مدیریت پروژه و نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی چیست؟

در این مطلب قصد داریم بهترین و کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه و نرم‌افزار مدیریت کار گروهی را  که موجب پیشرفت و ارتقای کار و فعالیت می‌شود به شما معرفی کنیم.

 ابزار مدیریت پروژه و نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی 

برنامه مدیریت پروژه ابزاری برای تسهیل و بهبود مدیریت و نظارت بر وضعیت پروژه‌ها و تیم است. این‌گونه نرم‌افزارها با ایجاد یک شبکه آنلاین میان ذی‌نفعان درگیر پروژه، امکان برنامه‌ریزی و کنترل تمام مراحل پروژه را فراهم می‌کنند. با اتخاذ این روش و استفاده از این ابزار در نهایت پروژه به‌موقع و بدون اتلاف وقت آماده می‌شود.

ویژگی‌ ابزار مدیریت پروژه و نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی

چندین برنامه مدیریت تیم برای کسب‌و‌کارها توسعه یافته و به بازار عرضه شده است. هر کدام از این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های متفاوتی هستند. بنابراین بهتر است ابتدا با ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت تیم و پروژه خوب آشنا شویم تا بتوانیم نرم‌افزار مناسب تیم خود را انتخاب کنیم. مهم‌ترین ویژگی‌ها و قابلیت‌های ابزار خوب برای مدیریت تیم و پروژه شامل موارد زیر است:

– قابلیت تعیین تاریخ برای هر فعالیت

یکی از قابلیت‌های ضروری برای نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، قابلیت تعیین تاریخ و زمان مشخص برای انجام و تحویل هر وظیفه است. در این صورت کارکنان می‌دانند که برای انجام وظیفه‌ خود چقدر زمان در اختیار دارند.

– قابلیت تعیین و تغییر وضعیت فعالیت‌ها

با انجام هر مرحله از پروژه‌ یا هر فعالیت، لازم است وضعیت آن فعالیت در برنامه مدیریت تیم تغییر داده شود تا کارکنان دیگر به اشتباه به انجام مجدد آن نپردازند. وضعیت هر فعالیت یا پروژه در نرم‌افزارها شامل «تمام‌شده»، «در حال انجام»، «نیاز به تصحیح»، «نیاز به تایید»، «ناقص»، «سفارش داده‌شده» و غیره است.

– قابلیت مشاهده وضعیت پرداخت

وضعیت پرداخت پروژه نیز جزو قابلیت‌های مهم برای مدیران است که باید در نرم‌افزار مدیریت پروژه قابل مشاهده باشد. این ویژگی می‌تواند به مدیریت سودآور پروژه‌ها کمک کند.

– قابلیت تفکیک وظایف هر عضو

قابلیت تفکیک وظایف هر کدام از کارکنان و تخصیص وظیفه به آنان موجب کاهش موازی‌کاری و افزایش تمرکز و بازده در اعضا می‌شود. به علاوه پروژه‌ها با سرعت بالاتری به انجام می‌رسند.

بهترین ابزار مدیریت پروژه و نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی کدام‌اند؟

در ادامه قابلیت‌ها و مشخصات برخی از بهترین برنامه‌های مدیریت پروژه و تیم را با هم مرور می‌کنیم. شما می‌توانید پس از مقایسه‌ این ویژگی‌ها با قابلیت‌های مورد نیاز و شرایط کسب و کار خود، مناسب‌ترین برنامه را برای خود انتخاب و با آن کار کنید. پرکاربردترین برنامه‌های عرضه‌شده در بازار عبارت‌اند از:

Trello

ترلو از بهترین و پراستفاده‌ترین برنامه‌های مدیریت تیم در سراسر دنیاست. در این نرم‌افزار که به صورت رایگان عرضه شده، قابلیت تعیین و دسته‌بندی وضعیت پروژه‌ها، ورود اطلاعات در مورد پروژه‌ها و مشخص کردن و تغییر دادن وضعیت آنها برای کاربران فراهم شده است.

رویکرد ترلو برای هماهنگی پروژه‌ها مدل تابلوی کانبان و شامل تعدادی تابلو برای هر پروژه و تعدادی کارت در داخل هر تابلو است. کارت‌ها به راحتی قابل انتقال به نقاط مختلف هستند و قابلیت اضافه کردن جزئیات و چک‌لیست نیز تعبیه شده است.

دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار عبارت است از: ارسال هشدار با نوتیفیکیشن برای انجام پروژه در تاریخ مشخص‌شده، امکان ورود اطلاعات کلی پروژه از جمله وضعیت پرداخت، قابلیت تفکیک وظایف هر عضو و امکان ایجاد سطح دسترسی برای هر فرد.

Asana

آسانا به عنوان یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت کار تیمی قابلیت‌های بسیاری به کاربران خود ارائه می‌دهد. از جمله ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به رابط کاربری ساده و قابلیت درگ و دراپ اشاره کرد که موجب افزایش سرعت در سازماندهی کارها و وظایف می‌شود. به علاوه تعبیه جدول‌های کاربردی در فضای آن امکان جداسازی هر کدام از پروژه‌ها و کارکنان را برای مدیران فراهم می‌کند.

Basecamp

بیس‌کمپ از محبوب‌ترین و پرکاربردترین برنامه‌های مدیریت تیم به شمار می‌آید. اصلی‌ترین ویژگی این نرم‌افزار تشابه ساختار آن با شبکه‌های اجتماعی است زیرا ارتباطات در این برنامه به صورت کاملاً تعاملی تعریف شده‌اند. از دیگر قابلیت‌های این برنامه می‌توان به امکان برقراری تعامل و صحبت کردن، قابلیت انتشار یک ایده در تابلو پیام‌ها و صحبت در مورد آن، امکان ثبت حضور کاربران به صورت اتوماتیک، امکان تقسیم کار بین اعضا و مشخص کردن تاریخ تحویل و قابلیت ثبت گزارش از وضعیت پروژه اشاره کرد.

Jira

جیرا پیش از آنکه یک برنامه مدیریت پروژه باشد، ابزاری برای ذخیره و مدیریت دانش و اطلاعات به صورت دیجیتالی است و البته قابلیت استفاده برای مدیریت تیم و پروژه را نیز دارد. قابلیت‌های این نرم‌افزار در زمینه مدیریت تیم شامل امکان ارائه گزارش کار به صورت آنلاین، امکان تفکیک وظایف و محول کردن وظیفه به هر عضو، قابلیت ایجاد پروفایل برای هر کاربر و قابلیت ورود، ذخیره و پایش اطلاعات پروژه است.

Proof Hub

پروف‌هاب از برنامه‌های غیررایگان مدیریت تیم و پروژه است که برای کاربران خود امکان برقراری تعامل، اشتراک‌گذاری ایده‌ها با سایر اعضا، بارگذاری و دانلود فایل و همچنین ثبت وضعیت پروژه و اطلاع‌رسانی در مورد آن را فراهم می‌کند. هزینه حدودی استفاده از این برنامه بین ۵۰ تا ۱۰۰ دلار( سال ۲۰۲۳) در نظر گرفته شده است.

MeisterTask

در MeisterTask نیز مانند ترلو از تخته کانبان استفاده شده است. بنابراین وظایف، نظرات، یادداشت‌ها، چک‌لیست‌ها، برچسب‌ها، زمان تحویل و سایر قابلیت‌ها قابل ویرایش و تنظیم است. سایر قابلیت‌های این نرم‌افزار رایگان شامل نامحدود بودن تعداد پروژه‌ها، وظایف و اعضا و همچنین رابط گرافیکی کاربرپسند می‌شود.

Freedcamp

نرم‌افزار فری‌کمپ با ارائه امکاناتی از جمله لیست، تابلوهای کانبان و نمودار گانت امکان مدیریت حرفه‌ای پروژه و تیم را برای مدیران فراهم می‌کند. دیگر قابلیت‌های ارائه‌شده در این نرم‌افزار شامل دیواری برای ارتباطات اجتماعی و کارهای خصوصی، صورت‌حساب و قابلیت‌های CRM است. در واقع این برنامه فراتر از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه عمل می‌کند اما در راستای مدیریت پروژه امکاناتی از جمله تخصیص وظایف، پیگیری زمان تحویل، تابلوهای بحث و گفت‌وگو و همچنین مدیریت وظایف شخصی را به کاربران ارائه می‌دهد.

Team work

تیم‌ورک نیز مانند سایر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه امکان تعیین اولویت و وظایف مختلف کارکنان را فراهم می‌کند. امکان مرتب کردن وظایف طبق اولویت، قابلیت تعیین زمان برای هر پروژه یا وظیفه و داشبورد نمایش خلاصه‌ای از ویژگی‌ها و عملکرد این برنامه است. نکته مهم در مورد تیم‌ورک اینکه این برنامه رایگان نیست و باید برای استفاده از آن هزینه پرداخت کنیم. امکان استفاده از این برنامه به‌ صورت تستی و رایگان برای مدت یک ماه در نظر گرفته شده است.

Active Collab

اکتیوکولب نیز از برنامه‌های شناخته‌شده در مدیریت تیم است که امکان برقراری ارتباط سریع را برای مدیران و کارکنان فراهم می‌کند. از قابلیت‌های این نرم‌‌افزار می‌توان به تعبیه یک تقویم برای تمام اعضا و جدول تقسیم وظایف به‌ صورت تفکیک‌شده برای هر عضو اشاره کرد.

Monday

Monday نیز به مدیران این امکان را می‌دهد تا وظایف هر یک از کارکنان را به تفکیک مشخص و اعلام کنند. قابلیت‌های تعبیه‌شده در این نرم‌افزار عبارت‌اند از:‌ بورد نمایش‌دهنده عملکرد تیم، امکان اطلاع‌رسانی به کاربران با ارسال ایمیل، بورد تفکیک وظایف با امکان تعیین تاریخ دقیق و قابلیت مشاهده عملکرد هر عضو.

Wrike

این برنامه نیز از برنامه‌های کاربردی در مدیریت تیم است که به‌ صورت اختصاصی برای مدیریت پروژه‌ها طراحی و منتشر شده‌ است. از قابلیت‌های ارائه‌شده در این نرم‌افزار باید به امکان تعیین اولویت‌ها و وظایف برای اعضا، قابلیت تعیین زمان برای انجام وظایف مختلف، امکان ارسال و ویرایش اطلاعات و تعیین برچسب برای هر فعالیت به تناسب موضوع آن اشاره کرد. رابط کاربری حرفه‌ای و سازگاری با پلتفرم‌های ذخیره‌سازی ابری مثل گوگل درایو و دراپ‌باکس نیز از مزایای این نرم‌افزار است.

Airtable

یکی دیگر از نرم‌افزارهای مناسب برای تقسیم کار تیمی در انجام پروژه‌ها ایرتیبل است. این برنامه در واقع یک میز با طراحی زیبا و متصل به یک بانک اطلاعاتی مشابه با ساختار اکسل و گوگل‌شیت است. این نرم‌افزار در واقع یک پایگاه داده کاربردی برای کاربرانش فراهم می‌کند. از مزایای این برنامه می‌توان به رابط کاربری ساده، قابلیت نمایش برنامه‌ریزی به‌صورت نامحدود، قابلیت ایجاد کامنت و رایگان بودن استفاده اشاره کرد.

Bitrix24

بیتریکس24 نیز یک ابزار رایگان بصری و در واقع یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است. از قابلیت‌های آن باید به نمای داشبورد سطح بالا، شبکه اجتماعی داخلی و امکان چت کردن، تقویم‌ها، نامه‌ها، امکان آپلود و ذخیره فیلم و اسناد، نمودارهای گانت و ویدئو کنفرانس بدون محدودیت اشاره کرد. شایان ذکر است وجود محدودیت در تعداد کاربران و فضای ذخیره‌سازی برای اسناد و غیره نیز از معایب آن به شمار می‌رود.

Notion

نوشن نیز به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت پروژه کاربردی با ارائه تخته‌های کانبان و یک ادیتور با قابلیت درگ و دراپ یا کشیدن و رها کردن، به شما در مدیریت آسان پروژه‌ها و اعضای تیم کمک زیادی می‌کند. از ویژگی‌های قابل توجه این برنامه می‌توان به امکان ساخت صفحات وبلاگی به منظور اشتراک اطلاعات با دیگران اشاره کرد. این برنامه همچنین اجازه ایجاد جدول و فهرست برای اجرای هر پروژه‌ را نیز به شما می‌دهد و می‌توانید میزان دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.

در این مطلب به معرفی ۱۴ مورد از بهترین نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی با کار تیمی پرداختیم. به منظور انتخاب و استفاده از نرم‌افزار مناسب برای خود و تیم‌تان لازم است به بررسی شرایط و نیازهای کسب و کار و پروژه‌ها و ویژگی‌های اعضا اقدام کنید.