سامانه تدارکات الکترونیکى و یک سوال

پیدایش اینترنت و فضای مجازی در دهه 70 میلادی و گسترش و همه‌گیری آن در اواخر دهه 90 میلادی باعث شد در عرصه نظریه‌های ارتباطات، اقتصاد و جامعه‌شناسی صحبت از شکل‌گیری «عصر اطلاعات» (کاستلز)، «دهکده جهانی» (مک لوهان)، «جامعه پساصنعتی» (دانیل بل) و… به میان آید؛ جامعه‌ای که عمدتا با ویژگی‌های خاصی چون تعاملی بودن، تمرکززدایی، درهم‌ریختگی مفهوم زمان و مکان و… شناخته می‌شود. جامعه‌ای که شاید به جرات بتوان ادعا کرد با دنیای قبل از خود با مشخصه‌هایی چون یکسویه بودن جریان اطلاعات و ارتباطات، مرکزگرایی، جدایی زمان و مکان و… یکسره متفاوت می‌نماید. نقل قول زیر از آلوین تافلر در کتاب ماندگارش «موج سوم» شاید ما را بهتر در جریان آغاز این عصر نو قرار دهد.
تافلر در این کتاب می‌نویسد:«…این تمدن نوین، آنچنان عمیقا انقلابی است که پیش‌فرض‌های ما را باطل می‌سازد. روش‌های کهنه تفکر، فرمول‌های قدیمی، احکام جزیی و ایدئولوژی‌ها صرف نظر از اینکه چقدر به آنها امید بسته شده یا در گذشته چقدر سودمند بوده‌اند، دیگر با واقعیات روز تطبیق نمی‌کنند… نمی‌توان جهان جنینی فرد را در آشیانه‌های فکری مرسوم دیروز پرورش داد.» بر این اساس در آغاز عصر جدید، به واسطه همه‌گیر شدن رسانه‌های نوینی چون اینترنت و شبکه‌های اجتماعی، بسیاری از ساختارهای خرد و کلان جامعه دچار تحول اساسی می‌شوند. البته برشمردن مشخصه‌های مذکور برای عصر جدید، اگرچه این‌گونه می‌نماید که عصر مدرن به سوی دموکراتیک‌تر شدن به رسمیت شناخته شدن «حق اطلاع‌یابی مردم» و دسترسی آنها به اطلاعات پیش می‌رود اما به واقع در بسیاری از ساختارهای کلان اجتماعی سیاسی و خرد سازمانی کشورهای توسعه نیافته هنوز شاهد همان ساختارهای پوسیده و کهنه قدیمی و به قول تافلر، «آشیانه‌های فکری مرسوم دیروز» هستیم. البته متاسفانه این امر شامل نحوه رویکردها و سیاستگذاری‌های موجود در بسیاری از روابط عمومی سازمان‌ها و ادارات ما نیز می‌شود.
در واقع اگرچه امروزه بسیاری از این فناوری‌های نوین در ادارات و واحدهای روابط عمومی ما به کار گرفته می‌شوند اما این امر به معنای گذار روابط عمومی ما به عصر «روابط عمومی الکترونیکی» نیست. چرا که یکی از شاکله‌های گذار به روابط عمومی الکترونیکی؛ «تضمین پاسخگویی و اطلاع‌دهی» به شهروندان و نیازهای آنان، بارها و بارها با وجود چنین رسانه‌های تعاملی در این روابط عمومی‌ها نادیده گرفته شده است.
نکته‌ای که به وضوح می‌توان آن را در این جمله مرحوم «حمیدنطقی»- پدر روابط عمومی ایران- نیز مشاهده کرد:«روابط عمومی‌ها نزد سازمان، مدعی‌العموم مردم و نزد مردم، مدافع سازمان هستند.» بنابراین پر بیراه است اگر کسی مدعی شود، با ورود صرف رسانه‌ها و تکنولوژی‌های نوین ارتباطی می‌توان یک روابط عمومی دیجیتالِ پاسخگو را در یک سازمان به وجود آورد.
فراموش نکنیم شکل‌گیری چنین روابط عمومی‌ای یا پیدایش چنین رویکردی در روابط عمومی‌ها، مستلزم وجود یک شرایط پیشینی یا مقدماتی چون «فرهنگ دموکراتیک مدیران»، «ساختارهای منعطف سازمانی» و… در سازمان‌های موجود است چرا که چنانچه مدیری در یک سازمان چندان اعتقادی به «شفافیت» در ارائه اطلاعات به مردم یا «حق دسترسی مردم به اطلاعات» نداشته باشد، بالطبع روابط عمومی‌ها نخواهند توانست آن‌گونه که باید و شاید از تکنولوژی‌های ارتباطی در جهت گذار به روابط عمومی الکترونیکی یا دیجیتال استفاده کنند و در بهترین حالت مخاطب به ابراز نظر و ارائه درخواست یا نیاز خود در فضای مجازی یا شبکه‌های اجتماعی مجازی نسبت به سازمان مذکور خواهد پرداخت اما متاسفانه به دلایلی که گفته شد، گوش شنوایی برای این سخنان پیدا نمی‌شود.
بنابراین پیش‌شرط افزایش کارایی فناوری‌های نوین ارتباطی در روابط عمومی‌ها به طور اخص و ساختارهای سازمانی به طور عام، بازنگری و بازاندیشی در رویکردهای نهادی موجود (هم در بُعد مدیریتی و هم در بُعد ساختاری) است. برای تفهیم بهتر موضوع اشاره‌ای مختصر به مفهوم «منطق اقتضا» در رویکردهای نونهادگرا خالی از لطف نیست. بر اساس مفهوم «منطق اقتضا» در رهیافت نونهادگرا، مردم (روابط عمومی‌ها به طور عام) غالبا بنا بر مقتضیات محیط نهادی رفتار می‌کنند و در خلقیات و هنجارها و الگوهای رفتاری خویش، کم و بیش تحت تاثیر سرگذشت نهادی جامعه‌شان (ساختارهای سازمانی و تصمیمات مدیران) هستند.
کار کنشگران فعال (روابط عمومی‌های خلاق و نوآور) و واسطه‌های تغییر (مانند ابزارها و تکنولوژی‌های ارتباطی نوین) این است که وضعیت «منطق اقتضا» را تا حد امکان متحول سازند و
توسعه دهند.
در واقع چنان که در رهیافت نونهادگرا نیز آمده است، زمانی می‌توان از ابزارهای نوین ارتباطی به عنوان «وسایل تغییر» در جهت گذار به روابط عمومی الکترونیکی، با منطق پاسخگویی و شفافیت در مقابل مخاطبان دست یافت که وضعیت اقتضای موجود (یعنی وضعیتی که باعث به وجود آمدن خلقیات، هنجارها و الگوهای رفتاری سنتی و بسته می‌شود) در سازمان را ابتدا به وسیله کنشگری فعال و استفاده از تکنولوژی‌های نوین تغییر داد و سپس به ایفای نقش برون‌سازمانی مناسب پرداخت. بنابراین در پایان می‌توان این‌گونه نتیجه‌گیری کرد که ایجاد تغییر در مقتضیات محیط نهادی، پیش‌شرط و مقدمه استفاده بهینه از تکنولوژی‌های نوین ارتباطی و افزایش کارایی آنها در جهت گذار به روابط عمومی الکترونیکی است