آشنایی با سامانه سیماد، درگاه پیام یکپارچه شبکه دولت

در این سامانه برای دستگاه‌های اجرایی فضای اختصاصی در نظر گرفته شده است که کاربران، نامه‌های وارده و صادر شده از دستگاه اجرایی خود را می‌توانند بصورت مجزا دریافت کنند. لازم به ذکر است که مردم می‌توانند از طریق پیشخوان دولت هم از سرویس‌های این سامانه بهره‌مند شوند. ناگفته نماند نسخه سیماد۳ توسط ریاست جمهوری در سال ۱۳۹۶ معرفی و ارائه شد.

در این مطلب قصد داریم تا شما را بیشتر با این سامانه دولتی و شبکه دولت آشنا کنیم و نحوه استفاده از سامانه سیماد را آموزش بدهیم.

مزایای استفاده از سامانه سیماد

به وسیله این سامانه دولتی حدود ۱۱ هزار نقطه در کشور اعم از دستگاه‌های اجرایی، نهاد‌های دولتی، فرمانداری‌ها، دانشگاه‌ها و… بهم متصل هستند. از مزایای اتصال این دستگاه‌ها به یکدیگر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱-عدم وابستگی این سامانه به تنظیمات خاص و رابط کار ساده

۲-کاربرپسند بودن این سامانه

۳-تسهیل در انجام مکاتبات الکترونیکی بین دستگاه‌های دولتی وصرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های دولت

۴-کاهش زمینه‌های تخلف در تبادل مراسلات از جمله کلاهبرداری، نقض حریم خصوصی

۵-رسیدگی سریع به نیاز‌های مردم

۶-اتصال تمامی شبکه‌های دولت با یکدیگر و حفظ ارتباط مردم با دستگاه‌ها و سازمان‌ها

تفاوت شبکه دولت با دولت الکترونیک چیست؟

شبکه دولت تفاوت بسیاری با دولت الکترونیک دارد. در تعریف شبکه دولت می‌توان گفت که یک زیرساخت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای کار‌های مختلف می‌باشد. در صورتی که دولت الکترونیک از کاربرد فناوری اطلاعات برای کارایی بهتر تعاملات اطلاعاتی میان دولت با دستگاه‌های اجرایی و مردم استفاده می‌کند. بطور مثال؛ استفاده از وسایل ارتباطی (اینترنت) در یک منطقه جغرافیایی، جهت ارائه خدمات عمومی دولت به شهروندان می‌باشد که بخشی از دولت الکترونیک را تشکیل می‌دهد.

سامانه سیماد در بخش شبکه دولتی قرار دارد. هدف شبکه دولتی را هم می‌توان،  هماهنگی  و ارائه خدمات الکترونیکی بصورت یکپارچه عنوان کرد. در واقع راه‌اندازی شبکه ملی اطلاعات در کشور و دسترسی آن به شبکه ملی از اهداف آینده دولت در این حوزه می‌باشد. بنابراین با تحقق این هدف دیگر فاصله‌ای میان شبکه دولت و شبکه ملی اطلاعات وجود نخواهد داشت و هردو بخش مهمی از دولت الکترونیک را تشکیل می‌دهند.

ارسال نامه از طریق شبکه پیام دولت چگونه انجام می‌شود؟

سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری مناسبی استفاده نمی‌کنند قادر به مبادله نامه‌های اداری از طریق‌ایمیل یا دریافت نامه‌های الکترونیک بین سازمان‌های دیگر نیستند. شبکه پیام دولت بصورت یکپارچه در تمامی سازمان‌های دولتی اجرا می‌شود که با استفاده از این شبکه، سازمان‌ها با استفاده از قالب متفاوت، می‌توانند باهم در ارتباط باشند.

۱-سیستم اتوماسیون اداری سازمان فرستنده از محتوای متنی و محتوای تصویری نامه یک فایل با فرمت tif ایجاد می‌کند. از طریق‌ایمیلی که ساخته شده و معرف سازمان می‌باشد، فایل فرمتtif پیوست می‌شود.
۲- سازمان فرستنده‌ایمیل را به شبکه پیام دولت یا همان سامانه سیماد می‌فرستد که در واقع این شبکه، یک سرور انتقال است.
۳-شبکه پیام دولت‌ایمیل ارسالی را به سازمان گیرنده انتقال می‌دهد.
۴-سازمان گیرنده‌ایمیل و فایل پیوست را در بخش‌ایمیل‌های اصلی خود دریافت می‌کند.

آموزش ارسال نامه بوسیله سامانه پیام دولت

برای ارسال نامه به نهادهای دولتی از طریق سامانه سیماد باید احراز هویت شما انجام شده باشد که در ادامه نحوه ثبت آن را توضیح خواهیم داد.

1-ابتدا وارد سایت nahad.gov.ir شوید. از هر مرورگری می توانید برای اینکار استفاده کنید.

2- روی گزینه نسخه جدید بزنید تا وارد صفحه دیگری بشوید.

3-نام کاربری و رمزعبور را وارد کنید. پس از آن وارد صفحه‌ای می شوید که در سمت راست صندوق ورودی نامه‌های شما وجود دارد. در پیش‌نویس‌ها هم نامه‌هایی که ارسال نکرده‌اید ذخیره شده‌اند که پس از اصلاح می‌توانید آنها را مجدد ارسال کنید.

۴-گزینه‌ای در قسمت راست و در انتهای لیست وجود دارد که مربوط به نامه‌های ارسالی قدیمی است کهوبعد از مدت یکماه از سیستم حذف می‌شوند. توجه داشته باشید که در قسمت زباله‌دان نامه‌هایی که پاک می‌کنید به مدت دو هفته باقی می‌مانند و سپس از سیستم حذف می‌شوند.

۵-برای نوشتن نامه در همین صفحه‌ای که هستید در قسمت منوبار سامانه سیماد، گزینه ارسال نامه را بزنید.

۶-در صفحه‌ای که باز شده، شما می‌توانید نامه یا فایل خود را بارگذاری کنید. در سامانه حجم فایل برای نامه‌ها ۲۰ مگ تعریف شده و بهتر است برای خوانایی بیشتر از فایلی با پسوند tif استفاده کنید.

در این صفحه می‌توانید قسمت الویت‌بندی و نوع متن نامه خود را از میان گزینه‌های تعریف شده؛ مشخص کنید حتی این امکان برای فراهم شده که در قسمت نوشتار، توضیحاتی را به صورت دستی بنویسید و ضمیمه نامه کنید.

۷- همانطور که در عکس مشخص شده از قسمت افزودن، باید نام سازمان مورد نظر را مشخص کنید.

۸- پس از کلیک روی گزینه افزودن، وارد صفحه‌ای می‌شوید که تمامی سازمان‌ها و ارگان‌ها با آدرس‌های الکترونیک ثبت شده‌اند و شما می‌توانید از طریق گزینه‌های جستجو سازمان‌های مورد نظر خود را پیدا کنید.

نکته مهم در استفاده از گزینه های جستجو این است که در قسمت دامنه به دلیل دسته بندی سازمان‌ها چندین دامنه تعریف شده که براساس نیاز خود باید آنها را انتخاب کنید.

۹-می‌توانید دامنه را جمهوری اسلامی انتخاب کنید و اگر سازمان مورد نظر شما در این زیر مجموعه وجود نداشت از گزینه متفرقه در این دسته‌بندی استفاده کرده یا آدرس الکترونیک مورد نظرتان را در قسمت عبارت جستجو تایپ کنید.

10- پس از انتخاب سازمان‌های مورد نظر تیک تایید را بزنید.

۱۱- پس از تایید به صفحه قبل وارد می‌شوید . اگر متنی داشتید بصورت دستی وارد کنید در غیر اینصورت گزینه ارسال را بزنید.

12-اگر نامه‌ای در صندوق ورودی شما وجود داشت و نیاز به پاسخگویی داشتید. می‌توانید نامه مورد نظر را انتخاب کرده و روی گزینه پاسخ کلیک کنید. نامه خود را ضمیمه فایل کرده و در نهایت ارسال کنید.

۱۳- در گزینه گزارش مراسلات شما می‌توانید یک گزارش‌گیری با تاریخ تمامی نامه‌های ورودی و ارسالی داشته باشید.

احراز هویت از طریق سامانه خدمات دولت هوشمند

قبل از اقدام برای استفاده از سایت‌های دولتی باید احراز هویت شما انجام شده باشد. با ورود به سایت my.gov.ir صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که باید مشخصات خود را وارد کنید. یا از طریق ارسال#1113*195* به ussd گوشی، اقدام به دریافت اپلیکیشن مورد نظر کنید.

لازم به ذکر است که سایت‌های دولتی بسیاری جهت انجام امور احراز هویت و استفاده از خدمات دولتی فعالیت می‌کنند .یکی دیگر از این سایت ها https://payam.iran.ir است که انجام تمامی خدمات از طریق این سایت نیز امکان‌پذیر است.

1- وارد سایت my.gov.ir  که شدید مطابق تصاویر زیر، کادرهای مربوطه را تکمیل و روی ارسال کد کلیک کنید.

2-کدی که به تلفن همراه شما ارسال می‌شود در مرحله بعدی وارد کنید.

3-در این مرحله باید کد ملی و تاریخ تولد خود را در کادرهای مربوطه وارد کنید.

4-اگر احراز هویت شما مورد تایید قرار بگیرد صفحه‌ای با آخرین کد‌پستی ثبت شده از شما نمایش داده می‌شود.

اگر قبلا از طریق نرم‌افزار در این برنامه ثبت‌نام شده باشید می‌توانید برای ورود مجدد از طریق کد QR اقدام کنید.

سخن پایانی

سامانه‌های دولتی جهت تسهیل خدمات عمومی دولت به مردم طراحی شده‌اند که توسط سازمان فناوری اطلاعات ایران پشتیبانی می شوند. همانطور که پیشتر توضیح دادیم هر سامانه ای نیاز به تایید هویت کاربر دارد بنابراین از سایت‌های مطمئن و رسمی برای استفاده از ارسال نامه به ارگان‌های دولتی و … استفاده کنید.