اسناد الکترونیکی جایگزین اسناد کاغذی در دولت می‌شود

به گزارش پیوست، طبق این دستورالعمل سازمان اسناد و کتابخانه ملی موظف به ایجاد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با نام سماد شده است. این سامانه اصول حاکم بر مدیریت اسناد از قبیل دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل اسناد را منطبق با استانداردهای لازم روی اسناد الکتروینکی اعمال می‌کند.

طبق این مصوبه اسناد الکترونیکی به اسنادی گفته می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره شوند.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی باید پس از ایجاد این سامانه نسبت به ایجاد و استقرار آن و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی جداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه اقدام کند.

همچنین پیگیری و پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد اسناد الکترونیکی در دستگا‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت‌الکترنویکی و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر در یک دوره زمانی ۱۵ ماهه پس از ابلاغ این دستورالعمل نیز برعهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی گذاشته شده است.

این سازمان باید طی ۵ ماه پس از ابلاغ این دستورالعمل اقدام به تهیه و به‌روزرسانی استاندارد فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده‌سازی آن کند. همچنین تعیین اولویت‌های قالب فایل‌های اسناد الکترونیکی، ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد و شیوه‌نامه‌ها و راهنماهای کاربردی لازم کند. تهیه شیوه نامه استاندارد فراداده‌‌های رایانامه‌های سازمانی دستگاه‌های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات وفناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور نیز حداکثر پس از ۶ ماه بر عهده این سازمان است.

فراهم کردن زیرساخت‌ها و بسترهای ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان‌ها نیز برعهده وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات گذاشته شده است. همچنین این وزارتخانه باید با سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی همکاری کند.

سازمان اداری و استخدامی نیز برای بهتر اجرایی شدن این مصوبه موظف است تا پیشنهادات برای تهیه و تدوین پیش‌نویس کلیه  مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ انها را برعهده گیرد.

برای کاربردی بودن اسناد الکترونیکی و استفاده بهتر و ساده‌تر از این اسناد باید شناسه یکتای پست سازمانی افراد مشخص باشد تا در ساختار شناسه ملی سند یا شمس از آن استفاده شود از همین رو سازمان اداری و استخدامی کشور باید این شناسه را تهیه کند. تهیه شناسه خدمات دستگاه نیز از دیگر اقداماتی است که سازمان اداری و استخدامی موظف به انجام آن است.

اما اسناد الکترونیکی بدون امضای الکترونیکی معنای چندانی ندارد از همین رو وزارت صنعت معدن و تجارت نیز موظف شده تا استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد را پیگیری کند.

تمامی دستگاه‌های اجرایی نیز برای اجرایی کردن این دستورالعمل باید به سماد یا سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی متصل شودند و داده‌های پایه در سامانه‌های خود را استاندارد سازی و به روزرسانی کنند. همچنین تمامی دستگاه‌ها موظف است سازوکار استفاده از امضای الکترونیکی را ظرف مدت ۱۲ ماه درسامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی خود ایجاد کنند.

با اجرایی شدن این مصوبه به نظر می‌رسد علاوه بر فراگیر شدن اسناد الکترونیکی و تبادل این اسناد در میان دستگاه‌های دولتی امضای الکترونیکی نیز به صورت کامل در تمامی دستگاه‌های اجرایی و سازمان‌های دولتی بکار گرفته می‌شود.