ماتریس آیزنهاور: اولویت‌بندی کارها و وظایف با تکنیک مدیریت زمان

با استفاده از ماتریس آیزنهاور، می‌توانید روی کار‌هایی که مهم‌ترین و فوری هستند تمرکز کنید و در عین حال کار‌هایی را که مهم یا فوری نیستند، به حداقل برسانید یا حذف کنید. این می‌تواند به شما کمک کند بهره وری بیشتری داشته باشید و به طور مؤثرتر به اهداف خود برسید.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور، همچنین به عنوان ماتریس فوری-مهم (Urgent-Important) شناخته می‌شود، ابزاری برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است که به شما کمک می‌کند وظایف را بر اساس سطح فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کنید. این نام به افتخار رئیس جمهور سابق ایالات متحده، دوایت دی. آیزنهاور، که به دلیل توانایی خود در مدیریت مؤثر زمان خود مشهور بود، انتخاب شده است.

با استفاده از ماتریس آیزنهاور افراد می توانند کارهایی که نیاز به انجام آن دارند را در 4 سطح مختلف طبقه بندی کنند.
مزیت این امر آن است که تمرکز ما را بر روی کارهایی که باید انجام دهیم افزایش داده و از به هم ریختگی و شلختگی جلوگیری می کند.

1) کارها یا وظایفی که فوری و مهم هستند

کارهای مهم و فوری وظایفی هستند که باید در همان لحظه انجام شوند. این کارها از اهمیت بالایی برخوردارند و به تعویق انداختن آن‌ها درست نیست زیرا ممکن است عواقبی منفی به همراه داشته باشد. به عنوان مثال مشکلاتی که فوری هستند، مهلت‌هایی که برای به‌ پایان‌رساندن کاری دریافت کرده‌اید و همچنین بحران‌هایی که در آن قرار گرفته‌اید، از جمله کارهایی به شمار می‌آید که در این دسته قرار می‌گیرند و انجام آن‌ها ضروری هستند.

2) کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند

وظایف و کارهای دسته دوم که مهم هستند ولی ضروری نیستند را می‌توان طبق برنامه‌ریزی خاصی، در فرصتی دیگر به انجام رساند. در این دسته که به «تصمیم بگیر» معروف است کارهایی قرار دارند که می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد. مدیریت زمان در این جا نقش مهمی را ایفا خواهد کرد. به این صورت که می‌توانید انجام وظایفی که در این دسته قرار می‌گیرند را به وقت دیگری موکول کنید، به شرط آن که این زمان آن قدر دور نباشد که این کار نیز به یک کار مهم و فوری تبدیل شود.

3) وظایفی که فوری هستند اما مهم نیستند

در دسته سوم کارهای غیرمهم و فوری قرار می‌گیرند که می‌توانید انجام آن ها را به دیگران واگذار کنید.
در چنین شرایط و موقعیتی انجام کارهای تیمی بسیار به صرفه خواهد بود. کارهایی که در این دسته قرار دارند وظایفی هستند که شما می‌توانید آن ها را به راحتی انجام دهید اما چنانچه انجام آنها را به دیگران بسپارید، زمانی که در اختیار دارید صرف امور مهم و ضروری‌تر خواهد شد.

4) وظایف و کارهایی که نه مهم هستند و نه فوریتی دارند

چهارمین دسته از کارها که وظایف غیرمهم و غیر فوری در آن جای می گیرند کارهایی هستند که لازم نیست به آن‌ها و انجامشان فکر کنید و بهتر است آن ها را به فراموشی بسپارید. این بخش از ماتریس آیزنهاور به «حذف» معروف است و همان طور که اشاره کردیم کارهایی در این دسته قرار می‌گیرند که نیازی به انجام دادن آن‌ها نیست. محدود کردن این کارها یا انجام ندادن آن‌ها به شما کمک می‌کند بهتر به مدیریت زمان پرداخته و از اتلاف وقت خود جلوگیری کنید.

مزایای استفاده از ماتریس آیزنهاور

اولویت‌بندی: این ماتریس به شما کمک می‌کند وظایف خود را بر اساس سطح فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کنید و می‌توانید ابتدا روی حیاتی‌ترین وظایف تمرکز داشته باشید.

مدیریت زمان: با تمرکز روی مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف، می‌توانید زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید و از اتلاف وقت برای کار‌های کم‌اهمیت جلوگیری کنید.

بهره‌وری: ماتریس به شما کمک می‌کند تا روی کار‌هایی تمرکز کنید که برای اهداف و برنامه‌های شما حیاتی هستند و به شما این امکان را می‌دهد که بهره وری بیشتری داشته باشید و در زمان کمتری به کار‌های بیشتری برسید.

کاهش استرس: با پرداختن به فوری‌ترین و مهم‌ترین وظایف ابتدا می‌توانید استرس را کاهش دهید و فشار کاری کمتری احساس کنید.

دستیابی به هدف: ماتریس به شما کمک می‌کند تا وظایفی را که برای اهداف بلندمدت شما مهم هستند شناسایی و اولویت‌بندی کنید و به شما امکان می‌دهد در جهت دستیابی به آن‌ها پیشرفت کنید.

آیزنهاور که بود

دوایت دی. آیزنهاور یک ژنرال پنج ستاره در ارتش ایالات متحده و سی‌و‌چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود که از سال ۱۹۵۳تا ۱۹۶۱ خدمت کرد. او به دلیل رهبری قوی، تخصص نظامی و توانایی در مدیریت پروژه‌ها و وظایف پیچیده مشهور بود. همچنین یکی از دلایل معروفیت او این است که طراحی استراتژی حمله متفقین به اروپا را برعهده داشت.

ماتریس آیزنهاور به نام او نامگذاری شده است زیرا او به دلیل استفاده از روش مشابهی برای اولویت‌بندی برای مدیریت حجم کاری خود شناخته شده بود.نقل قولی از آیزنهاور مشهور است که می‌گوید: «من دو نوع مشکل دارم، اضطراری و مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست.»

گفته می‌شود که رویکرد آیزنهاور به مدیریت زمان الهام‌بخش ماتریس فوری-مهم بوده است، که بعداً توسط استفان کاوی، کارشناس بهره‌وری در کتاب خود «۷ عادت مردمان موثر» رایج شد. امروزه ماتریس به طور گسترده‌ای به عنوان ابزاری برای اولویت‌بندی وظایف و مدیریت مؤثرتر زمان استفاده می‌شود.

مهمترین دلیلی که ماتریس آیزنهاور به نام دوایت دیوید آیزنهاور ثبت شده اجرا و عملی کردن تصمیماتی بود که او هر روز برای پیشرفت کارها اتخاذ می کرد. همین امر سبب شد تا روش ماتریس توسط وی اجرا و عملی شود. نتیجه این روش نیز آن بود که به دنبال کنندگان آن کمک می کرد تا کارهایی که اولویت دارند را از نظر فوریت و اهمیت تعیین کرده و سپس نسبت به انجام آن ها اقدام کنند.