پایانی بر آشفتگی‌ها و سردرگمی‌ها

کشمکش‌های ارباب‌رجوع از این ساختمان به آن ساختمان و امروز و فرداهایی که برای یک امضا یا یک درخواست ساده نثار مراجعه‌کنندگان می‌شود همگی ناشی از اشکالات اتوماسیون اداری است. اتوماسیون‌های اداری در ایران به ‌خصوص در بخش دولتی سال‌هاست که با مشکلات متعددی دست‌وپنجه نرم می‌کنند. اغراق نیست اگر بگوییم کارتابل مهم‌ترین مفهوم در هر سامانه اتوماسیون اداری محسوب می‌شود و ساختار، ویژگی‌ها و امکانات موجود در آن را می‌توان معیار خوبی برای سنجش پختگی و کامل بودن یک سامانه اتوماسیون اداری به حساب آورد. به دست دادن یک تحلیل منطقی و درست از این مفهوم مهم به تولید یک محصول اتوماسیون اداری منسجم و همگن منجر می‌شود و بالعکس در صورتی که تصویر درستی از مفهوم کارتابل در ذهن طراحان چنین سیستمی شکل نگرفته باشد با یک اتوماسیون اداری ضعیف و سردرگم و در نتیجه با کارمندان و مراجعه‌کنندگان سردرگم روبه‌رو خواهیم بود. با توجه به این موضوع در این مطلب می‌خواهیم به برخی از ویژگی‌های کلیدی کارتابل و نکات مهم آن اشاره کنیم. این ویژگی‌ها می‌توانند شاخصی برای سنجش و انتخاب یک سامانه اتوماسیون اداری مناسب باشند. قبل از پرداختن به ویژگی‌های شاخص یک کارتابل مناسب بهتر است ابتدا تعریفی مختصر ولی شفاف از کارتابل داشته باشیم. مفهوم کارتابل «کارتابل ابزاری است که یک مسئول، کارهای خود را از طریق آن دریافت و به آنها رسیدگی می‌کند.» این عبارت در عین اختصار معنایی جامع و فراگیر را می‌رساند و دارای کلمات و نکاتی است که هر کدام بار معنایی خاص خود را دارد و می‌بایست در آنها دقت کرد. در اینجا به شرح این نکات می‌پردازیم. توجه داشته باشید نکات اشاره‌شده ذیل این تعریف جامع، در واقع قواعد و اصول یک کارتابل را شکل می‌دهند و فقدان یا نقص در هر یک از این اصول نشان می‌دهد شما با یک کارتابل کامل و اصولی طرف نیستید. ابتدا...