اولویت بندی کارها، چگونه روی کارهای مهم خود تمرکز کنیم؟

توجه به اولویت‌بندی کارها در برنامه‌ریزی و پایبندی به آن علاوه بر نظم و سامان‌دهی به سبک زندگی موجب کاهش پیامدهای منفی ناشی از اضطراب و سردرگمی حجم زیاد کار و فعالیت می‌شود. برای دستیابی به یک برنامه درست و مناسب که با آرامش خاطر در زمان مشخص بتوان فعالیت‌های مختلف را انجام داد نیازمند اولویت‌بندی است.

اولویت بندی چه معنایی دارد؟

برای همه ما بارها پیش آمده است که به علت وجود مشغله و کارهای زیاد، موفق به انجام تک تک کارهایمان نشده باشیم. این اتفاق موجب بروز احساسات منفی و اضطراب در ما می‌شود. اولویت بندی کارها در همین زمان به فریاد ما می‌رسد.

به طور کلی اولویت بندی کارها یعنی شما وظایف و فعالیت‌های مهم خود را بر اساس اهمیت و ارزش آنها اولویت بندی کرده و با این کار زمان خود را به طور موثرتری سازماندهی و خیلی مفید از آن استفاده می‌کنید.

جالب است بدانید شما با انجام این کار، وظیفه مورد نظر خود را در زمان مقرر انجام داده و در طول روز حتما به کارهای مهم خود می‌رسید. حتما در اطرافتان افرادی را دیده که حتی برای کوچک‌ترین کارهای شخصی خود نیز برنامه‌ریزی کرده و همیشه احساس رضایت فوق‌العاده‌ای از خود دارند؛ این دقیقا معجزه اولویت بندی کارها است؛ در بخش زیر بیشتر با اهمیت این موضوع آشنا می‌شوید.

چرا اولویت بندی در کارها مهم است؟

تعیین اولویت‌ها برای هر شخص و هر کاری ضروری است؛ زیرا به شما این اجازه را می‌دهد تا به کارهای مهم و فوری خود توجه و سپس به کارهای کم‌اهمیت رسیدگی کنید.

اگر برای اولویت بندی وظایف خود وقت نگذارید قطعا در آینده آسیب‌های آن را تجربه خواهید کرد؛ زیرا دغدغه رسیدگی به کارهای مهم همیشه در ذهنتان خواهد بود و استرس و اضطراب زیادی به شما وارد می‌کند.

بنابراین اگر دوست دارید از زمان خود به طور کامل و بهینه استفاده و علاوه بر این در وقت و انرژی خود نیز صرفه‌جویی کنید، حتما اولویت بندی کارها را جزو عادت‌های خوب خود قرار دهید.

آشنایی با مزایای فوق‌العاده اولویت بندی در کارها

اولویت بندی کارها پیامدهای مثبت و نتایج مطلوبی را به همراه دارد. نمونه‌هایی از مزایای اولویت‌بندی را در بخش زیر نام برده‌ایم:

۱- بهره‌وری و کارایی بیشتر

اولویت بندی کارها باعث افزایش بهره‌وری و کارایی افراد شده و همچنین کمک می‌کند تا زمان و توجه خود را به کارهای بسیار مهم‌تر اختصاص دهید. اولویت بندی کارهای مهم، تاثیر بسیار زیادی بر افزایش تمرکز و کاهش حواس‌پرتی دارد؛ از طرفی با این کار دیگر وقت خود را برای کارهای بیهوده و کم‌ارزش صرف نکرده و در زمان کمتر به نتایج بسیار بهتری می‌رسید.

۲- استرس و اضطراب کمتر

این روزها کمتر کسی را می‌توان یافت که به دلیل مشغله‌های زیاد فکری و کاری مشکل استرس یا اضطراب نداشته باشند. یکی از بهترین روش‌های کاهش این احساسات منفی، اولویت بندی کارهاست.

قطعا وجود بیش از حد وظایف در لیست روزانه و از طرفی زمان کم برای انجام آنها استرس و اضطراب زیادی را با خود به همراه دارد؛ اولویت بندی درست، میزان وظایف شما را کاهش داده و از طرفی به شما در کنترل زمان کمک می‌کند.

بنابراین با این کار شما وظایف کمتر و زمان بیشتری برای پرداختن به آنها دارید. افرادی که به اولویت‌بندی اعتقاد ندارند، قطعا استرس و فشار زیادی را در زندگی روزمره خود تجربه می‌کنند، زیرا تمرکز کردن روی انبوهی از فعالیت‌ها، کار دشواری و خسته‌‌کننده‌ای است.

۳- فرصت های بیشتر

اولویت بندی در محل کار به شما کمک می‌کند تا هر روز روی مهم‌ترین وظایف خود متمرکز شده و به نتایج، اهداف و فرصت‌های بزرگ خود برسید. از طرفی با انجام ندادن این کار شما درگیر وظایف و کارهای کم ارزش شده و به همین دلیل از پیشرفت در زندگی شغلی و حتی زندگی شخصی خود عقب می‌مانید.

تعیین اولویت برای کارها، باعث انجام مهم‌ترین وظایف شما شده و در نتیجه حتی اثربخشی و عملکردتان را در محیط کار بهبود می‌بخشد؛ بنابراین سعی کنید با اولویت بندی کارهای مهم، فضایی را برای ایجاد فرصت‌های بزرگتر خود به‌وجود آورید.

۴- صرفه جویی در زمان

اولویت بندی کارها به شما کمک می‌کند به جای انجام دادن کارهای سخت در مدت زمان زیاد، هوشمندانه کار کرده و زمان بیشتری را برای شارژ و استراحت ذهنی و فیزیکی خود اختصاص دهید.

از طرفی وقتی تعداد کمی از کارهای مهم را در اولویت خود قرار می‌دهید، حجم کاری خود را مدیریت کرده و زمان بیشتری را برای تمرکز روی اهداف بزرگ‌تر خود خواهید داشت.

۵- دوری از تعلل

یکی از بدترین عادت‌ها در بین افراد، تعلل و به تاخیر انداختن کارها بوده و همین مورد حتی در افزایش استرس نیز تاثیر بسیار زیادی دارد؛ زیرا شما را از انجام مهم‌ترین کارهایتان دور و وقت شما را تلف می‌کند.

اولویت بندی به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین فعالیت‌های خود را شناسایی کرده و روی آنها تمرکز کنید. با این شناسایی، دیگر به تعویق انداختن آنها برایتان سخت شده و خیلی سریع‌تر از قبل برای انجام آن فعالیت‌ها اقدام می‌کنید.

آموزش آسان نحوه اولویت بندی کارها

برای انجام این کار شما باید حتما چند کار ساده را به صورت دقیق انجام دهید، در بخش زیر با سه مورد از اصلی‌ترین این موارد آشنا می‌شوید.

تعریف و شناسایی اهداف

آیا اهداف اصلی زندگی خود را می‌شناسید؟ اگر جواب این سوال را نمی‌دانید، باید حتما زندگی و جایگاه خود را بررسی و اهداف و در نتیجه وظایف خود را شناسایی کنید. در غیر این صورت اصلا اولویت بندی کارها هیچ معنایی نخواهد داشت.

در وهله اول اهداف خود را به صورت دقیق و واضح یادداشت و سپس برای آنها برنامه‌ریزی کنید. برای مدیریت زمان، خود شما حتما به یک برنامه درست و منظم نیاز دارید، بنابراین اولین قدم برای اولویت‌ بندی کارها، تعیین و شناسایی اهداف و در نتیجه وظایف شماست.

یادداشت و لیست کردن وظایف

اگر دوست دارید در زمینه اولویت بندی کارها حرفه‌ای شوید، باید حتما این مرحله را بادقت انجام دهید. با تهیه یک فهرست از کارهای مهم، در طول روز می‌توانید فعالیت‌های بیشتری را انجام داده و علاوه بر این زمان بیشتری برای استراحت و اوقات فراغت خواهید داشت.

برای دستیابی به یک برنامه‌ریزی مناسب و سودمند، کارهای مهم روزانه، هفتگی و ماهانه خود را یادداشت و تکلیف خود را مشخص کنید؛ با این کار حتی خود را نیز از سردرگمی نجات داده و به نتیجه مطلوبی می‌رسید.

تعیین فوریت و اهمیت کارها

حال شما یک لیست کامل از وظایف خود دارید؛ اما کدام یک از آنها فوریت و ضرورت بیشتری دارد؟ برخی از این کارها اولویت‌های اصلی شما بوده و برخی دیگر اهمیت چندانی ندارد.

بنابراین قطعا باید آنها را به ترتیب ارزش و اولویت برای خود مشخص و از زمان خود به خوبی استفاده کنید. البته برای دریافت بهترین نتیجه‌ها باید این کار را به صورت کاملا اصولی انجام دهید. به همین دلیل در بخش زیر تکنیک‌ها و روش‌های مختلفی را به شما معرفی می‌کنیم که کار شما را بسیار راحت می‌کنند.

تکنیک‌های جادویی اولویت بندی کارها

اگر دوست دارید اولویت بندی کارهایتان را به صورت کاملا اصولی و حرفه‌ای انجام دهید می‌توانید از انواع روش های اولویت بندی زیر کمک بگیرید.

۱- تکنیک طلایی ماتریس اولویت

در رابطه با تکنیک ماتریس اولویت، استفان کاوی می‌گوید :

«کارها به دو دسته فوری و مهم تقسیم می‌شوند؛ اما فوری‌ها مهم نبوده و مهم‌ها نیز همیشه فوری نیستند!»

ماتریس اولویت یک ابزار و تکنیک بسیار قدرتمند برای تمرکز روی کارهای مهم و حیاتی بوده و اولین بار استفان کاوی آن‌ را ایجاد کرده است. برای رسم این تکنیک باید کارهای خود را به ۴ دسته اصلی زیر تقسیم کنید.

۱- کارهای فوری و مهم

این دسته از کارها از اهمیت و ضرورت بسیاری برخوردار است و حتما باید به‌ موقع آنها را انجام دهید. از طرفی در صورت عدم انجام آنها دیگر به این زودی‌ها فرصتی برای آنها پیدا نمی‌کنید. البته باید بدانید در صورت داشتن یک برنامه‌ریزی درست و انجام به موقع کارها، دیگر وظایف مهم و فوری شما روی هم انباشته نمی‌شود.

۲- کارهای مهم اما غیرفوری

تعداد بسیار زیادی از کارهای ما مهم هستند؛ اما در حال حاضر فوریت و ضرورتی ندارند. برای مثال برای یک شخص عادی ورزش کردن یکی از فعالیت‌های مهم است؛ اما قطعا آزمون مهم روز بعد اولویت بیشتری دارد!

کارهای مهم و غیرفوری خود را در دسته دوم قرار دهید؛ زیرا کلید نهایی رسیدن شما به اهداف موردنظرتان است؛ شما تنها با سرمایه‌گذاری زمانی روی این نوع کارها به موفقیت و اهداف خود می‌رسید.

۳- کارهای غیرمهم و فوری

این نوع از فعالیت‌ها اهمیتی در زندگی شما ندارد اما فوریت دارند. این کارها به علت محدودیت زمانی‌ای که برای آن مشخص شده است باید در همان مدت زمان معین به انجام برسد. برنامه ریزی و قرار دادن این امور در اولویت‌ها باعث می‌شود خیلی سریع و با کمترین میزان مصرف انرژی آنها را انجام دهید.

برای مثال گاهی اوقات کارهای بی‌اهمیتی مثل یک جلسه و پروژه ذهن شما را درگیر می‌کند. در این شرایط بهتر است از همکاران خود یا افراد دیگر بخواهید تا جای شما کارهای غیرمهم و فوری را انجام داده و خودتان به موقع به کارهای ضروری خود برسید.

۴- کارهای غیرمهم و غیرفوری

گاهی اوقات برخی از کارهای بی‌فایده تمام زمان ما را می‌گیرند؛ متاسفانه این روزها تعداد زیادی از افراد تمام وقت خود را در شبکه‌های اجتماعی، سایت‌های خبری و غیره  می‌گذرانند و دیگر زمانی برای رسیدگی به کارهای مهم و فوری خود ندارند.

اگر دوست دارید یک اولویت بندی درست داشته باشید، دور این دسته را یک خط قرمز کشیده و تنها در مواقع استراحت و زمان خالی خود به آنها رسیدگی کنید زیرا هیچ نتیجه‌ای جز تعلل، استرس و اضطراب برایتان ندارند.

۲- آشنایی با روش ABC برای تمرکز روی کارهای مهم

این تکنیک یکی از روش‌های بسیار عالی برای اولویت بندی کارها بوده و شما را به اهداف و موفقیت‌های موردنظرتان می‌رساند. برای این کار در مرحله اول لیستی کامل از فعالیت‌های روزانه خود ایجاد کنید. حال در دفترچه یادداشت یا برنامه‌های متفاوتی مثل اکسل یا ورد جدولی با ۳ ستون B، A و C بکشید؛ ستون A مربوط به مهم‌ترین و ضروری‌ترین فعالیت‌هایی است که در صورت عدم انجام آنها دچار دردسرهای مختلفی می‌شوید؛ مثل یک پروژه کاری مهم یا جلسه کاری فوری.

البته اگر چند کار ضروری مهم دارید، این بخش را به قسمت‌های کوچک‌تر به صورت A1، A2، A3 و غیره تقسیم کرده و آنها را به ترتیب اولویت بنویسید.

ستون B مخصوص کارهایی است که در صورت عدم انجام، عواقب خاصی ندارد. این کارها اهمیت کمتری نسبت به ستون اول دارد؛ بنابراین تا زمانی که ستون A به پایان نرسیده است، به سراغ کارهای ستون B نروید.

در قسمت C، کارهایی قرار می‌گیرد که انجام ندادن آنها هیچ پیامد منفی و زیان‌باری ندارد و صرفا شما به آنها علاقه دارید. این فعالیت‌ها شامل تماشای فیلم و سریال، تماس‌های غیر ضروری، گوش سپردن به موسیقی و غیره می‌شود. در واقع این کارها موجب دریافت انرژی مثبت و دور شدن از مشغله‌ها می‌شود اما هیچ تاثیری روی اهداف شما ندارند؛ بنابراین رسیدگی به آنها را می‌توان در اولویت آخر خود قرار داد.

انجام کارها با تکنیک GTD

این تکنیک نیز در بین افراد طرف‌داران زیادی داشته و در ۵ مرحله زیر خلاصه می‌شود.

۱- مرحله جمع‌آوری اطلاعات

در اولین مرحله باید ذهن خود را از اطلاعات خالی و تمام ایده‌ها، وظایف و مسئولیت‌ها را سازماندهی کنید. برای مثال فرض کنید در طول روز مشغول انجام فعالیت‌های مختلفی هستید و ناگهان یادتان می‌آید که باید یک پروژه مهم برای دانشگاهتان را انجام دهید؛ در این شرایط این موضوع را در صندوق ورودی ذهن خود نگه داشته تا در زمان مناسب به آن رسیدگی کنید. این اقدام باعث می‌شود که هم به ادامه کاری که مشغول آن بودید برسید و هم فعالیت بعدی را با اطمینان خاطر و صبر و حوصله در فرصت مناسب پیگیری کنید.

۲- پردازش اطلاعات

در این مرحله شما باید تمام اطلاعات جمع‌آوری شده در مرحله قبل را پردازش و آنها را به دو دسته قابل اقدام و غیر قابل اقدام تقسیم بندی کنید. برای مثال کاری مثل ثبت‌نام در کلاس موردنظرتان قابل اقدام بوده و در راستای آن باید فعالیتی انجام دهید.

پس از تقسیم‌بندی کارها، وقت آن است که زمانی را که در اختیار دارید به آنها اختصاص دهید و مشخص کنید چه زمانی به آن کار خواهید پرداخت. برای مثال در ادامه روند ثبت‌نام در کلاس مدنظر، ابتدا باید از طریق تماس تلفنی از وضعیت آن آموزشگاه و شرایط کلاس‌ها مطلع شد و پس از آن مجددا برای مرحله بعدی برنامه‌ریزی کرد. البته اگر انجام برخی از این کارها مدت زمان بیشتری طول می‌کشد، آن را یادداشت کرده و در تقویم علامت بزنید.

۳- سازماندهی کردن

در این مرحله باید کارهایی را که یادداشت و به بعد موکول کرده‌اید را سازماندهی کنید؛ یعنی برای هر کدام یک زمان مشخص تعیین کرده و آنها را به لیست مربوطه انتقال دهید. این لیست‌ها عبارت‌اند از:

• لیست پروژه، مربوط به کارهایی با بیش از چند اقدام است. مانند طراحی یا نوشتن مطلب.
• لیست اقدام، مخصوص کارهایی است که نیاز به اقدام خاصی دارند؛ مثلا پروژه‌های مربوط به محل کار.
• لیست انتظار، برای کارهایی است که تحت کنترل شما نبوده و انجام آن به دیگران وابسته است. مانند دریافت نوبت از مطب دکتر.
• لیست دانه، مخصوص کارهایی است که نیاز به فکر بیشتر داشته یا ایده‌هایی که باید بیشتر پردازش شوند.
• در قسمت تقویم نیز کارهایی را وارد کنید که نیاز به زمان و تاریخ مشخصی برای انجام دارند.

۴- مرور کردن

در مرحله چهارم فهرست‌ها و کارها را مرور کرده تا مطمئن شوید چیزی را از قلم نینداخته و تمام کارها به درستی انجام می‌شوند.

۵- مرحله اجرا

در این مرحله نوبت به اقدام می‌رسد. حال باید فعالیت‌ها را در زمانی که برایشان مشخص شده به اتمام رساند.

نکات اولویت بندی کارها و تمرکز بر اولویت‌ها

سعی کنید تا جایی که می‌توانید به نکات زیر توجه کرده تا به نتیجه دلخواه خود برسید. این موارد از مهم‌ترین نکات برای تمرکز بر اولویت‌ها هستند.

۱- از بین بردن عوامل حواس‌پرتی

همیشه در حین انجام فعالیت‌های مهمی مثل مطالعه یا کار، عوامل زیادی حواسمان را پرت می‌کند؛ برای جلوگیری از حواس‌پرتی سعی کنید ساعت‌های اول صبح موبایل خود را چک نکرده و به پیام‌ها یا تلفن‌ها جواب ندهید؛ زیرا تمرکز بر کارها با این روش بسیار آسان‌تر بوده و دیگر ذهنتان مشغول مسائل بی‌ارزش نمی‌شود.

تا جایی که می‌توانید تمام عوامل حواس‌پرتی خود را (مثل تلویزیون، موبایل و غیره) از بین برده و خود را موظف به اتمام کار مورد نظر کنید. بهتر است برای این کار لیستی از تمام این عوامل تهیه کرده و در زمان نیاز با مشاهده آن، از حواس‌پرتی جلوگیری کنید.

۲- تقسیم وظایف به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت

اگر تمرکز بر کارها برایتان سخت است؛ سعی کنید در ابتدا وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. برای مثال اگر قصد مطالعه ۱۰۰ صفحه از کتاب درسی‌تان را دارید، آن را در ۵ دفعه ۲۰ صفحه‌ای به اتمام برسانید.

این کار در ابتدا کمک بسیار زیادی به شما کرده و به مرور می‌توانید تعداد این صفحات را افرایش دهید.

۳- استراحت برای جلوگیری از فرسودگی

بی‌خوابی و خستگی از دشمن‌های اصلی تمرکز هستند؛ بنابراین حتما به خواب و استراحت خود اهمیت داده و در طول شب به اندازه لازم بخوابید. با این کار استرس کمتر و در نتیجه انگیزه و توان بیشتری برای تمرکز بر کارها دارید.

اجتناب از انجام چند کار

خیلی از ما بر حسب عادت چند کار را به طور هم‌زمان انجام می‌دهیم. این موضوع یکی از اصلی‌ترین عوامل حواس‌پرتی و عدم تمرکز بر کارهاست؛ بنابراین اگر کارهای زیادی دارید، حتما آن‌ها را اولویت بندی کرده و به ترتیب به انجام آنها بپردازید.

نکات پایانی در مورد اولویت بندی کارها

در این مقاله شما با سیر تا پیاز اولویت بندی و تمرکز بر روی کارها آشنا شدید. در انتها توصیه می‌کنم تمام این موارد را جدی گرفته و با دقت دنبال کنید؛ قطعا در ابتدای کار، انجام این موارد کمی سخت بوده و شما را به زحمت می‌اندازد اما هرگز تسلیم نشوید؛ زیرا موفقیت شما در گرو استمرار در این کارهاست.