معرفی کتاب؛ چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند نوشته بنت فلیوبیرگ و دن گاردنر

متخصص برجسته در پروژه‌های بزرگ جهانی یعنی بنت فلیوبیرگ (Bent Flyvbjerg) و همکارش در کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، اشتباهات مرتبط با قضاوت و تصمیم‌گیری که به شکست پروژه‌های کوچک و بزرگ می‌انجامد را بیان کرده است. به‌علاوه اصول مبتنی بر تحقیق را شناسایی کرده که باعث می‌شود شما در پروژه‌های خود موفق شوید.

درباره کتاب

بخش‌های کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند

کتاب به سه بخش اصلی تقسیم شده است. در بخش اول، نویسندگان در مورد اهمیت توسعه یک چشم‌انداز روشن و یک برنامه جامع برای دستیابی به نتایج دلخواه صحبت کرده‌اند. آنها بینش‌هایی را در مورد چگونگی برنامه‌ریزی موثر ارائه کرده و بر اهمیت ایجاد یک جدول زمانی واقع‌بینانه و تخصیص مناسب منابع تاکید دارند.

در بخش دوم چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، نویسندگان بر روی چالش‌هایی که در مرحله اجرای یک پروژه به وجود می‌آیند تمرکز کرده‌اند. آنها بر نیاز به ارتباط شفاف و همکاری موثر بین اعضای تیم تاکید دارند. این بخش از کتاب همچنین بر اهمیت سازگاری و انعطاف‌پذیر ماندن در مواجهه با چالش‌های غیرمنتظره و همچنین نقش حیاتی رهبری در پیشبرد پروژه تاکید دارد.

در بخش پایانی کتاب، نویسندگان به عوامل مهمی پرداخته‌اند که می‌تواند بر موفقیت یا شکست یک پروژه تأثیر بگذارد. آنها بینش‌های ارزشمندی در مورد اهمیت مدیریت ریسک، حفظ فرهنگ سازمانی مثبت و اطمینان از داشتن افراد مناسب در نقش‌های مناسب ارائه و نقش پاسخگویی و شفافیت را در هدایت نتایج موفق مورد بحث قرار داده‌اند.

چرا کتاب «چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند» مفید است؟

کتاب چگونه کار‌های بزرگ انجام می‌‎شوند به ما نشان می‌دهد هیچ چیز الهام‌بخش‌تر از چشم‌انداز بزرگی نیست که به یک واقعیت پیروزمندانه و جدید تبدیل شود. به این فکر کنید که چگونه ساختمان امپایر استیت (Empire State) در مدت بیست و یک ماه از یک طرح به نگین نیویورک تبدیل شد. این ساختمان که بلندترین ساختمان در زمان خود با ۱۰۲ طبقه بود، زودتر از موعد مقرر و با هزینه‌ای ۱۷% کمتر از بودجه تکمیل شد. یا چگونه آی‌پاد اپل از پروژه‌ای با یک کارمند به عرضه محصول در یازده ماه تبدیل شد.
این‌ها داستان‌های شگفت‌انگیزی هستند. اما در بیشتر اوقات چشم‌انداز‌های بزرگ به کابوس تبدیل می‌شوند. «بیگ دیگ» (Big Dig ) بوستون با ۲۲۸ درصد هزینه بیشتر از بودجه انجام شد. تقریباً هر شهر بزرگی در جهان چنین شکستی را در حیاط خلوت خود دارد. در واقع، بیش از ۹۲ درصد از پروژه‌های کلان با هزینه‌ای بیش از بودجه تعیین‌شده یا در زمانی بیش از زمان‌بندی مشخص‌شده یا هر دو انجام می‌شوند. هزینه پروژه راه‌آهن پرسرعت کالیفرنیا از ۳۳ میلیارد دلار به ۱۰۰ میلیارد دلار افزایش یافت و حتی به جایی که وعده داده شده بود، نرسید.
حتی تلاش‌های ساده‌تر هم، چه راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک، سازمان‌دهی یک کنفرانس، یا صرفاً به پایان رساندن یک پروژه کاری به موقع، معمولاً با شکست مواجه می‌شوند. چرا؟ راه‌حل در درک آنچه که پیروزی‌ها را از شکست‌ها متمایز می‌کند، نهفته است.

کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‎شوند به ما نشان می‌دهد هیچ چیز الهام‌بخش‌تر از چشم‌انداز بزرگی نیست که به یک واقعیت پیروزمندانه و جدید تبدیل شود.

ویژگی‌های مهم کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند.

کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، پر از نمونه‌ها و مثال‌های مفید و روشن است. از ساختمان اپرای سیدنی، ساخت جدیدترین فیلم‌های پرفروش استودیو پیکسار (Pixar) تا بازسازی خانه‌ای در بروکلین که خراب بوده است. در نهایت با مطالعه کتاب یاد می‌گیرید که چگونه می‌توان پروژه‌های بلندپروازانه را به‌موقع و مطابق با بودجه تعیین‌شده انجام داد.

یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته کتاب «چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند» تمرکز نویسندگان بر اهمیت یادگیری از شکست‌ها است. آنها نمونه‌های متعددی از پروژه‌هایی را ارائه داده‌اند که به دلیل عوامل مختلف شکست خورده‌اند. به علاوه درس‌های کلیدی را که می‌توان از این شکست‌ها آموخت، برجسته ساخته‌اند. این یک یادآوری مهم است که شکست بخشی اجتناب‌ناپذیر از فرآیند مدیریت پروژه را شامل می‌شود و نکته کلیدی آن، یادگیری از تجربیات است. پون باعث بهبود پروژه‌های آینده خواهد شد.

درباره نویسندگان کتاب

بنت فلیوبیرگ یک متخصص جغرافیای اقتصادی دانمارکی است که به عنوان استاد دانشگاه و رئیس مدیریت برنامه دوره کارشناسی ارشد در دانشگاه IT کپنهاگ فعالیت می‌کند. او همچنین در دانشگاه آکسفورد استاد و رئیس مدیریت برنامه است.

دن گاردنر (Dan Gardner) روزنامه‌نگار، مدرس و نویسنده پرفروش نیویورک تایمز است که تالیف کتاب‌هایی درباره روان‌شناسی و تصمیم‌گیری را در رزومه خود دارد.

۵ بینش کلیدی از کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند.

در ادامه 5 بینش کلیدی از «کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند: عوامل شگفت‌انگیز که سرنوشت هر پروژه را تعیین می‌کنند، از بازسازی خانه گرفته تا اکتشاف فضا و همه چیز در این میان» را با هم مرور می‌کنیم:

۱. همه چیز بدتر از آن چیزی است که فکر می‌کنید

بیشتر مردم می‌دانند که پروژه‌های بزرگ دیر به پایان می‌رسند و هزینه‌شان بیشتر از چیزی است که تصور می‌شود، اما تعداد کمی از مردم می‌دانند که آمار ثبت‌شده در این زمینه واقعاً چقدر بد است. بزرگترین بانک اطلاعاتی پروژه‌های بزرگ جهان در این زمینه اعداد اسف‌باری را اعلام می‌کند. تقریباً 48 درصد از پروژه‌های بزرگ بر طبق بودجه، و هشت و نیم درصد بر طبق بودجه و به موقع به پایان می‌رسند. ولی تنها نیم درصد از پروژه‌های بزرگ هم مطابق با بودجه و هم به موقع به پایان می‌رسند و هم منافع مورد انتظار را به همراه دارند. این بدان معناست که 99.5 درصد از پروژه‌های بزرگ در اجرای تمام وعده‌های اصلی خود شکست می‌خورند.

۲. پروژه‌ها اشتباه پیش نمی‌روند، اشتباه شروع می‌شوند

مردم معمولا فکر می‌کنند راه‌حل انجام به‌موقع و طبق بودجه پروژه‌های بزرگ این است که در سریع‌ترین زمان ممکن اجرا شوند. ساخت خانه اپرای سیدنی با شهرت جهانی هم به همین صورت آغاز شد. چیزی که مردم در مورد خانه اپرای سیدنی نمی‌دانند این است که بخشی از ساخت‌وساز این پروژه به قدری آشفته بود که مجبور شدند بسیاری از آنچه ساخته شده بود را خراب، آوارها را پاکسازی و از نو شروع کنند. در نهایت تکمیل آن تقریباً سه برابر زمان مورد انتظار طول کشید و صورتحساب نهایی ۱۴۰۰ درصد بیشتر از بودجه بود که یکی از بدترین مازاد بودجه‌ها در تاریخ به شمار می‌رود.

مشکل عجله برای شروع همین است که موجب می‌شود برنامه‌ریزی در بهترین حالت سریع و سطحی باشد. مشکلات شناسایی نمی‌شوند و راه‌حل‌هایی پیدا نمی‌شوند. بنابراین به ناچار بعداً مشکلات ظاهر می‌شوند. پروژه‌هایی که مانند یک دوی سرعت شروع می‌شوند، به یک تقلای طولانی، کند و ناامیدکننده تبدیل خواهند شد که زمان و پول را از بین می‌برد. بنابراین برای شروع کار عجله نکنید، برای ارائه سریع و روان یک پروژه بزرگ، اولین کاری که باید انجام دهید کاهش سرعت است.

۳. راست به چپ فکر کنید

طبق کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، وقتی دیوید و دبورا تصمیم گرفتند که می‌خواهند آشپزخانه خود را بازسازی کنند، می‌دانستند که پروژه‌ها ممکن است اشتباه پیش بروند. بنابراین یک معمار را برای ایجاد نقشه‌های دقیق استخدام کردند. هنگامی که کار شروع شد، آنها به این فکر کردند که در آینده ممکن است بخواهند چه بازسازی‌های دیگری انجام دهند. آنها سپس فکر کردند که اگر پروژه در حال حاضر زندگی آنها را مختل کرده است، چرا کارهای آینده را الان انجام ندهیم؟ بنابراین یک بخش جدید به پروژه اضافه کردند، سپس بخش دیگر و بخش دیگر. پروژه به آرامی تغییر کرد، تا جایی که کل آپارتمان بازسازی شد.

اگر دیوید و دبورا از همان ابتدا قصد داشتند کل آپارتمان را بازسازی کنند، این کار می‌توانست به بهترین نحو ممکن انجام شود. اما پروژه آنها به صورت تصادفی گسترش یافت. بنابراین با حداکثر هزینه، زمان و تشدید شرایط انجام شد. اگر آنها به سادگی پروژه را با پرسیدن یک سوال ساده از خود شروع می‌کردند که «چرا ما این پروژه را انجام می‌دهیم؟ می‌شد از این فاجعه جلوگیری کرد. ما پروژه‌ها را به خاطر انجام پروژه‌ها انجام نمی‌دهیم، بلکه آنها را به این دلیل انجام می‌دهیم که مزایایی را که ما می‌خواهیم به ارمغان می‌آورند. مزایای مورد نظر دیوید و دبورا دقیقاً چه بود؟ اگر آنها واقعاً انگیزه‌های خود را کشف کرده بودند، نتیجه بهتر از این بود.

در نمودارهای مدیریت پروژه، هدف نهایی در سمت راست و ابتدای پروژه در سمت چپ قرار دارد. پروژه‌های موفق با درک عمیق هدف نهایی شروع می‌شوند و سپس به عقب حرکت می‌کنند، یعنی تفکر از راست به چپ.

۴. شبیه‌سازی و تکرار

فرانک گری (Frank Gehry) یک معمار مشهور جهانی است. پیکسار یک استودیوی سینمایی برنده اسکار است. یکی ساختمان می‌سازد. دیگری فیلم انیمیشن می‌سازد. به نظر می‌رسد پروژه‌های آن‌ها هیچ وجه اشتراکی نداشته باشند، اما فرانک گری و پیکسار هر دو تا حدودی به یک دلیل مشابه موفق هستند: آنها برنامه‌ریزی را فرصتی برای رویاپردازی ایده‌های جدید، امتحان کردن آن‌ها و اطمینان از کارکردشان می‌دانند.

در یک عبارت شبیه‌سازی و تکرار می‌کنند. فرانک گری کار را با طرح‌ها و مدل‌های چوبی ماکت شروع می‌کند، اما در نهایت، او و تیمش یک شبیه‌سازی دیجیتالی دقیق از ساختمان مورد نظرشان ایجاد می‌کنند. سپس از این شبیه‌سازی برای آزمایش ایده‌های خود کمک می‌گیرند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه چیز، از دید کلی گرفته تا کوچکترین جزئیات ساختاری، مطابق با استانداردهای مورد هدفشان است.

مدیران پیکسار هم به طرز شگفت‌انگیزی مشابه این کار را انجام می‌دهند. آنها با یک طرح کلی و سپس یک فیلمنامه شروع می‌کنند. هنرمندان استوری‌بوردهای ساده‌ای را ترسیم می‌کنند که صحنه‌ها را به تصویر می‌کشد. از تابلوها عکس گرفته می‌شود و به صورت ویدئویی در کنار هم قرار می‌گیرند، صداها دوبله می‌شوند، ویدئو به مخاطبان نمایش داده می‌شود و کارگردان بازخورد دریافت می‌کند. سپس کارگردان به عقب برمی‌گردد، ایده‌های جدیدی را در سر می‌پروراند و کل روند را بارها و بارها تکرار می‌کند.

اگر فکر می‌کنید این روند کار زیادی است، حق با شماست. زمان و نظم و انضباط می‌طلبد، اما ارزشش را دارد، زیرا شبیه‌سازی و تکرار، طرحی بسیار دقیق و بسیار قابل اعتماد تولید می‌کند. با در دست داشتن چنین طرحی، تحویل بسیار راحت‌تر و سریع‌تر است و منجر به یک پروژه موفق خواهد شد.

۵. پروژه نیاز به یک تیم واقعی دارد

پایانه‌های فرودگاهی از جمله سخت‌ترین پروژه‌ها برای تحویل به‌موقع و مطابق با بودجه هستند. آنها بزرگ و پیچیده هستند. برای ساخت ترمینال فرودگاهی، باید هزاران نفر از ده‌ها یا صدها سازمان را گرد هم آورید و به نوعی آنها را به یک تیم باانگیزه، خلاق و همکار تبدیل کنید. اکثر این پروژه‌ها شکست می‌خورند، اما ترمینال 5 در فرودگاه هیترو (Heathrow) لندن ثابت کرد که می‌توان چنین کاری را انجام داد.

طبق کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، رهبران پروژه در کار از قراردادهایی استفاده کردند که طبق آن نیازی نبود تا افراد و شرکت‌ها در صورت بروز مشکل، طرف مقابل را سرزنش کنند. رهبران پروژه با نیروی کار محترمانه رفتار کردند. آن‌ها واقعاً به حرف‌های کارگران در همه سطوح گوش می‌دادند و همه چیزهایی را که برای انجام ایمن، راحت و خوب کار نیاز داشتند، در اختیارشان قرار دادند. رهبران همچنین تأکید کردند که پروژه و نه کارفرما، پیمانکار یا پیمانکار فرعی در اولویت قرار دارد. آنها برای همه روشن کردند که اهداف پروژه چیست و چرا پروژه اهمیت دارد.

آنها همچنین چیزی را توسعه دادند که روانشناسان سازمانی آن را «ایمنی روانی» (psychological safety) می‌نامند، به این معنی که اگر کارگران احساس کنند مشکلی پیش آمده است یا کار می‌تواند بهتر انجام شود، اجازه دارند آزادانه صحبت کنند. همه اینها را کنار هم بگذارید، و این را هم در نظر بگیرید که همه احساس می‌کردند که در یک طرف قرار دارند. آن‌ها معتقد بودند که مشارکتشان می‌تواند تفاوت ایجاد کند. یعنی هویت و هدف مشترکی دارند. این یک تیم واقعی است. این واقعیت که ترمینال توسط یک تیم واقعی ساخته شده است، تنها دلیلی است که باعث شد این پروژه با شکست مواجه نشود و مطابق با بودجه و به موقع به پایان برسد.

جمع‌بندی

کتاب چگونه کارهای بزرگ انجام می‌‎شوند، بینش‌هایی را برای مدیریت پروژه‌های موفق ارائه می‌دهد که برای مدیران پروژه، سیاست‌گذاران و هر کسی که در پروژه‌های بزرگ درگیر باشد، مفید است. با مطالعه آن، عوامل موفقیت و شکست پروژه‌های بزرگ و چگونگی موفقیت در مدیریت پروژه را خواهید آموخت. به‌خصوص سبک نوشتاری قابل دسترس نویسندگان، مطالعات موردی جذاب و توصیه‌های عملیش آن را به کتابی ارزشمند برای مدیران تبدیل کرده است.

منابع:

nextbigideaclub.com

uniathena.com

www.amazon.com