مدارک کاغذی همه باید الکترونیکی شوند دستگاه‌های اجرایی باید رویکرد حذف دریافت مدارک کاغذی را پیش گیرند

به گزارش پیوست، کلیه دستگاه‌های اجرایی مکلف شده‌اند رویکرد حذف دریافت مدارک و مستندات غیر الکترونیکی، رونوشت مدارک و تعدد اخذ مدارک را در اولویت راهبردی خود قرار دهند.

طبق دستورالعمل اجرایی ارائه خدمات هوشمند در پنجره ملی خدمات هوشمند دولت، مقرر شده است طی ۶ ماه آینده دستگاه‌های اجرایی به گونه‌ای عمل کنند که دیگر نیازی به دریافت غیرالکترونیکی مدارک نباشد و تمامی مدارک را به صورت الکترونیکی دریافت کنند.

مدارکی تمام الکترونیکی

در این دوره ۶ ماهه دستگاه‌های اجرایی که حسب قانون موظف به تحویل اسناد تحویل‌دادنی از قبیل قرارداد، گواهینامه، مدرک، تاییدیه، مجوز، ابلاغیه یا سایر موارد مشابه به ذینفعان یا متقاضیان هستند، مکلفند به منظور استنادپذیری اسناد تحویل‌دادنی و پیشگیری از جعل آن و تسریع در صحت‌سنجی الکترونیکی اسناد، اسناد تحویل‌دادنی خود را به صورت سند الکترونیکی معتبر با رعایت قانون تجارت الکترونیکی صادر و به اشخاص تحویل دهند.

یک نسخه قابل استناد از اسناد دیجیتالی که در فرایند خدمت برای ارائه به کاربر تولید می‌شوند، همزمان به کارپوشه ملی ایرانیان نیز باید ارسال شود.

اشخاص دریافت کننده اسناد الکترونیکی باید به طور مستقل قابلیت بررسی و صحت‌سنجی درخصوص انکارناپذیری و استنادپذیری سند دریافتی را با استفاده از ابزارهای صحت‌سنجی داشته باشند.

دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نیز ملزم شده است اقدامات انجام شده از سوی دستگاه‌های مختلف را به‌صورت مستمر رصد کند و گزارش این اقدامات را به صورت مرتب و ماهانه اعلام کند. بالاترین مقام هر دستگاه اجرایی وظیفه نظارت و پیگیری این حوزه را برعهده خواهد داشت.

برنامه حذف دریافت کاغذی مدارک مدت‌هاست که در دستور کاری دولت قرار دارد و حذف دریافت کپی کارت ملی یکی از اقداماتی بود که در این زمینه انجام شده است.

هر چند که دستورالعمل حذف دریافت کپی از کارت ملی هوشمند بارها به دستگاه‌های اجرایی و علی‌الخصوص شبکه بانکی ابلاغ شده‌است اما همچنان برخی از بانک‌ها و دستگا‌ه‌های اجرایی اقدام به دریافت کپی کارت ملی می‌کنند.

بخشنامه ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی اولین بار دی ۹۶ به کلیه دستگاه‌های اجرایی و شبکه بانکی کشور ابلاغ شد. در آن بخشنامه مقرر شده بود تا سازوکار احراز هویت برخط فراهم شود و دو هفته پس از اجرای آن دستورالعمل زیرساخت‌های لازم را به منظور اجرا و حذف کپی مدارک هویتی از شهروندان مهیا کنند. به این منظور مقرر شده بود علاوه بر انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان ثبت احوال کشور به صورت برخط، موانع حقوقی و قانونی برای اجرای این دستورالعمل رفع شود.

در آخرین اقدام، سازمان اداری و استخدامی کشور دی‌ماه ۱۴۰۰ با صدور دستورالعملی بار دیگر بر ممنوعیت دریافت کپی مدارک شناسایی از سوی بانک‌های کشور تاکید کرد.

دسترسی به اطلاعات کارت هوشمند ملی

حال در این دستورالعمل سازمان ثبت احوال مکلف شده امکان دریافت اطلاعات هویتی اشخاص از تراشه کارت هوشمند ملی را در اختیار پنجره ملی قرار دهد. این اقدام به منظور گسترش کاربری کارت هوشمند ملی و برای تسهیل دسترسی پنجره واحد دستگاه‌ها به اطلاعات چاپ شده روی کارت هوشمند ملی صورت می‌گیرد.

ارتباط پنجره ملی با کارت هوشمند ملی به‌صورت غیربرخط و دریافت پین اول کارت به معنی رضایت صاحب کارت برای دریافت اقلام اطلاعات است.

افراد هنگام دریافت کارت ملی هوشمند، یک رمز یا پین نیز دریافت می‌‌کنند که از طریق آن می‌توانند به اطلاعات ذخیره شده روی کارت ملی هوشمند دسترسی پیدا کنند. هر چند هنگام ارئه کارت ملی هوشمند این رمز به تمامی افراد تحویل داده شده است اما به دلیل اینکه تا کنون این رمز کاربردی نداشته، بسیاری به آن توجه نکرده و آن را فراموش کرده‌اند.

دستگاه‌های اجرایی مکلف‌اند در ارائه خدمات خود با اولویت خدماتی که فرایندهای بین‌دستگاهی دارند با استفاده از داده و اطلاعات پایگاه‌های اطلاعات پایه و حداکثر یکبار ورود داده و اطلاعات اشخاص، از دریافت تکراری و غیرضروری اطلاعات خودداری کنند.

نحوه فراخوانی اطلاعات از پایگاه‌های اطلاعات پایه و اقلام اطلاعاتی توسط کارگروه تعامل‌پذیری تعیین می‌شود.

دریافت یکباره اطلاعات یکی از الزامات زیرساختی پنجره ملی خدمات هوشمند دولت است. دولت بارها تاکید کرده است که سازوکار ارائه خدمات باید به‌گونه‌ای تعریف شود تا افراد با یکبار ورود اطلاعات خود بتوانند از خدمات مختلف دستگا‌های دولتی استفاده کنند.

الزام به فراگیری اسناد الکترونیکی

وزارت صنعت معدن و تجارت با همکاری وزارت ارتباطات باید با رعایت قانون تجارت الکترونیکی اقدامات فنی لازم را جهت پذیرش اسناد الکترونیکی تولید شده توسط متقاظی یا کاربر از قبیل انواع درخواست، انواع سند، گزارش، فهرست، اظهارنامه، قرارداد، مکاتبه یا نامه ظرف مدت ۴ ماه ایجاد و دستورالعمل اجرایی آن را به تصویب شورای اجرایی فناوری اطلاعات برسانند.

به نظر می‌رسد اشاره این دستوالعمل به فراگیر شدن امضای الکترونیکی و استفاده گسترده از آن است چرا که افراد با زدن امضای الکترونیکی خود پای یک سند الکترونیکی می‌توانند آن سند را تبدیل به یک سند غیرقابل انکار کنند.

موسسات آموزشی و پژوهشی زیرنظر هر یک از وزارتخانه‌ها علوم، بهداشت و آموزش و پرورش و دانشگاه آزاد و سایر ارائه دهندگان مدارک تحصیلی باید به منظور جلوگیری از جعل مدارک و حذف استعلام‌های کاغذی، مدرک تحصیلی فارغ‌التحصیلان خود را به صورت سند الکترونیکی معتبر و انکار ناپذیر صادر کنند.