نقش برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات در توسعه کسب‌وکار

امروزه فناوری اطلاعات بخش جدانشدنی همه کسب‌وکارهاست. شرکت‌ها تمامی فرایندهای سیستمی خود را بر زیرساخت‌های فناوری اطلاعات بنا می‌کنند؛ نرم‌افزاهای مالی، نرم‌افزارهای کنترل پروژه، نرم‌افزارهای کنترل خط تولید همگی نمونه‌هایی از وابستگی همه شرکت‌ها به زیرساخت‌های فناوری اطلاعات هستند. حال سوال اینجاست که آیا در شرایط فعلی و با تخصصی شدن هر کدام از شاخه‌های حوزه فناوری اطلاعات، شرکت‌های کوچک یا متوسط می‌توانند در تمامی حوزه‌های فناوری اطلاعات به ‌صورت جداگانه متخصص‌ها را جذب و استخدام کنند؟

در بهترین حالت شرکت‌ها می‌توانند افراد محدودی را با اطلاعات عمومی نه تخصصی در این حوزه جذب کنند و اگر این افراد متخصص باشند، نهایتاً در حوزه‌های بسیار محدودی از فناوری اطلاعات می‌توان این شرکت را صاحب تخصص‌های لازم دانست، درحالی‌که سرویس‌های مختلف در حوزه فناوری اطلاعات نیازمند تخصص‌های گوناگونی هستند؛ به ‌عنوان مثال، مهندس فناوری اطلاعات که در حوزه شبکه و ارتباطات فعالیت می‌کند، در خصوص نگهداری سرویس ایمیل شرکت احتمالاً به‌ صورت عمومی و کلی اطلاعات دارد و برای شرکت نیز به‌صرفه نخواهد بود که شخص دیگری را با حقوق ثابت ماهانه صرفاً برای نگهداری سرویس ایمیل شرکت استخدام کند. این شرایط در تمامی سرویس‌های فناوری اطلاعات صدق می‌کند. بنابراین استفاده از متخصصان حوزه فناوری اطلاعات برای اطمینان از اینکه شرکت در هر کدام از حوزه‌های تخصصی از بالاترین استانداردها بهره می‌برد، امری مهم و ضروری به‌ نظر می‌رسد.

در هر کسب‌وکاری که فعال باشید، شناسایی ارزش بنیادی و هدف منحصربه‌فرد و تمرکز بر حفظ کیفیت خدمات اهمیت بالایی دارد تا در بازار هدف خاص خود یکی از بهترین‌ها باشید. برون‌سپاری یکی از قوی‌ترین ابزارها و استراتژی‌های عملیاتی است که به رهبران کمک می‌کند زمان، منابع و نیروی انسانی خود را بر وظایف ارزشمندی که هسته اصلی کسب‌وکار را نگه داشته و موجب سودآوری می‌شوند متمرکز کنند. برای اینکه شرکت‌ها به هدف اصلی خود بپردازند و از دریافت سرویس‌های فناوری اطلاعات با بالاترین استانداردهای روز مطمئن باشند، راه‌‌حل برون‌سپاری خدمات زیرساختی و ارتباطی بخش IT شرکت‌ها گزینه مطلوبی است.

برون‌سپاری خدمات بخش IT کسب‌وکارها عبارت است از بهره‌گیری از توانایی‌های یک شرکت ثالث و متخصص برای ارائه راهکار، طراحی، پیاده‌سازی و سپس نگهداری سرویس‌های حوزه فناوری اطلاعات.

مزایای برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات

برون‌سپاری بسته به عوامل مختلف، دارای مزایای اولیه از جمله بهبود بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه، صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهتر از منابع است. این فرایند با واگذاری حوزه‌های خارج از تخصص اصلی کسب‌وکارها، سبب می‌شود سازمان‌ها از دغدغه‌های استخدام نیروی انسانی متخصص در حوزه‌های خارج از زمینه کاری خود بکاهند. در ادامه به معرفی مزایای فرایند برون‌سپاری می‌پردازیم.

۱- کاهش هزینه‌های کسب‌وکار

استفاده از منابع اشتراکی شرکت‌های متخصص حوزه فناوری اطلاعات، که به ‌عنوان ارائه‌دهنده خدمات در کنار کسب‌و‌کارها قرار می‌گیرند، نقش مهمی در کاهش هزینه‌های کسب‌وکارها دارند و هزینه‌های عملیاتی آنها را به حداقل می‌رساند. بهینه‌سازی مواردی مانند تجهیزات و زیرساخت، هزینه‌های استخدام، آموزش و مالیات، در هزینه‌ها صرفه‌‌جویی می‌شود و سود عملیاتی شرکت نیز افزایش می‌یابد.

۲- دسترسی به نیروی انسانی متخصص و ماهر

هر روز که می‌گذرد، تقاضا برای متخصصان IT ماهر بیشتر می‌شود. برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات گزینه‌ای برای دسترسی به نیروهای متخصص، آموزش‌دیده و باتجربه در حوزه‌های مختلف و در هر لحظه‌ای است که کسب‌وکار به آنها نیاز دارد (به ویژه برای شرکت‌هایی که تقاضاهای موقت، فصلی یا دوره‌ای دارند).

۳- آموزش کارکنان داخلی

یکی دیگر از عواملی که کسب‌وکارها را به برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات ترغیب می‌کند این است که تیم داخلی دانش یا مهارت‌های لازم و کافی را ندارد. بنابراین برون‌سپاری به لطف به‌اشتراک‌گذاری دانش و راهنمایی متخصصان شرکت فناوری اطلاعات، منجر به ارتقای دانش و مهارت تیم داخلی می‌شود.

۴- تمرکز بر فعالیت اصلی

دریافت سرویس‌های فناوری اطلاعات از مجموعه‌های تخصصی فعال در این حوزه، به صاحبان مشاغل گوناگون اجازه می‌دهد فعالیت‌های خود را بر موارد استراتژیک سازمان از جمله برنامه‌ریزی، تحقیق، برندینگ، فروش و بازاریابی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار متمرکز کنند.

۵- تداوم دریافت خدمات و مدیریت ریسک

استفاده از خدمات شرکت‌های متخصص حوزه فناوری اطلاعات به‌ صورت برون‌سپاری، ریسک جابه‌جایی کارکنان را کاهش می‌دهد. احتمالاً از دست دادن یک نیروی IT در درون سازمان ریسک‌هایی در پی دارد که در فرایند برون‌سپاری این ریسک به حداقل ممکن خواهد رسید. همچنین یکی از عوامل مهم در هر کسب‌وکاری، ارزیابی و تحلیل ریسک است که کارشناسان فناوری اطلاعات، برای کاهش این خطرات احتمالی برنامه‌‌ریزی خواهند کرد.

معایب و ریسک‌های برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات

۱- انتخاب شرکت مناسب برای برون‌سپاری

مشکلات برون‌سپاری زمانی رخ می‌دهد که کسب‌و‌کارها با شرکایی همکاری کنند که انتخاب‌های باکیفیتی نیستند. اگر کیفیت خدمات دریافتی مطلوب نباشد، کسب‌وکار ممکن است به ‌طور کلی آسیب ببیند.

۲- کنترل محدود

وقتی همه چیز به ‌صورت داخلی انجام می‌شود، شرکت‌ها کنترل بهتری بر امور و نحوه انجام آنها دارند. طرف قرارداد برون‌سپاری باید قادر به ارائه خدمات و نتایج و گزارش‌های دقیق در مورد کار انجام‌شده باشد.

۳- بروز هزینه‌های پنهان

اگر کسب‌‌وکارها قبل از شروع کار با ارائه‌دهندگان خدمات، قراردادها را به ‌طور کامل بررسی نکنند، ممکن است با هزینه‌های پنهان مواجه شوند.

۴- وابستگی به ارائه‌دهنده خدمات

کار با شرکت‌های بیرونی همیشه وابستگی خاصی به آن شرکت ایجاد می‌کند. به همین دلیل است که بررسی ثبات و قابلیت اطمینان طرف قرارداد برون‌سپاری اهمیت بالایی دارد.

چگونه به روش صحیح برون سپاری کنیم؟

۱- خدمات برون‌سپاری مناسب را انتخاب کنید

به‌دقت در مورد عملکردهای تجاری غیراصلی که سرعت فعالیت‌ها را کاهش می‌دهد و بخش قابل توجهی از منابع شما را تخلیه می‌کنند، در حالی ‌که جزو ماموریت‌های شرکت شما تعریف نشده‌اند، فکر کنید.

۲- اهداف را تعریف، تنظیم و اندازه‌گیری کنید

اهداف خود را تعیین کنید، معیارهای شروع اقدامات‌تان را اندازه‌گیری کنید و مطمئن شوید سیستم‌هایی دارید که به شما امکان می‌دهد تاثیر برون‌سپاری بر کسب‌وکار خود را اندازه‌گیری کنید.

۳- شرکای مناسبی انتخاب کنید

برای یک رابطه موفق و تجربه برون‌سپاری موثر، کیفیت شرکتی که برای تامین سرویس‌های مورد نیاز انتخاب می‌کنید حائز اهمیت است. مطمئن شوید ارائه‌دهنده معتبری را برمی‌گزینید و دارای تخصص و گواهینامه‌های لازم باشد. همچنین دارای تجربه (بهره‌مندی از نظرات مثبت مشتریان و سابقه طولانی در ارائه خدمات) و فاکتورهای امنیتی (امنیت فناوری اطلاعات و کارمندان متعهد) باشد.

۴- مسئولیت‌های خود و شرکت تامین‌کننده را درک کنید

هنگام انجام فرایند برون‌سپاری، مهم است مسئولیت‌های هرکس و نقشی را که در این زمینه ایفا می‌کند درک کنید.

در دوران گذشته اصطلاح برون‌سپاری فناوری اطلاعات جنبه‌های چندان مثبتی نداشت؛ صاحبان کسب‌وکارها داستان‌هایی از تجربیات ناموفق شنیده‌اند و اکنون در مورد کار با افرادی که شاید هرگز شخصاً ملاقات‌شان نکرده‌اند، تردید کنند. با این حال، همانند هر کسب‌وکاری، شرکت‌هایی هستند که کارها را به درستی انجام می‌دهند و در مقابل برخی از شرکت‌ها خدمات یا محصولاتی با کیفیت پایین عرضه می‌کنند. امروزه در روندهای اصلی برون‌سپاری فناوری اطلاعات، رقابت در حوزه فناوری اطلاعات در حال افزایش است و شرکت‌های فعال در این صنعت باید خدمات باکیفیتی برای رشد و توسعه مستمر خود عرضه کنند.

اگر خود را از برون‌سپاری محروم کنید، رقبایتان با پیش‌دستی و حرکت در این مسیر، در حوزه حرفه‌ای کسب‌وکار از شما پیشی خواهند گرفت.