چرا زود دیر می‌شود

یکی از ویژگی‌های مدیران و مسئولان شرکت‌ها، سازمان‌ها و موسسات در مدت‌زمان مدیریت خود تحقق و به نتیجه رساندن طرح و پروژه‌های تدوین‌شده است. موقتاً این ویژگی مدیران را در ذهن خود نگه داریم و به معقوله طرح و پروژه‌ها بپردازیم تا شاید پاسخ «چرا زود دیر می‌شود» را پیدا کنیم. طرح‌ها و پروژه‌ها بر پایه زمان اجرا و تحقق آن به سه گروه «کوتاه‌مدت»، «میان‌مدت» و «بلندمدت» تفکیک می‌شوند؛ هر کدام از آنها به ترتیب یک تا دو سال، دو تا پنج سال و طرح‌های بلندمدت که تا 20 سال نیز به طول می‌انجامند. بر اساس این تفکیک که در طرح‌ها و پروژه‌ها انجام شده، مدیران سازمان‌ها در مدت‌زمان تصدی‌گری خود، گرایش به اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها پیدا می‌کنند که رابطه‌ مستقیمی به دوره مدیریت‌شان دارد. مدیرانی که مدت‌زمان طولانی‌تری را برای تصدی‌گری خود در سازمان متصورند طبیعتاً به سوی طرح‌ها و پروژه‌های بلندمدت گرایش پیدا می‌کنند و در غیر این صورت ذاتاً تمایل و گرایش به سوی طرح‌ها و پروژه‌های کوتاه‌مدت و نهایتاً میان‌مدت خواهند داشت. شاید ارائه یک تجربه شخصی که شاهد این‌گونه رفتارهای مدیریتی است، مناسب باشد و داستان را روشن‌تر کند. در سال‌های قبل اینجانب مسئول ایجاد یک سامانه نیروی انسانی در شرکت «الف» شدم که سهامدار اصلی آن وزارت «ب» بود. برای تدوین حدود، اجزا، وسعت کار و زمان‌بندی سامانه مذکور کار گروهی در آن شرکت تشکیل شد. اعضای این گروه پنج نفر از متخصصان و خبرگان کسب و کار نیروی انسانی آن وزارت و چهار نفر از متخصصان جوان فناوری اطلاعات بودند، پنج نفر خبرگان کسب و کار هر کدام بیش از 30 سال در آن صنعت در سمت‌های مختلف تجربه داشتند و چهار نفر فناوری اطلاعات مسلط به فناوری اطلاعات آن روز بودند. این کارگروه طی جلسات متعدد (هشت ساعت در روز و سه روز در هفته) پس از هشت ماه برنامه اجرایی پروژه مذکور را تدوین کردند و برای کنترل و نظارت آن از نرم‌افزار مدیریت پروژهProjacs شرکت آی‌بی‌ام (IBM) استفاده شد و نتیجه استخراج‌شده مسیر بحرانی پروژه مذکور (CPM) طی 28 ماه به دست آمد. پس از تدوین طرح نام‌برده برای تصویب به هیات مدیره شرکت «الف» -که وزیر «ب» رئیس هیات مدیره‌اش را بر عهده داشت- ارائه شد. طرح مذکور با تغییر در زمان آن مصوب شد؛ در واقع هیات مدیره شرکت «الف» تمام اجزای طرح را با زمان 14 ماه مصوب کرد. در آن هنگام تقریباً مانده بود از تعجب شاخ دربیاورم که چگونه مدت‌زمان یک طرح که بررسی کار کارشناسی و خبرگی کارگروهی با بیش از یک قرن تدوین شده است، باید نصف شود. اما با هدایت مدیریت وقت و با همکاری جمعی عزم را راسخ و کار را شروع کردیم و در طول انجام کار همواره این سوال در ذهنم بود که چرا مدیریت ارشد زمان پروژه مذکور را نصف کرد؟
بعدها متوجه شدم مدت‌زمان باقیمانده وزیر در آن وزارت 16 ماه بوده است، وزیر مذکور تمایل داشتند طرح در زمان خودشان شروع و در زمان خودشان هم تمام و اجرایی شود، یعنی پروژه‌ای در کارنامه تصدی‌گری وی در وزارت. البته طرح و پروژه مذکور در 20 ماه به اتمام رسید و نسخه اولیه آن عملیاتی و پروژه از اقبال و شانس ویژه‌ای برخوردار شد. آن وزیر برای یک دوره دیگر در آن وزارتخانه منصوب شد، نمی‌دانم اگر وزیر دیگری منصوب می‌شد، پروژه سامانه نیروی انسانی به چه سرنوشتی دچار می‌شد. اکنون نگاهی می‌کنیم به طول عمر مدیریت در کشور به ویژه سیستم بانکی؛ طی یک بررسی و کاوش میانگین تصدی‌گری مدیریت چند بانک را در کشور نگاه کردیم، اگر مدت‌زمان لازم برای شناخت و آگاهی مدیران جدید بانک را فراموش کنیم، حدود سه سال مدت‌زمان تصدی‌گری به عنوان مدیرعامل است و با این مدت آنان طبیعتاً به سوی طرح‌های کوتاه‌مدت گرایش پیدا می‌کنند و معمولاً طرح‌ها و پروژه‌ها را در زیر سه سال به تصویب می‌رسانند. پس بیاییم با پذیرش واقعی زمان طرح‌ها و پروژه‌ها و افزایش تصدی‌گری مدیران «زود دیر می‌شود» را کاملاً حذف کنیم