آرشیو دیجیتالی هزینه‌ شرکت‌ها را تا بیش از 20 درصد کاهش می‌دهد؛ خلاصی از انبار کاغذها

بر اساس داده‌های ارائه‌شده EAD Digital، شرکت‌هایی که تصمیم می‌گیرند اسناد فیزیکی خود را به اسناد الکترونیکی در دسترس ابری (cloud accessible) تبدیل کنند، می‌توانند هزینه‌هایشان را تا بیش از ۲۰ درصد کاهش دهند. EAD Digital مهم‌ترین بازیگر در بازار آرشیو دیجیتالی پرتغال است که در رومانی هم حضور دارد. آرشیو دیجیتالی سه نوع مزیت مهم دارد: گردش کار شرکت (company workflows)، منابع انسانی تخصیص‌یافته به این وظیفه و هزینه‌های مربوط به فضاهای ذخیره‌سازی آرشیو فیزیکی. به عنوان مثال، شرکتی که بیش از ۱۰ سال در بازار حضور داشته است، با ۵۰ کارمند که حجم متوسط ۴۰۰ تا ۵۰۰ پرونده را مدیریت می‌کنند، باید برای نگهداری آنها حداقل 10 قفسه یا حتی یک اتاق آرشیو یا بایگانی فیزیکی جداگانه اختصاص دهد. به علاوه بیشتر کارمندان باید وظایفی مانند جست‌وجو یا اسکن اسناد کاغذی را هم انجام بدهند. معمولاً کارمندانی که این مسئولیت‌ها به آنها محول می‌شود از بخش‌های حسابداری، منابع انسانی یا اداری هستند و این وظایف تقریباً بدون استثنا مانع از تاثیرگذاری مناسب آنها در انجام کارهای روزمره می‌شود. برونو آمارو (Bruno Amaro)، مدیرعامل EAD Digital رومانی، توضیح می‌دهد استفاده از خدمات حرفه‌ای آرشیو کردن فیزیکی و الکترونیکی، به‌علاوه استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت اسناد به حل این چالش‌ها کمک می‌کند. چون زمان اختصاص‌یافته به این فعالیت‌های مکمل را کاملاً حذف می‌کند، دسترسی فوری به هر کدام از اسناد شرکت را فراهم می‌کند و سرعت کار را به میزان چشمگیری بالا می‌برد.   [caption id="attachment_218482" align="aligncenter" width="907"] آمارو: دسترسی دیجیتالی به هر کدام از اسناد سازمانی سرعت کار را افزایش می‌دهد.[/caption]   در برخی از صنایع مانند مخابرات، انرژی یا خدمات بانکی، شرکت‌هایی با حجم بالای قرارداد و فاکتور، به تعداد زیادی کارمند منحصراً برای پردازش آن اسناد نیاز دارند. ولی در صورت عقد قرارداد با خدمات آرشیو دیجیتالی، شرکت‌ها دیگر نیازی به استخدام نیروی اضافی برای این نوع...