الزام به بازنگری در رویه‌های بانکی

در ایام ماه مبارک رمضان یکی از دوستان اینجانب که عضو هیات مدیره یک شرکت فعال در زمینه پرداخت در کشور است با من تماس گرفت و موضوعی را طرح کرد و متعاقب آن سوال و گله‌مندی داشت.
موضوع طرح‌شده این دوست گرامی این است که در شرکت مذکور یکی از اعضای هیات مدیره تغییر کرده، این شرکت به سبب ارائه سرویس‌های پرداخت به چندین بانک تقریباً و تحقیقاً الزام به افتتاح و استفاده از حساب بانکی در بیش از 10 بانک کشور (بانک‌های طرف قرارداد خود) را دارد. بانک «م»، بانک «ت»، بانک «ع»، بانک «پ»، بانک «آ»، بانک «ق»، بانک «ر»، بانک «ا. ن»، بانک «ت.ص»، بانک «ک»، بانک «خ» و بانک «د» بانک‌هایی هستند که شرکت مذکور در آنها دارای حداقل دو حساب است. لذا بر اساس رویه‌های قانون تجارت و اساسنامه شرکت، اطلاعات صاحبان حق امضا در حساب‌ها باید بهنگام شوند. این دوست گرامی بیان کردند برای انجام این تغییر (درج عضو جدید هیات مدیره) تمامی فرم‌های حساب اشخاص حقوقی را دوباره تکمیل و امضا کرده‌اند؛ تقریباً سه کارتابل فرم! و این کار توسط دیگر اعضای هیات مدیره انجام شده است.
سوال و گله‌مندی ایشان از من این بوده است که چرا برای تغییر یک عضو از اعضای هیات مدیره باید بقیه اعضا اطلاعات و امضای قبلی خود را که تغییری هم در آنها نبوده است، دوباره پر کند؟ مگر شما در طراحی و پیاده‌سازی سامانه مشتریان حقوقی کاربردی برای تغییر یک عضو ندارید؟ خلاصه حسابی مرا شرمنده کردند. سوال و گله‌مندی ایشان باعث تعجب من شد چون استفاده از بانکداری نوین بر اساس فناوری اطلاعات به قدری نهادینه شده است که بیش از 70 درصد تراکنش‌های بانکی در خارج از درگاه شعبه مانند کارتخوان‌ها، خودپرداز، اینترنت و تلفن همراه انجام می‌شود و حتی امروز شاهد پرواز باشکوه چکاوک در بانک‌های کشور هستیم (چکاوک = پروژه عدم حرکت لاشه فیزیکی چک‌ها). پس چرا در این مقوله کارا نبوده‌ایم (البته درج بیانات، گله‌مندی، کنایه‌ها و لغازهای ایشان به من در مقوله این یادداشت نیست و خوانندگان محترم و گرامی خود حدس خواهند زد)؟
بر اساس تجربه اینجانب بانک‌های مذکور همه از سامانه‌های یکپارچه بانکی (سیب) متمرکز استفاده می‌کنند و با پرس و جوی مجدد از همکاران و دوستان خود در صنعت بانکداری کشور (جهت اطمینان و بهنگام شدن خود) متوجه شدم تمام سامانه‌های یکپارچه بانکی (سیب) در بانک‌های مذکور کاربرد تغییر یک عضو از هیات مدیره را به صورت مستقل در زیر سامانه مشتریان و حساب خود دارند.
پس این سوال مطرح می‌شود که با گذشت یک دهه از حضور سامانه‌های یکپارچه بانکی (سیب) در اکثریت بانک‌های مذکور، چرا برای تغییر یک عضو باید اعضای دیگر در کنار عضو جدید، فرم‌ها را تکمیل و امضا کنند؟
در واقع انگار افتتاح حساب صورت می‌گیرد.
برداشت اینجانب این است که امروز واحدهای فناوری اطلاعات و واحد سازمان و روش‌ها به صورت مستقل عمل می‌کنند و ما در یک بانک پس از استقرار سامانه‌های سامانه‌های یکپارچه بانکی (سیب) باید رویه‌ها و فرم‌ها را منطبق بر سامانه جدید کنیم، از «دوباره‌‌کاری» بپرهیزیم و اخذ حداقل اطلاعات از مشتریان خود داشته باشیم.
آیا لازم نیست یک کوشش در بانک‎‌ها برای حذف «دوباره‌کاری‌ها» و «اخذ حداقل اطلاعات» در پروسه‌های کاری شروع شود؟
آیا لازم نیست در رویه‌های سازمانی بانک‌ها بازنگری مجدد صورت گیرد؟
آیا لازم نیست در سامانه‌های فرآیندگرا (BPMS) در وهله اول فرآیندهای بانک خود را شناسایی کنیم؟
به خاطر دارم واحد فناوری اطلاعات در بانک‌ها قبل از حضور بانک‌های خصوصی در کشور زیرمجموعه معاونت مالی یا معاونت طرح و برنامه بانک بودند و نخستین بار در بانک‌های خصوصی سازمان فناوری اطلاعات به عنوان یک معاونت ایجاد شد؛ آن هم به دلیل الزام بانک به استفاده از فناوری اطلاعات بود و سپس بانک‌های دیگر کشور در یک دوره پنج الی شش‌ساله معاونت فناوری اطلاعات را در ساختار سازمانی تشکیل دادند.
وظیفه «کسب و کار» و «سازمان و روش‌ها» در معاونت طرح و برنامه است و وظیفه «تامین» و «استقرار» و «راهبری سامانه‌ها» و «زیرساخت» آن بر عهده معاون فناوری اطلاعات است.
اینجانب با توجه به الزام نقش حیاتی فناوری اطلاعات در بانک و تجربه چندین‌ساله، لذا جهت سرعت و افزایش کارایی بانک که «حذف دوباره‌کاری‌ها» و «اخذ حداقل اطلاعات» ثمرگان است، پیشنهاد انتقال وظیفه «سازمان و روش‌ها» را به معاونت فناوری اطلاعات در بانک‌ها دارد و با توجه به وجود و استفاده از سامانه‌های فرآیندگرا (BPMS)، شاهد شکوفایی در رویه‌های بانک و انطباق آن با سامانه‌های مذکور خواهیم بود