نرمال سازی دادهها در پایگاه داده چیست؟
نرمال سازی دادهها برای عملیات کسبوکار بسیار مهم است و درک کامل آن میتواند به…
۱۵ آذر ۱۴۰۳
۲۷ مهر ۱۴۰۲
زمان مطالعه : ۵۷ دقیقه
تاریخ بهروزرسانی: ۲۶ مهر ۱۴۰۲
تکنیکهای مدیریت پروژه برای ارائه یک پروژه موفق ضروری هستند. بنابراین لازم است این تکنیکها را به همراه روشها و ابزارهای مفید و به روز بشناسید تا بتوانید متناسب با نوع پروژهای که بر روی آن کار میکنید، آن را به بهترین و بهینهترین روش مدیریت کنید.
در این مقاله با هم بررسی میکنیم که مدیریت پروژه چیست و کدام یک از عناصر آن حیاتی هستند. تکنیکهای مدیریت پروژه را میشناسیم و متوجه میشویم که چه زمانی باید از آنها استفاده کرد. در نهایت با هم بررسی میکنیم که چگونه باید این تکنیکها را اعمال و اجرا کنیم.
در این بخش، با تکنیک های مدیریت پروژه و برخی از عناصر آن آشنا خواهید شد. همچنین یاد میگیرید که چه زمانی باید از آنها استفاده کنید و چگونه میتوانید آنها را اجرا کنید.
برای درک تکنیکهای مدیریت پروژه، ابتدا باید با مفاهیم پروژه و مدیریت پروژه آشنا شویم. یک پروژه شامل مجموعه خاصی از عملیات است که فرد یا گروهی از افراد برای رسیدن به یک هدف از پیش تعیین شده باید انجام دهند. هر پروژه دارای یک سری الزامات خاص است که باید آنها را برآورده کنید تا بتوانید پروژه را موفقیتآمیز بنامید.
در پایان پروژه، باید نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. پس برای انجام این تحلیلها باید دادههای مناسبی داشته باشید. به عنوان مثال، میتوانید زمانی را که در پروژه صرف کردهاید با یک ردیاب زمان پروژه ارزیابی کنید و از این دادهها برای تجزیه و تحلیل استفاده کنید.
مدیریت پروژه شامل به کارگیری مهارتها، تجربه و ابزارهای مناسب برای انجام مجموعه خاصی از عملیات است. این عملیات برای برآورده کردن مجموعه الزامات پروژه ضروری هستند. جدول زمانی یک پروژه معمولی در مدیریت پروژه شامل 5 مرحله زیر است که در نهایت به استفاده از تکنیکهای مدیریت پروژه و توسعه آن میانجامد:
اطلاع از عناصر پروژه نیز برای اجرای موثر تکنیک های مدیریت پروژه ضروری هستند. جدا از بودجه، کیفیت و محدوده پروژه، در ادامه برخی از عناصر ضروری مدیریت پروژه را بدون توجه به صنعت یا پیچیدگی پروژه بررسی میکنیم:
منشور پروژه در مدیریت پروژه یک سند رسمی مختصر است که برای شروع پروژه استفاده میشود. این عنصر اهداف، منابع و ذینفعان پروژه را مشخص میکند. همچنین به تیم شما امکان میدهد:
منشور پروژه توسط حامی پروژه نوشته و ارائه میشود و بعداً به مدیر پروژه واگذار خواهد شد. اساساً، هر پروژه باید یک منشور پروژه داشته باشد، زیرا به عنوان دستورالعملی به کار میرود که پروژه را به سمت هدف و موفقیت خود هدایت میکند. به علاوه میتواند در بررسی و انتخاب تکنیکهای مدیریت پروژه هم موثر باشد.
در تصویر زیر، میتوانید اجزای اصلی منشور پروژه را ببینید که هدف پروژه را تعریف و ذینفعان، هزینه، ریسکها و موارد دیگر را شناسایی میکند.
لیست تحویلی نشان دهنده محصولات یا خدمات نهایی است که پس از اتمام یک پروژه به دست میآیند. کالاهای تحویلی میتوانند ملموس مانند کامپیوتر یا نامشهود مانند یک برنامه کامپیوتری باشند.
یک وظیفه (task) بهعنوان پایینترین سطح لیست در نظر گرفته میشود. هر وظیفه نشاندهنده یک اقدام یا مرحله است که باید برای تکمیل آیتم قابل تحویل یا مجموعهای از تحویلیها انجام دهید.
تفاوت بین ساختار تفکیک کاری با لیست تحویلی و لیست وظایف در این است که در دومی به طور دقیق مشخص میشود که چه کسی مسئول هر وظیفه است. شما حتی میتوانید برای هر وظیفه یا تحویلی ضرب الاجل تعیین کنید تا کنترل بیشتری روی کار خود در زمان استفاده از تکنیکهای مدیریت پروژه داشته باشید.
علاوه بر همه اینها، میتوانید فهرست خود را بهعنوان یک چک لیست ساده قالببندی کنید و پس از اتمام کار، پیشرفت خود را با بررسی هر وظیفه و تحویلی بررسی کنید.
ایجاد یک برنامه زمانبندی برای پروژه شامل توالی کارهایی است که باید انجام شود و تخصیص آنها به زمانبندی تقویم برای تکمیل پروژه. شما وظایف را تعریف میکنید. منابع مورد نیاز برای تکمیل کارها را مشخص میکنید و وظایف را به اعضای تیم مورد نظر تخصیص میدهید. سپس باید وظایف را به زمانهای مورد نظر در تقویم خود اختصاص دهید. زمانبندی از عواملی است که در انتخاب تکنیک های مدیریت پروژه موثر است.
اگر در ایجاد یک برنامه زمانبندی کارامد برای پروژه مشکل دارید، موارد زیر را از خود بپرسید:
پاسخ به این سؤالات به شما کمک میکند تا یک لیست وظایف ایجاد کنید که بعداً به ایجاد یک برنامه زمانبندی قابل اجرا برای پروژه کمک میکند.
به تصویر زمانبندی پروژه در زیر نگاهی بیندازید. میبینید که برنامهریزی یک مهمانی مستلزم انجام کارهای مشخصی است و برای هر کار، یک بازه زمانی مشخص در تقویم وجود دارد.
ایجاد یک ثبت ریسک در مدیریت پروژه و اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه به معنای تمرکز بر مشکلات و چالشهای بالقوهای است که ممکن است در حین کار بر روی یک پروژه با آن مواجه شوید.
به این مشکلات بالقوه «ریسکهای منفی» هم گفته میشود. آنها را باید پیشبینی و یادداشت کنید. میزان جدی بودن آنها را مشخص و سپس راهحلهایی برای آنها تعریف کنید. شما همچنین باید روشن کنید که چه کسی مسئول اجرای این راه حلها است.
البته، ممکن است در کار خود با «ریسکهای مثبت» هم روبرو شوید. آنها فرصتهای پروژه هستند که ممکن است بخواهید آنها را به عنوان پروژههای جداگانه تعریف کنید و جداگانه آنها را مدیریت کنید.
در جدول زیر میتوانید نمونههایی از ریسکهای خاص و ماتریس ریسک آنها، احتمال ریسک پروژه، سطوح تأثیر آنها، واگذارندگان مدیریت ریسک و راهحلهای ممکن را مشاهده کنید.
تفاوت اصلی بین تکنیکهای مدیریت پروژه و مدیریت پروژه، مشخص است. بنابراین، تکنیک مدیریت پروژه، رویکردی خاص برای به کارگیری مهارتها، تجربه و ابزارهای مناسب به منظور انجام مجموعهای از عملیات مورد نیاز است تا الزامات پروژه برآورده شود.
اکنون که متوجه شدید تکنیکهای مدیریت پروژه چیست و چه ارتباطی با پروژهها و مدیریت پروژه دارند، ببینیم چه زمانی بهتر است از آنها استفاده کنید.
با وجود تعریفی که بر استفاده گسترده تاکید دارد، ولی واقعا نیازی به استفاده از روشهای مدیریت پروژه خاص برای هر پروژه نیست. گاهی اوقات، یک سازماندهی مستقیم و خطی از وظایف پروژه کافی است.
با این حال، در موارد دیگر، یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه کارآمدترین راه حل خواهد بود.
در ادامه 7 مورد از عناصر پروژه را بررسی میکنیم که نشان میدهد باید از یک تکنیک مدیریت پروژه خاص برای پروژه خود استفاده کنید:
همه عناصر ذکر شده نشان میدهد که شما باید قبل از شروع کار، یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه خاص را انتخاب کنید.
استفاده شما از تکنیکهای مدیریت پروژه به نوع پروژهای که روی آن کار میکنید و همچنین تکنیکی که برای کار آن را انتخاب کردهاید بستگی دارد. بهترین راه حل برای یافتن یک تکنیک مدیریت پروژه مناسب برای پروژه خود، آزمایش و ترکیب چندین تکنیک است. همانطور که کار خود را پیش میبرید، احتمالاً میتوانید روشهای مفید و روشهای ناکارآمد را شناسایی کنید.
با در نظر گرفتن این موضوع، لیست بهترین تکنیکها و روشهای PM را مرور میکنیم.
در ادامه با 14 مورد از بهترین تکنیکها و متدولوژی مدیریت پروژه که امروزه قابل استفاده هستند، آشنا خواهید شد.
بر اساس نوع پروژه، ما بین 3 نوع پروژه تمایز قائل میشویم و تکنیکهای مدیریت پروژه را بر اساس بهترین بودن برای انواع پروژههای زیر طبقهبندی میکنیم.
البته، برخی از این نوع متدولوژیهای PM ممکن است با هم همپوشانی داشته باشند. بنابراین بسته به آنچه که به دنبال آن هستید، ممکن است بتوانید از برخی تکنیکهای ساده و پیچیده مدیریت پروژه برای مهندسی نرمافزار خود استفاده کنید.
در واقع تکنیکهای مدیریت پروژه متعددی وجود دارند. این تکنیکها میتواند برای صنایع خاص و یا بر اساس پیچیدگی پروژه به کار گرفته شود. با این حال، مدیران باید تکنیکهای مدیریت پروژه را بشناسند تا بتوانند پروژههای خود را با موفقیت به انجام برسانند.
سعی کنید از این تکنیکهای مدیریت پروژه برای بهبود دانش خود استفاده کنید و به نتایج شگفتانگیزی در زمینه مدیریت پروژه برسید.
تکنیک کلاسیک یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه سنتی است که به عنوان سادهترین و پرکاربردترین روش برای اجرای پروژهها شناخته میشود. این تکنیک شامل یک برنامه دقیق با تمام وظایف و فعالیتهایی است که باید انجام شود. کارهایی که باید انجام شوند بر اساس فوریت و وابستگیشان مرتب میشوند.
برای اجرای موفقیتآمیز تکنیک کلاسیک به عنوان یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه لازم است مراحل زیر را دنبال کنید.
این نوع از مدیریت پروژه، در دهه 1950 سرچشمه گرفت. با این حال، ما میتوانیم اولین نگاههای اجمالی مدیریت پروژه را به 2570 سال قبل از میلاد و تکمیل هرم بزرگ جیزه (Great Pyramid of Giza) نسبت دهیم. ولی به طور کلی، تعیین منشأ دقیق این اساسیترین نوع تکنیک مدیریت پروژه دشوار است.
در زیر یک تصویر از مراحلی که باید در تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک دنبال شوند را خواهید دید.
کلمه کانبان (Kanban) با توجه به ریشه ژاپنی آن به معنی بیلبورد است. کانبان یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه و در واقع یک برد برنامهریزی بصری است که آیتمهای کار را در ستونهای توسعه مرتب میکند.
کانبان یک زیرمجموعه محبوب از روش مدیریت پروژه چابک است که به شما کمک میکند پروژه خود را تجسم کنید و سپس پیشرفت کار را در آن پیگیری کنید. یکی از مزایای اصلی این روش تسهیل شفافیت در کار است.
یک صفحه کانبان ساده از سه ستون مجزا تشکیل شده است. شما وظایف خود را در ستونها جا به جا میکنید تا پیشرفت و وضعیت فعلی یک وظیفه را نشان دهید:
بسیاری از نرمافزارهای مدرن قالبهای کانبان را برای توضیح این چارچوب ساده ارائه میدهند.
کانبان را به شرکت تویوتا و سیستم تولید JIT یا Just-In-Time آنها نسبت میدهند. این سیستم شما را موظف میکند فقط کارهایی را که باید و صرفاً به مقداری که نیاز دارید انجام دهید.
در تصویر زیر 3 ستونی که به آنها اشاره کردیم را به همراه ستون Backlog مشاهده میکنید. این ستون فهرستی از کارهایی را نشان میدهد که باید به ترتیب بر اساس اولویت انجام شوند، در مقابل ستون To-do لیستی از کارهایی است که ما برای انجام از Backlog انتخاب کردهایم.
این تکنیک ترسیمی از تکنیکهای مدیریت پروژه به شما کمک میکند تا زمان تکمیل کل پروژه را به صورت واقعی تخمین بزنید.
تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) در مدیریت پروژه مستلزم ردیابی بصری پروژههای پیچیده و دارای جزئیات برنامهریزی شده در نمودارهای تخصصی PERT است. تاکید این تکنیک بر تجزیه و تحلیل مداوم کار، تخمین زمان و بودجه مورد نیاز برای اتمام موفقیتآمیز یک پروژه است.
برای ایجاد نمودار PERT، این مراحل را دنبال کنید (می توانید از نرم افزار استفاده کنید یا خودتان آن را ترسیم کنید):
PERT اولین بار در سال 1957 توسط دفتر پروژههای ویژه نیروی دریایی ایالات متحده برای کمک به نیروی دریایی این کشور در اجرای پروژه زیردریایی هستهای خود ایجاد شد و بعداً در صنایع مختلف مورد استفاده قرار گرفت. یکی از معروفترین کاربردهای PERT در ابتدا، استفاده در سازماندهی بازیهای المپیک زمستانی در سال 1968 بود.
در این نمودار میتوانید موارد زیر را ببینید:
هم را نشان میدهند.
پس از متدولوژیهای PM مناسب برای هر نوع پروژه، به تکنیکهای مدیریت پروژه برای «پروژههای ساده» میرسیم.
شما یک پروژه ساده را بر اساس پارامترهای پروژه زیر تشخیص خواهید داد:
بهترین تکنیکهای مدیریت پروژه برای استفاده در پروژههای ساده عبارتند از:
این تکنیک سلسله مراتبی شگفتانگیز از تکنیکهای مدیریت پروژه به شما کمک میکند تا یک طرح کلی بصری از وظایفی که باید برای تکمیل پروژه به طور موثر انجام دهید، تهیه کنید.
ساختار شکست کار (WBS) از شما میخواهد که پروژه خود را به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریتتر تقسیم کنید. مطابق با PMBOK، تجزیه کار باید برای دستیابی به اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل مورد نیاز انجام شود. از نظر بصری، WBS به شما کمک میکند تا دیدی جامع از تمام اجزای کل پروژه خود (وظایف اصلی و وظایف فرعی یا زیر مجموعه) داشته باشید.
تمام کارهای شما در ساختار تقسیم کار باید به درستی شناسایی، برآورد، بودجهبندی و زمانبندی شود.
از WBS برای تقسیم وظایف پیچیده به وظایف کوچکتر استفاده کنید تا زمانی که دیگر نتوانید این وظایف را تقسیم کنید. کار با کارهای کوچکتر آسانتر است. چون برآورد زمان مورد نیاز و هزینه تکمیل آنها آسانتر است.
هنگامی که پروژه خود را به پایینترین سطوح در WBS تجزیه میکنید، این سطوح بستههای کاری نامیده میشوند. هنگامی که آنها را شناسایی کنید، میتوانید به راحتی و با خیال راحت زمان و هزینههای کار را تخمین بزنید و آنها را به صورت کارآمد کنترل و مدیریت کنید.
از آنجایی که اکثر پروژهها چرخه عمر مشابهی دارند، قالبهای استاندارد WBS وجود دارد که میتوانید آنها را متناسب با پروژههای خود تغییر دهید و سپس استفاده کنید.
WBS اولین بار در دهه 1960 توسط وزارت دفاع ایالات متحده (Dod) و سازمان ملی هوانوردی و فضایی (NASA) توسعه یافت. چون آنها به یک سیستم برنامهریزی و کنترل قابل اجرا برای پروژههای عظیم نیاز داشتند.
در تصویر زیر میتوانید تمام وظایف اصلی و فرعی که یک پروژه را تشکیل میدهند، مشاهده کنید. شما میتوانید وظایف پروژه را تا جایی که نیاز دارید به درستی مدیریت کرده و زمان و هزینه را تخمین بزنید.
این تکنیک بر اساس یک فرآیند طراحی متوالی ایجاد شده که
بسیار شبیه یک آبشار است و در آن فازها از یکی به دیگری جریان دارند.
تکنیک آبشار اجرای وظایف را به صورت متوالی الزامی میکند. چون فقط در صورتی میتوانید به مرحله بعدی بروید که مرحله قبلی را تمام کرده باشید.
مطابق با این تکنیک از میان تکنیکهای مدیریت پروژه باید قبل از شروع کار روی آن، ایده روشنی از نیازهای پروژه و روش تشخیص آنها داشته باشید. چون وقتی به مرحله بعدی رفتید، نمیتوانید برای انجام اصلاحات به مرحله قبلی برگردید.
مراحل اجرای این تکنیک به نوع پروژه بستگی دارد، اما معمولاً شامل موارد زیر است:
تکنیک آبشار اولین بار به طور رسمی توسط وینستون دبلیو رویس (Winston W. Royce) در مقالهای که در سال 1970 منتشر شد، توصیف شد. با این حال در آن زمان این تکنیک با این نام معرفی نشد. اولین بار در مقالهای توسط تی ای بل (T.E. Bell ) و تی.ا. ترنر (T.A. Turner) در سال 1976 اصطلاح «تکنیک آبشار» مورد اشاره قرار گرفت.
در این تصویر میتوانید ببینید که در تکنیک آبشار فقط میتوان به جلو حرکت کرد. چون با رعایت دقیق نظم به شما اجازه نمیدهد به مرحله قبلی بازگردید.
این تکنیک کاربردی از تکنیکهای مدیریت پروژه از نمودارهای میلهای برای سادهسازی و تجسم فرآیندهای زمانبندی و برنامهریزی پروژه استفاده میکند.
گانت چارت یکی از قدیمیترین تکنیکهای مدیریت پروژه است. این روش شامل یک نوع نمودار میلهای افقی است که زمانبندی پروژه را نشان میدهد. هر فعالیت در پروژه با یک نوار نشان داده میشود و طول آن نشاندهنده مدت زمان هر کار و تاریخ شروع و پایان آن است. موقعیت نوار هم نشاندهنده زمانبندی کار است. اگر یک کار به دنبال دیگری انجام شود، به این معنی است که شروع آن به تکمیل کار قبلی بستگی دارد. همچنین ممکن است علائم هندسی دیگری را در نمودار مشاهده کنید، مانند یک الماس یا نماد مثلثی شکل که نشاندهنده یک نقطه عطف مهم در طول یک پروژه است. گانت چارت به دلیل سادگی و هزینه پایینش کاربرد گستردهای دارد.
گانت چارت میتواند به طور مستقل عمل کند یا توسط شما در پروژه اعمال شود. چون بسیاری از ابزارهای مختلف مدیریت پروژه دیدگاه گانت چارت را در بردارند. به سادگی وظایف خود را به لیست اضافه کنید و آنها را در جدول زمانی قرار دهید. سپس، وظایف یا منابع را اختصاص داده و وابستگیها را اضافه کنید تا مطمئن شوید که وظایف به ترتیب مناسب انجام میشوند.
اگر فکر میکنید که هنری گانت (Henry Gantt)، مهندس مکانیک آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه گانت چارت را اختراع کرده است، لازم است دوباره فکر کنید. یک مهندس لهستانی به نام کارول آدامیسکی (Karol Adamiecki) نموداری را ایجاد کرد که ابتدا آن را هارمونوگرام نامید. اما چنین نامی به دلیل زبان لهستانی برای انتشار و پذیرش با محدودیت مواجه بود. بین سالهای 1910 و 1915، هنری گانت نسخهی خود از نمودار آدامیسکی را طراحی کرد که امروزه شناخته شده و به طور گسترده مورد استفاده قرار میگیرد.
همانطور که در زیر میبینید، نوارها نشان دهنده فعالیتها هستند (آنچه باید انجام شود).
در این بخش، به پروژههای پیچیده و تکنیکهای مدیریت پروژه خاص آنها میپردازیم.
یک پروژه پیچیده با ویژگیهای زیر مشخص میشود:
بهترین تکنیکهای مدیریت پروژه برای استفاده در پروژههای پیچیده عبارتند از:
مسیر بحرانی یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه است که به شناسایی وظایف براساس اهمیت و وابستگی آنها کمک میکند.
روش مسیر بحرانی یک الگوریتم زمانبندی برای شناسایی وظایف اصلی در طولانیترین دنباله وظایف در یک پروژه است. این وظایف برای تحقق ضرب الاجل پروژه بسیار مهم هستند و به همین دلیل به تمرکز دقیق تیم نیاز دارند.
در ادامه یک راهنمای گام به گام برای یافتن مسیر حیاتی پروژه را به عنوان یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه توضیح میدهیم.
روش مسیر بحرانی (CPM) در سال 1957 در شرکت دوپونت (DuPont)، یکی از بزرگترین شرکتهای صنایع شیمیایی تاریخی (از نظر فروش) تاسیس شد. بنیانگذاران این تکنیک دو ریاضیدان بودند که میخواستند از هزینههای اضافی زمانبندی مرتبط با تعطیلی و راهاندازی مجدد کارخانهها اجتناب کنند. راهحل آنها شامل کار بر روی وظایف درست به ترتیب درست بود.
در این شکل، میتوانید ببینید که برای تکمیل پروژه X چه باید کرد. وظایف A، B و C غیربحرانی هستند و اگر این کارها را انجام ندهید، میتوانید پروژه را تکمیل کنید. بنابراین، اینها وظایف اختیاری محسوب میشوند. از سوی دیگر، وظایف D، E و F بحرانی در نظر گرفته میشوند و برای تکمیل پروژه باید انجام شوند.
2. مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM)
مدیریت پروژه زنجیره بحرانی یکی دیگر از تکنیکهای تحلیل زمانبندی است که به شما کمک میکند بودجه خود را حفظ کنید و در عین حال تیم خود را از کار بیش از حد دور نگه دارید.
مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) از تکنیکهای مدیریت پروژه و یک الگوریتم زمانبندی است که تاکید زیادی بر منابع مورد نیاز برای انجام پروژه، وابستگیهای میان وظایف و بافرهایی که برای تکمیل به موقع پروژه باید در نظر بگیرید، دارد.
هدف از این روش مدیریت پروژه کمک به مدیریت بهتر منابع، به حداقل رساندن از دست دادن زمان در جنبههای مختلف پروژه و توزیع حجم کاری به طور مساوی است.
4 نوع بافر مرتبط با CCPM وجود دارد:
هنگام ایجاد یک فرآیند مدیریت پروژه زنجیره بحرانی به عنوان یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه، نکات زیر را در نظر بگیرید:
مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) از نظریه محدودیتها نشات میگیرد. همچنین اولین بار در سال 1997 توسط الیاهو ام. گلدرات (Eliyahu M. Goldratt) در کتاب خود، زنجیره بحرانی معرفی شد.
تکنیک CCPM اضافه کردن بافرها را به عنوان نوعی “کیسه هوا” پیشنهاد میکند که میتواند در موقعیتهای غیرمنتظره مورد استفاده قرار گیرد. همانطور که در تصویر زیر میبینید، به هر وظیفه (که در نمودار به صورت دایره مشخص شده است) بافری داده میشود که از مهلتهای پروژه یا هر تغییر دیگری در طول پروژه محافظت میکند.
این تکنیک بر مدیریت ذینفعان پروژه تمرکز دارد تا برنامه و زمانبندی آن.
مدیریت پروژه افراطی (XPM) همانطور که از نامش پیداست، یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه است که برای پروژههای پیچیده و در نوسان ساخته شده است. یعنی پروژههایی که اغلب تغییر میکنند و نیاز به یک رویکرد افراطی در مدیریت خود دارند.
این تکنیک بر جنبه انسانی پروژه متمرکز است. به گونهای که از اصول شناخته شده در مورد نحوه تعامل افراد با یکدیگر برای سازماندهی مناسب همکاری در یک پروژه استفاده میکند.
طبق گفته داگ دکارلو (Doug DeCarlo) در کتاب مدیریت پروژه افراطی، یک پروژه در XPM از 4 مرحله (INSPIRE) عبور میکند:
مفهوم مدیریت پروژه افراطی (XPM) در سال 2004 در کتاب مدیریت پروژه افراطی توسط داگلاس دی کارلو (Douglass DeCarlo) که قبلا اشاره شد، سرچشمه گرفت.
از این تصویر، میتوانید بینش بهتری نسبت به انعطافپذیری و آزادی XPM در تصمیمگیری درباره رویکرد، هزینه، چارچوب زمانی و دامنه کسب کنید. پروژه را با مجموعهای از قوانین و رویکردهای ثابت تطبیق ندهید، بلکه قوانین و رویکردها را تا زمانی که به نتیجه دلخواه نرسیدید، با خود پروژه تطبیق دهید.
این تکنیک به دلیل مقیاسپذیری، انعطافپذیری و کاربردی بودن، یکی از متداولترین تکنیکهای مدیریت پروژه است. برخلاف XP، مدیریت پروژهها در PRINCE2 به وضوح در هر مرحله از فرآیند، برنامهریزی و سازماندهی شده است.
PRINCE2 یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه ساختاریافته است که چارچوبی را برای کمک به تقسیم پروژه به مراحلش ارائه میدهد. این روش شامل 7 اصل، 7 موضوع و 7 مرحله است که هر پروژه باید طی کند.
طبق نسخه 2017 PRINCE2، این اصول قوانین اساسی را نشان میدهند که هر پروژه باید به آن پایبند باشد:
تمها به شما میگویند که چگونه یک پروژه را علاوه بر تکنیکهای مدیریت پروژه با استفاده از اصول PRINCE2 مدیریت کنید. پروژهها در تمام طول مسیر به این تمها نیاز دارند.
اگر میخواهید پروژهای را با استفاده از PRINCE2 به عنوان یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه مدیریت کنید، باید از 7 مرحلهای که هر پروژه باید طی کند آگاه باشید:
شما پروژه خود را با یک دستور پروژه شروع میکنید. دستور پروژه یک سند اولیه است که توسط مشتری ارائه میشود و برای شروع پروژه مورد نیاز است (اطلاعات اساسی را که در نقطه شروع در دسترس است مشخص میکند). برای اطمینان از قابل اجرا بودن پروژه، خلاصه پروژه تهیه میشود و توسط هیئت مدیره پروژه به دقت بررسی میشود تا در مورد شروع پروژه تصمیمگیری شود. در این مرحله، چندین فعالیت باید تکمیل شود، مانند انتصاب مدیر پروژه به همراه سایر ذینفعان، آمادهسازی مورد کسب و کار، انتخاب رویکرد و جمعآوری خلاصه پروژه.
این مرحله زمانی است که هیئت مدیره پروژه تصمیمات کلیدی را در مورد پروژه اخذ میکند. مشخص میکند که آیا شروع آن ارزشمند است یا خیر و در صورت صدور مجوز، پروژه را به مدیر پروژه تفویض میکند. فعالیتهای این مرحله شامل بررسی خلاصه پروژه، تأیید رسمی رویکرد با بقیه ذینفعان و بررسی ریسک و منابع مورد نیاز است.
در این مرحله دلایل انجام یک پروژه باید همراه با محدوده کار، هزینه، ذینفعان مسئول، نحوه مدیریت ریسکها یا تغییرات بیان شود. مدیر پروژه باید سند شروع پروژه را جمعآوری کند. سند شروع پروژه در واقع یک سند رسمی (یا مجموعه ای از چندین سند) است که در آن تمام سؤالات مانند چه چیزی، چه کسی، چرا، کجا، چگونه، چه زمانی و چه مقدار باید به وضوح بیان شود.
کل فرآیند باید همیشه به دقت کنترل و نظارت شود تا از مشکلات و از دست دادن تمرکز ممانعت به عمل آید. مدیر پروژه باید مجوز شروع یا ادامه هر فعالیت را بدهد. به همین دلیل است که مدیر پروژه، پروژه را به قطعات کوچکتر یا بستههای کاری تقسیم میکند تا از بروز بینظمی جلوگیری شود. هر بسته کاری پس از تکمیل یا تغییر باید تحت کنترل باشد. به طور خلاصه، همه چیز باید به آرامی کار کند که مسئولیت مدیر پروژه است.
هدف از این مرحله این است که اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان در مورد آنچه که باید تولید شود، هزینه و زمانبندی آن همراه با رعایت معیارهای کیفیت توافق دارند. بعداً آنها میتوانند آیتمها را تأیید کنند یا خواستار انجام تغییرات شوند.
هر مرحله باید به دقت بررسی و تایید شود تا بتوان جلو رفت. هیئت مدیره پروژه باید از نقاط استراتژیک پروژه مطلع شود و آنها هستند که تصمیم نهایی را در مورد توقف یا ادامه مرحله بعدی میگیرند.
این مرحله نهایی اجرای تکنیک های مدیریت پروژه است که در آن پذیرش محصول و اینکه آیا اهداف PID محقق میشوند یا خیر تأیید میشود. پروژهای موفق است که پایان شفاف و روشنی داشته باشد.
PRINCE 2 گونهای از روش قبلی به نام PROMPT II است. در سال 1989، دولت بریتانیا این تغییر PROMPT II را به عنوان استانداردی برای مدیریت پروژه در بخش فناوری اطلاعات پذیرفت. امروزه، این روش مدیریت پروژه، روش رسمی برای تمام پروژههای دولت بریتانیا است.
از تصویر زیر، میتوانید ببینید که PRINCE2 بر اساس اصول خود ساخته شده است، یعنی راهنماها و قوانینی که برای اجرای موفقیتآمیز یک پروژه باید از آنها پیروی کنید. سپس، تمهای PRINCE2 به شما نشان میدهد که چگونه پروژه را مدیریت کنید، به عنوان مثال، چگونه اصول را عملی کنید.
یک پروژه مهندسی نرمافزار معمولی شامل جمعآوری الزامات، توسعه و تست نرمافزار و انجام تعمیر و نگهداری منظم بر روی محصول نرم افزاری است.
بهترین تکنیکهای مدیریت پروژه برای استفاده در پروژههای مهندسی نرمافزار عبارتند از:
این تکنیک از تکنیکهای مدیریت پروژه تکراری و در عین حال چابک است. تکراری است زیرا فعالیتها در طول پروژه تکرار میشوند و چابک است زیرا میتوان آنها را متناسب با نیازهای نرمافزاری تنظیم کرد.
فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) یک ساختار مدیریتی چابک برای تیمهای توسعه نرمافزار است که باعث میشود یک پروژه در طول زمان در 4 مرحله متمایز شامل آغاز، توسعه، ساخت و انتقال اجرا شود. هر یک از 4 مرحله دارای یک هدف اصلی است و 6 رشته توسعه را شامل میشود که عبارتند از مدلسازی کسب و کار، الزامات، تحلیل و طراحی، پیادهسازی، تست و استقرار. تا زمانی که با موفقیت به هدف اصلی مرحله قبل نرسید، نمیتوانید به مرحله بعدی بروید.
برخی از رشتههای توسعه اهمیت بیشتری نسبت به سایرین دارند، بنابراین زمان بیشتری نسبت به آنها میگیرند.
همانطور که قبلا اشاره کردیم، برای استفاده موثر از تکنیک RUP، نرم افزار باید 4 مرحله توسعه را طی کند:
فرایند یکپارچه منطقی توسط شرکت رشنال سافتویر (Rational Software) در سال 2003 ایجاد شد.
در تصویر زیر، میتوانید هر چهار فاز توسعه پروژه را در RUP مشاهده کنید. همچنین میتوانید متوجه شوید که برخی از فازها (تحلیل جزئیات، ساخت و انتقال) تکرار بیشتری دارند که به دلیل تمرکز بر تولید محصولات فنی برای دستیابی به هر هدف است.
این تکنیک از تکنیکهای مدیریت پروژه انعطافپذیری و سازگاری را برای تطبیق آسان با تغییرات در چرخه عمر پروژه پیشنهاد میکند. خود کلمه “چابک” به معنای توانایی تغییر، یعنی سازگاری است.
مدیریت پروژه چابک روشی برای توسعه نرمافزار است که بر خود سازماندهی و عملکرد متقابل در یک تیم و همچنین جلب رضایت مشتری تاکید دارد.
چندین اصل وجود دارد که باید برای استفاده موفق از مدیریت چابک در پروژههای خود رعایت کنید:
برای درک بهتر مراحل زیر را دنبال کنید:
مدیریت پروژه چابک به طور رسمی در سال 2001 به عنوان بخشی از مانیفست چابک توسعه یافت.
همانطور که میبینید، مدیریت چابک فرآیندی تکراری است که هدف نهایی آن پاسخگویی به تغییرات است.
اسکرام یکی دیگر از تکنیکهای مدیریت پروژه دارای انعطاف است که مبتنی بر فرآیندهای تکراری، تنظیمات و یادگیری مستمر است.
درست مانند کانبان، اسکرام یکی دیگر از زیرشاخههای محبوب روششناسی مدیریت پروژه چابک است. هدف آن کمک به تیمهای توسعه نرمافزار است تا نرمافزارهای کاری را با کمک روشهای توسعه و تکرار ارائه دهند.
پیشرفت پروژه با دنبال کردن دورههای کوتاه و بسته زمانی به نام اسپرینت اندازهگیری میشود. پایان هر اسپرینت باید به معنای تکمیل مقدار برنامهریزیشده از کار باشد.
در ادامه 6 مرحله برای اجرای یک پروژه با استفاده از روش اسکرام آورده شده است:
همانطور که قبلا ذکر شد، اسکرام اکنون به طور رسمی زیرمجموعه مفهوم «چابک» قرار میگیرد. با این حال، اولین بار با این نام توسط هیروتاکا تاکوچی (Hirotaka Takeuchi) و ایکوجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka) در سال 1986 در مقالهای با عنوان «بازی توسعه محصول جدید» معرفی شد.
مراحل اجرای موفق پروژه اسکرام در تصویر زیر همراه با سایر فعالیتهای مورد نیاز برای تکمیل پروژه ارائه شده است.
برنامهنویسی افراطی (XP) یکی از تکنیکهای مدیریت پروژه مبتنی بر همکاری است که کار گروهی را تشویق میکند و تجزیه پروژههای پیچیده را به چندین نسخه کوچکتر و قابل مدیریت پیشنهاد میدهد.
XP یک چارچوب توسعه نرمافزار چابک خاص است که هدف اصلی آن کمک به تیم در تولید نرمافزار با کیفیت بالاتر و در عین حال صرف زمان کمتر برای مدیریت انتشار پروژه و برآوردن نیازهای مشتریان است.
در برنامهنویسی افراطی فعالیتها و اصول زیر الزامی است:
مراحل زیر را دنبال کنید:
برنامه نویسی افراطی (XP) اولین بار در دهه 1990 توسط کنت بک (Kent Beck) ایجاد شد. او در ابتدا این تکنیک را در کار بر روی C3 پیادهسازی کرد.
میتوانید مراحل توضیح داده شده را در این تصویر مشاهده کنید که علاوه بر این، شامل آخرین مرحله یعنی برنامهنویسی زوجی است. قبلاً گفتیم که XP از کار تیمی و همکاری پشتیبانی میکند، بنابراین برنامهنویسی جفتی انجام میشود تا اعضای تیم بتوانند در گروههای دو نفری در یک کامپیوتر واحد کار کنند. این روش مالکیت جمعی را تقویت میکند و علاوه بر این هر دو عضو تیم از یکدیگر یاد میگیرند.
صرف نظر از تکنیکهای مدیریت پروژه خاصی که استفاده میکنید و نوع پروژهای که روی آن کار میکنید، همچنان باید وظایف و فرآیندهای کلی خاصی را انجام دهید. یعنی شما باید:
و بهترین راه برای انجام همه این کارها استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه است.
اما همه ابزارهای مدیریت پروژه مناسب و کاربردی نیستند. طبق تحقیقاتی که تقاضای عمومی را از نظر ویژگیهای PM بررسی کرده است، مجموعه ابزارهایی که برای مدیریت پروژه استفاده میکنید باید ویژگیهای زیر را ارائه دهند:
همانطور که میبینید، قابلیتهای اشتراکگذاری فایل، ردیابی زمان، یکپارچهسازی ایمیل، گانت چارت، گزارشهای سفارشی و صورتحساب با بیشترین سهم (از 51% تا 43%) پیشتاز هستند. پس از آن یکپارچهسازی فضای ذخیرهسازی ابری، ویژگیهای خاص صنعت، API، ویژگیهای خاص روش PM، چت در زمان واقعی، دسترسی به موبایل، یکپارچهسازی شبکههای اجتماعی و چتهای ویدیویی با اختلاف کمی قرار دارند (از 42% تا 28%).
با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا لیستی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه با ویژگیهای ذکر شده، برای هر نوع وظیفه و فرآیندهای مرتبط با کار بر روی پروژهها را معرفی میکنیم:
ابزارهای زیر میتوانند به شما در اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه و ارتباط با تیمتان به شیوهای سازماندهی شده کمک کنند، در حالی که برنامهریزی دقیق پروژه را انجام میدهید، بر کارهای مهم تمرکز دارید و آنها را بر این اساس مرتب میکنید.
برای سازماندهی و برنامهریزی گردش کار خود، میتوانید از ترلو، یک ابزار مدیریت پروژه سنتی مبتنی بر کانبان استفاده کنید. این ابزار به شما امکان میدهد تا وظایف خود را سازماندهی و برنامهریزی و سپس پیشرفت آنها را در ستونهایی با نام مناسب پیگیری کنید. میتوانید ببینید چه کسی روی چه کاری کار میکند، کدام کارها در حال پیشرفت هستند و در کجای فرآیند قرار دارند. این شما را با تیم خود در ارتباط نگه میدارد و همه از وضعیت وظایف مطلع میشوند:
نکته جالب در مورد ترلو این است که میتوان آن را در صنایع مختلف اعمال کرد و میتوانید ستونهای سفارشی متناسب با پروژههای خود بسازید.
nTask یک نرمافزار برای اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه است که تیم شما را منظم نگه میدارد و به طور موثر کار را در تیم شما مدیریت میکند. با اولویتبندی با nتسک کارهای بیشتری انجام میدهید. دچار مشکلات چند وظیفهای نمیشوید و میتوانید به صورت استراتژیک حجم کاری سنگین را حتی در خارج از محل کار توزیع و مدیریت کنید.
nتسک به عنوان یکی از نرمافزارهای مدیریت پروژه ویژگیهای متعددی را در اختیار کاربران خود قرار میدهد:
nتسک به اثربخشی بهتر کار تیمی کمک میکند. قابلیتهای این ابزار در زمینه همکاری تیمی عبارتند از:
با کمک گرفتن از nتسک اجازه نخواهید داد تاریخ اتمام پروژه به دلیل برنامهریزی ناکافی از دست برود. چون میتوانید:
با قابلیتهای nتسک میتوانید کارهای بیشتری را انجام دهید:
همه را در جریان نگه دارید:
ساعتها را در جدول زمانی nTask وارد کنید و سپس:
+ سایر اپلیکیشنهای کارآمدی که میتوانید برای سازماندهی و برنامهریزی پروژه و اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه خود استفاده کنید عبارتند از کلیکآپ (ClickUp)، تایگا (Taiga) و آسانا (Asana).
اجرای چندین پروژه و کار به طور همزمان راحت نیست. از دست دادن ضرب الاجل هزینه و زمان دارد. بنابراین لازم است یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید. برنامه زمانبندی پروژه به عنوان یک نقشه راه عمل میکند که شامل برنامه مورد نیاز برای دستیابی به هدف است و نشان میدهد که تکمیل پروژه چقدر طول میکشد. با در نظر گرفتن این موضوع، ما برخی از ابزارهای زمانبندی پروژه را معرفی میکنیم:
برای برنامهریزی گردش کار خود، میتوانید از گوگل کلندر استفاده کنید. این ابزار یک تقویم زمانبندی ساده است که میتوانید از طریق حساب جی میل (Gmail) خود به آن متصل شوید.
این ابزار به شما امکان میدهد جلسات و مشاوره با تیم خود را در اسلاتهای تقویم ساده برنامهریزی کنید. با گوگل کلندر هرگز قرار ملاقاتها را از دست نمیدهید. چون یادآوریهایی درباره فعالیتهای آینده دریافت میکنید. در تقویم گوگل میتوانید فهرست کارها را ایجاد کنید، تقویم خود را با افزونهها سفارشی کنید، رویدادهای خود را مطابق میل خود سفارشی کنید و موارد دیگر.
+ دیگر برنامههای کارآمدی که میتوانید برای انجام وظایف و زمانبندی پروژه استفاده کنید عبارتند از دودل (Doodle)، کلندلی (Calendly) و انی دات دو (Any.do)
یک ابزار مدیریت زمان پروژه با کیفیت باید زمان و وظایف را به طور موثر مدیریت کند. دارای قابلیت ردیابی زمان، ارائه صورتحساب، گزارشدهی و ایجاد احساس امنیت در هنگام استفاده از آن باشد. همانطور که گفته شد، استفاده از برنامههای زیر را در نظر بگیرید:
برای مدیریت صحیح زمان خود در حین اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه، می توانید از کلاکیفای، ردیاب زمان پیشرو در بازار استفاده کنید. کلاکیفای یک برنامه ردیابی زمان است که ویژگیهای اساسی ردیابی زمان را برای کاربران و پروژه های نامحدود به صورت رایگان ارائه میدهد.
با کلاکیفای میتوانید پروژهها را به روشی بسیار راحت، شفاف و کاربرپسند مدیریت و ردیابی کنید. علاوه بر این، میتوانید زمان و پیشرفت تیم خود را ردیابی کنید. بودجهبندی تنظیم کنید و زمان دقیقی را برای پروژههای خود تخمین بزنید.
این ابزار به تیم شما اجازه میدهد تا زمانی را که برای کارهای مرتبط با پروژه صرف میشود، در حین کار (یا پس از اتمام کار) ردیابی کنند. گزارشهایی در مورد استفاده از زمان تولید کنند و از آنها برای شناسایی قسمتهایی استفاده کنند که میتواند موجب بهبود در گردش کار شود.
علاوه بر استفاده از کلاکیفای، میتوانید از رسکیو تایم (Rescue Time) یا واکاتایم (WakaTime) نیز استفاده کنید تا زمانی که صرف اپلیکیشنهای خاص میکنید بهطور خودکار ردیابی شود.
ابزارهای همکاری تیمی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. چون به باز کردن درهای ارتباط در یک تیم کمک میکنند و کار از راه دور را از هر نقطه در جهان بهبود میبخشند.
ما برخی از ابزارهای همکاری پروژه را برای معرفی به شما انتخاب کردهایم:
پامبل یک ابزار کارآمد برای همکاری تیمی است که به صورت رایگان، برای تعداد نامحدودی از کاربران و با قابلیت پیام رایگان در دسترس است. این برنامه به شما امکان میدهد با استفاده از کانالهای خصوصی، چتهای گروهی یا مکالمههای عمومی، با اعضای تیم خود صحبت کنید. به سادگی یک کانال ایجاد کنید، اعضا اضافه کنید و آن را به دلخواه شخصیسازی کنید.
با پامبل، میتوانید تمام ارتباطات را با تیم خود در یک مکان متمرکز کنید و به راحتی به مکالمات گذشته، پیوندها و فایلها مراجعه و یا بر اساس کانال یا شخص فیلتر کنید.
جدای از ارتباطات تیمی، همکاری پروژه نیز در اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه بسیار مهم است زیرا امکان همکاری در زمان واقعی را فراهم میکند. البته، برای این منظور به یک اپلیکیشن قابل اعتماد نیاز دارید:
همکاری تیمی یک اصطلاح گسترده است. به عنوان مثال، برای همکاری با تیم خود در ورود دادهها و تجزیه و تحلیل آماری، میتوانید از گوگل شیتز به عنوان یک صفحه گسترده یا اکسل آنلاین استفاده کنید.
این ابزار به شما امکان میدهد دادهها را اضافه و محاسبه کنید. نمودار ایجاد و آمار پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. چندین عضو تیم شما میتوانند دادهها را به طور همزمان دستکاری کنند و همه تغییرات شما بلافاصله و به طور خودکار ذخیره میشوند.
سایر اپلیکیشنهای کارآمدی که میتوانید برای انجام وظایف مختلف همکاری به منظور اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه از آن استفاده کنید عبارتند از دراپ باکس (Dropbox) برای اشتراکگذاری آنلاین فایل، ویزم (Visme) برای جلسات طوفان فکری تیمی و جیرا (Jira) برای مدیریت پروژه چابک.
جیرا یک نرمافزار چابک است که برای اعمال تکنیکهای مدیریت پروژه و پیگیری مسائل استفاده میشود. ویژگیهای مهم آن شامل ردیابی باگ، مدیریت وظایف توسعه نرمافزار و مدیریت محصول است.
جیرا برای ردیابی اشکالات، مدیریت منابع و ردیابی عملکرد تیم کارکرد عالی دارد. این ابزار دارای داشبوردهای قابل تنظیم است و یک رابط کاربرپسند برای ردیابی وظایف و ایجاد گزارش به کاربران خود ارائه می دهد.
+ سایر برنامههای کارآمدی که میتوانید برای انجام وظایف مختلف و همکاری تیمی از آنها استفاده کنید عبارتند از دراپ باکس (Dropbox) برای اشتراکگذاری آنلاین فایل و ویزم (Visme) برای جلسات طوفان فکری تیمی.
اگر صاحب یک کسب و کار هستید، باید اطمینان حاصل کنید که سازمان شما از یک نرمافزار مدیریت قابل اعتماد استفاده میکند. چنین نرمافزاری میتواند شفافیت پروژه را با تجزیه و تحلیل بودجه و هزینهها ارتقا دهد، گزارشها را تولید کند و تمام تراکنشهای مرتبط با پروژه را در یک مکان متمرکز و حفظ کند. به طور کلی چنین ابزارهایی در اجرای بخشهای مالی تکنیکهای مدیریت پروژه کارآمدی را افزایش میدهند.
بنابراین، سعی کنید از ابزارهای زیر کمک بگیرید:
برای انجام وظایف مالی و حسابداری مرتبط با پروژه خود، می توانید از سیج اکانتینگ استفاده کنید. این ابزار به شما امکان میدهد که امور مالی خود را تجزیه و تحلیل کنید و همچنین پس از اتمام پروژه از مشتریان خود فاکتور تهیه کنید.
+ سایر برنامههای کارآمدی که میتوانید برای مدیریت امور مالی و حسابداری پروژه استفاده کنید عبارتند از فایل (Fyle)، کوییک بوکس (Quickbooks)، ویو اکانتینگ (Wave Accounting) و فرش بوکس (Freshbooks).
تا اینجا میدانید که روشهای محبوب و تکنیکهای مدیریت پروژه چگونه کار میکنند، چه زمانی و با چه ابزارهایی باید از آنها استفاده کنید. اکنون زمان آن است که چند روش برتر در مدیریت پروژه را بررسی کنیم که به شما کمک میکند تا تلاشهایتان در مدیریت پروژه با کارآمدی بیشتری اجرا شود:
زمانی که متوجه شدید به دنبال اجرای چه اهدافی هستید و کدام یک از تکنیکهای مدیریت پروژه و چه وظایف و مراحلی را برای رسیدن به اهداف ذکر شده باید انجام دهید، لازم است که این دادهها را برای مراجعات بعدی مستند کنید. این کار هم برای تیم شما و هم برای سرمایهگذاران آینده بالقوه پروژه مفید است.
شرکت شما احتمالاً در یک دوره زمانی روی چندین پروژه کار خواهد کرد. بنابراین، هنگام تعیین ضربالاجلها و تعیین مسئولیتها، باید سایر پروژهها و تعهدات تیم خود را در نظر بگیرید.
آیا مطمئن هستید که وظایف، نقشها و مسئولیتها را به طور مساوی تخصیص دادهاید؟ یا اینکه یکی از اعضای تیم شما بر روی 5 وظیفه مختلف کار میکند، در حالی که دیگر اعضای تیم به سختی کاری برای انجام دادن دارند؟ این موضوع را به دقت زیر نظر داشته باشید و برای بهترین استفاده از منابع، کار را به طور مساوی توزیع کنید.
آیا پروژه طبق برنامه پیش میرود؟
همه سهم خود از کار را انجام میدهند؟
آیا تیم با سرعتی کار میکند که با ضرب الاجلهای مورد انتظار پروژه هماهنگ باشد؟
آیا در یک مرحله از پروژه توقف وجود دارد؟
نظارت بر کار تیم خود و پیگیری پیشرفت آنها به پاسخگویی به این سوالات کمک میکند و از بروز حوادث ناگوار و تاخیر جلوگیری به عمل خواهد آورد.
برای اطلاع کامل از آنچه که همه در حال حاضر روی آن کار میکنند، میزان پیشرفت اعضا و اینکه آیا پروژه مشکلی دارد یا خیر، اعضای تیم باید با هم ارتباط برقرار کنند. بنابراین، برای هر سوال، مشکل یا معضلی که دارید، در مورد آن صحبت کنید. به سؤالات پاسخ دهید، مشکلات را دریابید و معضلات را با هم حل کنید.
اگر پروژه خود را با دقت برنامهریزی کنید و تمام وظایف و کارهای فرعی را که ممکن است قبل از اتمام پروژه نیاز به انجام آنها داشته باشید پیشبینی کنید، در برابر خزش دامنه ایمن خواهید بود. برای انجام این کار، بودجه و زمان مورد نیاز برای اجرای وظایف اصلی و فرعی را به موقع و با کیفیت مورد انتظار به دقت محاسبه کنید.
هر پروژه دارای مشکلات بالقوهای است که ممکن است قبل از اتمام پروژه ایجاد شود. قبلاً گفتیم که عناصر پروژه از جمله ثبت ریسک در اجرای تکنیکهای مدیریت پروژه موثر هستند. اکنون زمان آن رسیده است که بر اهمیت این کار تأکید کنیم. راهکار اطمینان از عبور بدون دردسر از این مشکلات در پیشبینی مشکلات قبل از وقوع آنها نهفته است. بنابراین، سعی کنید از تجربیات خود برای تعریف مشکلات احتمالی در مراحل و وظایف پروژه استفاده کنید. سپس، راهحلهایی را که در صورت نیاز پیادهسازی خواهید کرد، مشخص کنید.
پس از اتمام پروژه، زمانی را برای تجزیه و تحلیل آن اختصاص دهید. کارهایی را که به خوبی انجام دادید و کارهایی که میتوانید در آینده بهتر انجام دهید را مشخص کنید. زمان پایان هر مرحله را تجزیه و تحلیل کنید و وظایفی را که بیشترین تلاش را به خود اختصاص دادهاند، مشخص کنید. لازم است در پروژههای آینده زمان بیشتری را به چنین وظایفی اختصاص دهید.
و البته، تیم را به خاطر تلاش و فداکاریشان تحسین میکنیم. آنها این دستاورد را کسب کردهاند.
قبل از شروع کار بر روی یک پروژه، در مورد بهترین روش و تکنیک های مدیریت پروژه که میتواند برای کار شما موثر باشد فکر کنید. سپس، تکنیک PM انتخابی خود را با ابزارهای مناسب و بهترین شیوهها ترکیب کنید تا نتایج بهتری به دست آورید.
اگر از اصول توصیه شده برای تکنیک مدیریت پروژه انتخاب شده پیروی کنید، گردش کار خود را سرعت میبخشید، کنترل روی رویههای پروژه را حفظ میکنید و فرآیند مدیریت خود را ساده میکنید. در نتیجه، پروژه را سریعتر تمام میکنید و محصول نهایی را با کیفیت بالا تحویل میدهید.