«جام» هویت و اصالت اسناد الکترونیک را حفظ خواهد کرد

به گزارش پیوست،‌ مظفر پاسدار شیرازی،‌ معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی با اشاره به دغدغه حفظ اسناد امروز برای سالیان آینده، گفت: «۲۰ سال است اتوماسیون‌های اداری وارد بدنه دولت شده‌اند و بخشی از مکاتبات اداری توسط این سامانه‌ها مدیریت می‌شود اما در این سال‌ها برنامه مشخصی برای حفاظت و ساماندهی اسناد الکترونیک وجود نداشت.»

او ادامه داد: «بر همین اساس نیاز بود برای آن طرح جامعی تدوین شود و پروژه‌هایی ذیل آن تعریف و آن را در عالی‌ترین جایگاه‌های قانونی کشور به تصویب برسانیم.»

پاسدار شیرازی با بیان اینکه اولین گام‌های پروژه در سال ۹۶ برداشته و استاندارد خدمات ضروری شیوه‌نامه اجرایی تدوین شد، توضیح داد: «در نهایت شیوه نامه‌ای فنی تدوین شد و یکی از زیر پروژه‌های این برنامه تدوین استانداردهای لازم و بانک رده‌بندی فعالیت دستگاه‌های اجرایی بود.»

او افزود:‌ «ما تلاش کردیم این پروژه را در قالب یک زیرپروژه در شورای عالی فناوری اطلاعات به تصویب برسانیم که دستورالعمل اجرایی آن در ۲۲ مهر ماه سال ۱۳۹۹ به تصویب رسیده و ابلاغ شد.»

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی به رده‌بندی فعالیت دستگاه‌های اجرایی اشاره کرده و گفت: «پیاده‌سازی امضای الکترونیکی نیز ذیل این برنامه بود که برعهده وزارت صمت است. پیاده‌سازی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی هم جزیی از زیرپروژه‌های برنامه جامع است و در تلاش هستیم تا در قالب مصوبه در شورای عالی اجرایی فناوری اطلاعات به تصویب رسانده شود.»

او با بیان اینکه اسناد آرشیوی بعد از ورود به سازمان اسناد کتاب‌خانه ملی فهرست‌نویسی شده و در  سامانه در اختیار مخاطب قرار گرفته و در برای استفاده آیندگان ثبت می‌شود، گفت: «در حوزه اسناد الکترونیکی به محض نگارش نامه بخشی از اطلاعات تفکیک شده و در حوزه‌های مشخص جای‌گذاری می‌شود.»

پاسدار شیرازی با تاکید براینکه استانداردسازی تولید در ابتدای امر، فرآیندهای آتی را تسهیل می‌کند، افزود: «تلاش این برنامه این است که از همان ابتدای تولید سند شما به نحو استاندارد تولید شود و تا حد مقدور مستند شده و مرتب در آنجا قرار داده شود؛ حتی نوع شماره‌گذاری سند براساس مصوبه‌ای که ذیل مصوبه شمس (شناسه ملی سند) توسط سازمان اداری ستاد کشور ابلاغ شده و حتی کد و شماره‌گذاری اسناد هم از ساختاری استاندارد پیروی می‌کند.»

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ادامه داد: «برنامه ما این است که ادامه مسیر را با استفاده از تکنولوژی‌های جدید روز مانند هوش مصنوعی و بلاک‌چین جلو ببریم؛ زمانی که ساختار بلاک‌چین فعال شود، دیگر امکان ایجاد تغییراتی وجود نخواهد داشت و فعال شدن این تکنولوژی به محفوظ ماندن اسناد، کمک شایانی خواهد کرد.»

اهمیت استانداردسازی فراداده‌ها

علیرضا انتهایی، مدیرکل پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی در ادامه این نشست با بیان اینکه تمرکز پروژه جام اسنادی است که به صورت دیجیتال تولید شده‌اند، گفت: «دنیای دیجیتال ماهیتی ناپایدار دارد و باید همه چیز را در آن تعریف کرد؛ وقتی کاغذ داریم، هویت مشخص است اما در دنیای الکترونیکی باید آن را ثبت کرد و برای ثبت آن سراغ استاندارد فراداده‌های ضروری رفتیم یا همان اطلاعاتی که برای شناسایی بیشتر آن سند نیاز داریم و در صورت نبود آنها، سند گم خواهد شد.»

انتهایی باور دارد استاندارد قرار است برای ما فراداده‌هایی تولید کند که اول از همه هویت سند را برای ما بسنجد؛ یعنی اعلام کند سند را چه فردی یا سازمانی تولید کرده است و اصالت آن را تضمین کند.

او با تاکید براینکه امضای الکترونیک هم به همین معناست، توضیح داد: «امضای الکترونیکی یعنی کدی که به یک فرد یا سازمان متصل است و در طول زمان اگر کسی بخواهد تغییری در آن ایجاد کرده و اصالت آن را از بین ببرد، نرم‌افزارهایی که اصالت‌سنجی می‌کنند، آن را تشخیص دهند.»

او در ادامه رعایت محتوا، ساختار و زمینه را از دیگر وظایف استاندارد فراداده دانست.

انتهایی با تاکید براینکه بر اساس این طرح حافظه اداری کشور حفظ خواهد شد، افزود: «فراداده به معنای داده‌های ساختاریافته‌ای است که در طول زمان اسناد  را دسترس‌پذیر می‌کند و از طریق آن، ما قادر خواهیم بود نگهداری شایسته‌ای از اسناد کرده و بدانیم داده‌های الکترونیکی ما قابل اطمینان، قابل تفسیر و دسترس‌پذیر هستند.»

مدیرکل پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی در خصوص استانداردسازی اسناد با شناسه یکتا گفت: «در این استاندارد تاکید بود که برای اسناد شناسه یکتا داشته باشیم؛ هدف تمامی اقداماتی که در این خصوص از سال‌های گذشته آغاز شد همین بود و در نهایت بخش‌نامه آن در سال ۹۹ ابلاغ شد. کارکرد این شناسه یکتا رد سازمان‌های مختلف متفاوت است و در هر سازمان شماره نامه، تاریخ ثبت و صدور، شناسه حقوقی دستگاه اجرایی و شناسه حضور صدور، شناسه یکتای پست سازمانی تفاوت دارد.»