معرفی و آشنایی با مهارت‌های نرم برای پیشرفت شغلی

مهارت‌های سخت چیست؟

قبل از آشنایی با مهارت‌های نرم بهتر است با «مهارت‌های سخت» آشنا شوید. به مهارت‌هایی که قابل اندازه‌گیری و ملموس باشند مهارت سخت می‌گویند. اگر شما در کار کردن با نرم‌افزارهای کامپیوتری مهارت دارید، این یک مهارت سخت است. تسلط بر زبان انگلیسی، تدریس ریاضی و کشیدن پرتره از دیگر مهارت‌های سخت است که می‌توان برشمرد. پس دانش و تخصص شما برای انجام یک کار، همان مهارت سخت است.

مهارت‌های نرم چیست؟

وقتی شما برای انجام کاری در یک سازمان استخدام می‌شوید، قرار است با افراد دیگر در سطوح مختلف در ارتباط باشید. صحبت کردن با یک همکار در بخش مشترک یا بخش دیگر، صحبت با مدیر یا داشتن تقاضایی از او و پاسخگویی به مشتری‌های سازمان از جمله ارتباطاتی است که در یک سازمان اتفاق می‌افتد.

به مهارت لازم برای برقراری این ارتباطات، مهارت نرم گفته می‌شود. مهارت‌های نرم در واقع مجموعه‌ای از مهارت اجتماعی و ارتباطی است که ریشه در رفتار، ارزش‌ها و نگرش هر فرد دارد. برای رشد و موفقیت شغلی علاوه بر تسلط به مهارت سخت، باید در مهارت‌های نرم هم امتیاز خوبی کسب کنید. مهارت‌های نرم موضوعی است که برای حفظ یا ارتقای شغلی به آن نیاز خواهید داشت. مدیریت فردی، توانایی حل مساله، انعطاف‌پذیری و کار تیمی از مهارت‌های نرمی هستند که داشتن آنها برای هر مدیر یا کارفرمایی جذاب خواهد بود.

چند نمونه از مهارت‌های نرم مهم در محیط کار

مهارت‌های نرم، مهارت‌های زیادی هستند که داشتن هر کدام از آنها به پیشرفت فرد در هر جایگاهی کمک خواهد کرد. در این بخش با چند نمونه مهارت نرم آشنا می‌شوید.

• توانایی برقراری ارتباط: برقراری ارتباط از زمانی که به یک مصاحبه شغلی می‌روید تا زمان استخدام و کار کردن در آن محیط اهمیت دارد. هنگام مصاحبه، نوع برقراری ارتباط شما با مصاحبه‌کننده است که تعیین‌کننده نتیجه نهایی خواهد بود. نحوه نشستن، حالت صورت، توجه کردن و گوش دادن به حرف‌ها، نحوه پاسخ و تسلط شما بر مکالمه از جمله مواردی است که مصاحبه‌کننده ارزیابی خواهد کرد. در موقعیت‌های متفاوت کاری، برای انجام کار به ارتباط موثر با همکاران و مدیران احتیاج خواهید داشت. اگر برای هر موضوع یا مشکل، ایده یا راه‌حلی دارید آن را ارائه دهید. زمانی که احتمال دارد درگیری‌هایی در محیط کار رخ بدهد، با برقراری ارتباط به راحتی می‌توانید مانع آن شوید. به جز این موارد، ممکن است وارد مذاکره‌ای شوید که باید مخالفت خود را اعلام کنید. نحوه صحیح مخالفت کردن به توانایی شما در برقراری ارتباط مربوط است.
• توانایی حل مساله: کارمندانی که در مدت‌زمان کوتاه، به طور موثر و بدون هدایت لحظه‌ای مدیر بتوانند مشکلی را حل کنند، کارمندانی هستند که مدیران برایشان ارزش زیادی قائل هستند. ممکن است برای حل مساله به دانش یکی از همکاران خود یا فردی بیرون از سازمان احتیاج پیدا کنید یا ممکن است نیاز باشد در آن زمینه تحقیق کنید تا به راه‌حل برسید. کارفرمایان این مهارت‌ها را مهم می‌دانند و کارمندی را که به کارآمد بودن محیط کاری کمک کرده و از منابع موجود بهینه استفاده می‌کند، یک دارایی بزرگ برای سازمان می‌دانند.
• خلاقیت: کارمندی که دارای خلاقیت باشد، برای انجام هر کار یا حل هر مشکل به دنبال ایده و راه‌حلی نو خواهد بود. گاهی ممکن است راه‌حل یک مشکل مشخص باشد ولی هزینه یا زمان زیادی بخواهد. در این موقعیت، خلاقیت به پیدا کردن راه‌حل بر اساس منابع موجود کمک خواهد کرد. خلاقیت جزو مهارت‌های نرمی است که شما را از سایر کارمندان متمایز می‌سازد. علاوه بر این، ممکن است برای پیشرفت کاری ایده نو به سرتان بزند و بتوانید آن را وارد کار کنید. خلاقیت برای انجام هر کاری در هر سطحی امتیاز محسوب می شود.
• برنامه‌ریزی: هر چقدر هم کارمند خوب و توانایی در زمینه کاری خود باشید، اگر کاری را که به شما محول شده به‌موقع انجام ندهید، کارفرما از شما راضی نخواهد بود. فرض کنید طراحی بروشوری برای یک نمایشگاه را به گرافیستی سپرده باشند. اگر گرافیست بعد از شروع نمایشگاه، بهترین بروشور را هم ارائه بدهد ارزشی نخواهد داشت و ممکن است شغل خود را از دست بدهد. این یک مثال برای نشان‌ دادن اهمیت مهارت نرم در محیط کاری بود. برنامه‌ریزی نه تنها مدیر و کارفرما را راضی نگه می‌دارد، بلکه باعث می‌شود بدون استرس و کمبود وقت به همه کارهای خود برسید.
• تطبیق‌پذیری: کارمندی که بتواند خود را با هر شرایطی سازگار کند، قطعاً از کارمندان باارزش یک سازمان خواهد بود. ممکن است بنا بر دلایلی روند کاری سازمان یا شرکت تغییر کند. اگر شما شخصی باشید که نتوانید خود را با شرایط جدید تطبیق بدهید دچار مشکل خواهید شد. در بعضی سازمان‌ها ممکن است در صورت غیاب یکی از کارمندان از شما بخواهند که وظایف او را انجام دهید. تطبیق‌پذیری با شرایط جدید پیش‌آمده ادامه کار را برای شما و مدیرتان راحت خواهد کرد.

مهارت‌های نرم در محیط کاری چه اهمیتی دارند؟

مهارت‌های نرم به شما این امکان را می‌دهد تا با دیگران رابطه درستی برقرار کنید. هر موقعیت شغلی ممکن است نیاز به مذاکره، متقاعدسازی و اعتمادسازی داشته باشد. برای مثال فروشنده‌ای را در نظر بگیرید که از لحاظ فنی کار خود را به درستی انجام می‌دهد. لباس‌هایی را که انتخاب کرده‌اید از قفسه خارج می‌کند و با توضیحات مربوط به آن، به شما ارائه می‌دهد؛ اما در مدتی که در فروشگاه هستید شاهد لبخند او نیستید و حسی شبیه به معذب بودن دارید. انتخاب شما بین این فروشنده و فروشنده‌ای که با لبخند به شما خدمات می‌دهد و از شما سوال می‌پرسد تا لباس بهتری را پیشنهاد کند، کدام است؟ قطعاً همه ما دوست داریم با فروشنده دوم روبه‌رو شویم. تفاوت این دو نفر در مهارت‌های نرم آنهاست. مهارت نرم مشتری را راضی نگه می‌دارد و احتمال بازگشت او را بیشتر خواهد کرد.

• مهارت‌های نرم باعث تصمیم‌گیری بهتر می‌شود: مدیران هر بخش از یک سازمان و مدیرعامل وظیفه دارند تصمیم‌هایی برای سازمان اتخاذ کنند که بسیار حیاتی و بر کل سازمان تاثیرگذار باشد. مهارت نرمی که در این مرحله به کار می‌آید، مهارت‌های شنیداری است. خوب گوش دادن مدیران ارشد روند تصمیم‌گیری را سهولت می‌بخشد و منجر به پیشرفت مجموعه خواهد شد. این ضعف بسیاری از مدیران عامل است که بدون گوش دادن به صحبت‌هایی که در زمینه کاری وجود دارد و بدون توجه به وضعیت فعلی سازمان، برای آن تصمیم می‌گیرند. علاوه بر مدیرعامل، این مهارت برای مدیران بخش‌های مختلف هم اهمیت دارد. کارمندان هر بخش منبعی برای ایده‌های نو و راه‌هایی برای پیشرفت هستند. اگر مدیر بخش مهارت نرم خوب گوش دادن را جدی نگیرد، از این ایده‌ها جا خواهد ماند.
• مهارت‌های نرم باعث پیشرفت کاری می‌شود: اگر به عنوان یک کارمند ارتباط موثری با سایر همکاران و مدیر خود برقرار کنید، آگاهی بیشتری نسبت به روند کاری سازمان خواهید داشت. در نتیجه می‌توانید نظرات خلاقانه خود را برای هر موضوع یا مشکلی به مدیر بخش ارائه دهید. این همکاری شما قطعاً در تصمیم‌گیری مدیر برای ارتقا یا پیشرفت شغلی تاثیرگذار خواهد بود.
• مهارت‌های نرم کمک می‌کند تا مشکلات را بهتر حل کنید: وجود مشکل در هر سازمانی اجتناب‌ناپذیر است. چیزی که در این زمان برای حل مشکل احتیاج خواهید داشت، ارتباط موثر با دیگران خواهد بود. اگر ریشه مشکل پیش‌آمده خارج از سازمان باشد، باید مهارت کافی برای برقرای ارتباط موثر با سازمان‌ها یا افراد دیگر را کسب کنید. کوچک‌ترین اشتباهی در این مرحله ممکن است سازمان را تا مرز نابودی ببرد؛ پس در مرحله اول باید خود را کنترل کنید، مساله به‌وجودآمده را بررسی و برای حل آن برنامه‌ریزی کنید. ممکن است در این زمینه نیاز باشد از اشخاص دیگری کمک بگیرید. داشتن مهارت نرم ارتباط میان‌فردی در برقراری و پایداری ارتباط با دیگران هم به شما کمک خواهد کرد.
• مهارت‌های نرم محیط کار را به محیطی سالم تبدیل می‌کند: همان مقدار که خوب گوش دادن و برقراری ارتباط موثر برای مدیریت و رهبری یک بخش یا یک مجموعه ضروری است، مهارت نرم دیگری به نام همدلی لازم دارید تا بتوانید چالش‌هایی را که برای هر کارمند پیش می‌آید درک کنید. همدلی کردن با کارمندان، حس اعتماد و امنیت را در آنها افزایش می‌دهد. همین موضوع سبب می‌شود کارمندان برای پیشرفت کاری مشتاق‌تر باشند و در یک محیط سالم با یکدیگر به رقابت بپردازند.
• مهارت‌های نرم به فروش بیشتر کمک می‌کند: توسعه و ارتقای مهارت‌های نرم کارمندان، به خصوص کارمندان بخش فروش، به رضایت بیشتر مشتری و جذب مشتری‌های دیگر کمک خواهد کرد. مثال فروشنده لباس را به خاطر بیاورید. وقتی شما به عنوان یک کارمند فروش با مشتری شروع به صحبت کنید، به مشکلات او گوش دهید و برای حل آنها راه‌حل پیشنهاد دهید، مشتری به دلیل برقراری این ارتباط به شما وفادار خواهد شد؛ در نتیجه فروش بالاتری خواهید داشت.
• مهارت‌های نرم باعث شکل‌گیری روند مثبت می‌شود: به عنوان یک مدیر، برقراری ارتباط موثر و یک کانال ارتباطی با تمام بخش‌های سازمان باعث می‌شود از روند کاری هر بخش مطلع باشید. می‌توانید بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید و هدف تمام بخش‌ها را برای رسیدن به یک نتیجه عالی همسو کنید و در یک روند کاری صحیح قرار دهید. از طرفی، اگر کارمند هستید، این ارتباط به شما هم این امکان را می‌دهد تا از چالش‌های احتمالی پیش رو آگاه شوید و اگر برای هر کدام ایده یا راه‌حل نوآورانه‌ای ارائه کنید، آن را به مدیر خود انتقال دهید.
• مهارت‌های نرم خدمات پس از فروش را بهبود می‌بخشد: اگر کارمند بخش خدمات پس از فروش هستید، داشتن مهارت‌های نرم به پیشرفت شما و در نتیجه پیشرفت مجموعه کمک بسیاری خواهد کرد. شما باید با مهربانی و همدلی به حرف‌های مشتری گوش دهید و برای رفع مشکل پیش‌آمده نهایت تلاش‌تان را انجام دهید. اگر مشتری عصبانی بود، باید خشم خود را کنترل کنید و با برقرار کردن ارتباط صحیح، آرامش را به او بازگردانید. ضعف کارمندان و شیوه کاری خدمات پس از فروش از جمله مشکلاتی است که به یک سازمان ضربه می زند.
• آینده محیط‌های کاری متکی به مهارت‌های نرم خواهد بود: با پیشرفت تکنولوژی و هوش مصنوعی، نیاز به داشتن مهارت‌های سخت برای کار کاهش می‌یابد و در عوض به مهارت‌های نرم احتیاج بیشتری خواهد بود. سازمان اقتصادی Deloitte تحقیقی انجام داده که ادعا می‌کند مشاغلی که به داشتن مهارت‌های نرم متکی هستند تا سال ۲۰۳۰ دوسوم مشاغل دنیا را در بر خواهند گرفت. بالا رفتن تقاضا و کاهش هزینه برای تولید روبات‌ها، همین‌طور پیشرفت در زمینه هوش مصنوعی، هشداری برای آینده‌‌ای بدون کارگر است. با وجود این آینده، مهارت‌های نرم مثل برقراری ارتباط، کار تیمی، تفکر انتقادی و ارتباط صمیمانه اهمیت بیشتری دارند.

چگونه مهارت‌های نرم خود را ارتقا دهیم؟

خبر خوب این است که مهارت نرم هم مثل مهارت‌های سخت، قابل ارتقا و پیشرفت است. همه ما در نهایت در موقعیت‌هایی قرار می‌گیریم که به مهارت نرم احتیاج پیدا خواهیم کرد. در این بخش به چند روش برای بهبود مهارت‌های نرم می‌پردازیم.

• اولویت‌بندی کردن مهارت‌های نرم: همه ما در یک یا چند مورد از مهارت‌های نرم قوی‌تر از بقیه موارد هستیم. در مرحله اول برای ارتقای مهارت‌های خود باید با نقاط قوت و ضعفی که دارید آشنا شوید. مهارت‌هایی که جزو نقاط قوت‌تان است در یک دسته و سایر مهارت‌ها را در دسته دیگر قرار دهید. نکته بعدی توجه کردن به نیازی است که دارید. هر فردی با توجه به جایگاه اجتماعی و موقعیت شغلی خود به برخی از مهارت‌های نرم بیشتر از بقیه احتیاج خواهد داشت. با توجه به این دو موضوع، تصمیم بگیرید که اولویت شما برای ارتقای کدام مهارت است و برای پیشرفت آن برنامه‌ریزی کنید.
• بازخورد گرفتن از اطرافیان: اگر از یکی از دوستان‌تان در مورد نقاط قوت و ضعف خود در مهارت‌های نرم سوال کنید، احتمال دارد بعضی از مواردی که در قسمت قبل لیست کرده‌اید با نظر او متفاوت باشد. ما نمی‌توانیم قاضی خوبی برای خودمان باشیم. برای نتیجه بهتر احتیاج داریم تا از اطرافیان و دوستان‌مان بازخورد و کمک بخواهیم. شاید آنها متوجه نقاط تاریک یا روشنی در ما شده باشند که خودمان از وجود آنها بی‌خبر هستیم.
• خارج شدن از منطقه امن: بسیاری از ما زمان‌هایی که در یک جمع صمیمی هستیم راحت‌تر می‌توانیم مهارت نرم خود را به کار ببریم. برای مثال با دوستان خود ارتباط راحت‌تری نسبت به همکاران‌مان برقرار می‌کنیم. اگر قصد دارید مهارت‌های نرم خود را ارتقا دهید باید از منطقه امنی که دارید خارج شوید. می‌توانید در یک فعالیت اجتماعی شرکت کنید یا به یک کلاس گروهی بروید. قطعاً این کار در ابتدا برایتان سخت خواهد بود ولی به مرور شاهد پیشرفت خود خواهید بود.
• بررسی موقعیت‌های قبلی خود: بعد از پایان یک جلسه کاری یا مصاحبه شغلی، به مکالمه‌ای که بین شما و شخص مقابل اتفاق افتاد فکر کنید. مسیر صحبت را بررسی کنید تا متوجه ضعف‌هایی که دارید بشوید. فکر کنید که اگر چه جوابی می‌دادید مکالمه در مسیر بهتری قرار می‌گرفت. ارزیابی موقعیت‌های قبلی به پیشرفت شما در مهارت‌های نرم کمک خواهد کرد.
• ثبت‌نام در دوره‌های آنلاین: کسانی که قرار گرفتن در موقعیت حضوری برایشان مشکل است می‌توانند در دوره‌های آنلاینی که برای ارتقای مهارت‌های نرم برگزار می‌شوند شرکت کنند. بعد از گذراندن این دوره‌ها، مهارت‌هایی را که آموزش دیده‌اید در جامعه به صورت حضوری به کار بگیرید.
• بر عهده گرفتن رهبری گروه: برای پیشرفت در زمینه رهبری حتماً لازم نیست در محیط کاری گروهی را رهبری کنید ولی قطعاً لازم است آن را تجربه کنید. می‌توانید گروهی از دوستان خود را برای انجام یک فعالیت اجتماعی رهبری کنید تا متوجه شوید در این مهارت چه نقاط قوت و چه نقاط ضعفی دارید. ممکن است نسبت به تجربه رهبری احساس خوبی نداشته باشید. در این صورت این مهارت را از لیست مهارت‌های خود خط بزنید و سراغ مهارت‌های دیگر بروید.

سخن پایانی

داشتن مهارت‌های سخت و مهارت‌های نرم در کنار هم شما را به یک فرد ایده‌آل برای استخدام در زمینه کاری مورد نظرتان بدل می‌کند. این مهارت‌ها در کنار یکدیگر معنا پیدا می‌کنند و کمبود هر کدام به دیگری آسیب می‌رساند. مهارت‌های نرم مورد نیاز خود را بشناسید و به کمک مطالب گفته‌شده برای پیشرفت آنها برنامه‌ریزی کنید. در آینده اهمیت مهارت‌های نرم در دنیا بیشتر خواهد شد. ممنون از اینکه تا انتهای این نوشتار همراه من بودید.