نپذیرفتن اسناد الکترونیکی از سوی مناقصه‌گزار تخلف است

به گزارش پیوست، وقتی  رئیس مرکز توسعه تجارت الکترونیکی اول شهریور ماه اعلام کرد که از این پس برای شرکت در مناقصات نیازی به ارسال اسناد کاغذی و امضای گرم نیست؛ بلکه می‌توان اسناد را از طریق سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) به صورت الکترونیکی ارسال کرد و پای اسناد به جای امضای گرم امضای دیجیتالی خواهد نشست، این نوید داده شد امضای دیجیتالی پس از ۱۴ سال شکل اجرایی جدی‌تری به خود خواهد گرفت. اما حال بسیاری از شرکت‌ها اعلام می‌کنند که هر چند شرکت‌های مناقصه‌گزار در سامانه ستاد اعلام کرده‌اند که اسناد الکترونیکی را می‌پذیرند اما همچنان آنان را ملزم به ارسال اسناد کاغذی با مهر گرم می‌کنند.

این اتفاق در حالی رخ می‌دهد که مدیر سامانه تدارکات الکترونیکی دولت«ستاد» در گفت‌وگو با پیوست تاکید کرد: «اگر دستگاهی در سامانه ستاد اعلام کرده باشد اسناد الکترونیکی را پذیرش می‌کند اما از مناقصه‌گران ارسال اسناد کاغذی با مهر گرم را درخواست کند تخلف محسوب شده و این تخلف از سوی سازمان‌ها و نهادهای نظارتی بررسی و قابل پیگیری است.»

آرش عسکری گفت: «در شرایط فعلی امکان ارسال اسناد مناقصه‌های یک مرحله‌ای و دو مرحله‌ای به صورت الکترونیکی و با امضای دیجیتالی در سامانه ستاد فراهم شده است و مناقصه‌گرها برای شرکت در این مناقصه‌ها دیگر نیازی به ارسال اسناد کاغذی ندارند.»

او با اشاره به اینکه به زودی این شرایط برای تمامی انواع مناقصات فراهم خواهد شد افزود: «در این مرحله ما فقط این دو نوع مناقصه را در سامانه ستاد پیاده‌سازی کردیم تا به تدریج دستگاه‌ها و مناقصه‌گرها به این نوع روش آشنایی پیدا کنند.» او اعلام کرد که ظرف ماه های آتی این امکان برای سایر معاملات نیز فراهم خواهد شد.

سند کاغذی یا سند الکترونیکی

نیمه مرداد ماه رئیس مرکز توسعه تجارت الکترونیکی در نامه‌ای به کلیه دستگاه‌ها و اتاق‌های بازرگانی، فراهم ‏شدن قابلیت امضای الکترونیکی اسناد پاکت‏‌های شرکت در مناقصات و حذف فرآیند ارسال نسخ فیزیکی را اعلام کرد. با استفاده از قابلیتی که در این نامه به آن اشاره شده بود و از اول شهریور ماه به صورت کامل روی سامانه ستاد اجرایی شده، صرفاً نسخه الکترونیکی اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی صاحبان حق امضای مجاز و مُهر الکترونیکی شرکت، موسسه یا سازمان، امضا و مُهر شده و در سامانه بارگذاری می‌شوند و نیازی به چاپ، امضا و مُهر گرم و اسکن اسناد نبوده و همچنین، نیازی به ارسال نسخ فیزیکی نیز نخواهد بود.

با این وجود و با توجه به زیرساخت‌های ایجاد شده هنوز بسیاری از دستگاه‌ها، مناقصه‌گرها را ملزم به ارسال اسناد کاغذی یا اسکن مدارک و اسکن امضایشان می‌کنند.

گلمر بحری، مدیرعامل شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات آتنا در گفت‌وگو با پیوست اعلام کرد که طی یک ماه گذشته در سه مناقصه مشابه شرکت‌ کرده‌اند و در هر سه علاوه بر اسناد الکترونیکی بارگذاری اسناد امضا شده و اسکن شده را از آنها درخواست کرده‌اند.

او گفت: «یکی از سازمان‌های دولتی از همان ابتدا اعلام کرد که اسناد مناقصه‌ها را به هیچ‌ عنوان الکترونیکی و با امضای دیجیتالی قبول نخواهد کرد و اعلام کرد آنها پروتکل‌های خاص خود را دارند.» بحری افزود: «ما این گفته را به مرکز توسعه تجارت الکترونیکی منتقل کردیم و آنان به ما گفتند آن سازمان تخلف کرده و ما نباید اسناد را کاغذی ارسال کنیم، اما سازمان برگزار کننده مناقصه این را از ما قبول نکرد و در نهایت ما برای اینکه مناقصه را از دست ندهیم مجبور به ارسال اسناد به صورت کاغذی شدیم.»

او افزود: «یکی دیگر از سازمان‌ها گفت ما اسناد را الکترونیکی می‌پذیریم اما شما اول اسناد را پرینت بگیرید امضا کنید و بعد بارگذاری کنید و سازمان دیگر نیز اعلام کرد که هر چند اسناد را قبول می‌کنند اما تصویر امضا را روی اسناد قرار دهیم.»

تخلف‌ها گزارش می‌شود

با توجه به این فرایند به نظر می‌رسد هنوز سازمان‌ها و دستگاه‌های ما آمادگی لازم برای پذیرش امضای دیجیتالی را ندارند و با وجود اینکه زیرساخت‌های فنی و اجرایی این کار فراهم شده است اما ترس از پذیرش فرایند جدید موجب می‌شود تا حدودی در مقابل آن مقاومت کنند.

عسکری، مدیرسامانه ستاد تاکید کرد که اگر دستگاه برگزار کننده مناقصه در سامانه ستاد اعلام کرده باشد که اسناد را به صورت الکترونیکی می‌پذیرد و امضای دیجیتال را پذیرش می‌کند نباید اسناد کاغذی را نیز طلب کند. او ادامه داد: «در این خصوص مناقصه‌گران می توانند علاوه بر اعلام این موضوع به مرکز تماس سامانه، موضوع را از طریق ارگانهای نظارتی نیز پیگیری نمایند.

او گفت: «ما نیز به عنوان متولی اگر تخلفی را مشاهده کردیم علاوه بر اعلام به دستگاه متخلف، به سازمان بازرسی کل کشور اطلاع می‌دهیم، اما در این مرحله خود مناقصه‌گرها هستند که می‌توانند فعال‌تر عمل کنند.»

عسکری تاکید کرد که با ارسال اسناد به صورت الکترونیکی و با استفاده از امضای دیجیتال در مناقصه‌ها جلوی هر گونه تخلف را خواهد گرفت چرا که با کوچکترین تغییری در اسناد مناقصه، امضا مخدوش می‌شود و هنگام صحت سنجی اسناد این موضوع کاملا مشهود خواهد شد.

او با اشاره به اینکه هم‌اکنون ۹ هزار دستگاه اجرایی در سامانه ستاد ثبت‌نام کرده‌اند گفت: «با توجه به این تعداد دستگاه نمی‌توان به صورت دقیق تمام مناقصه‌ها از سوی ما کنترل شود از همین رو مناقصه‌گرها باید اعلام کنند که مناقصه طبق ضوابط پیشرفته یا خیر.»

مدیرسامانه ستاد اعلام کرد که تمامی هماهنگی‌ها با دستگاه‌های ناظر در برگزاری مناقصه‌ها برای پذیرش اسناد الکترونیکی و امضای دیجیتالی صورت گرفته است و از این منظر مشکلی وجود ندارد همچنین اگر مشکلی در محاکم نیز مطرح شود، محاکم اسناد الکترونیکی و امضای دیجیتالی را می‌پذیرند.

با وجود تمامی اقدامات صورت گرفته به‌نظر می‌رسد هنوز بسیاری از دستگاه‌های دولتی آمادگی لازم برای پذیرش اسناد الکترونیکی را ندارند و یا ترجیح می‌دهند به روال سابق فرایند کاری خود را طی کنند. اما شاید ادامه دارتر شدن کرونا طی روزهای آتی این مقاومت را نیز در مدیران این بخش‌ها از بین ببرد و آنان را مجبور به پذیرش تغییر در فرایندهای اجرایی کار کند.