اما و اگرهای کاملا الکترونیکی شدن خدمات عمومی و دولتی؛ شهرداری همچنان کپی می‌خواهد

به گزارش پیوست، دفاتر خدمات الکترونیکی شهری، پیشخوان دولت، پلیس ۱۰+،دفاتر اسناد رسمی و دفاتر قضایی طی سال‌های گذشته درگاه‌های ارائه دهنده خدمات دولتی به مردم بوده‌اند و به تدریج سرویس‌های خود را الکترونیکی کرده‌اند اما در این میان به نظر می‌رسد هر یک از آنها با حدود ۱۰ خدمت اصلی درصد متفاوتی از آنلاین شدن خدمات را تجربه می‌کنند.

این گزارش میدانی نشان داد دفاتر خدمات الکترونیکی شهر با دریافت بیشترین کپی مدارک یکی از دفاتر مهم خدمات شهری هستند که در آنلاین شدن یا الکترونیکی شدن خدمات از سایر دفاتر جا مانده‌اند.

در وهله بعد دفاتر اسناد رسمی هستند که با اینکه بیش از ۶۰ درصد خدماتشان آنلاین شده، اما همچنان به دریافت و کپی مدارک اصرار دارند. پس از آن دفاتر پیشخوان دولت هستند که در بخش مخابراتی و پاسخگویی به اپراتورها مجبور به دریافت کپی مدارک هستند. در این میان دفاتر پلیس ۱۰+ تنها برای تکمیل مدارک کارت سوخت نیاز به کپی مدارک دارند. اما دفاتر قضایی در شرایط بهتری به سر می‌برند و تنها اسکن مدارک برای انجام کارهایشان کفایت می‌کند.

در ادامه این گزارش میدانی دلایل و محدودیت‌های این دفاتر را در محدودیت‌های پیش‌روی آنها در آنلاین شدن یا در اصل الکترونیکی شدن آنها می‌شنوید. ناآشنایی و بی‌اعتمادی مردم به خدمات آنلاین، قطع بودن سامانه‌های دولتی، ترس از اختلال و قطعی اینترنت، درخواست بازرسان و نگرانی دفاتر دولتی از فضای انفورماتیک بخشی از چالش‌های پیش‌روی این دفاتر در مسیر آنلاین شدن است.

اپراتورهای کاغذ دوست

بیرقی مدیر یکی از دفاتر پیشخوان خدمات دولت در این رابطه به پیوست می‌گوید: بر عکس آنکه اپراتورها، ادعای خدمات آنلاین دارند، اما ما هنوز مجبوریم برای سند خریدار و فروشنده در تمام اپراتورهای مطرح مثل همراه اول، ایرانسل و رایتل از خریدار و فروشنده کپی دریافت کنیم. اگر برای سیم‌کارتی مشکلی پیش بیاید، ما باید در مدارکمان کپی داشته باشیم. البته اصل مدارک اسکن می‌شود، اما در بسیاری مواقع مجبوریم که از مدارک کپی هم بگیریم. برای مثال از کارت ملی خریدار و فروشنده کپی تهیه می‌کنیم و اصلا اپراتورها از ما خواسته‌اند مدارک هویتی را ضمیمه کنیم. یعنی همچنان اپراتورها در این زمینه از ما سند و مدرک کاغذی می‌خواهند. تنها برای تعویض سیم‌کارت، ترابرد، تبدیل سیم‌کارت دائمی به اعتباری ما نیاز به کپی گرفتن از مدارک نداریم. از سوی دیگر ما برای عوارض خودرو، مالیات نقل و انتقال، خلافی خودرو هم باید پرینت کاغذی دست مشتریان بدهیم. یک سری هم فرم داریم که باید از آنها کپی بگیریم و از ارباب رجوع بخواهیم که آنها را تکمیل کند.

بی‌اعتمادی مردم به فضای انفورماتیک

بیرقی ادامه می‌دهد: ما در بسیاری مواقع هم نیاز به کپی از مدارک نداریم، مثلا سجام اصلا نیاز به پرینت ندارد اما این خود مردم هستند که از هر چیزی کپی می‌خواهند، واقعا این دیگر دست ما و دولت نیست. تاکید می‌کنم از یک سو اپراتورها از ما برای هر چیز کپی می‌خواهند اما مردم هم خودشان به این کاغذبازی‌ها عادت کرده‌اند  و همین موضوع هزینه زیادی را به دفاتر پیشخوان دولت تحمیل کرده است. در بخش‌هایی که هزینه را از مشتریان می‌گیریم اما بخش‌هایی که برای بایگانی و نشان دادن به بازرس‌هاست همه هزینه به دفتر تحمیل می‌شود. این نکته را هم باید بگویم که یک سری خدمات آنلاین شده‌اند اما وقتی مردمی که نمی‌توانند خودشان این کارها را انجام بدهند، نزد ما می‌آیند، تاکید دارند که ما کپی دستشان بدهیم که یک برگه کاغذ دستشان باشد، رفع این نوع مشکلات فرهنگسازی می‌خواهد.

کپی برای زمان‌هایی که سامانه‌‌ها قطع است

صفایی سردفتریار یک محضرخانه اسناد رسمی هم در زمینه الکترونیکی شدن و آنلاین شدن خدمات دولتی می‌گوید: تقریبا در دفاتر اسناد رسمی از همه چیز باید کپی بگیریم. برای شناسنامه خودرو، برگه‌سبز، برای خرید و فروش خودرو، خانه، همه باید کپی مدارک داشته باشیم.

اما صفایی به این نکته هم اعتراف می‌کند که سال‌هاست خدمات محضرخانه‌ها به سمت آنلاین شدن رفته است اما بی‌اعتمادی آنها به فضای انفورماتیک و قطع بودن سامانه‌ها باعث شده است که آنها باز هم به دنیای فتوکپی گرفتن پناه ببرند.

او در این باره می‌گوید: ببینید اصلا یک جاهایی هم خدمات آنلاین شده و خوب هم آنلاین شده اما وقتی سامانه‌هایی که ما دفاتر اسناد رسمی با آن کار می‌کنیم، دائم قطع و وصلی دارند من در دفتر خانه مجبورم که از همه چیز کپی بگیرم که اگر مغایرتی پیش آمد یا اگر مشتری آمد و چیزی خواست من بتوانم به او جواب بدهم. ضمن اینکه اگر بازرس بیاید من بتوانم با نشان دادن کپی از کاری که کرده‌‌ام دفاع کنم. ما برای مستند کردن کارهایمان ترجیح می‌دهیم کپی بگیریم.

صفایی ادامه می‌دهد: در حوزه ملک فقط شهرداری‌ها هستند که آنلاین نشده‌اند، کلا خدمات شهرداری در این بخش ضعیف است. البته املاک مسکونی شرایط بهتری دارند. اما املاک تجاری، تامین اجتماعی و اتحادیه اصناف هنوز همه نیاز به کپی مدارک دارند.خوشبختانه امورمالیاتی و سازمان ثبت آنلاین شده‌اند و کارها در حد ۳۰ ثانیه انجام می‌شود. اما چون فضای انفورماتیک ناامن است و کار ما با معاملات میلیاردی طرف است و اول و آخر هر چه بشود به نام دفترخانه تمام می‌شود ما حتی از اوراق هویتی هم کپی می‌گیریم، هاردهای سخت افزاری غیرقابل اعتماد هستند، اصلا نه فقط به نظر من، از سایر همکارانم هم پرسیده‌ام و می‌گویند فضای انفورماتیک برای کسب و کارهایی مثل ما غیرقابل اعتماد هستند هارد ممکن است ضربه بخورد، سرورها ممکن است هک شوند اما ما در انبارمان ۴۰ هزار پرونده را در امن‌ترین حالت ممکن نگهداری می‌کنیم، بایگانی فیزیکی امن‌تر است حداقل هک نمی‌شود.

طبق گفته صفایی دولت در سال‌های اخیر خدمات خوبی را در جهت آنلاین کردن خدمات دفاتر رسمی انجام داده است. او تشریح می‌کند: در بسیاری مواقع تسهیلگری صورت گرفته است مثل بحث گواهی امضا، اما قطع بودن سامانه‌ها و اختلال اینترنت باعث شده ما همچنان به کپی مدارک اصرار داشته باشیم. خودمان هم از این موضوع ناراحتیم که کاغذ اسراف می‌شود، اما خود مشتریان و حتی بازرس‌ها هم وقتی کاغذها را لابه‌لای پرونده‌ها می‌بینند انگار خیالشان راحت‌تر است.در همین چند ساله اخیر شصت درصد در حوزه ثبتی به سمت انفورماتیک رفته‌ایم. اما بی‌اعتمادی به فضای اینترنت برای ما که با مدارک حیاتی روبرو هستیم باعث شده همچنان کاغذ برای ما قابل‌اعتمادتر باشد.

پلیس۱۰+ و دفاتر قضایی به اسکن مدارک بسنده کرده‌اند

چندین دفتر خدمات قضایی و دفاتر پلیس به اضافه ده در این رابطه معتقدند که آنها دیگر به کپی مدارک احتیاجی ندارند و به اسکن کردن مدارک بسنده کرده‌اند. مدیر یکی از دفاتر خدمات قضایی می‌گوید: ما دفاتر خدمات قضایی دیگر به کپی مدارک احتیاج نداریم. فقط از مدارک اسکن می‌گیریم. اگر کسی مدرکی گم کرده باشد کپی برابر اصل میاورد و ما همان را اسکن می‌کنیم. ما حالا جز مواقعی که خود کاربران اصراری به کپی مدارک نداشته باشند برای خودمان نیاز به کاغذ بازی نداریم.

یکی از دفاتر خدمات پلیس۱۰+ هم خیلی محتاط راجع به این موضوع می‌گوید: ما خیلی درگیر کپی و پرینت گرفتن نیستیم، ما در واقع فقط برای گرفتن کارت سوخت برای مشتریان و ارسال آنها کپی می‌گیریم یا بخش هایی که خود کسانی که به ما مراجعه می‌کنند از ما کپی می‌خواهند.

چشم ترسیده شهرداری‌ها از آنلاین شدن خدمات

چندین دفتر خدمات شهری هم با یکدیگر اتفاق نظر داشتند که بنا به مشکلاتی که برای شهرداری در سال‌های اخیر اتفاق افتاده است و کند بودن دستگاه‌های اسکنر و اندازه‌های مختلف سندها و بنچاق‌ها آنها را مجبور به کپی گرفتن می‌کند. مدیر یکی از این دفاتر در این رابطه می‌گوید: ابعاد و اضلاع سندها و بنچاق ها آنقدر متفاوت است که گاهی می‌گذاریم در دستگاه اسکن و لطمه می‌بینند. مواردی شده است که سند پاره شده است. شما نمی‌دانید در این مواقع ما با چه چالش‌هایی مواجه می‌شویم. یا تصور کنید با این دستگاه‌های اسکن فلت بخواهیم از ۲۰ صفحه سند دفترچه‌ای اسکن بگیریم. ما با این همه ارباب رجوع مگر فرصت داریم. اسکن کردن بیست برابر کپی گرفتن زمان می‌برد. مخاطرات فضای انفورماتیک هم به قدری زیاد است که با توجه به حساسیت‌هایی که برای شهرداری پیش آمده ما باید توجه کنیم و به همین خاطر همچنان کپی از مدارک در دفاتر خدمات شهری دارای اهمیت زیادی است.