تکنیک‌های مدیریت زمان، هوشمندانه‌تر کار کنید نه سخت‌تر

مدیریت زمان از مهم‌ترین دغدغه‌های افراد موفق به شمار می‌رود. در واقع هر انسانی که به دنبال اهداف و آرزوهایش می‌رود و در مسیر رشد در حال حرکت است، برای تحقق خواسته‌هایش به مدیریت زمان نیاز دارد.

مدیریت زمان

بسیاری از افراد، زمان زیادی از شبانه‌ روز را به انجام کارهای مختلفی اختصاص می‌دهند ولی به علت مشغله زیاد در پایان روز با انبوهی کار عقب افتاده مواجه می‌شوند و ناگزیرند آنها را به فردا موکول کنند. مشکل اینجاست که این دور باطل ادامه دارد و تحمل کارهای عقب افتاده علاوه بر کاهش سرعت حرکت، موجب کاهش عزت نفس فرد می‌شود.

در این میان یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان به معنی « توانایی بهره‌برداری از زمان به صورت بهینه و انجام کارها در زمان خود» است. زمان در دسترس ما در هر شبانه‌ روز محدود است و همه‌ی آن را هم نمی‌توان به کار اختصاص داد، بنابراین تنها راهکاری که می‌تواند کمک کننده باشد، استفاده‌ی بهینه از این زمان محدود است.

موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان کدامند؟

تکنیک‌های مدیریت زمان را می‌توان به دو گروه تکنیک‌های اختصاصی و تکنیک‌های عمومی تقسیم کرد. منظور از تکنیک‌های اختصاصی، برخی تمرین‌ها و نکاتی است که برای استفاده بهینه از زمان ارائه شده‌اند. تکنیک‌های عمومی نیز روش‌هایی را شامل می‌شود که می‌تواند به صورت غیر مستقیم به اثربخشی تکنیک‌های اختصاصی در بهبود توانایی مدیریت زمان کمک کند.

تکنیک‌های اختصاصی مدیریت زمان

۱- تکنیک GTD

تکنیک GTD، از شناخته شده‌ترین تکنیک‌ها برای مدیریت زمان است. این تکنیک در واقع مخفف Getting Things Done به معنای «کارها را انجام بده» است و اولین بار در کتابی به همین نام ارائه شد. تکنیک GTD می‌گوید در انجام کارهایتان ابتدا آنها را با نوشتن از ذهن خود خارج کنید.

این کار موجب می‌شود تا از مشغله ذهنی و استرس یادآوری مداوم آنها و نگران بودن از فراموش کردن رهایی یابید. پس از نوشتن قادر خواهید بود با ذهنی آرام و متمرکز در مورد بهترین زمان انجام آن تصمیم بگیرید. در واقع پس از تبدیل کارها به وظایف کوچک‌تر و اولویت‌بندی وظایف ثبت شده، انجام آنها برایتان بسیار ساده‌تر می‌شود.

۲- تکنیک 4D

این تکنیک بر الویت‌بندی کارها پایه‌گذاری شده است. به این معنی که باید جدولی تهیه کنید و کارهایتان را بر مبنای اولویت در چهار گروه قرار دهید. این چهار گروه شامل کارهایی است که باید همین حالا انجام شود، کارهایی که می‌تواند بعدا انجام شود، کارهایی که باید به دیگران واگذار شود و در نهایت کارهایی که بهتر است حذف شود، دسته‌بندی و الویت‌بندی می‌شود.

چهارگانه تقسیم بندی فعالیت‌ها

• منظور از کارهایی که باید همین حالا انجام شود، وظایف دارای اولویت است. عدم انجام فوری این کارها یا موجب بروز مشکل می‌شود یا با افزایش استرس شما، مانع تمرکز روی سایر کارها خواهد شد.
•  منظور از کارهایی که می‌تواند بعداً انجام شود، کارهایی است که یا انجام دادن آن‌ها به زمان بیشتری نیاز دارد، یا از اولویت کمتری برخوردارند. بنابراین می‌توانید انجام آن‌ها را به تعویق بیاندازید.
• برخی کارها نیز از اولویت و اهمیت زیادی برخوردار نیستند. این فعالیت‌های نه چندان مهم را که سایر اطرافیان نیز می‌توانند انجام دهند و به شما در این امر یاری برسانند، قابل محول کردن است. بنابراین در این شرایط بهترین گزینه واگذاری آن کار به دیگران است. در این صورت می‌توانید زمان محدود خود را به کارهای مهم‌تر اختصاص دهید.
•  در نهایت برخی کارها اهمیت و اولویت بسیار کمی دارند. بنابراین بهتر است در زمانی که مشغله زیادی دارید آن را حذف کنید. حتی ممکن است برخی کارها موجب کاهش تمرکز و زمان شما برای انجام کارهای مهم شود، بنابراین آنها را هم در این گروه قرار دهید.

قانون پارتو یا ۲۰/۸۰

طبق این قانون ۸۰ درصد نتیجه حاصل از انجام یک کار صرفا با ۲۰ درصد از تلاش برای انجام آن حاصل می‌شود. بنابراین بر اساس قانون پارتو نیازی به صرف انرژی و زمان برای انجام کامل یک کار نیست، بلکه می‌توان فقط با انجام ۲۰ درصد از آن به ۸۰ درصد نتیجه‌ مورد نظر دست یافت. این کار به معنای استفاده بهینه از زمان است، چون می‌توانید باقی‌مانده‌ زمانتان را به انجام سایر کارها اختصاص دهید.

البته انجام این تکنیک برای کمال‌گرایان مشکل است و نیاز به تمرین دارند. برای مثال مطابق با قانون پارتو، در یک کسب و کار ۸۰ درصد از فروش یا موفقیت صرفا به وسیله ۲۰ درصد از مشتریان آن حاصل می‌شود. بنابراین کافی است به جای تمرکز بر همه مشتریان و صرف زمان و هزینه برای ترغیب آنان به خرید، این ۲۰ درصد موثر را پیدا کنید و با وفادار‌سازی آنها به ۸۰ درصد از فروش، درآمد، سود و سایر اهداف مورد نظرتان برسید.

۴- تکنیک پومودورو

مطابق با این تکنیک، زمان‌ اختصاص داده شده برای انجام کارها به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. به هر یک از این بخش‌ها گوجه فرنگی یا پومودورو گفته می‌شود. در واقع پومودورو همان گوجه فرنگی به زبان ایتالیایی است. لازم است بین هر ۲۵ دقیقه حدود ۲ تا ۵ دقیقه استراحت نیز در نظر گرفته ‌شود. در نهایت پس از هر ۴ پومودورو میزان استراحت برابر با ۱۵ دقیقه خواهد بود.

این تکنیک نشان می‌دهد انجام کار در صورت اختصاص بازه‌ی زمانی برای انجام آن، در مقایسه با انجام آن در حالت عدم توجه به زمان، با تمرکز و توجه بالاتری همراه است که در نهایت موجب استفاده بهینه از زمان خواهد شد.

۵- تکنیک بلوکه کردن زمان

این تکنیک شامل اختصاص بلوک‌ها یا بازه‌های مشخصی از زمان صرفا برای انجام یک کار است. بنابراین کارهایی که اهمیت بیشتری دارند را مشخص کنید و چند ساعت در روز یا هفته را به انجام آن اختصاص دهید. این تکنیک را می‌توانید برای انجام کارهای مختل کننده در انجام وظایفتان هم اجرا کنید.

به عنوان مثال ساعت مشخصی در هر روز را به چک کردن ایمیل‌ها یا پیام‌های شبکه‌های اجتماعی یا حتی خرید کردن و دیدن دوستانتان اختصاص دهید. نکته مهم این است که نباید در زمان‌های دیگر به سراغ انجام این کارها بروید. در واقع زمان‌های تلف شده را محدود می‌کنید و در همین محدوده زمانی به انجام کارهای مشخص شده می‌پردازید.

۶- لیست نویسی یا استفاده از کاغذهای یادآور

این روش به حدی ساده است که برای معرفی آن از کلمه تکنیک استفاده نکردیم ولی نوشتن لیست کارهای  روز بعد یا این ماه یکی از موثرترین روش‌های مدیریت زمان است. مطابق با این روش شما هر روز لیستی از کارهای روز بعد را می‌نویسید و پس از انجام آن کار، کنار آن تیک می‌زنید. همچنین می‌توانید این کار را به صورت ماهانه و برای رویدادهای خاص مانند وقت مراجعه به دکتر، قرارهای کاری یا تولد دوستانتان انجام دهید.

این کار را می‌توانید در دفتر یادداشت، سررسید یا پلنر انجام دهید یا از کاغذهای یادآور استفاده کنید. همچنین می‌توانید از نرم‌افزارهای عرضه شده به این منظور مانند Nozbe، Evernote، Todoist و مشابه آن کمک بگیرید.

تکنیک‌های عمومی مدیریت زمان

۱- استفاده از زمان‌های تلف شده

در زندگی همه ما زمان‌هایی وجود دارد که محکوم به تلف شدن هستند، مانند زمان صرف شده در مترو، زمان انتظار برای وقت دندانپزشکی که ناچار به انتظار هستیم. بهترین گزینه این است که سعی کنید از این زمان‌ها برای انجام برخی کارها استفاده کنید. خوشبختانه به لطف فناوری امکان انجام بسیاری از کارها در هر مکانی برای ما فراهم است و مفاهیمی چون زمان و مکان در حال کم‌رنگ شدن است. این کارها می‌تواند شامل مطالعه یک گزارش کار یا برنامه‌ریزی برای رشد کسب و کار، تماشای ویدئوی آموزشی، گوش سپردن به پادکست، کتاب‌های الکترونیکی، مطالعه کتاب چاپی و غیره باشد.

۲- تمرکز بر انجام یک کار خاص

در انجام کارها بهتر است در هر زمان‌ تعیین شده، تمرکز خود را روی یک وظیفه مشخص قرار دهید، یا حداقل از انجام همزمان کارهای متفاوت خودداری کنید. تمرکز روی یک کار موجب افزایش سرعت و بازدهی شما خواهد شد. در مقابل انجام همزمان چند کار متفاوت که نیاز به روش‌های فکری متفاوت دارد، مانع بهره‌وری و مدیریت زمان می‌شود.

۳- توجه به زمان بازدهی هر شخص

به طور کلی هر شخص در ساعات خاصی در طول روز بازدهی بیشتری دارد. بنابراین بهتر است زمان‌های مخصوص خود را بشناسید و کارهای دشوار را در این زمان‌ها انجام دهید. با شناخت خود، می‌توان قبل از آغاز روز یک برنامه کلی‌ای را تصور و طراحی کرد و با توجه به مولفه‌های شخصی مانند اخلاق، احساس، عواطف، هیجانات و غیره این نقشه متصور شده را بهتر و آسان‌تر به نتیجه رساند.

۴- حذف عوامل مختل کننده

عواملی که می‌تواند تمرکز شما را در زمان انجام کار مختل کند را شناسایی کنید و پس از شناسایی، آنها را از محیط کار خود حذف کنید. کارهایی چون در حالت سکوت قرار دادن تلفن همراه، بستن در و پنجره‌ها جهت جلوگیری از سر و صدای محیط بیرون، به تنهایی و در جایی ساکت به فعالیت پرداختن از جمله اقداماتی است که برای حذف عواملی که موجب ایجاد اختلال می‌شود، به حساب می‌آید.

۵- عدم توجه به جزئیات

توجه زیاد به جزئیات در برخی موارد موجب اتلاف بیشتر زمان می‌شود.  برخی افراد که کمال‌گرا هستند، برای رسیدن به موفقیت صددرصدی در انجام کارها زمان بسیاری صرف می‌کنند. در واقع وسواس زیاد در انجام یک کار موجب از دست دادن زمان برای انجام سایر کارها می‌شود. بنابراین عدم توجه زیاد به جزئیات از تکنیک‌های موثر در مدیریت زمان است.

۶- توانایی نه گفتن

شاید کم اهمیت به نظر برسد. ولی توانایی نه گفتن از تکنیک‌های مدیریت زمان است. این تکنیک به شما کمک می‌کند درخواست‌هایی که موجب اختلال در اهداف و کارهایتان می‌شود را رد کنید. تلاش برای راضی نگه داشتن همه افراد می‌تواند موجب اتلاف انرژی و زمان شما شود. نه گفتن و تعیین حد و مرز برای خود و دیگران را تمرین کنید و از این تکنیک جهت افزایش بهره‌روی و سازماندهی به امور و فعالیت‌ها استفاده کنید.

۷- توجه به استراحت و سبک زندگی سالم

رعایت سبک زندگی سالم تاثیر زیادی در مدیریت زمان دارد. تغذیه سالم، دوری از استرس، ورزش، استراحت و حتی خواب کافی موجب حفظ انرژی، تمرکز و افزایش مقاومت بدنی می‌شود. حتی چند دقیقه استراحت در زمان انجام کارها موجب بهبود بازدهی مغزی می‌شود. این عوامل در نهایت به افزایش بازدهی منجر شده و باعث می‌شود تا بتوانید استفاده بهینه‌تری از زمان خود داشته باشید. 

سخن پایانی

در نهایت لازم است به این نکته توجه کنید که هر کدام از تکنیک‌های اختصاصی و عمومی تاثیر خاص خود را در بهبود مدیریت زمان برای اشخاص دارد. در واقع می‌توانید هر کدام از تکنیک‌ها که به نظرتان تناسب بیشتری با شخصیت و اهداف شما دارد را انتخاب و آن را تمرین کنید. حتی می‌توانید چند تکنیک را با هم امتحان کنید و به تدریج از تکنیک‌های بیشتری کمک بگیرید.