بهانه دست دیگران ندهید

طی دهه گذشته کاربران ایمیل به عادت‌های نامطلوب زیادی خو گرفته‌اند. با این حال همه فکر می‌کنند دیگر کاربران با اصول استفاده از ایمیل آشنایی دارند و در نتیجه اگر رفتار نامطلوبی از آنها سر بزند، شگفت‌زده می‌شوند. جالب اینکه، این رفتار نامطلوب احتمالا ناخواسته به توهین دیگران می‌انجامد. من فکر می‌کنم اکثر این اشتباهات بیشتر از روی ناآگاهی است تا نیت‌های عامدانه. در اینجا با لیستی از رفتارهای مطلوب در استفاده از ایمیل آشنا می‌شوید. به احتمال زیاد پس از خواندن هشدارهای این لیست می‌خواهید آن را به دوستان تخلف‌کارتان هم ارسال کنید. دست‌کم با انجام این کار باعث می‌شوید آنها بهانه‌ای برای اشتباهات فاحشی که انجام می‌دهند، نداشته باشند. 1- حتی اگر جواب درست را نمی‌دانید در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ بدهید. من اخیرا به دوستی ایمیل زدم و از او خواستم در صورت داشتن وقت آزاد به دیدنش بروم. رزرو پرواز بعدی من به پاسخ این ایمیل بستگی داشت. زمانی طولانی برای گرفتن جواب منتظر ماندم. وقتی به او پیام فوری دیگری دادم، به من گفت می‌خواسته قبل از جواب شرایطش را برای ملاقات با من بسنجد. در حالی که من همه مدت بدون آگاهی از اینکه ایمیل را خوانده یا خیر، منتظر مانده بودم. یک پاسخ کوتاه مثل اینکه یکی دو روز دیگر خبرم می‌کند، برای من کفایت می‌کرد. 2- وقتی موضوع ایمیل عوض می‌شود، آن را تغییر دهید. سیستم‌های گروهی جدید بر اساس عنوان ایمیل‌ها طبقه‌بندی می‌شوند. اگر عنوان ایمیل‌ها با محتوایی که درباره‌شان گفت‌وگو می‌کنید متفاوت باشد، یافتن ایمیل‌های مربوط را برای خود و دیگران سخت‌تر می‌کنید. 3- عنوان ایمیل را با دقت بیشتری بخوانید. من معمولا در عنوان ایمیل اطلاعاتی مثل تاریخ یا زمان مراجعه را هم وارد می‌کنم. انجام این کار سبب می‌شود خواننده به اهمیت محتوای آن پی ببرد. اما در عوض از دریافت ایمیل‌هایی که می‌گویند «بسیار عالی! چه وقت...