شرح بدهد، تا زمان جلسه با مشتریان وقت دارید. پس نمی‌توانید آن را به تعویق بیندازید. پس این کار، در دسته کارهای مهم و فوری قرار می‌گیرد.

۲- کارهای مهم و غیرفوری

کارهای مهم و غیرفوری کارهایی هستند که می‌تواند باعث رشد استارت‌آپ شما شود،‌ اما از آنجایی که هیچ‌وقت برایشان برنامه‌ریزی نشده یا ددلاین ندارند، همیشه به تعویق افتاده‌اند. برای مثال، تهیه یک شیوه‌نامه برای انجام برخی کارها در استارت‌آپ‌ها می‌تواند بسیار موثر باشد؛ اما همیشه به علت کمبود وقت نادیده گرفته می‌شود. بنابراین وقتی آن را در ردیف کارهای مهم و غیرفوری می‌نویسید، می‌دانید که باید برای انجام آن هم وقت بگذارید.

۳- کارهای غیرمهم و فوری

کارهای غیرمهم و فوری همان کارهایی هستند که بهتر است وقتی را به انجام آنها اختصاص بدهید، اما می‌توانید آن را از اولویت خارج کنید. این دسته از کارها این قابلیت را دارند که بتوانید انجام آن را به فرد دیگری محول کنید. برای مثال، اگر به عنوان بنیان‌گذار یا مدیرعامل یک مجموعه فرصتی برای شرکت در جلسات ندارید، می‌توانید یک نماینده برای شرکت در جلسات معرفی کنید.

۴- کارهای غیرمهم و غیرفوری

این کارها، همان کارهایی است که اغلب روز را به آن اختصاص می‌دهیم و بی‌آنکه بفهمیم زمان زیادی را از دست می‌دهیم و در کل نیز دستاورد چندانی برای کسب‌وکارمان ندارد. برای مثال تلفن‌های طولانی‌مدت، گشت‌وگذار‌های بی‌هدف در شبکه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون و برنامه‌های سرگرم‌کننده و بی‌محتوا از کارهای غیرمهم و غیرفوری هستند. حتی اگر خوب دقت کنید، می‌بینید گاهی به خاطر فشار کاری یا تعدد وظایف یا نداشتن یک برنامه‌ریزی منسجم و برای فرار از کارها، ناخودآگاه دچار اهمال‌کاری می‌شوید و به کارهای غیرمهم و غیرفوری می‌پردازید.

در ابتدا شاید تفکیک و تشخیص موارد این ماتریس کار سختی به نظر برسد اما بعد از دو سه روز به آن مسلط می‌شوید. برای درک بهتر این الگو توصیه می‌کنیم عکس زیر را مرور کنید.

یک نکته مهم در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

هنگام برنامه‌ریزی وظایف، از اصل احتیاط پیروی کنید، به این معنی که همیشه کمی بیشتر از زمانی که برای وظایف داده شده ارزیابی کرده‌اید، اختصاص دهید. همچنین، با درنظر گرفتن زمان برای انجام کارهای غیرمنتظره، یک برنامه انعطاف‌پذیر ایجاد کنید.

سخن پایانی

در این مطلب توضیح داده شد که مدیریت زمانِ خوب، کارایی، اثربخشی و بهره‌وری کسب‌وکار شما را بهبود می‌بخشد و مدیریت زمان برای استارت‌آپ‌ها یکی از مهم‌ترین مولفه‌هایی به‌شمار می‌رود که رشد و ترقی در برنامه‌هایشان را در کنار کار و تلاش و همچنین همکاری تیمی به همراه دارد. زمان یک دارایی کاملا حیاتی است که خریدنی نیست و علم دقیقی برای مدیریت آن وجود ندارد؛ اما مدیریت زمان یک مهارت است که به مرور می‌توانید در آن ورزیده شوید. همواره این نکته را به یاد داشته باشید که شما صاحبِ زمان خود هستید؛ مدیریت آن را مدبرانه در نظر بگیرید تا بدون استرس بیشتر به نتایج قابل توجهی برسید.