فضای کار اشتراکی چیست؟ جایی برای حضور همه کسب‌و‌کارها

آغاز یک کسب‌ و کار همواره با چالش‌های متعددی روبه روست. بسیاری از شرکت‌ها و استار تاپ‌ها در وهله نخست با یک‌سری از موانع مواجه می‌شوند. مشکلات مالی، دورکاری، فعالیت غیرمتمرکز و عواملی از این دست موجب شده است تا نیاز به تأسیس فضای کار اشتراکی بوجود بیاید. در چنین فضاهایی افراد و گروه‌هایی که بنابر دلایل گوناگون امکان فعالیت در یک واحد مستقل اداری را ندارند، یک جا جمع شده و در فضایی گسترده در کنار سایر کسب و کارها مشغول فعالیت می‌شوند.

فضای کار اشتراکی چیست؟

فضای کار اشتراکی(Coworking Space) عبارتی است که در سالهای اخیر به شدت مورد استفاده قرار گرفته و بطور کلی نیاز به چنین فضاهایی در جهان رو به افزایش است. فضای کار اشتراکی به محیطی گفته می‌شود که در آن اشخاص گوناگون چه فردی و چه تیمی در کنار سایر مشاغلی که آنجا حضور دارند فعالیت می‌کنند. به هرکدام از متقاضیان حضور در این فضا یک میز مخصوص اختصاص داده می‌شود و آنها می‌توانند از خدماتی که آنجا در اختیارشان قرار می‌دهند استفاده کنند. فضای کار اشتراکی مخصوص یک سازمان یا ارگان خاصی نیست بلکه محیطی است که متناسب با ماهیت مشاغل به آنها امکان کار و فعالیت می‌دهد.

بسیاری از مشاغل نوپا و استارتاپ‌ها در آغاز مسیر کاری خود عمدتا بنابر دلایل مالی توانایی خرید یا اجاره واحد تجاری برای کسب خود را ندارند اما به علت اهمیت بسزایی که همفکری، مشورت، تقسیم کار و درکنار هم بودن همکاران یک مجموعه دارد بهره‌مندی از چنین فضایی برای این گروه بسیار موثر و بصرفه خواهد بود.

فضای کار اشتراکی صرفا محدود به شرکت‌ها، استارتاپ‌ها و مشاغلی که بصورت گروهی و به عبارتی بیش از یک نفر درحال کارهستند، نیست بلکه استفاده و حضور در چنین محیطی برای فریلنسرها و پیمانکاران هم مناسب است.

سبک کاری این فضا با شرکت و اداره‌های پیشین متفاوت است. در فضای کار اشتراکی دیگر چهره سابق کار کردن تغییر کرده است و همه ساز و کار، ملزومات و تشریفات در چارچوب یک میز کاری تجمیع می‌شود و اتاق‌ها جایشان را به صندلی‌های دور همان میز می‌دهند.

تنها هزینه‌ای که افراد در اینجا باید متقبل شوند اجاره میز است. همانطور که گفته شد این میز عملا جایی برای کار کردن، گفت و گو، طرح و برنامه‌ریزی و همه اقدامات ریز و درشتی است که پیرامون مشاغل در راستای تحقق اهداف کاری بایستی انجام شود.

آغاز به فعالیت در این فضا چگونه است؟

یکی از عمده‌ترین و اصلی‌ترین دلایلی که موجب مورد استقبال قرار گرفتن فضای کار اشتراکی شده است، هزینه کمی است که صرفاً برای اجاره میز پرداخت می‌شود.

افراد بصورت مستقل یا سایر شرکت‌ها و مؤسسات به شکل گروهی گردِ همین میزها سرگرم کارند و از خدماتی مشابه فضای کار اختصاصی فایده‌مند می‌شوند.

پرینتر، اینترنت پرسرعت، اتاق‌ برای برگزرای جلسات، کنفرانس و نشست‌هایی بدین‌گونه و ارائه چای و قهوه رایگان، اختصاص اتاق‌هایی برای استراحت، کتابخانه، کافه از جمله خدمات اولیه‌ای است که همه فضاهای کار اشتراکی عرضه می‌کنند.

برگزاری همایش‌ها، امکان تعامل با مشاوران و مربیان همچنین ارائه خدماتی از قبیل نمایشگرها و غیره جزو امکاناتی است که در معدود فضاهای کار اشتراکی ارائه می‌شود.

مزایای کار در فضای کار اشتراکی

فضای کار اشتراکی به دلیل تنوع پذیری مشاغل و افراد حاضر در آنجا موجب افزایش تجربه و استفاده از اطلاعات سایر کسانی می‌شود که آنجا هستند. این اتفاق حتی منجر به همکاری و ادغام گروه‌های مختلف، جذب نیرو در مجموعه‌های بزرگ، مطلع شدن از فرصت‌های شغلی جدید و انواع اخبار و مطالب فراخور نوع کسب و کار می‌شود. پویایی و جریانی که آنجاهست انگیزه و عامل مهمی است که شخص به شخص حاضران را به پیشرفت و باز ایستادن تشویق می‌کند. همین امر باعث شد تا بسیاری از افراد که دور کار هستند و محیط خانه برایشان مساعد نیست، از چنین جایی برای قاعده‌مند کردن ساعت کاری و منظم شدن فرآیند کاری‌شان استفاده کنند. چنین فضایی به نظر بسیاری از افراد یک قابلیت مهم شمارده می‌شود زیرا برخی از مشاغل که همزمان توسط یک نفر انجام می‌شود مانند برنامه‌نویسی یا اکثر فعالیت‌هایی که در قالب یک کامپیوتر و اتصال آن به اینترنت کار را پیش می‌برد می‌توانند با حضور در یک مکان تمام کارهای خود را انجام دهند و از رفت و آمدهای مکرر بپرهیزند.

کاهش هزینه‌ها بویژه هزینه‌های مربوط به خریداری یا اجاره ملک جهت راه‌اندازی شغل و تجهیز آنجا که مستلزم تهیه وسایل مختلف همچون میز وصندلی، اوراق و اسناد و وسایل دیجیتالی‌ای مانند کامپیوتر، نمایشگرها، تلفن و سایر موارد است در چنین فضایی به حداقل می‌رسد. کم شدن این دسته از مخارج و سبک شدن مسئولیت سیاست‌گذاری، اداره، نظارت، پیاده سازی و اجرای یک سری از امور از فواید فضای کار اشتراکی است. همانطور که پیش‌تر گفته شد بسیاری از کسب و کارهای نوپا و مؤسساتی که از حمایت مالی چندانی برخوردار نیستند نمی‌توانند با تخصیص همه دارائی به چنین مخارجی ادامه دهند؛ بنابراین این مدل از همکاری در ابتدای راه مفید خواهد بود چرا که با پس‌انداز درآمد و خرج نشدن بخش زیادی از سرمایه، مقدار قابل توجهی سود نصیب کسب و کارهایی می‌شود که در آینده‌ای نه چندان دور شاهد رشد و مبدل شدنشان به شرکت‌های بزرگ و موفق خواهیم بود.

تهیه پادکست، ساخت ویدئو، تولید محتوای اینترنتی و عکاسی از جمله فعالیت‌هایی است که امروزه به شدت، شدت گرفته است و در این فضاها اتاق‌ها و استودیوهای مخصوصی جهت ساخت و تولید این محتواها اختصاص داده شده است. افراد یا گروه‌ها می‌توانند با استفاده از این اتاق‌ها کار خودشان را بدون نیاز مراجعه به استودیوها در مدت زمان کمتری به نتیجه برسانند.

تجربه حضور در چنین جایی قطعا به تقویت روحیه اجتماعی، افزایش همکاری و همیاری درون‌گروهی و تطبیق افراد با الزامات موجود در اینگونه از کارها بسیار کارآمد خواهد بود.

معایب فضای کار اشتراکی  

این سبک از کار که با کنار زدن الزامات پیشین به نوعی شیوه‌ای نوین در مسیر به نتیجه رساندن اهداف توسعه‌ای مشاغل به حساب می‌آید؛ در حال حاضر پذیرش این مدل از همکاری برای بسیاری دشوار و کلیشه‌ای است. هنوز هم هستند کسانی که معتقدند بدون داشتن یک مکان واحد مختص خودمان نمی‌توان آغازگر کسب و کار بود در چنین شرایطی وجود این طرز فکر چرخه حیات و پیشرفت مشاغلی را که به علل گوناگون ادامه فعالیتشان در فضای کار اشتراکی نافع است را به خطر می‌اندازد.

شرکت‌های صاحب نامی که عموماً مراجعه کنندگان بسیاری را در مجموعه خود با آدرس مشخص پذیرا بودند  با انتقالشان به چنین فضایی، روند امور اجرائی‌شان با دشواری‌هایی مواجه می‌شود. طبیعتاً فضای کار اشتراکی محل مناسبی برای دعوت و برگزاری جلسات با حضور میهمانانی از بیرون نمی‌باشد. اینجاست که مانعی اساسی سر راه کسب و کارهای مطرح که درحال فعالیت در این مکان هستند پیش می‌آید.

فضای کار اشتراکی برای کسانی که توانایی تطابق با شرایط کار گروهی را ندارند بسیار دشوار خواهد بود. همکاری این افراد شاید در گروه‌های مختلف اما در محلی بزرگ‌تر واختصاصی‌ به تناسب آنجا کمی راحت‌تر و آسان‌تر از همکاری و انجام وظیفه در چنین فضای محدودی است. اشخاصی که روحیه اجتماعی بالایی ندارند و تمایل چندانی هم به حضور در اماکن پر جمعیت ندارند کار در این فضا برایشان سخت خواهد بود.

عدم تفکیک محل کار همکاران، نداشتن اتاق‌های متعدد و محدودیت دسترسی به امکانات در مقایسه با چهره متداول شرکت‌ها و مؤسسات که واقع بینانه در شکل پیشین دامنه عمل و اختیارات را گسترده‌تر می‌کرد یکی دیگر از معایب فضای کار اشتراکی است.

فضای کار اشتراکی در ایران

این اصطلاح توسط گروه هکری در برلین آغاز شد و در سال ۲۰۰۵ در سانفرانسیسکو با میزبانی از یک رویداد مهم و رونمایی از فضای کار اشتراکی با تجهیزاتی با کیفیت در جهان دیده و شناخته شد. این امر که با شرایط فعلی در همه جای دنیا مورد استقبال قرار گرفته، روز به روز تعدادشان در حال افزایش است. در ایران نیز به مانند سایر کشورهای جهان، این فضاها با همان شکل و ماهیت مورد توجه بسیاری واقع شده است و رشد تعداد فضاهای کار اشتراکی در ایران نیز صعودی است، این فضاها در کنار شتابدهنده‌ها و اکوسیستم استارتاپی و با رویکردی توسعه‌ای نسبت به این استارتاپ‌ها، در حال پیشرفت است.

تهران، مشهد، تبریز، اصفهان، زنجان، شیراز، یزد و کرمان از جمله شهرهایی هستند که در آنها فضاهای کار اشتراکی دیده می‌شود.

این فضاها خدماتی از قبیل اینترنت پرسرعت، اتاق برای برگزاری جلسات و همایش‌ها، اتاق استراحت و بازی، کمد اختصاصی، رستوران، کافه و غیره به مشتریان خود ارائه می‌دهند و تبدیل به محیط بزرگی از انواع کسب و کارها شده‌اند.

فضای کار اشتراکی باکس، زاویه و فینووا از مطرح ترین فضاهای کاری اشتراکی در ایران هستند.

تعرفه عضویت در فضای کار اشتراکی چقدر است؟

هر کدام از فضاهای کار اشتراکی تعرفه مخصوص خود را دارد. این فضاها با توجه به میزان ارائه خدمات و امکاناتی که در دسترس مشتریان خود قرار می‌دهند قیمتی را تعیین می‌کنند.

بطور کلی تعرفه استقرار در فضای کار اشتراکی بر اساس معیارهای مختلفی دسته بندی می‌شود. نوع میزی که اجاره می‌شود، تعداد نفراتی که قرار است استقرار بیابند، اجاره استودیوها، اتاق‌ جلسه، سالن برگزاری رویدادها جزو اساسی‌ترین معیارهایی است که بر اساس آنها تعرفه استقرار مشخص می‌شود.

این عوامل جدای امکانات و سرویس‌های خدماتی‌‌ای است که فضاهای کار اشتراکی بطور مشترک به مشتریان ارائه می‌کنند.

هزینه استقرار در این فضاها پرنوسان‌ است و ثابت نیست بنابراین نمی‌توان لیستی از تعرفه‌ها را قطعی تهیه کرد اما بطور میانگین می‌توان گفت که تعرفه اجاره یک میز برای یک نفر بصورت تمام وقت ( غالبا از ۸صبح تا ۹شب را شامل می‌شود) بیشتر از یک میلیون تومان است. اجاره میز برای کار گروهی نیز متناسب با تعداد افراد گروه تغییر می‌کند و اکثرا به ازای هر نفر از اعضای گروه مبلغی کمتر از یک میلیون تومان دریافت می‌کنند. استفاده از اتاق جلسات، استودیو همچنین سالن‌ها برای برگزاری رویدادها به اندازه ساعتی که در شرایط اجاره ذکر شده است بدون پرداخت هزینه‌ دیگری ممکن است اما در صورت استفاده بیشتر باید که آن محل مورد نظر را ساعاتی اجاره کنید. موضوع دیگر اجاره دفاتر فضای کار اشتراکی است. اجاره بها این دفاتر منوط به مساحت آنهاست و بزرگی مساحت دفتر رابطه مستقیمی با افزایش تعرفه آن دارد. اجاره ماهانه دفاتر تقریبا از ۹ میلیون تومان آغاز و تا بیش از ۲۰ میلیون تومان ادامه پیدا می‌کند.