تحول سازمانی: روش شش سیگما (Six Sigma) چیست؟

شش سیگما (Six Sigma) چیست؟

کلمه سیگما یکی از حروف الفبای یونانی است که در علم آمار نشان‌دهنده یکی از شاخص‌های پراکندگی به نام انحراف معیار است که میزان انحراف با استفاده از آن سنجیده می‌شود. به بیان ساده‌تر سیگما بیانگر آن است که یک فرآیند چه اندازه از حالت مطلوب خود منحرف و دور شده‌است.

با توجه به آنچه گفته شد می‌توان چنین برآورد کرد که شش سیگما به معنای رسیدن به سطحی از کیفیت محصولات و خدمات است به طوری‌ که میزان خطاهای فرآیند کاری به اندازه ۴/۳ در یک میلیون کاهش بیابد.

شش سیگما یک استراتژی تحول سازمانی است که شامل مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌های مدیریتی می‌شود. این روش که هدفش کاهش اشتباهات احتمالی است در نهایت منجر به توسعه تجارت و کسب‌وکارها می‌شود. به عبارت دیگر شش سیگما یک رویکرد داده‌محور است که با استفاده از روش‌های آماری نقص‌های سیستمی را از بین می‌برد.

تاریخچه شش سیگما

مفهموم شش سیگما برای اولین بار توسط بیل اسمیت که در دهه هفتاد و ۸ میلادی به عنوان مهندس ارشد کیفیت در شرکت موتورولا مشغول به کار بود،‌ مطرح شد. اکنون او را پدر مفهوم شش سیگما می‌نامند.

او متوجه شده ‌بود که به دلیل افزایش تعداد قطعات محصولات و پیچیدگی آنها، نرخ خطا افزایش یافته‌است. تا آن زمان از روش سه سیگما برای بالا بردن سطح کیفیِ کار، استفاده می‌شد. بیل اسمیت دانسته بود که روش سه سیگما برای پایین آوردن میزان خطا، ناکارآمد است. او با تلفیق مفاهیم قابل اطمینان و تکنیک‌های مهندسی کیفیت، ایده اولیه روش شش سیگما را در حضور باب گالوین که مدیر عامل شرکت موتورولا بود، مطرح کرد. بعد از مدتی با اضافه شدن مفاهیم پروژه‌گرایی و فرآیندگرایی به این مجموعه، روش شش سیگما به طور رسمی توسط باب گالوین معرفی شد و به عنوان هدفی راهبردی برای رسیدن به سطح مطلوبی از کیفیت مورد استفاده همگان قرار گرفت.

ویژگی‌های شش سیگما

در این قسمت تعدادی از ویژگی‌های شش سیگما را توضیح می‌دهیم که به شناخت این روش کمک می‌کند.

• شش سیگما یک روش کاملاً نظام‌مند و سیستمی است که به هیچ وجه نمی‌توان آن را به صورت غیر سیستماتیک اجرا کرد.
• چارچوب پیاده‌سازی این روش انعطاف‌پذیر است، به این معنی که پیاده‌سازی این روش تنها به یک بخش خاص محدود نمی‌شود و می‌توان بسته به نیاز سازمان آن را در بخش‌های مختلف پیاده‌سازی و اجرا کرد.
• شش سیگما تنها شامل مجموعه‌ای از تکنیک‌های آماری نیست بلکه تکنیک‌ها، مهارت‌ها و رویکردهای متعدد دیگر را هم در اختیار دارد.
• رویکرد شش سیگما یک روش تخصصی است و همه افراد قادر به برنامه‌ریزی و اجرای آن نیستند بلکه مسئولیت برنامه‌های شش سیگما برعهده مدیران و کارشناسان حرفه‌ای در این زمینه است.
• در این روش نیازمند آموزش افرادی هستیم که به نحوی در اجرای پروژه سهمی دارند.
• روش شش سیگما یک رویکرد مبتنی بر داده و اطلاعات است و به همین دلیل در انجام این روش به ابزارهای آماری و روش‌های آزمایش‌پذیر نیاز است.
• شش سیگما یک فرآیند تیم‌محور است که در آن توجه به مسائل امور انسانی مانند همکاری، خلاقیت، فعالیت‌های گروهی، ارتباطات، مسائل انگیزشی و غیره مهم است.

فرمول محاسبه سیگما

در این بخش به طور تخصصی فرآیند محاسبه سیگما را به شما توضیح می‌دهیم. اگرچه برای پیاده‌سازی و محاسبه آن برای محل کار که بصورت مجموعه‌ای است، بهتر است از افراد باتجربه و متخصص در این زمینه کمک گرفته شود.

داده‌های جمع‌آوری شده توسط ما بطور کلی تحت دو حالت قابل تجمیع است، این داده‌ها یا پیوسته هستند یا گسسته و با توجه به نوع این داده‌ها، دو روش برای محاسبه سیگما وجود دارد. داده‌های پیوسته داده‌هایی هستند که در یک مقیاس مداوم قابل اندازه‌گیری هستند و داده‌های گسسته داده‌های باینری یا داده‌های قابل شمارش هستند. برای مثال میانگین دمای یک اتاق در دسته داده‌های پیوسته قرار می‌گیرد در حالی‌که تعداد روز‌‌هایی که دمای یک اتاق بیشتر از ۲۵ درجه سانتیگراد باشد این داده از جمله داده‌‌های گسسته به حساب می‌آید.

تاثیر شش سیگما در تحولات سازمانی

روش شش سیگما برای سازمان‌هایی که به دنبال شناسایی مشکلات، حذف ریشه‌ای خطاها، شکست‌ها و بهبود روند کسب‌وکار خود هستند، بسیار مفید بوده و موفق عمل کرده‌است. اگر سازمان‌ها به خواسته‌های مشتریان خود گوش دهند و رضایت آن‌ها را جلب کنند،‌ می‌توانند در مسیر رسیدن به بیشترین کیفیت با صرف کمترین هزینه گام بردارند. پیاده‌سازی این روش در سازمان‌ها مزایای زیادی برای آنها دارد که ما در این قسمت پنج مورد از مهم‌ترین‌ آنها را بررسی می‌کنیم.

۱- کاهش ضایعات: یکی از مهم‌ترین مسائلی که در هر کسب‌وکار باید به آن توجه کرد، بحث ضایعات است. یکی از اهداف اصلی روش شش سیگما تولید بیشترین میزان کالاها یا خدمات با استفاده از کمترین عوامل از جمله زمان، مکان، انرژی، نیروی انسانی، منابع و تلاش است. این هدف باعث استفاده کارآمد از منابع و به دنبال آن حذف فعالیت‌های تجاری بیهوده و ضایعات می‌شود.

۲- بهبود مدیریت زمان: مدیریت زمان نقش بسیار مهمی در فعالیت‌های تجاری ایفا می‌کند. ثابت شده‌است که پیاده‌سازی روش شش سیگما به کارکنان در مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند که این امر باعث بهبود بهره‌وری کسب‌وکار می‌شود. در این روش کارکنان باید همواره لیستی از اهدافی که می‌خواهند به آنها برسند را ارائه دهند که این کار باعث افزایش تلاش و انگیزه آنها و استفاده بهترشان از زمان می‌شود.

۳- افزایش وفاداری مشتریان: امروزه تنوع بالای محصولات و خدمات باعث شده تا مشتریان به راحتی بتوانند از میان هزاران محصول، به‌صرفه‌ترین آنها را تهیه کنند. این امر باعث می‌شود که سازمان‌ها سعی کنند با بالا بردن کیفیت محصولات خود و ارائه آنها با قیمت مناسب‌تر، از رقبا سبقت بگیرند. روش شش سیگما برای کسب رضایت مشتریان و وفادار کردن آنها روش‌هایی را در نظر گرفته‌است. در این روش، مدیریت سازمان تشویق می‌شود که به طور مداوم از بازخورد یا شکایت مشتریان استفاده کند تا نقص‌های خود را به طور کامل برطرف کرده و از بروز اشتباهات تا حد ممکن جلوگیری کند همچنین اقداماتی را جهت رضایت مشتریان بدست آورد.

۴- افزایش انگیزه کارکنان:‌ یکی از روش‌های مؤثر برای داشتن کارکنان شایسته و کارآمد ایجاد انگیزه در آنهاست. کاملا مشخص است که کارکنان باانگیزه نسبت به کارکنانی که انگیزه‌‌ای ندارند، کارایی بهتری دارند. روش شش سیگما برای هر سازمانی به طور خاص شرایطی را فراهم می‌کند که با دادن انگیزه به کارکنان، آنها را به انجام وظایفشان تشویق و ترغیب می‌کند.

۵- افزایش درآمد: برای بسیاری از سازمان‌ها رسیدن به سود و درآمد بیشتر بسیار مهم است زیرا تنها با رسیدن به این هدف امکان بقای آنها در بازارهای رقابتی فراهم می‌شود. روش شش سیگما از صاحبان کسب‌وکار می‌خواهد که قبل از هر کاری نگاهی دقیق‌تر به روند کاری خود داشته‌ باشند و تصمیمات عاقلانه‌تری بگیرند. این تصمیم‌گیر‌ی‌های واقع‌بینانه منجر به بهبود کیفیت و به دنبال آن سوددهی بیشتر می‌شود.

شش سیگما مشکل‌سازترین و پیچیده‌ترین جنبه‌های کسب‌وکار شما را شناسایی‌ و شما را به سمت برداشتن گام‌های مناسب در اصلاح آنها راهنمایی می‌کند. نکات ذکر شده در این متن نشان می‌دهد که شش سیگما یک روش استراتژیک است که به طور مداوم نتایج را اندازه‌گیری می‌کند و منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود. شش سیگما باید به عنوان یک معیار برای هر سازمانی در نظر گرفته شود که می‌خواهد از طریق ارائه محصولات و خدمات باکیفیت خود، به عرصه رقابت محلی، ملی و بین‌المللی وارد شده و در آنجا تبدیل به برند سرشناسی شود.