نقش فناوری در مدیریت منابع انسانی، تجهیز سازمان‌ها به ابزار نوین

به‌گزارش پیوست سیستم‌های اطلاعات (HRIS)، سیستم‌های ردیابی استخدام و متقاضی(ATS) و پورتال‌های سلف سرویس کارکنان(ESS)  و هوش مصنوعی از مهم‌ترین فناوری‌های مورد استفاده در مدیریت منابع انسانی است. گفته می‌شود تا سال ۲۰۲۶، ۷۵ درصد از ارتباطات منابع انسانی از طریق کانال‌های دیجیتالی انجام شود.

ورود ابزار دیجیتالی به دنیای منابع انسانی

فناوری برای ساده‌سازی فرآیندها، افزایش کارایی و بهبود تصمیم‌گیری در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفت. نقش فناوری در مدیریت منابع انسانی چند وجهی است و کارکردهای مختلفی مانند استخدام، مدیریت استعداد، ارزیابی عملکرد و مشارکت کارکنان را در بر می‌گیرد. با استفاده از فناوری، متخصصان منابع انسانی می‌توانند کارهای تکراری را خودکار کنند، به داده‌های بیشتری دسترسی داشته باشند و تجربیات شخصی‌سازی شده را برای کارمندان فراهم کنند.

از مزایای فناوری در مدیریت منابع انسانی می‌توان به افزایش بهره‌وری، دقت داده‌های استخراج شده و مقیاس‌پذیری اشاره کرد. با خودکار شدن فعالیت‌های اداری تیم‌های منابع انسانی فرصت بیشتری پیدا می‌کنند تا بر ابتکارات استراتژیک و توسعه کارکنان تمرکز کنند. بر اساس گزارش ۲۰۲۳ مک‌کنیزی ۵۰درصد از کارکنان معتقدند که استفاده از فناوری برای آنها کمک کننده بوده است. ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها، رهبران منابع انسانی را قادر می سازد تا بر اساس روندهای نیروی کار، معیارهای عملکرد و بازخورد کارکنان، تصمیمات آگاهانه بگیرند. علاوه بر این، فناوری تلاش‌های استخدام را با گسترش دامنه آگهی‌های شغلی و تسهیل فرآیندهای منبع‌یابی و غربالگری گزینه‌ها افزایش می‌دهد.

فناوری در مدیریت منابع انسانی چالش‌هایی مانند خطرات امنیت داده‌ها، سوگیری‌های احتمالی در الگوریتم‌های تصمیم‌گیری و مقاومت در برابر تغییر را در بین کارکنان ارائه می‌کند. اطمینان از حریم خصوصی داده‌ها، رعایت مقررات و رسیدگی به نگرانی‌های مربوط به عدالت الگوریتمی، ملاحظات ضروری برای سازمان‌هایی است که فناوری منابع انسانی را اتخاذ می کنند. علاوه بر این، نابرابری در سواد دیجیتال و دسترسی به فناوری ممکن است نابرابری در محل کار تشدید کند.

اما می‌توان گفت مزایای فناوری در مدیریت منابع انسانی بیشتر از معایب آن است، زیرا با تجهیز سازمان‌ها به فناوری فرآیندهای منابع انسانی بهینه و مشارکت کارکنان تقویت شده و همچنین کسب‌وکارها از این جنبه در مسیر صحیحی قرار می‌گیرند. با این حال، برنامه‌ریزی دقیق، آموزش مداوم و مدیریت ریسک فعال برای به حداکثر رساندن مزایای فناوری و در عین حال کاهش معایب احتمالی بسیار مهم است.

مهم‌ترین ورایج‌ترین فناوری‌های مورد استفاده منابع انسانی

سیستم‌های اطلاعات (HRIS): این سیستم اطلاعاتی با متمرکز کردن داده‌های کارکنان، خودکارسازی وظایف مانند مدیریت حقوق و همچنین تصمیم‌گیری از طریق تجزیه و تحلیل، مدیریت منابع انسانی را متحول کرده است. HRIS موجب افزایش کارایی و دقت داده‌ها، تسریع زمان انجام فعالیت و انطباق بهتر با مقررات می‌شود. البته که امنیت داده و لزوم آموزش کارکنان جهت استفاده از این فناوری ممکن است محل چالش باشد.

سیستم‌های ردیابی استخدام و متقاضی(ATS): ATS فرآیند استخدام را با خودکارسازی موقعیت‌های شغلی، بررسی رزومه و گزینه‌ها ساده می‌کند. انجام این کارها توسط ATS سرعت و دقت تصمیم‌گیری در استخدام را افزایش می‌دهد. از طرفی نیز این سیستم موجب شناخته شدن استعدادها از طریق پلتفرم‌های شغل‌یابی آنلاین و رسانه‌های اجتماعی می‌شود. اما وجود الگوریتم‌های موجود در این سیستم ممکن است انتخاب‌ها را به شدت تحت تاثیر قرار دهد و برای برخی از افراد که واجد شرایط نیز هستند به معنای از دست دادن فرصت باشد.

پورتال‌های سلف سرویس کارکنان(ESS): ESS، پورتالی جهت مدیریت اطلاعات است. از طریق این پورتال‌ها اطلاعات شخصی به‌روز می‌ماند، دسترسی به فیش حقوقی سریع صورت گرفته و نوشتن و طراحی درخواست‌ها مانند درخواست مرخصی آسان‌تر انجام می‌شود. ترتیب و تجمیع این فعالیت‌ها در یک بستر، دسترسی آسان به پورتال و به‌روز بودن داده‌ها بار کارهای اداری را کاهش داده و حس استقلال میان منابع انسانی را تقویت می‌کند. در کنار تمام مزایای ESS نگرانی‌هایی درباره حفظ حریم خصوصی، امنیت داده‌ها و اطیمنان از دسترسی برای همگان نیز وجود دارد.

نرم‌افزار مدیریت عملکرد: این نوع از نرم‌افزارها هدف‌گذاری، جمع‌آوری بازخورد و ارزیابی عملکرد را تسهیل می‌کند. نرم‌افزار مدیریت عملکرد شفافیت و مسئولیت‌پذیری را ارتقا می‌دهد و در عین حال تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده‌ها را در مورد تبلیغات و پاداش‌ها ممکن می‌سازد. با این حال، ممکن است مقاومت در برابر اتخاذ معیارهای عملکرد جدید و نگرانی‌هایی در مورد ارزیابی‌های ذهنی وجود داشته باشد.

سیستم های مدیریت یادگیری (LMS): یکی از پرکاربردترین فناوری‌های مورد استفاده در مراکز آموزشی، مدارس و دانشگاه‌ها و محل کار پلتفرم‌های LMS است. به‌کار بردن سیستم‌های مدیریت یادگیری توسط کارمندان و کارکنان یک مجموعه موجب یادگیری سریع، متنوع و مقرون به صرفه افراد می‌شود. البته که مشکلات فنی و زیرساختی، علاقه‌مند نبودن کارکنان و کم‌کیفیتی محتواهای ارائه شده از جمله چالش‌های استفاده از فناوری سیستم‌های مدیریت یادگیری در مدیریت منابع انسانی است.

هوش مصنوعی (AI): هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی با فعال کردن تحلیل‌های پیش‌بینی ‌کننده، تجربیات شخصی‌سازی شده کارکنان و فرآیندهای ساده، شیوه‌های سنتی منابع انسانی را متحول کرده است. ابزارهای استخدام مبتنی بر هوش مصنوعی از پردازش زبان طبیعی و الگوریتم‌های یادگیری ماشین برای تجزیه و تحلیل رزومه، ارزیابی مناسب بودن گزینه‌ها و حتی انجام مصاحبه‌های اولیه به صورت مستقل استفاده می‌کند. علاوه بر این، ربات‌های چت مبتنی بر هوش مصنوعی و دستیاران مجازی با ارائه پشتیبانی فوری برای درخواست‌های مربوط به سیاست‌های منابع انسانی، مزایا و فرصت‌های آموزشی، تعامل کارکنان را افزایش می‌دهد. با وجود این پیشرفت‌ها، سازمان‌ها باید به نگرانی‌های اخلاقی مانند تعصب الگوریتمی و حریم خصوصی داده‌ها توجه کنند تا از اجرای عادلانه و شفاف هوش مصنوعی در HRM اطمینان حاصل کنند. طبق گزارش سال ۲۰۲۳ گارتنر ۶۰ درصد از سازمان‌ها از فناوری هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی استفاده می‌کنند و پیش‌بینی می‌شود این عدد تا سال ۲۰۲۶ به ۸۰ درصد برسد.

نقش فناوری در سازمان‌های بزرگ به چه شکل است؟

در سازمان‌های بزرگ، به دلیل مقیاس عملیات، تاثیر فناوری بر HRM بیشتر است. این سازمان‌ها از فناوری به روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند:

تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: سازمان‌های بزرگ از تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته و مدل‌سازی پیش‌بینی برای به‌دست آوردن بینش از مقادیر گسترده داده‌های منابع انسانی استفاده می‌کنند. این رویکرد سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه و هوشمندانه‌ای در مورد برنامه‌ریزی نیروی کار، مدیریت استعداد و برنامه‌ریزی جانشین پروری بگیرند.

برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی: استفاده از فناوری در مدیریت منابع انسانی سازمان‌های بزرگ را قادر می‌سازد تا ابتکارات خود را با اهداف کلی کسب‌وکار به‌طور موثرتری هماهنگ کنند. رهبران منابع انسانی از نرم‌افزار برنامه‌ریزی نیروی کار برای پیش‌بینی نیازهای مهارتی آینده، شناسایی شکاف‌های استعداد و توسعه استراتژی‌هایی برای استخدام، آموزش و حفظ نیرو استفاده می‌کنند.

تعامل و رفاه کارکنان: سازمان‌های بزرگ مشارکت و رفاه کارکنان را از طریق ابتکارات مبتنی بر فناوری مانند برنامه‌های سلامتی، خدمات مشاوره مجازی و پلتفرم‌های بازخورد کارمندان در اولویت قرار می‌دهد. این تلاش‌ها باعث افزایش رضایت می‌شود.

انطباق و مدیریت ریسک: رعایت قوانین کار، مقررات و استانداردهای صنعت برای سازمان های بزرگ حیاتی است. فناوری در مدیریت منابع انسانی به خودکارسازی فرآیندهای انطباق، ردیابی تغییرات نظارتی و اطمینان از رعایت الزامات قانونی در سراسر حوزه‌های قضایی کمک می‌کند.

مزایا و معایب استفاده از فناوری در HR

در حالی که فناوری مزایای متعددی را برای مدیریت منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ ارائه می‌کند، اما چالش‌هایی مانند نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی داده‌ها، خطرات امنیت سایبری و نابرابری‌های تکنولوژیکی در بین کارکنان نیز وجود دارد.  بنابراین، برای سازمان‌ها ضروری است که رویکردی متعادل اتخاذ کنند که هم از مزایای فناوری استفاده کنند و در عین حال معایب آن را از طریق سیاست‌های هوشمندانه، برنامه‌های آموزشی و دستورالعمل‌های مناسب کاهش دهند.

مزایا:

مزایای استفاده از فناوری‌ در مدیریت منابع انسانی از قرار زیر است.

• فرآیندهای ساده و حجم کاری کاهش یافته

فناوری وظایف تکراری منابع انسانی مانند پردازش حقوق و دستمزد، ردیابی زمان و مدیریت مزایا را خودکار می‌کند و به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد روی فعالیت‌های استراتژیک و ضروری تمرکز کنند.

• تصمیم گیری پیشرفته با بینش داده‌ها

به‌کارگیری فناوری در مدیریت منابع انسانی دسترسی به داده‌ها و تحلیل‌های بلادرنگ را فراهم می‌کند و رهبران منابع انسانی را قادر می‌سازد تا بینشی مفید در مورد روند نیروی کار، عملکرد کارکنان و فرهنگ سازمانی به‌دست آورند.

تصمیم‌گیری مبتنی بر داده، متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا زمینه‌های رشد و بهبود را شناسایی ، تخصیص منابع را بهینه و استراتژی های منابع انسانی را با اهداف تجاری هماهنگ کنند.

• بهبود و جذب استعداد

فناوری دامنه تلاش‌های استخدام را گسترش داده و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد استعدادهای متنوعی را از بازارهای جهانی و صنایع خاص جذب کنند.

• افزایش تعامل و رضایت کارکنان

پورتال‌های سلف‌سرویس و برنامه‌های کاربردی کارمندان را قادر می‌سازد تا به خدمات و اطلاعات منابع انسانی دسترسی داشته باشند و فرهنگ شفافیت و مسئولیت‌پذیری را ترویج کنند.

فرصت‌های یادگیری و توسعه شخصی که از طریق پلتفرم‌ها ارائه می‌شود به افزایش مهارت‌های کارکنان، پیشرفت و رضایت شغلی کمک می‌کند.

• مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

راه‌حل‌های HRIS مبتنی بر ابر، مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با نیازهای در حال تغییر کسب‌وکار، مقیاس عملیات و از شرایط کاری از راه دور پشتیبانی کنند.

معایب:

معایب و چالش‌های استفاده از فناوری در HR شامل مواردی است که در ادامه توضیح داده شده است.

• وابستگی به فناوری و مسائل فنی

اتکای بیش از حد به فناوری در مدیریت منابع انسانی ممکن است منجر به اختلالات ناشی از نقص سیستم، اشکالات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری یا حملات سایبری شود که بر عملیات منابع انسانی و بهره‌وری کارکنان تاثیر می‌گذارد.

پیچیدگی‌های فنی و مسائل اتصال ممکن است هنگام ادغام چندین سیستم منابع انسانی یا انتقال به پلتفرم‌های فناوری جدید به‌وجود بیاید.

• امنیت داده‌ها و خطرات حریم خصوصی

ذخیره داده‌های حساس کارمندان در قالب‌های دیجیتالی خطر نقض اطلاعات، سرقت هویت و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات محرمانه را افزایش می‌دهد.

اطمینان از انطباق با مقررات حفاظت از داده‌ها و اجرای اقدامات امنیت سایبری قوی مستلزم سرمایه‌گذاری مداوم در زیرساخت‌های امنیتی و آموزش کارکنان است.

• احتمال تعصب و تبعیض در تصمیم‌گیری

سوگیری‌های موجود در الگوریتم‌ها ممکن است سوگیری‌های موجود در استخدام، ارزیابی عملکرد و فرآیندهای مدیریت استعداد را تداوم بخشد. این عامل به‌طرز موثری موقعیت کارکنان و پیشرفت سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

• شکاف مهارت‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ها و نیازهای آموزشی

پیشرفت سریع فناوری در منابع انسانی، متخصصان منابع انسانی را ملزم می‌کند که به‌طور مداوم مهارت‌ها و دانش خود را به‌روز کنند تا به‌طور موثر از ابزارها و فناوری‌های جدید استفاده کنند.

ممکن است همه کارمندان از فناوری آگاه نباشند یا استفاده از راه‌حل‌های دیجیتالی را گزینه مطلوبی ندانند. برای اطمینان از پذیرش و مهارت در سراسر سازمان، نیاز به آموزش و پشتیبانی ضروری است.

• مقاومت کارکنان و چالش های مدیریت تغییر

مقاومت در برابر تغییر و تمایل نداشتن به پذیرش فناوری‌های جدید توسط منابع انسانی ممکن است در میان کارمندانی که به فرآیندهای سنتی منابع انسانی عادت کرده‌اند یا نسبت به مزایای دیجیتالی شدن شک دارند، ایجاد شود.

استراتژی‌های مدیریت تغییر مؤثر، ارتباطات و ابتکارات مشارکت کارکنان برای غلبه بر مقاومت و ترویج پذیرش موفق فناوری در منابع انسانی ضروری است.

این مزایا و معایب پیچیدگی ادغام فناوری در مدیریت منابع انسانی را برجسته می‌کند و بر اهمیت یک رویکرد متعادل که منافع را به حداکثر می‌رساند و در عین حال خطرات و چالش‌ها را کاهش می‌دهد، تأکید می‌کند.