معرفی و دانلود کتاب ترفندهای کار از خانه: توصیه‌هایی درباره دورکاری

هر کدام از این توصیه‌ها یک پاراگراف کوتاه هستند که به‌سرعت و راحت می‌توان خواندشان. خبر از پیچیدگی عجیب و غریبی در میان نیست. خط اول پررنگ شده و بقیه خطوط در پی آن می‌آیند.

اما اگر به دنبال عمق یا جزییات دقیق مرحله‌به‌مرحله در مورد هر توصیه هستید، چیزی دستتان را نمی‌گیرد. از طرف دیگر خبری از ارجاع به آمار یا مقالات برای پشتیبانی از ایده‌ها نیست. البته دقیقا همین نکات است که باعث شده این توصیه‌ها کوتاه و دم‌دستی و آسان‌خوان برای هرکسی باشند.

فصل اول: چیدمان و طراحی فضای کار

فصل اول بر چیدمان فضای کاری شخصی  چه در اتاقی جداگانه یا در اتاق مشترک متمرکز است. همچنین به نکاتی مثل نحوه سازمان‌دهی یادداشت‌ها، وضعیت قرار دادن مانیتور روی میز یا چگونگی تنظیم صندلی، استفاده از گل‌وگیاه در فضای کار می‌پردازد.

از این پنجاه و چند توصیه فصل اول به چند توصیه‌ای اشاره می‌کنیم که کارآمد به نظر می‌آمدند، هرچند بارها تکرار شده‌اند:

– فضای کارتان را هر روز بعد از پایان کار مرتب کنید. وقت‌هایی که به دفتر می‌روید می‌توانید خانه شلوغ‌پلوغتان را پشت‌سر در خانه بگذارید. اما برای دورکارها اینطور نیست. و همین مساله یکی از مشکلات است. چون فضای نامرتب و درهم‌برهم تمرکز  را به هم می‌زند.

شاید برخی‌ از پیشنهادات فصل اول چندان به کار ما نیایند؛ مثلا خرید میز سرپایی که در بازار به‌زور پیدا می‌شود یا خرید مینی‌یخچال کوچک زیادی برایمان گران تمام شود.

فصل دوم: اصل برنامه‌ریزی

فراست در فصل دوم سراغ جدول زمانی، برنامه‌ریزی و کارهای روزمره یا روتین‌ها می‌رود. اولین مورد این فصل این است:

رفت‌وآمد جدیدی را برای خودتان ترتیب دهید: یکی از بهترین وجوه دورکاری، عدم رفت‌وآمد روزانه به سر کار است. اما در این وضعیت مرز بین «کار» و «خانه» مبهم می‌شود. برای اینکه به مغزتان کمک کنید تغییر وضعیت را متوجه شود، می‌توانید قبل از شروع کار قدم بزنید یا دوچرخه‌سواری کنید.

جلسات را پشت‌سرهم بیندازید: جهیدن از یک جلسه به کار شخصی و بعد دوباره حضور در جلسه دیگر انرژی‌تان را می‌بلعد. اگر امکانش را دارید جلسات و تماس‌های‌تان را پشت‌سرهم تنظیم کنید. این امر باعث می‌شود یک‌دفعه کلک جلسات مجازی رودررو را بکنید و بعد سراغ کار عمیق‌تر بروید.

برنامه‌ریزی کنید و به جزییات پایبند باشید: خود برنامه مهم نیست، صرفا کافی است با کار شما، انتظارات تیم و سبک زندگی‌تان سازگار باشد. اما پایبندی به برنامه اهمیت زیادی دارد… نظم و مداومت برنامه باعث می‌شود بهره‌وری کافی داشته باشید و بیش از حد کار نکنید.

چند توصیه دیگر فصل دوم این است که سر ساعت مشخص از خواب بیدار شوید. به داد عضله‌هایتان برسید و بعد از هر یک ساعت کار، چند حرکت کششی انجام دهید یا یوگا کنید. از تکنیک پومودور استفاده کنید. به خودتان جایزه بدهید.  بین ساعات کاری استراحت کنید. جوری برنامه بریزید که با زندگی‌تان جور درآید روز کاری خود را با نوشتن اولویت‌های فردا به پایان برسانید. برنامه و جدول زمانی کارتان را با سفرهایتان تنظیم کنید. حداقل سالی سه‌چهار بار به شرکت یا اداره یا سازمان سر بزنید و مدیران را حضوری ملاقات کنید.

فصل سوم: به خاطر آدم‌ها

فصل سوم با عنوان «ایجاد عادت‌های ارتباطی جدید» مساله روابط را پیش می‌کشد. پیشنهادهای فراست در این قسمت از کتاب حول محور بهبود برقراری ارتباط و چگونگی مدیریت روابط از راه دور و در فضاهای مجازی می‌چرخد. مثلا:

-به جای صدور بیانیه، سوال بپرسید.

– موضوع‌های حساس را در قالب تماس‌های تصویری حل‌وفصل کنید.

-به‌موقع پاسخ دهید.

-اعضای تیم را پیغام‌باران نکنید. در عین حال ساکت در گوشه‌ای نمانید.

-موعد تحویل کارها را شفاف و واضح مشخص کنید.

-پیش از آنکه دهانتان را باز کنید، فکر کنید.

– در چت‌ها از ایموجی استفاده کنید تا بقیه حس‌وحال‌تان را بهتر متوجه شوند.

فصل چهارم: کارگران مشغول کارند

فراست فصل چهارم را با عنوان «غلبه بر حواس‌پرتی» با تاکید بر نظم و ترتیب در فضای کار شروع می‌کند و بعد سراغ مرزگذاری با دوستان، هم‌خانه‌ای‌ها، همسر یا پارتنری می‌رود که با شما در یک خانه زندگی می‌کنند. پیشنهاد اولش این است که واضح و شفاف به بقیه توضیح دهید که در چه اوقاتی در دسترس نیستید.  می‌توانید برای کارهای غیرفوری از وایت‌بردی در فضای مشترک استفاده کنید تا هرکس پیغامش را بنویسد، این روش خیلی بهتر از پیغام فرستادن یا آمدن طرف سر میز کار شماست. می‌شود از علامت یا نشانه‌ای بر در اتاق استفاده کرد که هشداری باشد دال بر مشغول بودنتان. در مورد کارهای مشترک خانه و وظایف این‌چنینی می‌توان هرروز صبح قبل از شروع کار صحبت کرد.

فراست فراتر از توضیح و شفافیت در روابط می‌رود و توصیه می‌کند:

– پلی‌لیست موسیقی‌تان را جوری تغییر دهید که به تمرکزتان کمک کند.

– تلویزیون را در زمان کار خاموش کنید.

– موبایلتان را جایی دور از چشم بگذارید.

– یک مرورگر را صرفا به کار اختصاص دهید (مثلا کارهای شخصی را با فایرفاکس و وظایف کاری را با کروم انجام دهید).

– غذای‌تان را پشت میز کار نخورید، و به خودتان فرصت لذت بردن بدهید.

– تا جایی که می‌شود، کارها را برون‌سپاری کنید، از تمیز کردن خانه تا خرید.

فصل پنجم: از این جلسه تا جلسه بعدی

فصل پنجم نکاتی درباره برگزاری «جلسه از راه دور» را بیان می‌کند و توضیح می‌دهد که جلسه‌ها و ملاقات‌های تصویری خود را چگونه پیش ببرید. اولین توصیه میزان نور مناسب است. از توصیه‌های دیگر می‌توان به این موارد اشاره کرد:

– یادداشت بنویسید.

گوشی‌تان را روی حالت سایلنت بگذارید.

سعی کنید بیشتر از ملاقات‌های حضوری از عبارات و اسامی استفاده کنید.

فصل ششم: مدیریت از راه دور

فصل ششم درباره نحوه مدیریت از راه دور است. فراست در این فصل به نکاتی درباره مدیریت تیم، استخدام، نحوه سازمان‌دهی چت‌ها و تیم‌ها و گزارش‌دهی اشاره می‌کند، مثلا:

-همه‌چیز را مستند کنید.

– ارزش‌های اصلی تیم را مشخص کنید و در این زمینه حرف بزنید، زیرا ساختن فرهنگ در دورکاری خیلی دشوارتر است.

-به خروجی کار دقت کنید، نه ساعات کاری.

-بقیه را در قالب ایمیل از خبرهای جدید باخبر سازید. همچنین از ایمیل برای وصف و تعیین وظایف استفاده کنید تا بعدتر بشود مسیر طی‌شده را بررسی کرد.

-نظر بقیه را بپرسید و بازخوردها را بررسی کنید.

-حضور خودتان و  تیم‌تان را آشکارتر کنید، چه با استفاده از شبکه‌های اجتماعی یا با گزارش‌دهی به شرکت و سازمان.

فصل هفتم: مرز بین کار و زندگی

سرانجام فراست در فصل آخر با عنوان «حفظ تعادل بین کار و زندگی» سراغ مساله‌ای می‌رود که در دو دهه اخیر در انواع متون و مطالب مربوط به راهبردهای کاری بر آن تاکید شده. اینکه چطور می‌توان در دنیای پرشتاب امروز تعادل بین کار و زندگی را برقرار کرد، از هیچ‌کدام جا نماند و در عین حال هر دو را پیش برد.  مثلا پیشنهاد می‌شود لیست وظایف شخصی و کاری‌تان را از هم جدا و از خط تلفن جداگانه برای ارتباطات کاری استفاده کنیم.

برخی از توصیه‌هایی درباره دورکاری را در ادامه می‌آوریم که فراست به آنها اشاره می‌کند:

اولویت‌های زندگی‌تان را بنویسید: قرار نیست همه کارها انجام شوند، وگرنه به‌سرعت به حس فرسایش می‌رسید. در عوض اول سراغ ضروریات کاری و شخصی بروید و رتبه‌بندی‌شان کنید. مسائلی مثل گذراندن وقت با خانواده، کتاب خواندن، ورزش، انجام دو پروژه مهم کار و غیره.

به هدف تعادل کار و زندگی متعهد شوید: هدفی مشخص تعیین کنید. اینکه «تا فلان پروژه تمام نشود دست از کار نمی‌کشم» یا «می‌خواهم حداقل هشت ساعت کار کنم» در طولانی‌مدت راه به حایی نمی‌برد. هدفتان را هوشمندانه تعیین کنید؛ یعنی هدفی مشخص، قابل انداره‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و در محدوده زمان مشخص. مثلا «در یک ماه آینده حداقل سه روز در هفته در ساعت ۶:۳۰ عصر دست از کار می‌کشم».

حداقل دو شب در هفته کاری را به فعالیتی مشخص اختصاص دهید: این کار باعث می‌شود بخش کار از زندگی جدا باشد. از قبل می‌دانید که مثلا چهارشنبه‌ها بعد از کار، کلاس دارید یا قرار است بروید استخر یا دوستانتان را ببینید.

زمانی را به تنهایی‌ اختصاص دهید: اگر با این ایده که به دلیل دورکاری آدم‌های معدودی می‌بینید، هر ساعت غیرکاری را مشغول فعالیتی اجتماعی یا وقت‌گذرانی با دیگران هستید، باید فکری به حال خودتان کنید. این وضعیت حتی به نفع برون‌گراترین‌ها هم نیست.

آخرین توصیه که شماره ۵۰۳ است هم جالب به نظر می‌آید:

«چهار روز کاری در هفته را امتحان کنید. «شاید غیرمعمول به نظر برسد اما ثابت شده که چنین سبک کاری‌ای جواب می‌دهد. مایکروسافت ژاپن با اجرای چهار روز کاری در هفته در سال ۲۰۱۹ شاهد افزایش ۴۰ درصدی بهره‌وری بود. شرکت دیگری در نیوزیلند همین روش را در ۲۰۱۸ امتخان کرد و گزارش داد که بهره‌وری تغییری نکرده، اما میزان مشارکت بیشتر شده، کارمندان خلاق‌تر شده‌اند و تعادل بین زندگی و کار تا ۲۴ درصد افزایش یافته».