راهنمای جامع تکنیک‌های مدیریت پروژه به همراه روش‌ها و ابزارها

در این مقاله با هم بررسی می‌کنیم که مدیریت پروژه چیست و کدام یک از عناصر آن حیاتی هستند. تکنیک‌های مدیریت پروژه را می‌شناسیم و متوجه می‌شویم که چه زمانی باید از آنها استفاده کرد. در نهایت با هم بررسی می‌کنیم که چگونه باید این تکنیک‌ها را اعمال و اجرا کنیم.

مقدمه‌ای بر تکنیک‌های مدیریت پروژه و عناصر آن

در این بخش، با تکنیک های مدیریت پروژه و برخی از عناصر آن آشنا خواهید شد. هم‌چنین یاد می‌گیرید که چه زمانی باید از آن‌ها استفاده کنید و چگونه می‌توانید آنها را اجرا کنید.

پروژه چیست؟

برای درک تکنیک‌های مدیریت پروژه، ابتدا باید با مفاهیم پروژه و مدیریت پروژه آشنا شویم. یک پروژه شامل مجموعه خاصی از عملیات است که فرد یا گروهی از افراد برای رسیدن به یک هدف از پیش تعیین شده باید انجام دهند. هر پروژه دارای یک سری الزامات خاص است که باید آنها را برآورده کنید تا بتوانید پروژه را موفقیت‌آمیز بنامید.

در پایان پروژه، باید نتایج را تجزیه و تحلیل ‌کنید. پس برای انجام این تحلیل‌ها باید داده‌های مناسبی داشته باشید. به عنوان مثال، می‌توانید زمانی را که در پروژه صرف کرده‌اید با یک ردیاب زمان پروژه ارزیابی کنید و از این داده‌ها برای تجزیه و تحلیل استفاده کنید.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل به کارگیری مهارت‌ها، تجربه و ابزارهای مناسب برای انجام مجموعه خاصی از عملیات است. این عملیات برای برآورده کردن مجموعه الزامات پروژه ضروری هستند. جدول زمانی یک پروژه معمولی در مدیریت پروژه شامل 5 مرحله زیر است که در نهایت به استفاده از تکنیک‌های مدیریت پروژه و توسعه آن می‌انجامد:

1. مفهوم و شروع
2. تعریف و برنامه‌ریزی
3. راه‌اندازی و اجرا
4. عملکرد، نظارت و کنترل
5. پایان

4 عنصر ضروری مدیریت پروژه

اطلاع از عناصر پروژه نیز برای اجرای موثر تکنیک های مدیریت پروژه ضروری هستند. جدا از بودجه، کیفیت و محدوده پروژه، در ادامه برخی از عناصر ضروری مدیریت پروژه را بدون توجه به صنعت یا پیچیدگی پروژه بررسی می‌کنیم:

1. منشور پروژه

منشور پروژه در مدیریت پروژه یک سند رسمی مختصر است که برای شروع پروژه استفاده می‌شود. این عنصر اهداف، منابع و ذینفعان پروژه را مشخص می‌کند. هم‌چنین به تیم شما امکان می‌دهد:

• هدف پروژه را مشخص کنید.
• اندازه‌گیری‌ها و مفروضات پروژه را انجام دهید.
• محدودیت‌های پروژه را تعیین کنید.
• بیانیه محدوده پروژه را تعریف کنید.
• اختیارات مدیر پروژه را مشخص کنید.
• تیم را تشکیل دهید.

منشور پروژه توسط حامی پروژه نوشته و ارائه می‌شود و بعداً به مدیر پروژه واگذار خواهد شد. اساساً، هر پروژه باید یک منشور پروژه داشته باشد، زیرا به عنوان دستورالعملی به کار می‌رود که پروژه را به سمت هدف و موفقیت خود هدایت می‌کند. به علاوه می‌تواند در بررسی و انتخاب تکنیک‌های مدیریت پروژه هم موثر باشد.

در تصویر زیر، می‌توانید اجزای اصلی منشور پروژه را ببینید که هدف پروژه را تعریف و ذی‌نفعان، هزینه، ریسک‌ها و موارد دیگر را شناسایی می‌کند.

2. لیست قابل تحویل و لیست وظایف

لیست تحویلی نشان دهنده محصولات یا خدمات نهایی است که پس از اتمام یک پروژه به دست می‌آیند. کالاهای تحویلی می‌توانند ملموس مانند کامپیوتر یا نامشهود مانند یک برنامه کامپیوتری باشند.

یک وظیفه (task) به‌عنوان پایین‌ترین سطح لیست در نظر گرفته می‌شود. هر وظیفه نشان‌دهنده یک اقدام یا مرحله است که باید برای تکمیل آیتم قابل تحویل یا مجموعه‌ای از تحویلی‌ها انجام دهید.

تفاوت بین ساختار تفکیک کاری با لیست تحویلی و لیست وظایف در این است که در دومی به طور دقیق مشخص می‌شود که چه کسی مسئول هر وظیفه است. شما حتی می‌توانید برای هر وظیفه یا تحویلی ضرب الاجل تعیین کنید تا کنترل بیشتری روی کار خود در زمان استفاده از تکنیک‌های مدیریت پروژه داشته باشید.

علاوه بر همه این‌ها، می‌توانید فهرست خود را به‌عنوان یک چک ‌لیست ساده قالب‌بندی کنید و پس از اتمام کار، پیشرفت خود را با بررسی هر وظیفه و تحویلی بررسی کنید.

3. برنامه زمان‌بندی پروژه

ایجاد یک برنامه زمان‌بندی برای پروژه شامل توالی کارهایی است که باید انجام شود و تخصیص آنها به زمان‌بندی تقویم برای تکمیل پروژه. شما وظایف را تعریف می‌کنید. منابع مورد نیاز برای تکمیل کارها را مشخص می‌کنید و وظایف را به اعضای تیم مورد نظر تخصیص می‌دهید. سپس باید وظایف را به زمان‌های مورد نظر در تقویم خود اختصاص ‌دهید. زمان‌بندی از عواملی است که در انتخاب تکنیک های مدیریت پروژه موثر است.

اگر در ایجاد یک برنامه زمان‌بندی کارامد برای پروژه مشکل دارید، موارد زیر را از خود بپرسید:

• چه کاری باید انجام شود؟
• در چه زمانی؟
• چه کسی مسئول آن است؟

پاسخ به این سؤالات به شما کمک می‌کند تا یک لیست وظایف ایجاد کنید که بعداً به ایجاد یک برنامه زمان‌بندی قابل اجرا برای پروژه کمک می‌کند.

به تصویر زمان‌بندی پروژه در زیر نگاهی بیندازید. می‌بینید که برنامه‌ریزی یک مهمانی مستلزم انجام کارهای مشخصی است و برای هر کار، یک بازه زمانی مشخص در تقویم وجود دارد.

4. ثبت ریسک

ایجاد یک ثبت ریسک در مدیریت پروژه و اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه به معنای تمرکز بر مشکلات و چالش‌های بالقوه‌ای است که ممکن است در حین کار بر روی یک پروژه با آن مواجه شوید.

به این مشکلات بالقوه «ریسک‌های منفی» هم گفته می‌شود. آن‌ها را باید پیش‌بینی و یادداشت کنید. میزان جدی بودن آنها را مشخص و سپس راه‌حل‌هایی برای آنها تعریف کنید. شما هم‌چنین باید روشن کنید که چه کسی مسئول اجرای این راه حل‌ها است.

البته، ممکن است در کار خود با «ریسک‌های مثبت» هم روبرو شوید. آن‌ها فرصت‌های پروژه هستند که ممکن است بخواهید آن‌ها را به عنوان پروژه‌های جداگانه تعریف کنید و جداگانه آن‌ها را مدیریت کنید.

در جدول زیر می‌توانید نمونه‌هایی از ریسک‌های خاص و ماتریس ریسک آن‌ها، احتمال ریسک پروژه، سطوح تأثیر آن‌ها، واگذارندگان مدیریت ریسک و راه‌حل‌های ممکن را مشاهده کنید.

تکنیک‌های مدیریت پروژه چیست؟

تفاوت اصلی بین تکنیک‌های مدیریت پروژه و مدیریت پروژه، مشخص است. بنابراین، تکنیک مدیریت پروژه، رویکردی خاص برای به کارگیری مهارت‌ها، تجربه و ابزارهای مناسب به منظور انجام مجموعه‌ای از عملیات مورد نیاز است تا الزامات پروژه برآورده شود.

اکنون که متوجه شدید تکنیک‌های مدیریت پروژه چیست و چه ارتباطی با پروژه‌ها و مدیریت پروژه دارند، ببینیم چه زمانی بهتر است از آن‌ها استفاده کنید.

چه زمانی از تکنیک‌های مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

با وجود تعریفی که بر استفاده گسترده تاکید دارد، ولی واقعا نیازی به استفاده از روش‌های مدیریت پروژه خاص برای هر پروژه نیست. گاهی اوقات، یک سازماندهی مستقیم و خطی از وظایف پروژه کافی است.

با این حال، در موارد دیگر، یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه کارآمدترین راه حل خواهد بود.

در ادامه 7 مورد از عناصر پروژه را بررسی می‌کنیم که نشان می‌دهد باید از یک تکنیک مدیریت پروژه خاص برای پروژه خود استفاده کنید:

1. تلاش بیشتر – هدف پروژه ایجاد یک محصول خاص است.
2. اهمیت بالاتر – پروژه از اهمیت بالایی برای شرکت برخوردار است.
3. ریسک بالاتر – پروژه به دلیل تعداد بیشتری از عوامل عدم اطمینان، ریسک بالاتری را برای شرکت نشان می‌دهد.
4. اثربخشی کمتر ساختار مدیریت فعلی – ساختار مدیریت فعلی شما شامل پروژه‌هایی می‌شود که ضرب الاجل‌ها را از دست می‌دهند، بودجه خود را نقض می‌کنند یا مجموعه‌ای از الزامات خاص خود را از دست می‌دهند.
5. ناآشنایی زیاد – پروژه با روال عادی متفاوت است، چه در محدوده کاری و چه از نظر روال کاری مورد انتظار.
6. ارتباط متقابل بالا – پروژه مستلزم انجام وظایف به طور همزمان است.
7. تأثیر بر شهرت سازمانی یا وضعیت مالی – اگر پروژه به درستی انجام نشود، ممکن است منجر به تاثیر منفی در شهرت شرکت یا ضرر مالی شود.

همه عناصر ذکر شده نشان می‌دهد که شما باید قبل از شروع کار، یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه خاص را انتخاب کنید.

چگونه از تکنیک‌های مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

استفاده شما از تکنیک‌های مدیریت پروژه به نوع پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید و هم‌چنین تکنیکی که برای کار آن را انتخاب کرده‌اید بستگی دارد. بهترین راه حل برای یافتن یک تکنیک مدیریت پروژه مناسب برای پروژه خود، آزمایش و ترکیب چندین تکنیک است. همانطور که کار خود را پیش می‌برید، احتمالاً می‌توانید روش‌های مفید و روش‌های ناکارآمد را شناسایی کنید.

با در نظر گرفتن این موضوع، لیست بهترین تکنیک‌ها و روش‌های PM را مرور می‌کنیم.

لیست بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه

در ادامه با 14 مورد از بهترین تکنیک‌ها و متدولوژی مدیریت پروژه که امروزه قابل استفاده هستند، آشنا خواهید شد.

بر اساس نوع پروژه، ما بین 3 نوع پروژه تمایز قائل می‌شویم و تکنیک‌های مدیریت پروژه را بر اساس بهترین بودن برای انواع پروژه‌های زیر طبقه‌بندی می‌کنیم.

• پروژه‌های ساده
• پروژه‌های پیچیده
• پروژه‌های مهندسی نرم‌افزار

البته، برخی از این نوع متدولوژی‌های PM ممکن است با هم همپوشانی داشته باشند. بنابراین بسته به آنچه که به دنبال آن هستید، ممکن است بتوانید از برخی تکنیک‌های ساده و پیچیده مدیریت پروژه برای مهندسی نرم‌افزار خود استفاده کنید.

در واقع تکنیک‌های مدیریت پروژه متعددی وجود دارند. این تکنیک‌ها می‌تواند برای صنایع خاص و یا بر اساس پیچیدگی پروژه به کار گرفته شود. با این حال، مدیران باید تکنیک‌های مدیریت پروژه را بشناسند تا بتوانند پروژه‌های خود را با موفقیت به انجام برسانند.

3 تکنیک برتر مدیریت پروژه برای انواع پروژه‌ها:

1. تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک
2. روش‌ مدیریت پروژه کانبان
3. تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) مخفف Program Evaluation and Review Technique

سعی کنید از این تکنیک‌های مدیریت پروژه برای بهبود دانش خود استفاده کنید و به نتایج شگفت‌انگیزی در زمینه مدیریت پروژه برسید.

1. تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک

تکنیک کلاسیک یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه سنتی است که به عنوان ساده‌ترین و پرکاربردترین روش‌ برای اجرای پروژه‌ها شناخته می‌شود. این تکنیک شامل یک برنامه دقیق با تمام وظایف و فعالیت‌هایی است که باید انجام شود. کارهایی که باید انجام شوند بر اساس فوریت و وابستگی‌شان مرتب می‌شوند.

چگونه از تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک استفاده کنیم؟

برای اجرای موفقیت‌آمیز تکنیک کلاسیک به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه لازم است مراحل زیر را دنبال کنید.

• ابتدا برای پروژه در هفته آینده برنامه‌ریزی کنید.
• تعداد و نوع وظایفی را که باید روی آن‌ها کار کنید، تخمین بزنید.
• منابع را تخصیص دهید.
• کیفیت کار تیم خود را در طول پروژه نظارت کنید.
• زمان‌بندی تیم را در طول پروژه نظارت کنید.
• در طول پروژه به تیم بازخورد دهید.

تاریخچه مختصری از تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک

این نوع از مدیریت پروژه، در دهه 1950 سرچشمه گرفت. با این حال، ما می‌توانیم اولین نگاه‌های اجمالی مدیریت پروژه را به 2570 سال قبل از میلاد و تکمیل هرم بزرگ جیزه (Great Pyramid of Giza) نسبت دهیم. ولی به طور کلی، تعیین منشأ دقیق این اساسی‌ترین نوع تکنیک مدیریت پروژه دشوار است.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه تکنیک کلاسیک چه کاربردی دارد؟

• تیم‌های کوچک و پروژه‌های ساده که نیازی به گردش کار پیچیده ندارند.

نمایش تصویری تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک

در زیر یک تصویر از مراحلی که باید در تکنیک مدیریت پروژه کلاسیک دنبال شوند را خواهید دید.

2. روش مدیریت پروژه کانبان

کلمه کانبان (Kanban) با توجه به ریشه ژاپنی آن به معنی بیلبورد است. کانبان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه و در واقع یک برد برنامه‌ریزی بصری است که آیتم‌های کار را در ستون‌های توسعه مرتب می‌کند.

تکنیک کانبان چیست؟

کانبان یک زیرمجموعه محبوب از روش مدیریت پروژه چابک است که به شما کمک می‌کند پروژه خود را تجسم کنید و سپس پیشرفت کار را در آن پیگیری کنید. یکی از مزایای اصلی این روش تسهیل شفافیت در کار است.

چگونه از کانبان استفاده کنیم؟

یک صفحه کانبان ساده از سه ستون مجزا تشکیل شده است. شما وظایف خود را در ستون‌ها جا به جا می‌کنید تا پیشرفت و وضعیت فعلی یک وظیفه را نشان دهید:

1. ستون To Do: زمانی که برای اولین بار یک وظیفه را تعریف می‌کنید و باید در آینده روی آن کار کنید، آن را در این متون قرار می‌دهید.
2. ستون Doing: وقتی شروع به کار روی یک وظیفه می‌کنید، آن را در اینجا قرار می‌دهید.
3. ستون Done: وقتی کار یک وظیفه را تمام کردید، آن را در این ستون قرار دهید.

بسیاری از نرم‌افزارهای مدرن قالب‌های کانبان را برای توضیح این چارچوب ساده ارائه می‌دهند.

تاریخچه مختصری از کانبان

کانبان را به شرکت تویوتا و سیستم تولید JIT یا Just-In-Time آن‌ها نسبت می‌دهند. این سیستم شما را موظف می‌کند فقط کارهایی را که باید و صرفاً به مقداری که نیاز دارید انجام دهید.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه کانبان برای چه پروژه‌های بهتر است؟

• پروژه‌های توسعه نرم‌افزار
• پروژه‌های منابع انسانی که بر مصاحبه و استخدام کارمندان جدید تمرکز دارند.
• هر نوع پروژه با گردش کار و ضرب‌الاجل مشخص

نمایش تصویری کانبان

در تصویر زیر 3 ستونی که به آن‌ها اشاره کردیم را به همراه ستون Backlog مشاهده می‌کنید. این ستون فهرستی از کارهایی را نشان می‌دهد که باید به ترتیب بر اساس اولویت انجام شوند، در مقابل ستون To-do لیستی از کارهایی است که ما برای انجام از Backlog انتخاب کرده‌ایم.

3. تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)

این تکنیک ترسیمی از تکنیک‌های مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا زمان تکمیل کل پروژه را به صورت واقعی تخمین بزنید.

تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) چیست؟

تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) در مدیریت پروژه مستلزم ردیابی بصری پروژه‌های پیچیده و دارای جزئیات برنامه‌ریزی شده در نمودارهای تخصصی PERT است. تاکید این تکنیک بر تجزیه و تحلیل مداوم کار، تخمین زمان و بودجه مورد نیاز برای اتمام موفقیت‌آمیز یک پروژه است.

چگونه از تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) استفاده کنیم؟

برای ایجاد نمودار PERT، این مراحل را دنبال کنید (می توانید از نرم افزار استفاده کنید یا خودتان آن را ترسیم کنید):

1. فهرست کاملی از فعالیت‌ها، وظایف یا نقاط عطف پروژه خود تهیه کنید (لازم است تمام وظایفی که برای دستیابی به نقاط عطف باید تکمیل شود را شناسایی کنید)
2. پس از تهیه فهرست وظایف و نقاط عطف موردنیاز برای تکمیل پروژه، با دقت ترتیبی از وظایف را ایجاد کنید. به این معنی که کدام کارها ابتدا انجام شوند. در تعیین اولویت‌ها وابستگی وظایف به هم را نیز در نظر بگیرید.
3. این یک مرحله اساسی است. در این مرحله باید تخمین‌های زمانی برای وظایف خود مانند اولین تاریخ/ زمان شروع و پایان و میزان زمان لازم برای تکمیل هر وظیفه در یک پروژه را انجام دهید.
4. مسیر حیاتی پروژه خود را شناسایی کنید. این مسیر مهم‌ترین (نه همه) مراحل را پوشش می‌دهد تا به شما کمک کند حداقل زمان لازم برای تکمیل پروژه را تخمین بزنید.
5. فقط به این دلیل که شما این نمودار را تهیه کرده‌اید به این معنی نیست که باید به صورت دقیق از آن پیروی کنید. مدیریت پروژه کاملاً در مورد تغییر و انطباق متناسب با تغییرات است.

تاریخچه مختصری از تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)

PERT اولین بار در سال 1957 توسط دفتر پروژه‌های ویژه نیروی دریایی ایالات متحده برای کمک به نیروی دریایی این کشور در اجرای پروژه زیردریایی هسته‌ای خود ایجاد شد و بعداً در صنایع مختلف مورد استفاده قرار گرفت. یکی از معروف‌ترین کاربردهای PERT در ابتدا، استفاده در سازماندهی بازی‌های المپیک زمستانی در سال 1968 بود.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه، کاربرد تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) چیست؟

• پروژه‌های پیچیده با تعداد زیادی از وظایف غیرمعمول
• پروژه‌های بزرگ با الزامات پیچیده

نمایش تصویری تکنیک PERT

در این نمودار می‌توانید موارد زیر را ببینید:

• دایره‌های زرد، یعنی گره‌هایی که نقاط عطف یا رویدادهای م

  

  هم را نشان می‌دهند.

• فلش‌ها نشان‌دهنده وظایف وابسته‌ای هستند که باید به ترتیب به همراه مدت زمان آن‌ها تکمیل شوند (این وظایف روی فلش‌ها هم نشان داده شده است)
• فلش های واگرا (8-7 و 8-11) که نشان‌دهنده کارهایی هستند که همزمان انجام می‌شوند.

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای پروژه‌های ساده

پس از متدولوژی‌های PM مناسب برای هر نوع پروژه، به تکنیک‌های مدیریت پروژه برای «پروژه‌های ساده» می‌رسیم.

شما یک پروژه ساده را بر اساس پارامترهای پروژه زیر تشخیص خواهید داد:

• انتظار می‌رود تکمیل آن کمتر از 6 ماه طول بکشد.
• فقط به تلاش پاره وقت نیاز دارد.
• شامل 10 عضو تیم یا کمتر است.
• پیش‌بینی می‌شود قیمت آن کمتر از 75000 دلار باشد.
• مقداری هزینه موردانتظار دارد که به راحتی از ابتدا در دسترس است.
• یک هدف واحد دارد.
• راه حل مستقیمی دارد.
• دارای محدوده پروژه محدودی است.

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای استفاده در پروژه‌های ساده عبارتند از:

1. ساختار شکست کار (WBS) مخفف Work Breakdown Structure
2. تکنیک آبشار (The Waterfall Technique)
3. نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt Chart)

1. ساختار شکست کار (WBS)

این تکنیک سلسله مراتبی شگفت‌انگیز از تکنیک‌های مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا یک طرح کلی بصری از وظایفی که باید برای تکمیل پروژه به طور موثر انجام دهید، تهیه کنید.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار (WBS) از شما می‌خواهد که پروژه خود را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. مطابق با PMBOK، تجزیه کار باید برای دستیابی به اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل مورد نیاز انجام شود. از نظر بصری، WBS به شما کمک می‌کند تا دیدی جامع از تمام اجزای کل پروژه خود (وظایف اصلی و وظایف فرعی یا زیر مجموعه) داشته باشید.

تمام کارهای شما در ساختار تقسیم کار باید به درستی شناسایی، برآورد، بودجه‌بندی و زمان‌بندی شود.

چگونه از ساختار شکست کار استفاده کنیم؟

از WBS برای تقسیم وظایف پیچیده به وظایف کوچکتر استفاده کنید تا زمانی که دیگر نتوانید این وظایف را تقسیم کنید. کار با کارهای کوچکتر آسان‌تر است. چون برآورد زمان مورد نیاز و هزینه تکمیل آن‌ها آسان‌تر است.

هنگامی که پروژه خود را به پایین‌ترین سطوح در WBS تجزیه می‌کنید، این سطوح بسته‌های کاری نامیده می‌شوند. هنگامی که آن‌ها را شناسایی کنید، می‌توانید به راحتی و با خیال راحت زمان و هزینه‌های کار را تخمین بزنید و آن‌ها را به صورت کارآمد کنترل و مدیریت کنید.

از آنجایی که اکثر پروژه‌ها چرخه عمر مشابهی دارند، قالب‌های استاندارد WBS وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را متناسب با پروژه‌های خود تغییر دهید و سپس استفاده کنید.

تاریخچه مختصری از ساختار شکست کار

WBS اولین بار در دهه 1960 توسط وزارت دفاع ایالات متحده (Dod) و سازمان ملی هوانوردی و فضایی (NASA) توسعه یافت. چون آن‌ها به یک سیستم برنامه‌ریزی و کنترل قابل اجرا برای پروژه‌های عظیم نیاز داشتند.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه، ساختار شکست کار برای چه پروژه‌هایی بهتر است؟

• پروژه‌های ساده‌ای که بیشتر بر روی وابستگی‌های وظایف در محدوده پروژه تمرکز دارند.

نمایش تصویری ساختار شکست کار

در تصویر زیر می‌توانید تمام وظایف اصلی و فرعی که یک پروژه را تشکیل می‌دهند، مشاهده کنید. شما می‌توانید وظایف پروژه را تا جایی که نیاز دارید به درستی مدیریت کرده و زمان و هزینه را تخمین بزنید.

2. تکنیک آبشار

این تکنیک بر اساس یک فرآیند طراحی متوالی ایجاد شده که

بسیار شبیه یک آبشار است و در آن فازها از یکی به دیگری جریان دارند.

تکنیک آبشار چیست؟

تکنیک آبشار اجرای وظایف را به صورت متوالی الزامی می‌کند. چون فقط در صورتی می‌توانید به مرحله بعدی بروید که مرحله قبلی را تمام کرده باشید.

مطابق با این تکنیک از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه باید قبل از شروع کار روی آن، ایده روشنی از نیازهای پروژه و روش تشخیص آن‌ها داشته باشید. چون وقتی به مرحله بعدی رفتید، نمی‌توانید برای انجام اصلاحات به مرحله قبلی برگردید.

چگونه از تکنیک آبشار استفاده کنیم؟

مراحل اجرای این تکنیک به نوع پروژه بستگی دارد، اما معمولاً شامل موارد زیر است:

1. تجزیه و تحلیل و شناسایی نیازهای نرم‌افزاری
2. طراحی بهترین رویکرد برای توسعه نرم‌افزار با توجه به نیاز
3. پیاده‌سازی راه‌حل‌های مناسب برای مشکلات با نوشتن کد مناسب
4. تست کردن کد و بررسی این‌که به روش مورد نظر شما کار کند
5. تعمیر و نگهداری منظم برای اطمینان از کارکرد کد همان‌طور که در نظر گرفته شده است.

تاریخچه مختصری از تکنیک آبشار

تکنیک آبشار اولین بار به طور رسمی توسط وینستون دبلیو رویس (Winston W. Royce) در مقاله‌ای که در سال 1970 منتشر شد، توصیف شد. با این حال در آن زمان این تکنیک با این نام معرفی نشد. اولین بار در مقاله‌ای توسط تی ای بل (T.E. Bell ) و تی.ا. ترنر (T.A. Turner) در سال 1976 اصطلاح «تکنیک آبشار» مورد اشاره قرار گرفت.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه تکنیک آبشار برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌های توسعه نرم‌افزار کوتاه و ساده
• پروژه‌های توسعه نرم‌افزاری که نیازمندی‌های واضح و از پیش تعیین شده دارند.
• مدیریت خلاقانه پروژه
• پروژه‌هایی که برای موفقیت نیاز به ساختار کاری سختگیرانه دارند.

نمایش تصویری تکنیک آبشار

در این تصویر می‌توانید ببینید که در تکنیک آبشار فقط می‌توان به جلو حرکت کرد. چون با رعایت دقیق نظم به شما اجازه نمی‌دهد به مرحله قبلی بازگردید.

3. گانت چارت

این تکنیک کاربردی از تکنیک‌های مدیریت پروژه از نمودارهای میله‌ای برای ساده‌سازی و تجسم فرآیندهای زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌کند.

گانت چارت چیست؟

گانت چارت یکی از قدیمی‌ترین تکنیک‌های مدیریت پروژه است. این روش شامل یک نوع نمودار میله‌ای افقی است که زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد. هر فعالیت در پروژه با یک نوار نشان داده می‌شود و طول آن نشان‌دهنده مدت زمان هر کار و تاریخ شروع و پایان آن است. موقعیت نوار هم نشان‌دهنده زمان‌بندی کار است. اگر یک کار به دنبال دیگری انجام شود، به این معنی است که شروع آن به تکمیل کار قبلی بستگی دارد. هم‌چنین ممکن است علائم هندسی دیگری را در نمودار مشاهده کنید، مانند یک الماس یا نماد مثلثی شکل که نشان‌دهنده یک نقطه عطف مهم در طول یک پروژه است. گانت چارت به دلیل سادگی و هزینه پایینش کاربرد گسترده‌ای دارد.

چگونه از گانت چارت استفاده کنیم؟

گانت چارت می‌تواند به طور مستقل عمل کند یا توسط شما در پروژه اعمال شود. چون بسیاری از ابزارهای مختلف مدیریت پروژه دیدگاه‌ گانت چارت را در بردارند. به سادگی وظایف خود را به لیست اضافه کنید و آن‌ها را در جدول زمانی قرار دهید. سپس، وظایف یا منابع را اختصاص داده و وابستگی‌ها را اضافه کنید تا مطمئن شوید که وظایف به ترتیب مناسب انجام می‌شوند.

تاریخچه مختصری از گانت چارت

اگر فکر می‌کنید که هنری گانت (Henry Gantt)، مهندس مکانیک آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه گانت چارت را اختراع کرده است، لازم است دوباره فکر کنید. یک مهندس لهستانی به نام کارول آدامیسکی (Karol Adamiecki) نموداری را ایجاد کرد که ابتدا آن را هارمونوگرام نامید. اما چنین نامی به دلیل زبان لهستانی برای انتشار و پذیرش با محدودیت مواجه بود. بین سال‌های 1910 و 1915، هنری گانت نسخه‌ی خود از نمودار آدامیسکی را طراحی کرد که امروزه شناخته شده و به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه گانت چارت برای چه پروژه‌هایی بهتر است؟

• هر نوع پیچیدگی پروژه
• صنایع مختلف مانند توسعه نرم‌افزار، طراحی، تولید، بازاریابی و غیره

نمایش تصویری گانت چارت

همانطور که در زیر می‌بینید، نوارها نشان دهنده فعالیت‌ها هستند (آنچه باید انجام شود).

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای پروژه‌های پیچیده

در این بخش، به پروژه‌های پیچیده و تکنیک‌های مدیریت پروژه خاص آن‌ها می‌پردازیم.

یک پروژه پیچیده با ویژگی‌های زیر مشخص می‌شود:

• دارای چالش در پیش‌بینی نتایج پروژه
• دارای چالش در پیش‌بینی رفتارهای پروژه
• چالش برانگیز برای استاندارد کردن نقش‌ها در تیم شما
• دارای چالش برای برآورد تعداد عناصر در پروژه
• دارای چالش در درک وابستگی بین عناصر پروژه
• دارای چالش برای پیش‌بینی سودآوری پروژه

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای استفاده در پروژه‌های پیچیده عبارتند از:

1. روش مسیر بحرانی (CPM) مخفف Critical Path Method
2. مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) مخفف Critical Chain Project Management
3. مدیریت پروژه افراطی (XPM) مخفف Extreme Project Management
4. مدیریت پروژه در محیط‌های کنترل شده (PRINCE2) مخفف Projects IN Controlled Environments

1. روش مسیر بحرانی (CPM)

مسیر بحرانی یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه است که به شناسایی وظایف براساس اهمیت و وابستگی آن‌ها کمک می‌کند.

روش مسیر بحرانی (CPM) چیست؟

روش مسیر بحرانی یک الگوریتم زمان‌بندی برای شناسایی وظایف اصلی در طولانی‌ترین دنباله وظایف در یک پروژه است. این وظایف برای تحقق ضرب‌ الاجل پروژه بسیار مهم هستند و به همین دلیل به تمرکز دقیق تیم نیاز دارند.

چگونه از روش مسیر بحرانی (CPM) استفاده کنیم؟

در ادامه یک راهنمای گام به گام برای یافتن مسیر حیاتی پروژه را به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه توضیح می‌دهیم.

1. ابتدا تمام وظایف پروژه را شناسایی و دسته‌بندی کنید.
2. در مرحله بعد، مدت زمان مورد انتظار برای هر کار را تعیین کنید.
3. سپس، وابستگی بین وظایف را تعریف کنید.
4. پس از آن، نوع وابستگی بین وظایف را تعیین کنید:

• شما باید روی وظیفه 1 و وظیفه 2 به طور همزمان کار کنید.
• قبل از شروع کار بر روی وظیفه 2، باید وظیفه 1را تمام کنید.
• برای شروع کار روی وظیفه 2 باید کار روی وظیفه 1 را شروع کنید
• برای اتمام کار روی وظیفه 2 باید کار روی وظیفه 1 را تمام کنید.

5. در آخر، وظایف خود را به ترتیبی که بر اساس نوع وابستگی وظایف مشخص می‌شود، برنامه‌ریزی کرده و روی آن‌ها کار کنید.

تاریخچه مختصری از روش مسیر بحرانی (CPM)

روش مسیر بحرانی (CPM) در سال 1957 در شرکت دوپونت (DuPont)، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های صنایع شیمیایی تاریخی (از نظر فروش) تاسیس شد. بنیانگذاران این تکنیک دو ریاضیدان بودند که می‌خواستند از هزینه‌های اضافی زمان‌بندی مرتبط با تعطیلی و راه‌اندازی مجدد کارخانه‌ها اجتناب کنند. راه‌حل آن‌ها شامل کار بر روی وظایف درست به ترتیب درست بود.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه روش مسیر بحرانی (CPM) برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌هایی با چندین وظیفه وابسته به هم
• پروژه‌هایی با وظایف تکراری
• پروژه‌هایی که دارای ضرب الاجل و زمان‌بندی دقیق هستند (مانند پروژه‌های توسعه نرم‌افزار یا ساخت و ساز)

نمایش تصویری روش مسیر بحرانی (CPM)

در این شکل، می‌توانید ببینید که برای تکمیل پروژه X چه باید کرد. وظایف A، B و C غیربحرانی هستند و اگر این کارها را انجام ندهید، می‌توانید پروژه را تکمیل کنید. بنابراین، این‌ها وظایف اختیاری محسوب می‌شوند. از سوی دیگر، وظایف D، E و F بحرانی در نظر گرفته می‌شوند و برای تکمیل پروژه باید انجام شوند.

2. مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM)

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی یکی دیگر از تکنیک‌های تحلیل زمان‌بندی است که به شما کمک می‌کند بودجه خود را حفظ کنید و در عین حال تیم خود را از کار بیش از حد دور نگه دارید.

تکنیک مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) چیست؟

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) از تکنیک‌های مدیریت پروژه و یک الگوریتم زمان‌بندی است که تاکید زیادی بر منابع مورد نیاز برای انجام پروژه، وابستگی‌های میان وظایف و بافرهایی که برای تکمیل به موقع پروژه باید در نظر بگیرید، دارد.

هدف از این روش مدیریت پروژه کمک به مدیریت بهتر منابع، به حداقل رساندن از دست دادن زمان در جنبه‌های مختلف پروژه و توزیع حجم کاری به طور مساوی است.

4 نوع بافر مرتبط با CCPM وجود دارد:

1. بافر پروژه (The Project Buffer): بافری که اطمینان پیدا می‌کند پروژه پیش از تاریخ پایان مورد انتظارش تکمیل شده است.
2. بافر تغذیه (The Feeding Buffer): بافری که بین آخرین وظیفه در یک زنجیره غیربحرانی و آخرین وظیفه در یک زنجیره بحرانی قرار دارد.
3. بافر منابع (The Resource Buffer): بافرهایی که مطمئن می‌شوند منابع مناسب برای انجام فرآیندهای پروژه در طول توسعه آن در دسترس هستند.
4. بافر ظرفیت (The Capacity Buffer): بافری که تضمین میکند منابع اضافی و بودجه در صورت بروز مسائل غیرمنتظره در دسترس هستند.

چگونه از مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) استفاده کنیم؟

هنگام ایجاد یک فرآیند مدیریت پروژه زنجیره بحرانی به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه، نکات زیر را در نظر بگیرید:

1. مهم‌ترین وظایفی را که بعداً به مسیر اصلی شما تبدیل خواهند شد، شناسایی کنید.
2. به خاطر داشته باشید که منابع را بر اساس آن تخصیص دهید (زمان، بودجه، افراد).
3. مطمئن شوید که تیم شما به عنوان یک ماشین روغن‌کاری شده عمل می‌کند و تمرکز بر روی وظایف فردی را حفظ خواهد کرد.
4. همان‌طور که قبلاً بیان کردیم، باید یک کار در یک زمان به اعضای تیم محول شود تا از چند وظیفه‌ای جلوگیری کنید. چند وظیفه‌ای و CCPM به هیچ عنوان با هم سازگار نمی‌شوند.
5. این رویکرد ممکن است سختگیرانه به نظر برسد. اما ثابت شده که کارآمد است. زمان تخمینی برای تکمیل پروژه را به نصف کاهش دهید. به این ترتیب، تاخیر در تیم خود را از بین می‌برید و از ناکارآمدی در استفاده از زمان جلوگیری می‌کنید. نکته خوب این است که برای مواردی که زمان واقعی تخمین زده شده را کمتر در نظر نگرفته‌ باشید، بافر دارید یا می‌توانید از آن‌ها برای موقعیت‌های پیش‌بینی نشده استفاده کنید.
6. در نهایت، یک مدل پروژه ایجاد کنید که دارای تخمین‌های زمانی، فهرستی از منابع استفاده شده، بافرها و تاریخ‌های پایان باشد. این کار برای جلوگیری از تاخیر پروژه انجام می‌شود.

تاریخچه مختصری از تکنیک مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM)

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) از نظریه محدودیت‌ها نشات می‌گیرد. هم‌چنین اولین بار در سال 1997 توسط الیاهو ام. گلدرات (Eliyahu M. Goldratt) در کتاب خود، زنجیره بحرانی معرفی شد.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) چه کاربردی دارد؟

• شرکت‌هایی که در آن هر تیم فقط روی یک پروژه کار می‌کند، بدون هیچ‌گونه همپوشانی در منابع.
• تیم‌هایی که در تحقق ضرب الاجل‌ها مشکل دارند.
• پروژه‌های پیچیده‌ای که منابع محدودی دارند.

نمایش تصویری تکنیک مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM)

تکنیک CCPM اضافه کردن بافرها را به عنوان نوعی “کیسه هوا” پیشنهاد می‌کند که می‌تواند در موقعیت‌های غیرمنتظره مورد استفاده قرار گیرد. همان‌طور که در تصویر زیر می‌بینید، به هر وظیفه (که در نمودار به صورت دایره مشخص شده است) بافری داده می‌شود که از مهلت‌های پروژه یا هر تغییر دیگری در طول پروژه محافظت می‌کند.

3. مدیریت پروژه افراطی (XPM)

این تکنیک بر مدیریت ذینفعان پروژه تمرکز دارد تا برنامه و زمان‌بندی آن.

مدیریت پروژه افراطی (XPM) چیست؟

مدیریت پروژه افراطی (XPM) همان‌طور که از نامش پیداست، یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه است که برای پروژه‌های پیچیده و در نوسان ساخته شده است. یعنی پروژه‌هایی که اغلب تغییر می‌کنند و نیاز به یک رویکرد افراطی در مدیریت خود دارند.

این تکنیک بر جنبه انسانی پروژه متمرکز است. به گونه‌ای که از اصول شناخته شده در مورد نحوه تعامل افراد با یکدیگر برای سازماندهی مناسب همکاری در یک پروژه استفاده می‌کند.

چگونه از مدیریت پروژه افراطی (XPM) استفاده کنیم؟

طبق گفته داگ دکارلو (Doug DeCarlo) در کتاب مدیریت پروژه افراطی، یک پروژه در XPM از 4 مرحله (INSPIRE) عبور می‌کند:

1. شروع (Initiate): در این مرحله، تیم خود را جمع می‌کنید، طوفان فکری را اجرا می‌کنید، به رویکردهای ممکن فکر کرده و یک رابطه قوی با مشتریان خود ایجاد می‌کنید. به یاد داشته باشید که در XPM، شما هدف پروژه خود را در ابتدا مشخص نمی‌کنید. بلکه این کار را در طول مسیر انجام می‌دهید. این چیزی نیست که بتوانید برنامه‌ریزی کنید. از آنجایی که هدف منعطف است، برآوردهای زمانی و هزینه پروژه نیز قابل انعطاف است.
2. حدس و گمان (SPeculate): این مرحله زمان ایده‌های طوفان فکری، تفکر عمیق و اولویت‌بندی نتایج است. در این مرحله از خود خواهید پرسید که آیا به نتیجه موثر خواهم رسید؟
3. رشد (Incubate): حتی با وجود اینکه در این مرحله فهرستی از کارهای قابل تحویل اولویت‌بندی شده در اختیار دارید، آنها ثابت نیستند. در این مرحله، شما هم‌چنان باید بررسی‌های لازم را انجام دهید و اصلاحات را همراه با مشتری انجام دهید. این کار ممکن است منجر به ایده‌های جدید و روشن شدن اهداف شود. در این مرحله، باید کار را در تیم خود توزیع کنید. برای ایجاد هم‌افزایی بین اعضای تیم، موارد تحویلی اولویت‌بندی شده قبلی باید به اعضای تیم تخصیص داده شود. اهداف تنها با همکاری قوی در تیم قابل دستیابی هستند.
4. بررسی (REview): در آخرین مرحله XPM، اعضای تیم باید در یک جلسه شرکت کنند و در مورد دستاوردهای مرحله رشد، چیزهایی که یاد گرفته‌اند، بازنگری در هدف و اینکه آیا پروژه انتظارات مشتری را برآورده می‌کند و باید ادامه یابد، صحبت کنند. تعداد چرخه‌ها ناشناخته است و اگر نیاز به گذراندن مجدد کل 4 مرحله وجود داشته باشد، مشتری و اعضای تیم تصمیم مشترکی در مورد آن خواهند گرفت.

تاریخچه مختصری از مدیریت پروژه افراطی (XPM)

مفهوم مدیریت پروژه افراطی (XPM) در سال 2004 در کتاب مدیریت پروژه افراطی توسط داگلاس دی کارلو (Douglass DeCarlo) که قبلا اشاره شد، سرچشمه گرفت.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه مدیریت پروژه افراطی (XPM) برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌هایی با احتمال کم شکست
• پروژه‌هایی با ضرب الاجل کوتاه
• پروژه‌هایی که هدفشان نوآوری است.
• پروژه‌های دارای عواملی که کنترل آن‌ها دشوار است.
• پروژه‌هایی که با تغییرات ناگهانی و خود به خود مشخص می‌شوند.

نمایش تصویری مدیریت پروژه افراطی

از این تصویر، می‌توانید بینش بهتری نسبت به انعطاف‌پذیری و آزادی XPM در تصمیم‌گیری درباره رویکرد، هزینه، چارچوب زمانی و دامنه کسب کنید. پروژه را با مجموعه‌ای از قوانین و رویکردهای ثابت تطبیق ندهید، بلکه قوانین و رویکردها را تا زمانی که به نتیجه دلخواه نرسیدید، با خود پروژه تطبیق دهید.

4. مدیریت پروژه‌ در محیط‌های کنترل شده (PRINCE2)

این تکنیک به دلیل مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و کاربردی بودن، یکی از متداول‌ترین تکنیک‌های مدیریت پروژه است. برخلاف XP، مدیریت پروژه‌ها در PRINCE2 به وضوح در هر مرحله از فرآیند، برنامه‌ریزی و سازماندهی شده است.

PRINCE2 چیست؟

PRINCE2 یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه ساختاریافته است که چارچوبی را برای کمک به تقسیم پروژه به مراحلش ارائه می‌دهد. این روش شامل 7 اصل، 7 موضوع و 7 مرحله است که هر پروژه باید طی کند.

اصول PRINCE2

طبق نسخه 2017 PRINCE2، این اصول قوانین اساسی را نشان می‌دهند که هر پروژه باید به آن پایبند باشد:

1. تنظیم مستمر کسب و کار: پرونده کسب و کار به طور مرتب به روز می‌شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه هنوز قابل استفاده است.
2. یادگیری از تجربه: هر پروژه دارای یک گزارش درسی است که می‌توانید با مراجعه به آن از ایجاد مجدد جریان‌های کاری از قبل ایجاد شده جلوگیری کنید.
3. تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها: اعضای تیم ممکن است چندین نقش در یک پروژه داشته باشند یا نقش‌های خود را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارند. نقش‌ها در 4 سطح مختلف ساختاربندی می شوند:

• سطح مدیریت شرکت/ مدیریت برنامه
• سطح هیئت مدیره پروژه
• سطح مدیر پروژه
• سطح تیم

4. مدیریت بر اساس مراحل: شما هر مرحله از توسعه پروژه را به طور متفاوت مدیریت می‌کنید. این تفاوت با به روزرسانی مورد کسب و کار، ریسک‌ها و طرح پروژه مشخص می‌شود.
5. مدیریت بر اساس استثنا: هنگامی که یک عنصر پروژه خاص (مانند محدوده پروژه یا هزینه‌های پروژه) تغییر می‌کند، سوال در مورد چگونگی ادامه آن به سطح بالاتری از مدیریت منتقل می‌شود.
6. تمرکز محصول: تمرکز بر کیفیت تحویل نهایی محصول در حال توسعه است.
7. طراحی متناسب با محیط پروژه: این تکنیک برای تناسب با محیط پروژه، یعنی اندازه، پیچیدگی، تخمین ریسک و اهمیت کلی پروژه در حال توسعه طراحی شده است.

تم‌های PRINCE2

تم‌ها به شما می‌گویند که چگونه یک پروژه را علاوه بر تکنیک‌های مدیریت پروژه با استفاده از اصول PRINCE2 مدیریت کنید. پروژه‌ها در تمام طول مسیر به این تم‌ها نیاز دارند.

1. مورد کسب و کار: توجیه، یعنی دلیلی برای انجام یک پروژه می‌دهد. به این سوال پاسخ می‌دهد که چرا.
2. سازمان: نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در پروژه تعریف می‌کند. به این سوال پاسخ می دهد که چه کسی.
3. کیفیت: تضمین می‌کند که محصولات تحویلی پروژه انتظارات کسب و کار را برآورده کند. به این سوال پاسخ می دهد که چه چیزی.
4. برنامه‌ها: تکنیک‌ها و مراحلی که برای توسعه برنامه‌ها باید اجرا کنید را توضیح می‌دهد. به سؤالات چگونه و چه زمانی پاسخ می‌دهد.
5. ریسک: عدم قطعیت‌ها را شناسایی و ارزیابی می‌کند. به این سوال پاسخ می‌دهد که چه می‌شد اگر.
6. تغییر: به درخواست‌های تغییر رسیدگی می‌کند و راهی برای مدیریت موفقیت‌آمیز آن‌ها پیدا می‌کند. به این سوال پاسخ می‌دهد که چه تاثیری دارد.
7. پیشرفت: پروژه را ردیابی، بررسی و نظارت می‌کند. به این سؤالات پاسخ می‌دهد که اکنون کجا هستیم، به کجا می رویم، آیا باید ادامه دهیم.

چگونه از PRINCE2 استفاده کنیم؟

اگر می‌خواهید پروژه‌ای را با استفاده از PRINCE2 به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه مدیریت کنید، باید از 7 مرحله‌ای که هر پروژه باید طی کند آگاه باشید:

1. راه‌اندازی یک پروژه

شما پروژه خود را با یک دستور پروژه شروع می‌کنید. دستور پروژه یک سند اولیه است که توسط مشتری ارائه می‌شود و برای شروع پروژه مورد نیاز است (اطلاعات اساسی را که در نقطه شروع در دسترس است مشخص می‌کند). برای اطمینان از قابل اجرا بودن پروژه، خلاصه پروژه تهیه می‌شود و توسط هیئت مدیره پروژه به دقت بررسی می‌شود تا در مورد شروع پروژه تصمیم‌گیری شود. در این مرحله، چندین فعالیت باید تکمیل شود، مانند انتصاب مدیر پروژه به همراه سایر ذینفعان، آماده‌سازی مورد کسب و کار، انتخاب رویکرد و جمع‌آوری خلاصه پروژه.

2. هدایت یک پروژه

این مرحله زمانی است که هیئت مدیره پروژه تصمیمات کلیدی را در مورد پروژه اخذ می‌کند. مشخص می‌کند که آیا شروع آن ارزشمند است یا خیر و در صورت صدور مجوز، پروژه را به مدیر پروژه تفویض می‌کند. فعالیت‌های این مرحله شامل بررسی خلاصه پروژه، تأیید رسمی رویکرد با بقیه ذینفعان و بررسی ریسک و منابع مورد نیاز است.

3. شروع یک پروژه

در این مرحله دلایل انجام یک پروژه باید همراه با محدوده کار، هزینه، ذینفعان مسئول، نحوه مدیریت ریسک‌ها یا تغییرات بیان شود. مدیر پروژه باید سند شروع پروژه را جمع‌آوری کند. سند شروع پروژه در واقع یک سند رسمی (یا مجموعه ای از چندین سند) است که در آن تمام سؤالات مانند چه چیزی، چه کسی، چرا، کجا، چگونه، چه زمانی و چه مقدار باید به وضوح بیان شود.

4. کنترل یک مرحله

کل فرآیند باید همیشه به دقت کنترل و نظارت شود تا از مشکلات و از دست دادن تمرکز ممانعت به عمل آید. مدیر پروژه باید مجوز شروع یا ادامه هر فعالیت را بدهد. به همین دلیل است که مدیر پروژه، پروژه را به قطعات کوچکتر یا بسته‌های کاری تقسیم می‌کند تا از بروز بی‌نظمی جلوگیری شود. هر بسته کاری پس از تکمیل یا تغییر باید تحت کنترل باشد. به طور خلاصه، همه چیز باید به آرامی کار کند که مسئولیت مدیر پروژه است.

5. مدیریت تحویل محصول

هدف از این مرحله این است که اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان در مورد آنچه که باید تولید شود، هزینه و زمان‌بندی آن همراه با رعایت معیارهای کیفیت توافق دارند. بعداً آن‌ها می‌توانند آیتم‌ها را تأیید کنند یا خواستار انجام تغییرات شوند.

6. مدیریت یک مرحله

هر مرحله باید به دقت بررسی و تایید شود تا بتوان جلو رفت. هیئت مدیره پروژه باید از نقاط استراتژیک پروژه مطلع شود و آن‌ها هستند که تصمیم نهایی را در مورد توقف یا ادامه مرحله بعدی می‌گیرند.

7. بستن یک پروژه

این مرحله نهایی اجرای تکنیک های مدیریت پروژه است که در آن پذیرش محصول و این‌که آیا اهداف PID محقق می‌شوند یا خیر تأیید می‌شود. پروژه‌ای موفق است که پایان شفاف و روشنی داشته باشد.

تاریخچه مختصری از PRINCE2

PRINCE 2 گونه‌ای از روش قبلی به نام PROMPT II است. در سال 1989، دولت بریتانیا این تغییر PROMPT II را به عنوان استانداردی برای مدیریت پروژه در بخش فناوری اطلاعات پذیرفت. امروزه، این روش مدیریت پروژه، روش رسمی برای تمام پروژه‌های دولت بریتانیا است.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه PRINCE2 برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌های پیچیده‌ای که دارای مجموعه‌ای از الزامات ثابت و یک محیط پیچیده هستند.

نمایش تصویری PRINCE2

از تصویر زیر، می‌توانید ببینید که PRINCE2 بر اساس اصول خود ساخته شده است، یعنی راهنماها و قوانینی که برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه باید از آن‌ها پیروی کنید. سپس، تم‌های PRINCE2 به شما نشان می‌دهد که چگونه پروژه را مدیریت کنید، به عنوان مثال، چگونه اصول را عملی کنید.

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای مهندسی نرم‌افزار

یک پروژه مهندسی نرم‌افزار معمولی شامل جمع‌آوری الزامات، توسعه و تست نرم‌افزار و انجام تعمیر و نگهداری منظم بر روی محصول‌ نرم افزاری است.

بهترین تکنیک‌های مدیریت پروژه برای استفاده در پروژه‌های مهندسی نرم‌افزار عبارتند از:

1. فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) مخفف Rational Unified Process
2. مدیریت پروژه چابک (Agile Project Management)
3. روش اسکرام
4. برنامه‌نویسی افراطی (XP) مخفف Extreme Programming

1. فرآیند یکپارچه منطقی (RUP)

این تکنیک از تکنیک‌های مدیریت پروژه تکراری و در عین حال چابک است. تکراری است زیرا فعالیت‌ها در طول پروژه تکرار می‌شوند و چابک است زیرا می‌توان آن‌ها را متناسب با نیازهای نرم‌افزاری تنظیم کرد.

فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) چیست؟

فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) یک ساختار مدیریتی چابک برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار است که باعث می‌شود یک پروژه در طول زمان در 4 مرحله متمایز شامل آغاز، توسعه، ساخت و انتقال اجرا شود. هر یک از 4 مرحله دارای یک هدف اصلی است و 6 رشته توسعه را شامل می‌شود که عبارتند از مدل‌سازی کسب و کار، الزامات، تحلیل و طراحی، پیاده‌سازی، تست و استقرار. تا زمانی که با موفقیت به هدف اصلی مرحله قبل نرسید، نمی‌توانید به مرحله بعدی بروید.

برخی از رشته‌های توسعه اهمیت بیشتری نسبت به سایرین دارند، بنابراین زمان بیشتری نسبت به آن‌ها می‌گیرند.

چگونه از فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) استفاده کنیم؟

همان‌طور که قبلا اشاره کردیم، برای استفاده موثر از تکنیک RUP، نرم افزار باید 4 مرحله توسعه را طی کند:

1. آغاز (Inception): از آنجایی که این مرحله یک مسیر در فرآیند است، شما باید یک مورد کسب و کار ایجاد کنید که شامل یک طرح پروژه با توضیحات، ارزیابی‌های مدیریت ریسک، محیط کسب و کار و عوامل موفقیت باشد. با در نظر گرفتن همه چیز، ذینفعان تصمیم می‌گیرند که آیا پروژه را ادامه دهند یا خیر. مرحله آغازین اولین نقطه عطف پروژه هم هست. در صورتی که پروژه موفق به گذراندن این مرحله نشود، می‌توان آن را لغو یا طراحی مجدد کرد.
2. تحلیل جزئیات (Elaboration): در این مرحله، باید ریسک‌های فنی پروژه را در نظر بگیرید، یعنی اینکه آیا قادر به ساخت یک سیستم کارآمد هستید یا خیر. این دومین نقطه عطف در فرآیند است و بسیار مهم است. چون خطرات بالایی دارد و ایجاد تغییرات بعداً دشوار است.
3. ساخت (Construction): اینجا جایی است که اجزا و ویژگی‌های اصلی همراه با کدنویسی و تست توسعه می‌یابند. این مرحله منجر به راهنمای کاربر و یک نسخه بتا از سیستم می‌شود که نیاز به ارزیابی دارد. اگر محصول در تست شکست بخورد، مرحله بعدی یعنی مرحله انتقال باید به تعویق بیفتد.
4. انتقال (Transition): هدف اصلی این مرحله عرضه موفقیت‌آمیز یک محصول است و آخرین نقطه عطف در این فرآیند به شمار می‌رود.

تاریخچه مختصری از فرآیند یکپارچه منطقی (RUP)

فرایند یکپارچه منطقی توسط شرکت رشنال سافت‌ویر (Rational Software) در سال 2003 ایجاد شد.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه فرآیند یکپارچه منطقی (RUP) برای چه پروژه‌هایی بهتر است؟

• پروژه‌های توسعه نرم‌افزار با بازه زمانی قابل پیش‌بینی برای تکمیل و هم‌چنین بودجه نهایی قابل پیش‌بینی.

نمایش تصویری فرآیند یکپارچه منطقی (RUP)

در تصویر زیر، می‌توانید هر چهار فاز توسعه پروژه را در RUP مشاهده کنید. هم‌چنین می‌توانید متوجه شوید که برخی از فازها (تحلیل جزئیات، ساخت و انتقال) تکرار بیشتری دارند که به دلیل تمرکز بر تولید محصولات فنی برای دستیابی به هر هدف است.

2. مدیریت پروژه چابک

این تکنیک از تکنیک‌های مدیریت پروژه انعطاف‌پذیری و سازگاری را برای تطبیق آسان با تغییرات در چرخه عمر پروژه پیشنهاد می‌کند. خود کلمه “چابک” به معنای توانایی تغییر، یعنی سازگاری است.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

مدیریت پروژه چابک روشی برای توسعه نرم‌افزار است که بر خود سازماندهی و عملکرد متقابل در یک تیم و هم‌چنین جلب رضایت مشتری تاکید دارد.

چگونه از مدیریت چابک استفاده کنیم؟

چندین اصل وجود دارد که باید برای استفاده موفق از مدیریت چابک در پروژه‌های خود رعایت کنید:

• این تکنیک به جای اجرای فرآیندها و ابزارهای خاص، بر تعاملات بین افراد در یک تیم تاکید دارد.
• این تکنیک به جای گردآوری مستندات جامع برای محصول، بر ایجاد یک نرم‌افزار کاملاً کارآمد تأکید دارد.
• مدیریت چابک به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه به جای تمرکز بر مذاکرات قرارداد، بر استفاده از همکاری مشتری برای تسهیل روند توسعه تاکید دارد.
• این تکنیک به جای پیروی از یک برنامه دقیق پروژه، بر بهترین روش‌هایی که تیم می‌تواند به تغییرات پروژه پاسخ دهد، تأکید می‌کند.

برای درک بهتر مراحل زیر را دنبال کنید:

1. ابتدا پروژه‌ها را به اسپرینت‌های (sprint) کوتاه تقسیم کنید.
2. برنامه‌های پروژه خود را در حین کار تطبیق دهید و به دنبال بهبود مستمر باشید.
3. مدیر پروژه باید تیم را به خود سازماندهی تشویق کند.
4. هدف شما باید در مورد محصولات/ خدماتی که می‌خواهید ارائه دهید، تولید حداکثر ارزش و عملکرد باشد.

تاریخچه مختصری از مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک به طور رسمی در سال 2001 به عنوان بخشی از مانیفست چابک توسعه یافت.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه مدیریت پروژه چابک برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌هایی که ضرب الاجل دقیقی ندارند، اما یک ایده کلی از نتیجه/ محصول نهایی دارند.
• پروژه‌هایی که حاکی از تغییرات غیرمنتظره هستند.
• پروژه‌هایی که به جای برنامه‌ریزی کارآمد به کارآمدی در همکاری تیمی بستگی دارند.

نمایش تصویری مدیریت چابک

همانطور که می‌بینید، مدیریت چابک فرآیندی تکراری است که هدف نهایی آن پاسخگویی به تغییرات است.

3. روش اسکرام (Scrum)

اسکرام یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت پروژه دارای انعطاف است که مبتنی بر فرآیندهای تکراری، تنظیمات و یادگیری مستمر است.

روش اسکرام چیست؟

درست مانند کانبان، اسکرام یکی دیگر از زیرشاخه‌های محبوب روش‌شناسی مدیریت پروژه چابک است. هدف آن کمک به تیم‌های توسعه نرم‌افزار است تا نرم‌افزارهای کاری را با کمک روش‌های توسعه و تکرار ارائه دهند.

پیشرفت پروژه با دنبال کردن دوره‌های کوتاه و بسته زمانی به نام اسپرینت اندازه‌گیری می‌شود. پایان هر اسپرینت باید به معنای تکمیل مقدار برنامه‌ریزی‌شده از کار باشد.

چگونه از روش اسکرام استفاده کنیم؟

در ادامه 6 مرحله برای اجرای یک پروژه با استفاده از روش اسکرام آورده شده است:

1. تخصیص وظایف به اعضای تیم: اول از همه، شما باید وظایف را به افراد تیمتان تفویض کنید. این افراد اعضایی هستند که توسعه، تولید یا هر مسئولیت دیگری را برای ایجاد یک محصول نهایی انجام می‌دهند و می‌تواند شامل اسکرام مستر، مالک محصول و غیره باشد.
2. ایجاد بک‌لاگ (backlog) محصول: در این مرحله باید فهرستی از کارهای ضروری را تهیه کنید که به عنوان استوری (story) هم شناخته می‌شوند.
3. ایجاد اسپرینت: یک اسپرینت یک دوره زمانی کوتاه است که در آن کار به اجزای قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌شود. می‌توانید استوری‌های را هم از بک‌لاگ در این مرحله اضافه کنید.
4. برگزاری یک جلسه: این یک جلسه روزانه کوتاه است که به آن جلسه اسکرام روزانه یا استندآپ (stand (up می‌گویند. کل تیم در مورد پیشرفت کارها صحبت می‌کنند و اگر مشکلی وجود داشته باشد، برای پیدا کردن راهکار مطرح می‌شود.
5. برگزاری جلسه بررسی اسپرینت: این جلسه در پایان یک اسپرینت انجام می‌شود. همه ذینفعان مهم باید برای بحث در مورد نتایج، جمع‌آوری داده‌ها و برنامه‌ریزی برای بهبود یا تغییرات حضور داشته باشند.
6. تکرار: تا زمانی که اسپرینت نهایی را کامل و موارد قابل تحویل را ایجاد کنید، باید دو مرحله قبلی تکرار شوند.

تاریخچه مختصری از روش اسکرام

همانطور که قبلا ذکر شد، اسکرام اکنون به طور رسمی زیرمجموعه مفهوم «چابک» قرار می‌گیرد. با این حال، اولین بار با این نام توسط هیروتاکا تاکوچی (Hirotaka Takeuchi) و ایکوجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka) در سال 1986 در مقاله‌ای با عنوان «بازی توسعه محصول جدید» معرفی شد.

از میان تکنیک‌های مدیریت پروژه روش اسکرام برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌‌های پیچیده و مبهم که به طور سنتی پروژه‌های توسعه نرم‌افزار را شامل می‌شود. البته اسکرام هم‌چنین می‌تواند یک رویکرد کارآمد برای پروژه‌های بازاریابی و تیم‌های رهبری باشد.

نمایش تصویری روش اسکرام

مراحل اجرای موفق پروژه اسکرام در تصویر زیر همراه با سایر فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه ارائه شده است.

4. برنامه‌نویسی افراطی (XP)

برنامه‌نویسی افراطی (XP) یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه مبتنی بر همکاری است که کار گروهی را تشویق می‌کند و تجزیه پروژه‌های پیچیده را به چندین نسخه کوچکتر و قابل مدیریت پیشنهاد می‌دهد.

تکنیک برنامه‌نویسی افراطی (XP) چیست؟

XP یک چارچوب توسعه نرم‌افزار چابک خاص است که هدف اصلی آن کمک به تیم در تولید نرم‌افزار با کیفیت بالاتر و در عین حال صرف زمان کمتر برای مدیریت انتشار پروژه و برآوردن نیازهای مشتریان است.

در برنامه‌نویسی افراطی فعالیت‌ها و اصول زیر الزامی است:

• ارتباط مداوم را حفظ کنید: با تاکید بر بحث‌های رو در رو همراه با ترسیم روی تخته وایت ‌برد.
• ساده‌ترین کارهای موثر را انجام دهید: با تاکید بر انجام صرفاً کارهای ضروری و پرداختن به نیازهای فعلی پروژه.
• بازخورد منظم ارائه دهید: با تاکید بر چرخه کاری «ساخت، جمع آوری، تنظیم». تیم یک ویژگی را ایجاد می‌کند، بازخوردی درباره آن جمع‌آوری می‌کند و سپس ویژگی را بر اساس بازخورد تنظیم می‌کند.
• با شجاعت عمل کنید: با تاکید بر پذیرش مشکلات، عمل به بازخورد، واکنش سریع و پرسیدن سوالات بحث برانگیز در صورت لزوم.
• ترویج احترام: با تاکید بر ارائه بازخورد به دیگران، پذیرش بازخورد از دیگران و همه این‌ها با احترام.

چگونه از برنامه‌نویسی افراطی(XP)  استفاده کنیم؟

مراحل زیر را دنبال کنید:

1. برنامه‌ریزی: اولین مرحله شامل برنامه‌ریزی است. شامل نوشتن داستان کاربر (user story) توسط مشتری که توضیح مختصری در مورد نیازهای مشتری برای اجرای ویژگی‌های خاص مورد نظرش در پروژه است.
2. برقراری ارتباط: از آنجایی که مدیریت پروژه 90% شامل ارتباطات است، در این مرحله مدیر پروژه باید یک تیم اجرایی هماهنگ ایجاد کند.
3. تجدید ساختار: ابتدا از ساده‌ترین طرح شروع کنید و به سمت طرح‌های پیچیده بروید. شما باید اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تری ایجاد کنید تا کد خود را مختصر اما جامع نگه دارید. فراموش نکنید که به عنوان یک بررسی فنی راه حل‌های اسپایک (spike) ایجاد کنید. یعنی آزمایش‌های کوچکی که می‌توانند به شما در یافتن پاسخ مسائل سخت طراحی و برنامه‌نویسی کمک کنند.
4. کد: اکنون زمان اجرای کد است. از آنجایی که XP از مدل مالکیت جمعی استفاده می‌کند، به توسعه‌دهندگان فردی وابسته نیست. در واقع مالکیت کد به صورت جمعی است و هر عضو تیمی که متوجه مشکلی در کد می‌شود باید در کوتاه‌مدت آن را برطرف کند.
5. بررسی و تست: در نهایت، هر مرحله از فرآیند باید قبل از انتشار کد، از طریق آزمایش کامل و تکراری تست شود.

تاریخچه مختصری از برنامه‌نویسی افراطی (XP)

برنامه نویسی افراطی (XP) اولین بار در دهه 1990 توسط کنت بک (Kent Beck) ایجاد شد. او در ابتدا این تکنیک را در کار بر روی C3 پیاده‌سازی کرد.

از میان تکنیک های مدیریت پروژه برنامه نویسی افراطی (XP) برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

• پروژه‌های توسعه نرم‌افزار پویا و همیشه در حال تغییر
• تیم‌های توسعه دارای مکان مشترک
• پروژه‌های مخاطره‌آمیز با بازه‌های زمانی ثابت

نمایش تصویری برنامه‌نویسی افراطی (XP)

می‌توانید مراحل توضیح داده شده را در این تصویر مشاهده کنید که علاوه بر این، شامل آخرین مرحله یعنی برنامه‌نویسی زوجی است. قبلاً گفتیم که XP از کار تیمی و همکاری پشتیبانی می‌کند، بنابراین برنامه‌نویسی جفتی انجام می‌شود تا اعضای تیم بتوانند در گروه‌های دو نفری در یک کامپیوتر واحد کار کنند. این روش مالکیت جمعی را تقویت می‌کند و علاوه بر این هر دو عضو تیم از یکدیگر یاد می‌گیرند.

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه

صرف نظر از تکنیک‌های مدیریت پروژه خاصی که استفاده می‌کنید و نوع پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، هم‌چنان باید وظایف و فرآیندهای کلی خاصی را انجام دهید. یعنی شما باید:

1. گردش کار پروژه را سازماندهی و برنامه‌ریزی کنید.
2. پروژه را در برخی ظرفیت‌ها برنامه‌ریزی کنید.
3. زمان خود را به درستی مدیریت کنید.
4. با تیم خود ارتباط برقرار کنید.
5. با تیم خود همکاری کنید.
6. به جنبه‌های حسابداری و مالی پروژه رسیدگی کنید.

و بهترین راه برای انجام همه این کارها استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه است.

اما همه ابزارهای مدیریت پروژه مناسب و کاربردی نیستند. طبق تحقیقاتی که تقاضای عمومی را از نظر ویژگی‌های PM بررسی کرده است، مجموعه ابزارهایی که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید باید ویژگی‌های زیر را ارائه دهند:

همانطور که می‌بینید، قابلیت‌های اشتراک‌گذاری فایل، ردیابی زمان، یکپارچه‌سازی ایمیل، گانت چارت، گزارش‌های سفارشی و صورتحساب با بیشترین سهم (از 51% تا 43%) پیشتاز هستند. پس از آن یکپارچه‌سازی فضای ذخیره‌سازی ابری، ویژگی‌های خاص صنعت، API، ویژگی‌های خاص روش PM، چت در زمان واقعی، دسترسی به موبایل، یکپارچه‌سازی شبکه‌های اجتماعی و چت‌های ویدیویی با اختلاف کمی قرار دارند (از 42% تا 28%).

با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا لیستی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه با ویژگی‌های ذکر شده، برای هر نوع وظیفه و فرآیندهای مرتبط با کار بر روی پروژه‌ها را معرفی می‌کنیم:

ابزارهای PM برای سازماندهی و برنامه‌ریزی گردش کار پروژه

ابزارهای زیر می‌توانند به شما در اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه و ارتباط با تیمتان به شیوه‌ای سازماندهی شده کمک کنند، در حالی که برنامه‌ریزی دقیق پروژه را انجام می‌دهید، بر کارهای مهم تمرکز دارید و آن‌ها را بر این اساس مرتب می‌کنید.

ترلو (Trello)

برای سازماندهی و برنامه‌ریزی گردش کار خود، می‌توانید از ترلو، یک ابزار مدیریت پروژه سنتی مبتنی بر کانبان استفاده کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وظایف خود را سازماندهی و برنامه‌ریزی و سپس پیشرفت آنها را در ستون‌هایی با نام مناسب پیگیری کنید. می‌توانید ببینید چه کسی روی چه کاری کار می‌کند، کدام کارها در حال پیشرفت هستند و در کجای فرآیند قرار دارند. این شما را با تیم خود در ارتباط نگه می‌دارد و همه از وضعیت وظایف مطلع می‌شوند:

• برای انجام دادن (To do)
• در حال انجام (Doing)
• مرور و بررسی (Review)
• آماده انتشار (Ready to publish)

نکته جالب در مورد ترلو این است که می‌توان آن را در صنایع مختلف اعمال کرد و می‌توانید ستون‌های سفارشی متناسب با پروژه‌های خود بسازید.

nتسک (nTask)

nTask یک نرم‌افزار برای اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه است که تیم شما را منظم نگه می‌دارد و به طور موثر کار را در تیم شما مدیریت می‌کند. با اولویت‌بندی با nتسک کارهای بیشتری انجام می‌دهید. دچار مشکلات چند وظیفه‌ای نمی‌شوید و می‌توانید به صورت استراتژیک حجم کاری سنگین را حتی در خارج از محل کار توزیع و مدیریت کنید.

nتسک به عنوان یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ویژگی‌های متعددی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد:

همکاری تیمی

nتسک به اثربخشی بهتر کار تیمی کمک می‌کند. قابلیت‌های این ابزار در زمینه همکاری تیمی عبارتند از:

• امکان همکاری تیمی موثر
• ارائه فضاهای کاری اختصاصی و چت تیمی
• امکان تشکیل تیم‌ها و تعیین نقش آن‌ها
• تخصیص وظایف به اعضای تیم و پیگیری پیشرفت آن‌ها

برنامه‌ریزی پروژه

با کمک گرفتن از nتسک اجازه نخواهید داد تاریخ اتمام پروژه به دلیل برنامه‌ریزی ناکافی از دست برود. چون می‌توانید:

• برنامه‌های کاملی در مورد کارهایی که باید انجام شوند و زمان و مکان انجام آن‌ها ایجاد کنید.
• تخصیص موثر منابع
• تنظیم روش‌های محاسبه صورتحساب
• مشاهده وضعیت پروژه و پیشرفت

مدیریت وظایف

با قابلیت‌های nتسک می‌توانید کارهای بیشتری را انجام دهید:

• گردش کار تیم خود را در تابلوهای کانبان سازماندهی و پیگیری کنید.
• وظایف خود را در نمای لیست، نمای شبکه‌ای (Grid) یا نمای تقویم سازماندهی کنید.
• یادآوری‌ها و وظایف رنگی را برای وظایف خود تنظیم کنید.
• گانت چارت‌ها یک نمایش بصری از برنامه زمان‌بندی پروژه ارائه می‌دهند و وابستگی‌های کار و وظایف مرتبط را نشان می‌دهند.

مدیریت جلسات

همه را در جریان نگه دارید:

• از طریق دعوت‌نامه‌های ایمیل شخصی، افراد را به جلسات خود دعوت کنید.
• جلسات خود را سازماندهی و پیگیری کنید.
• یک دستور جلسه شفاف ایجاد کنید.
• جلسات مستمر را تنظیم کنید.

جدول زمانی

ساعت‌ها را در جدول زمانی nTask وارد کنید و سپس:

• زمان کاری کارمندان خود را ردیابی کنید.
• جدول زمانی چندگانه ایجاد کنید.
• برگه‌های زمانی گذشته را تأیید و پیگیری کنید.

+ سایر اپلیکیشن‌های کارآمدی که می‌توانید برای سازماندهی و برنامه‌ریزی پروژه و اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه خود استفاده کنید عبارتند از کلیک‌آپ (ClickUp)، تایگا (Taiga) و آسانا (Asana).

ابزارهای PM برای زمان‌بندی پروژه

اجرای چندین پروژه و کار به طور همزمان راحت نیست. از دست دادن ضرب الاجل هزینه و زمان دارد. بنابراین لازم است یک برنامه زمان‌بندی پروژه ایجاد کنید. برنامه زمان‌بندی پروژه به عنوان یک نقشه راه عمل می‌کند که شامل برنامه مورد نیاز برای دستیابی به هدف است و نشان می‌دهد که تکمیل پروژه چقدر طول می‌کشد. با در نظر گرفتن این موضوع، ما برخی از ابزارهای زمان‌بندی پروژه را معرفی می‌کنیم:

گوگل کلندر (Google Calendar)

برای برنامه‌ریزی گردش کار خود، می‌توانید از گوگل کلندر استفاده کنید. این ابزار یک تقویم زمان‌بندی ساده است که می‌توانید از طریق حساب جی میل (Gmail) خود به آن متصل شوید.

این ابزار به شما امکان می‌دهد جلسات و مشاوره با تیم خود را در اسلات‌های تقویم ساده برنامه‌ریزی کنید. با گوگل کلندر هرگز قرار ملاقات‌ها را از دست نمی‌دهید. چون یادآوری‌هایی درباره فعالیت‌های آینده دریافت می‌کنید. در تقویم گوگل می‌توانید فهرست کارها را ایجاد کنید، تقویم خود را با افزونه‌ها سفارشی کنید، رویدادهای خود را مطابق میل خود سفارشی کنید و موارد دیگر.

+ دیگر برنامه‌های کارآمدی که می‌توانید برای انجام وظایف و زمان‌بندی پروژه استفاده کنید عبارتند از دودل (Doodle)، کلندلی (Calendly) و انی دات دو (Any.do)

ابزارهای PM برای زمان‌بندی پروژه

یک ابزار مدیریت زمان پروژه با کیفیت باید زمان و وظایف را به طور موثر مدیریت کند. دارای قابلیت ردیابی زمان، ارائه صورت‌حساب، گزارش‌دهی و ایجاد احساس امنیت در هنگام استفاده از آن باشد. همانطور که گفته شد، استفاده از برنامه‌های زیر را در نظر بگیرید:

کلاکیفای (Clockify)

برای مدیریت صحیح زمان خود در حین اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه، می توانید از کلاکیفای، ردیاب زمان پیشرو در بازار استفاده کنید. کلاکیفای یک برنامه ردیابی زمان است که ویژگی‌های اساسی ردیابی زمان را برای کاربران و پروژه های نامحدود به صورت رایگان ارائه می‌دهد.

با کلاکیفای می‌توانید پروژه‌ها را به روشی بسیار راحت، شفاف و کاربرپسند مدیریت و ردیابی کنید. علاوه بر این، می‌توانید زمان و پیشرفت تیم خود را ردیابی کنید. بودجه‌بندی تنظیم کنید و زمان دقیقی را برای پروژه‌های خود تخمین بزنید.

این ابزار به تیم شما اجازه می‌دهد تا زمانی را که برای کارهای مرتبط با پروژه صرف می‌شود، در حین کار (یا پس از اتمام کار) ردیابی کنند. گزارش‌هایی در مورد استفاده از زمان تولید کنند و از آن‌ها برای شناسایی قسمت‌هایی استفاده کنند که می‌تواند موجب بهبود در گردش کار شود.

علاوه بر استفاده از کلاکیفای، می‌توانید از رسکیو تایم (Rescue Time) یا واکاتایم (WakaTime) نیز استفاده کنید تا زمانی که صرف اپلیکیشن‌های خاص می‌کنید به‌طور خودکار ردیابی شود.

ابزارهای PM برای ارتباطات پروژه

ابزارهای همکاری تیمی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. چون به باز کردن درهای ارتباط در یک تیم کمک می‌کنند و کار از راه دور را از هر نقطه در جهان بهبود می‌بخشند.

ما برخی از ابزارهای همکاری پروژه را برای معرفی به شما انتخاب کرده‌ایم:

پامبل (Pumble)

پامبل یک ابزار کارآمد برای همکاری تیمی است که به صورت رایگان، برای تعداد نامحدودی از کاربران و با قابلیت پیام رایگان در دسترس است. این برنامه به شما امکان می‌دهد با استفاده از کانال‌های خصوصی، چت‌های گروهی یا مکالمه‌های عمومی، با اعضای تیم خود صحبت کنید. به سادگی یک کانال ایجاد کنید، اعضا اضافه کنید و آن را به دلخواه شخصی‌سازی کنید.

با پامبل، می‌توانید تمام ارتباطات را با تیم خود در یک مکان متمرکز کنید و به راحتی به مکالمات گذشته، پیوندها و فایل‌ها مراجعه و یا بر اساس کانال یا شخص فیلتر کنید.

ابزارهای PM برای همکاری پروژه

جدای از ارتباطات تیمی، همکاری پروژه نیز در اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه بسیار مهم است زیرا امکان همکاری در زمان واقعی را فراهم می‌کند. البته، برای این منظور به یک اپلیکیشن قابل اعتماد نیاز دارید:

گوگل شیتز (Google Sheets)

همکاری تیمی یک اصطلاح گسترده است. به عنوان مثال، برای همکاری با تیم خود در ورود داده‌ها و تجزیه و تحلیل آماری، می‌توانید از گوگل شیتز به عنوان یک صفحه گسترده یا اکسل آنلاین استفاده کنید.

این ابزار به شما امکان می‌دهد داده‌ها را اضافه و محاسبه کنید. نمودار ایجاد و آمار پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. چندین عضو تیم شما می‌توانند داده‌ها را به طور همزمان دستکاری کنند و همه تغییرات شما بلافاصله و به طور خودکار ذخیره می‌شوند.

سایر اپلیکیشن‌های کارآمدی که می‌توانید برای انجام وظایف مختلف همکاری به منظور اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه از آن استفاده کنید عبارتند از دراپ باکس (Dropbox) برای اشتراک‌گذاری آنلاین فایل، ویزم (Visme) برای جلسات طوفان فکری تیمی و جیرا (Jira) برای مدیریت پروژه چابک.

جیرا (Jira)

جیرا یک نرم‌افزار چابک است که برای اعمال تکنیک‌های مدیریت پروژه و پیگیری مسائل استفاده می‌شود. ویژگی‌های مهم آن شامل ردیابی باگ، مدیریت وظایف توسعه نرم‌افزار و مدیریت محصول است.

جیرا برای ردیابی اشکالات، مدیریت منابع و ردیابی عملکرد تیم کارکرد عالی دارد. این ابزار دارای داشبوردهای قابل تنظیم است و یک رابط کاربرپسند برای ردیابی وظایف و ایجاد گزارش به کاربران خود ارائه می دهد.

+ سایر برنامه‌های کارآمدی که می‌توانید برای انجام وظایف مختلف و همکاری تیمی از آن‌ها استفاده کنید عبارتند از دراپ باکس (Dropbox) برای اشتراک‌گذاری آنلاین فایل و ویزم (Visme) برای جلسات طوفان فکری تیمی.

ابزارهای PM برای پروژه‌های مالی و حسابداری

اگر صاحب یک کسب‌ و کار هستید، باید اطمینان حاصل کنید که سازمان شما از یک نرم‌افزار مدیریت قابل اعتماد استفاده می‌کند. چنین نرم‌افزاری می‌تواند شفافیت پروژه را با تجزیه و تحلیل بودجه و هزینه‌ها ارتقا ‌دهد، گزارش‌ها را تولید ‌کند و تمام تراکنش‌های مرتبط با پروژه را در یک مکان متمرکز و حفظ کند. به طور کلی چنین ابزارهایی در اجرای بخش‌های مالی تکنیک‌های مدیریت پروژه کارآمدی را افزایش می‌دهند.

بنابراین، سعی کنید از ابزارهای زیر کمک بگیرید:

سیج اکانتینگ (Sage Accounting)

برای انجام وظایف مالی و حسابداری مرتبط با پروژه خود، می توانید از سیج اکانتینگ استفاده کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد که امور مالی خود را تجزیه و تحلیل کنید و هم‌چنین پس از اتمام پروژه از مشتریان خود فاکتور تهیه کنید.

+ سایر برنامه‌های کارآمدی که می‌توانید برای مدیریت امور مالی و حسابداری پروژه استفاده کنید عبارتند از فایل (Fyle)، کوییک بوکس (Quickbooks)، ویو اکانتینگ (Wave Accounting) و فرش بوکس (Freshbooks).

بهترین شیوه‌ها و تکنیک‌های مدیریت پروژه

تا اینجا می‌دانید که روش‌های محبوب و تکنیک‌های مدیریت پروژه چگونه کار می‌کنند، چه زمانی و با چه ابزارهایی باید از آن‌ها استفاده کنید. اکنون زمان آن است که چند روش برتر در مدیریت پروژه را بررسی کنیم که به شما کمک می‌کند تا تلاش‌هایتان در مدیریت پروژه با کارآمدی بیشتری اجرا شود:

1. تمام الزامات پروژه را مستند کنید.

زمانی که متوجه شدید به دنبال اجرای چه اهدافی هستید و کدام یک از تکنیک‌های مدیریت پروژه و چه وظایف و مراحلی را برای رسیدن به اهداف ذکر شده باید انجام دهید، لازم است که این داده‌ها را برای مراجعات بعدی مستند کنید. این کار هم برای تیم شما و هم برای سرمایه‌گذاران آینده بالقوه پروژه مفید است.

2. پروژه ها را مطابق با سایر تعهدات خود برآورد کنید.

شرکت شما احتمالاً در یک دوره زمانی روی چندین پروژه کار خواهد کرد. بنابراین، هنگام تعیین ضرب‌الاجل‌ها و تعیین مسئولیت‌ها، باید سایر پروژه‌ها و تعهدات تیم خود را در نظر بگیرید.

3. حجم کار را به دقت مدیریت کنید.

آیا مطمئن هستید که وظایف، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به طور مساوی تخصیص داده‌اید؟ یا اینکه یکی از اعضای تیم شما بر روی 5 وظیفه مختلف کار می‌کند، در حالی که دیگر اعضای تیم به سختی کاری برای انجام دادن دارند؟ این موضوع را به دقت زیر نظر داشته باشید و برای بهترین استفاده از منابع، کار را به طور مساوی توزیع کنید.

4. پیشرفت پروژه را همواره زیر نظر داشته باشید.

آیا پروژه طبق برنامه پیش می‌رود؟

همه سهم خود از کار را انجام می‌دهند؟

آیا تیم با سرعتی کار می‌کند که با ضرب الاجل‌های مورد انتظار پروژه هماهنگ باشد؟

آیا در یک مرحله از پروژه توقف وجود دارد؟

نظارت بر کار تیم خود و پیگیری پیشرفت آن‌ها به پاسخگویی به این سوالات کمک می‌کند و از بروز حوادث ناگوار و تاخیر جلوگیری به عمل خواهد آورد.

5. با همه ارتباط برقرار کنید.

برای اطلاع کامل از آنچه که همه در حال حاضر روی آن کار می‌کنند، میزان پیشرفت اعضا و اینکه آیا پروژه مشکلی دارد یا خیر، اعضای تیم باید با هم ارتباط برقرار کنند. بنابراین، برای هر سوال، مشکل یا معضلی که دارید، در مورد آن صحبت کنید. به سؤالات پاسخ دهید، مشکلات را دریابید و معضلات را با هم حل کنید.

6. در برابر خزش محدوده پروژه اقدامات احتیاطی انجام دهید.

اگر پروژه خود را با دقت برنامه‌ریزی کنید و تمام وظایف و کارهای فرعی را که ممکن است قبل از اتمام پروژه نیاز به انجام آن‌ها داشته باشید پیش‌بینی کنید، در برابر خزش دامنه ایمن خواهید بود. برای انجام این کار، بودجه و زمان مورد نیاز برای اجرای وظایف اصلی و فرعی را به موقع و با کیفیت مورد انتظار به دقت محاسبه کنید.

7. تمام ریسک‌های پروژه را در نظر بگیرید.

هر پروژه دارای مشکلات بالقوه‌ای است که ممکن است قبل از اتمام پروژه ایجاد شود. قبلاً گفتیم که عناصر پروژه از جمله ثبت ریسک در اجرای تکنیک‌های مدیریت پروژه موثر هستند. اکنون زمان آن رسیده است که بر اهمیت این کار تأکید کنیم. راهکار اطمینان از عبور بدون دردسر از این مشکلات در پیش‌بینی مشکلات قبل از وقوع آن‌ها نهفته است. بنابراین، سعی کنید از تجربیات خود برای تعریف مشکلات احتمالی در مراحل و وظایف پروژه استفاده کنید. سپس، راه‌حل‌هایی را که در صورت نیاز پیاده‌سازی خواهید کرد، مشخص کنید.

8. پس از اتمام پروژه برای برای تجزیه و تحلیل آن زمان بگذارید.

پس از اتمام پروژه، زمانی را برای تجزیه و تحلیل آن اختصاص دهید. کارهایی را که به خوبی انجام دادید و کارهایی که می‌توانید در آینده بهتر انجام دهید را مشخص کنید. زمان پایان هر مرحله را تجزیه و تحلیل کنید و وظایفی را که بیشترین تلاش را به خود اختصاص داده‌اند، مشخص کنید. لازم است در پروژه‌های آینده زمان بیشتری را به چنین وظایفی اختصاص دهید.

و البته، تیم را به خاطر تلاش و فداکاری‌شان تحسین می‌کنیم. آن‌ها این دستاورد را کسب کرده‌اند.

جمع‌بندی

قبل از شروع کار بر روی یک پروژه، در مورد بهترین روش و تکنیک های مدیریت پروژه که می‌تواند برای کار شما موثر باشد فکر کنید. سپس، تکنیک PM انتخابی خود را با ابزارهای مناسب و بهترین شیوه‌ها ترکیب کنید تا نتایج بهتری به دست آورید.

اگر از اصول توصیه شده برای تکنیک مدیریت پروژه انتخاب شده پیروی کنید، گردش کار خود را سرعت می‌بخشید، کنترل روی رویه‌های پروژه را حفظ می‌کنید و فرآیند مدیریت خود را ساده می‌کنید. در نتیجه، پروژه را سریع‌تر تمام می‌کنید و محصول نهایی را با کیفیت بالا تحویل می‌دهید.