سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) چه کاربردی دارند؟

پس از اپیدمی کرونا و افزایش تمایل کارکنان به دورکاری، نیاز به استفاده سازمان‌ها از تکنولوژی و سیستم‌های مدیریت در انجام فرآیندهای منابع انسانی بیش‌تر شد. در این مطلب قصد داریم در مورد این سیستم‌ها و نقشی که در مدیریت منابع انسانی دارند و همچنین  وظایف و ویژگی‌هایی که باید داشته باشند صحبت کنیم.

سیستم‌های مدیریت منابع انسانی چه نقشی دارند؟

نرم‌افزارها یا سیستم ‌های مدیریت منابع انسانی، ابزارهایی برای مدیریت نیروی انسانی شاغل در یک سازمان به صورت هدفمند است. در واقع استفاده از این ابزارها موجب بهبود عملکرد سازمان در انجام فرایندهای مربوط به کارکنان پیش از ورود به سازمان تا پس از خروج آنان می‌شود. به طور کلی مدیریت منابع انسانی باید فضایی برای کارکنان فراهم کند تا بدون دغدغه و نگرانی از آینده شغلی و دغدغه‌های مالی و غیرمالی، تلاش و استعدادشان را در جهت رضایت مشتریان و افزایش درآمد شرکت صرف نمایند.

سیستم‌ های مدیریت منابع انسانی نیز در همین راستا برای برآوردن نیازهای کارفرمایان در کلیه‌ی فرایندهای مدیریت منابع انسانی به کار برده می‌شوند. این فرایندها از جذب و استخدام گرفته تا حقوق و دستمزد و فرایندهای خروج را شامل می‌شود و سیستم مدیریت منابع انسانی مناسب، برای همه‌ی این موارد ماژول‌هایی ارائه می‌دهد.

برخی از مهم‌ترین نقش‌ها و وظایف سیستم‌ های مدیریت منابع انسانی شامل موارد زیر است.

• سازماندهی داده‌ها و ذخیره‌ی آنلاین به صورت ایمن
• ایجاد گردش کار و برنامه‌ریزی شغلی
• تنظیم و پیگیری اهداف تیمی و زمان‌بندی‌ها
• ارزیابی و مدیریت عملکرد
• آموزش و توسعه منابع انسانی
• ثبت ورود و خروج  و حضور و غیاب کارمندان
• مدیریت حقوق و مزایا
• ایجاد گزارش‌های سفارشی مورد نیاز
• یکپارچه‌سازی با سایر نرم‎افزارها و سیستم‌های شخص ثالث

 ویژگی‌ سیستم‌های مدیریت منابع انسانی 

در زمان انتخاب برای خرید یا دانلود کردن نرم افزار مدیریت منابع انسانی لازم است به ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن توجه کنید. در واقع ابتدا باید ویژگی‌های مورد نظر خود و وظایفی که با توجه به نوع و مشخصات سازمان از چنین نرم‌افزاری انتظار دارید را مشخص کنید. سپس آن‌ها را با خصوصیات نرم‌افزارهای مختلف موجود در بازار مورد مقایسه قرار دهید. در این صورت می‌توانید سیستم مناسب برای سازمان خود را انتخاب کنید. البته معمولا نرم‌افزارها یک نسخه دمو هم برای بررسی در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. مهم‌ترین ویژگی‌هایی که سیستم‌های مدیریت منابع انسانی باید داشته باشند، شامل موارد زیر است.

تطابق با با قوانین کار، بیمه و مالیات

نرم افزار منابع انسانی مورد استفاده توسط شرکت باید مطابق با به‌روز‌ترین قوانین اداره کار، سازمان تامین اجتماعی و هم‌چنین طبق استانداردهای مالیاتی باشد. در این صورت علاوه بر محاسبه‌ی درست حقوق و مزایا و هم‌چنین حق بیمه کارکنان، مشکل قانونی هم برای سازمان ایجاد نمی‌شود.

قابلیت سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری

با وجودی که شرکت‌ها در کلیت فرایندهای مربوط به منابع انسانی به صورت یکسان عمل می‌کنند، ولی معمولا فرایندها و فعالیت‌های منابع انسانی در هر شرکتی با توجه به ویژگی‌هایی مانند نوع محصول ارائه شده، نوع و تعداد مشتریان، تعداد کارکنان و قوانین و دستورالعمل‌های داخلی منابع انسانی متفاوت است. بنابراین لازم است سیستمی را انتخاب کنید که مطابق با تغییرات مورد نظر شما، انعطاف‌پذیر و قابل سفارشی‌سازی باشد. به عنوان مثال معمولا روش‌های استخدام کارکنان، روش‌های ارزیابی عملکرد، قوانین مربوط به محاسبه‌ی ساعات کاری و بسیاری دیگر از موارد مشابه در شرکت‎های مختلف به صورت متفاوت اجرا می‌شوند.

کاربری راحت

سیستم منابع انسانی مورد نظر را از جنبه‌های رابط کاربری و تجربه کاربری یا UI و UX مورد بررسی قرار دهید تا از سهولت کار کردن با آن اطمینان حاصل کنید. استفاده از چنین برنامه‌هایی به دلیل پیچیدگی‌های محاسباتی به خصوص در مورد حقوق و دستمزد، باید کاملا ساده، روان و قابل درک باشد. در این صورت تیم منابع انسانی می‌تواند به سرعت و با کمترین اشتباه با آن کار کند و نتایج مورد نظر سریع‌تر و دقیق‌تر حاصل خواهد شد.

قابلیت ادغام با سایر ماژول‌ها و سیستم‌های مدیریتی

در بسیاری از مواقع لازم است برای تسهیل و تسریع فرایندهای منابع انسانی یا سایر فرایندهای مدیریت سازمان، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به سایر نرم‌افزارها متصل شود. به عنوان مثال برخی شرکت‌ها از ماژول‌های خارج از سیستم منابع انسانی برای حضور و غیاب یا حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند و در این صورت نیاز به اتصال ضروری خواهد بود. هم‌چنین ممکن است برای تهیه‌ی گزارش نیاز به اتصال سیستم‌های مدیریت منابع انسانی با سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان داشته باشیم.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش پاسخگو

در تهیه‌ی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی برای شرکت خود، اگر به دنبال نرم‌افزارهای داخلی هستید، لازم است به پاسخگو بودن و در دسترس بودن پشتیبانی برای نرم‌افزار هم توجه کنید. پشتیبانی فنی در صورت مواجهه با مشکلات نرم‌افزاری، باگ‌ها و بک‌آپ و ریکاوری داده‌های مهم اهمیت زیادی دارد. هم‌چنین در بسیاری از مواقع کارکنان در زمان کار با نرم‌افزار با مشکلات پیش‌بینی نشده مواجه می‌شوند.

قیمت مناسب

مناسب بودن قیمت برای سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به صورت نسبی تعیین می‌شود. در واقع در زمان مقایسه‌ی قیمت‌ها لازم است به قابلیت‌های مورد نظر ضروری برای سازمان توجه کنید. هرچه قابلیت‌های بیشتری مورد نیاز باشد، به صورت ناگزیر لازم است هزینه‌ی بیشتری صرف شود. البته به محدوده‌ی بودجه‌ی در نظر گرفته شده توسط سازمان برای این منظور نیز باید توجه شود.

بهترین سیستم‌های مدیریت منابع انسانی

همان‌گونه که گفتیم، بهترین نرم‎افزار مدیریت منابع انسانی می‌تواند برای هر سازمان یا شرکت با توجه به ویژگی‌ها و فرایندهای مرتبط با منابع انسانی متفاوت باشد. به علاوه بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از نرم‌افزارهای خارجی استفاده کنند و بسیاری از شرکت‌ها نیز استفاده از نرم‌افزارهای داخلی را ترجیح می‌دهند. بنابراین نمی‌توان یک نرم‌افزار را به عنوان بهترین و مناسب‌ترین سیستم معرفی کرد. ولی در ادامه برای آشنایی شما چند مورد از معروف‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای خارجی مدیریت منابع انسانی را با هم بررسی می‌کنیم تا برای انتخاب سیستم مورد نظر خود امکان مقایسه و ارزیابی داشته باشید.

۱- نرم افزار آن پی (OnPay)

آن پی یکی از بهترین سیستم‌های مدیریت منابع انسانی است. این نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری کار می‌کند. از جمله قابلیت‌های آن پی فراهم کردن امکان انجام فرایندهایی مانند محاسبه حقوق و دستمزد، بیمه، مزایا، برنامه‌های بازنشستگی و و غیره در یک فضای ساده است. هم‌چنین این نرم‌افزار با قابلیت سفارشی‌سازی برای نیازها و شرایط متفاوت شرکت‌ها طراحی شده است.

۲- نرم‌افزار فرش تیم (Freshteam)

فرش تیم تقریبا تمام وظایف لازم برای HR را ارائه می‌دهد. علاوه بر آن قابلیت ارزیابی و ردیابی متقاضیان استخدام و روند جذب را برای کسب و کارها فراهم کرده است. این ویژگی به طور ویژه برای شرکت‌هایی مناسب است که به صورت منظم به استخدام کارمندان نیمه وقت و موقت اقدام می‌کنند. هم‌چنین فرش تیم به راحتی قابل اتصال با سایر نرم‌افزارهای خارجی مورد نیاز منابع انسانی است. تا جایی که اتصال لازم بدون نیاز به خروج از برنامه انجام می‌شود. به علاوه این برنامه برای شرکت‌های دارای کمتر از 50 کارمند به صورت رایگان قابل استفاده است.

۳- نرم‌افزار پی کور (Paycor)

پی کور قابلیت انجام سه وظیفه اصلی منابع انسانی یعنی استخدام، منابع و حقوق و دستمزد را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار دارای طراحی بصری است و قابلیت مقیاس‌بندی را برای شرکت‌های دیجیتال فراهم می‌کند.

۴- نرم‌افزار ورک برایت (WorkBright)

ورک برایت یکی دیگر از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی مبتنی بر فضای ابری است. این برنامه یک مزیت مهم دارد و آن قابلیت استفاده در دستگاه‌های تلفن همراه است.

۵- نرم‌افزار ریپلینگ (Rippling)

ریپلینگ دارای سیستم واحد برای انجام کلیه‌ی فرایندهای منابع انسانی از جمله پرداخت حقوق و دستمزد و غیره است. هم‌چنین امکان یکپارچگی با بیش از 500 برنامه متنوع و امنیت بالا در ذخیره‌سازی داده‌ها را به کاربران ارائه می‌دهد. از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به ساده‌سازی گردش کار فرایندهای مختلف اشاره کرد.

۶- نرم‌افزار ای اسکیل (eSkill)

این برنامه در استخدام عالی عمل می‌کند. امکانات این پلتفرم شامل آزمون‌های دقیق و متنوع، ارزیابی رفتار، سنجش مهارت‌ها، مصاحبه‌های ویدیویی و حتی شبیه‌سازی‌های شغلی برای استخدام متقاضیان جدید است. هم‌چنین امکان ایجاد ارزیابی‌های مورد نظر را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند. به دلیل همین قابلیت‌ها ای اسکیل جزو نرم‌افزارهای دارای هزینه بالا در میان سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود.

۷- نرم افزار سیج پیپل (Sage People)

سیج پیپل شامل فرایندهای جذب و مدیریت منابع انسانی، محاسبه حقوق و دستمزد و مزایا است. برای ذخیره داده‌ها امنیت دارد و از سرعت بالایی برای دسترسی به اطلاعات برخوردار است. به علاوه با مکان دسترسی به اطلاعات ذخیره شده برای کارمندان، موجب ارتباط مستقیم آنان و عدم نیاز به واسطه می‌شود.

۸- نرم‌افزار Hibob

این پلتفرم منابع انسانی امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها، محاسبه حقوق و دستمزد و سایر ابزارهای گزارش‌گیری را به کاربران ارائه می‌دهد. به علاوه دارای قابلیت تنظیم خودکار فرآیندهای روزمره و سازماندهی اطلاعات نیز هست. از ویژگی‌های جالب این نرم‌افزار مدل قیمت‌گذاری سفارشی ان است.