چگونه میتوان با هوش مصنوعی مولد سازمانها را متحول کرد
تحولات جدید در دنیای کسبوکار با ورود هوش مصنوعی مولد (Gen AI) در حال شکلگیری…
۱۹ مهر ۱۴۰۳
۱۲ تیر ۱۴۰۰
زمان مطالعه : ۱۵ دقیقه
خدمات دستیار مجازی عناصر مهمی هستند که به رشد استارتآپها و شرکتهای نوپا کمک میکنند. کارآفرینها حداقل از نگاه خودشان قهرمان داستان هستند و هر کسبوکاری در ابتدای مسیر خود به یک مدیر دقیق و ریزنگر نیاز دارد. اما با گذشت زمان، باید بخشی از وظایف را رها کنیم. واگذاری بعضی مسئولیتهای زمانبر، به شما اجازه میدهد روی فعالیتهای مهم تجاری و توسعه کسبوکار خود تمرکز کنید. در این مقاله، توضیح میدهیم که دستیار مجازی چه خدماتی دارد تا بر اساس آن، وظایفی که میخواهید را در اختیار دستیار مجازی بگذارید. ما ۱۰۰ کار که از عهده دستیار مجازی برمیآید را پیشنهاد خواهیم داد.
یک دستیار مجازی (Virtual assistant) کسی است که خدمات متعددی را از یک مکان مجازی در اختیار کارآفرین و شرکتها قرار میدهد. خدمات این دستیارهای مجازی در چند سال اخیر توسعه یافته است.
یک دستیار مجازی از آنجایی برای خیلیها جذاب به نظر میرسد که:
اگر هنوز در مورد شهرت و همهگیری دستیارهای مجازی مطمئن نیستید، کافی است به لیست قراردادهای هر وبسایتی نگاه کنید. در این لیستها هزاران جایگاه برای دستیار مجازی میبینید.
یک دستیار مجازی هم در زمینه توسعه کسبوکار و هم کاهش ساعت کاری در هفته کاربرد دارد.
صاحبان کسبوکارهای کوچک ( Small business owners ) نیز میتوانند با استخدام یک دستیار مجازی از نگرانیهای خود در مورد هزینههای کارکنان، فضای جداگانه، کم کاری و خیلی چیزهای دیگر بکاهند.
به گفته متخصصان تجاری، یک دستیار مجازی متخصص و مطمئن معمولا به اندازه کارمندان تمام وقت برای شرکت ارزش دارد و باید همانطور با آن رفتار شود.
وقتی پای اعتماد و وابستگی در میان باشد، دستیارهای مجازی ناگهان به یک بخش اساسی سازمان تبدیل میشوند و همینجا میفهمید که چه الماسی در دست شما است.
گاهی ممکن است به دلیل زیادی کار و مسئولیتها، دچار فرسودگی شغلی شوید. در این صورت بهتر است یک دستیار مجازی استخدام کنید یا با یک شرکت دستیار مجازی تماس بگیرید و دستیار مناسب خود را پیدا کنید.
این هفت وظیفه روزمره و تکراری را میتوانید با هزینهای کم به دستیار مجازی واگذار کنید:
به یاد داشته باشید که یک دستیار مجازی به تنهایی در همه این زمینهها متخصص کامل نیست. صاحبان کسبوکارهای کوچک باید یک دستیار مجازی با یک سری مهارتهای مشخص را انتخاب کرده و سپس کار خود را آغاز کنند.
برای مثال، اگر یک دستیار مجازی در زمینه نوشتار تخصصی داشته باشد، میتوانید آن را برای نوشتن محتوا و بازاریابی دیجیتال استخدام کنید. همچنین میتوانید یک دستیار مجازی متخصص در زمینه مدیریت یا دستیار اجرایی را برای وارد کردن داده، یادآوری و برنامهریزی قرارها استفاده کنید.
دستیارهای مجازی معمولا کارهای وقتگیر یک کارآفرین را انجام میدهند تا شما بتوانید روی رشد شرکت تمرکز کنید.
درواقع دستیارهای مجازی حافظ زمان شما هستند و زمان مهمترین ابزار برای کسبوکار (و زندگی) است.
اگر مالک یک کسبوکار کوچک هستید، خیلی از کارها را باید پیش از پایان روز تکمیل کنید. از وظایف اداری و مالی تا مدیریت شبکههای اجتماعی، روزانه وظایف زیادی برعهده شما است.
کریس داکر، مدیرعامل و ناشر وبسایت ChrisDuchker، پیشنهاد کرده که کارآفرینان باید برای موفقیت، «۳ لیست برای آزادی» تهیه کنند.
این سه لیست به شما کمک میکند زمان خود را بهتر تقسیمبندی کرده و خلاقیتتان را بالا ببرید:
لیست اول خیلی ساده است: لیستی از کارهایی تهیه کنید که از انجام آنها تنفر دارید. هرچیزی از وظایف مالی و اداری تا مدیریتی میتواند در این لیست قرار بگیرد.
لیست دوم شامل کارهایی است که شما هیچ تجربهای در آن ندارید، مثلا بازریابی شبکههای اجتماعی یا طراحی گرافیک.
لیست سوم نیز به گفته داکر شامل کارهایی است که واگذاری آن به شدت روی کسبوکار شما تاثیرگذار است. صادقانه از خودتان بپرسید: «چه کارهایی را نباید من انجام دهم؟» یادتان باشد که ابر قهرمان نیستید.
داکر میگوید این لیستها همان نقشه انتخاب یک دستیار مجازی یا VA هستند.
در ادامه لیستی از وظایفی تهیه کردیم که میتوانید برعهده دستیار مجازی بگذارید:
اگر هزینههای پشتیبانی از مدیریت را براساس زمان و منابع بررسی کنیم خواهیم دید که آنها نیز همانند هزینههای نیروی کار بار سنگینی روی دوش کسبوکارهای کوچک میگذارند.
وظایف مدیریتی از جمله مدیریت ایمیل، صورت حسابها، پاسخ به سوالات مشتری و پرسش و پاسخها باعث میشود تا مالک یک کسبوکار کوچک، زمان کمتری برای تمرکز روی کسبوکارهای کوچک داشته باشد.
دستیار مجازی عمومی همینجا به کار میآید. دستیارهای مجازی میتوانند وظیفه یک مدیر حساب، بازاریاب، مدیر پروژه، یا چیزی که نیاز دارید را انجام دهند.
این دستیارهای مجازی همانند دستیار شخصی عمل میکنند و تنها تفاوت، ماهیت مجازی آنهاست. به دلیل همین ماهیت مجازی نیازی نیست برای دفتری بزرگتر یا خرید تجهیزات کار هزینه کنید.
برای اینکه وقت و انرژی خود را بیشتر روی توسعه کسبوکار متمرکز کنید، میتوانید این کارها را به دستیار شخصی مجازی واگذار کنید:
بسیاری به اشتباه تصور میکنند که هرکسی امکان تولید محتوا، از جمله محتوای بازاریابی را دارد. این نظریه اشتباه است و به همین دلیل بسیاری از پروژههای بازاریابی از طریق محتوا به مشکل میخورند.
تولید محتوا نیز همانند خیلی چیزهای دیگر یک هنر است. اگر یک متخصص تولید محتوا یا بازاریابی برای برنامهریزی و اجرای یک کارزار تولید محتوا داشته باشید خیلی به شما کمک میکند. به عبارت دیگر، یک طراح گرافیک یا توسعهدهنده وب نباید مسئول نوشتن پستهای وبلاگ، اخبار یا خبرنامه باشد.
یک نویسنده محتوای یا بلاگر متوجه است که:
بازاریاب مجازی محتوا در این وظایفه میتواند به شما کمک کند:
شاید برنامههای فوقالعادهای برای کسبوکار خود داشته باشید که خیلی خوب است؛ اما برای جلب توجه باید یک وبسایت فوقالعاده و صفحات محصولی جذاب داشته باشید تا با جلب توجه، برنامههای خودتان برای آینده را اجرایی کنید.
اختصاص دادن یک دستیار با تجربه به SEO و یا بازاریابی دیجیتال بسیار مهم و گرانبها است. دستیار مجازی مناسب میتواند ترافیک وب، تعداد فروش و آگاهی از برند را با SEO مناسب و تکنیکها و استراتژیهای بازاریابی دیجیتال بالا ببرد.
دستیار مجازی بازاریابی دیجیتال امکان انجام این کارها را دارد:
طبق تحقیقات اسپرات سوشال (Sprout Social)، درمورد وضعیت سرمایهگذاری شبکههای اجتماعی، ۹۱ درصد از مدیران انتظار دارند که بودجه بازاریابی شبکههای اجتماعی شرکت در سه سال آینده بیش از 50 درصد رشد کند.
بازاریابی شبکههای اجتماعی به یکی از عوامل اصلی رشد در هر کسبوکاری تبدیل شده است.
از آنجایی که بخش عظیمی از بودجه به این زمینه اختصاص دارد، نباید هزینه نیروی کار هم از یک حدی بیشتر شود.
دستیار مجازی مناسب با مهارتهای شبکههای اجتماعی میتواند توجه، ریتوییت، لایک و اشتراکگذاری محتوای شما در شبکههای اجتماعی را افزایش دهد.
برای صرفهجویی در هزینه و زمان، این وظایف را به دستیار مجازی اختصاص دهید:
سیستمهای مدیریت محتوا (CMS)، راهاندازی یک وبسایت را ساده کردهاند. اما توسعه وب خود را باید به کسی بسپارید که در این زمینه تحصیلات دارد.
توسعه وب طی ده سال گذشته رشد قابل توجهی داشته و درک جوانب مختلف کدنویسی سختتر شده است.
یک دستیار مجازی با تجربه، وبسایت را به گونهای طراحی میکند که:
این کارها با اینکه ساده به نظر میرسند اما مسیر رسیدن به آنها دشوار است. یک دستیار مجازی میتواند برخی از وظایف توسعه وب را برعهده بگیرد:
شرکتهایی مثل یوتیوب و مایکروسافت، اصلاح صوت و ویدیو را سادهتر کردهاند. اما موضوع بحث در اینجا ضبط ویدیو یا صوت نیست. اگر بخواهید کیفیت یک پادکست یا ویدیو یوتیوب را بیشتر کنید، باید نرمافزار، تجهیزات و اصلاحات بهتری داشته باشید.
یک دستیار مجازی ماهر تمام این موضوعات و به ویژه اصلاحات را به خوبی انجام میدهد. حتی اگر تجهیزات شما ضعیف باشد، دستیار مجازی میتواند صدا و تصویر وبینارها و پادکستها را تقویت و شما را از دیگر افراد حاضر در این عرصه متمایز کند.
وظایفی که میتوانید در این زمینه برعهده دستیار مجازی بگذارید:
گاهی به شخصی نیاز دارید که یک سری کارهای متفرقه دفتر را انجام دهد. این کارها هرچیزی از جمله نکتهبرداری در جلسات تا خرید اقلام اداره را شامل میشوند.
پس از مدتی متوجه میشوید که کارهای غیراساسی هزینه زیادی برای شما دارند و این موضوع به خلاقیت شما صدمه میزند.
الکس باورز از شرکت Abraxas Solutions که در زمینه توسعه نرمافزارهای پیشرفته بانکی فعال است، میگوید: «مشخص شد که کارهایی در زندگی، برای برنامه شلوغ من مشکل ایجاد میکرد. قبلا این مسئله مشکل مهمی به حساب نمیآمد اما پس از گذشت یک دوره، من باید بین انجام تمام وظایف یا نادیده گرفتن کارهای شخصیام انتخاب میکردم. خوشبختانه من حالا میتوانم بخش زیادی از زندگی شخصی، ازجمله کارهای بانکی که زمان زیادی از من میگرفت را برعهده دستیارم بگذارم.»
دستیار مجازی میتواند در کنار انجام خیلی از کارهای روزمره، هزینه نیروی کار شما را نیز کاهش دهد. اما چطور؟
شما معمولا باید به صورت ساعتی هزینه دستیارهای مجازی را پرداخت کنید؛ درنتیجه نیازی نیست همانند یک کارمند تمام وقت، حقوق بالایی برای او در نظر بگیرید.
یک سری از کارهایی که دستیار مجازی میتواند برای شما انجام دهد:
کسبوکارهای امروزی در هر اندازهای که باشند باید روی کاهش هزینه، افزایش سود و رشد تمرکز کنند.
با افزایش هزینههای استخدام، استفاده از منابع خارجی از جمله دستیار مجازی منطقی به نظر میرسد.
مشخصا استفاده از دستیار مجازی برای بسیاری یک تجربه جدید و تردید در این زمینه قابل درک است. شاید تصور کنید که اعتباری به این خدمات نیست و قیمت هر لحظه تغییر میکند. تمام این نگرانیها منطقی است.
اما بررسیها نشان داده که دستیارهای مجازی عمدتا متاهل و دارای فرزند، تحصیل کرده، دارای کار تمام وقت، دارای چندین مشتری و بازدهی بسیار بالا هستند.
در چنین حرفهای، از دست دادن مشتری یک خطر بزرگ است و به همین دلیل دستیارهای مجازی تمام تلاش خود را برای حفظ مشتری به کار میگیرند.
اگر به دنبال توسعه کسبوکار خود با یک هزینه مناسب هستید، دستیار مجازی میتواند به شما کمک کند.
منبع: Timedoctor