ابهام در مشروعیت سازمان غذا و دارو
ابهام در مشروعیت سازمان غذا و دارو، از نظر مدیرحقوقی پلتفرم مردمنما محمد طاهر صفرزاده،…
۱ مهر ۱۴۰۴
مدیر راهکار جامع سازمانی داتین: وقتی فناوری با شجاعت ترکیب شود، سازمان متحول می‌شود
۱ مهر ۱۴۰۴
زمان مطالعه : ۱۱ دقیقه
روزبه زند، مدیر راهکار جامع سازمانی داتین، در این گفت‌وگو تاکید می‌کند «تغییر» شجاعت می‌خواهد و ERP یا راهکارهای سازمانی این شجاعت را به سازمان‌ها می‌دهد که بتوانند تغییر را بهتر مدیریت و آن را در فرایندهایشان جاری کنند.
او برای نشان دادن نتیجه، به پرداخت حقوق حدود ۸۰ هزار نفر در بانک سپه در کمتر از نیم‌روز، تسهیلات ضروری ۲۴ ساعته و حذف ۶ تن کاغذ، سطح سرویس زیر چهار ساعت و برنامه کلاد برای تعمیم تجربه سازمان‌های بزرگ به کسب‌وکارهای کوچک اشاره می‌کند.
در تمام دنیا به خدمتی که ارائه می‌کنید ERP گفته می‌شود، با این وجود به چه دلیل شما به آن راهکار جامع سازمانی داتین می‌گویید؟
ERP در واقع برنامه‌ریزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning) است اما ما بیشتر تمرکز خود را بر ستادهای بزرگ قرار داده‌ایم. تمرکز ما ارائه راهکار به سازمان‌های بزرگ‌مقیاس است. تمام سازمان‌ها فرایندهای مختص به خود را داشته و برخی از کارهای روزمره خود را به نحو احسن انجام می‌دهند، در این بخش ادعای ما این است که فرایندهای موجود را بر فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال منطبق می‌کنیم. این مساله موجب می‌شود که سازمان‌ها بتوانند از منابع خود بهتر استفاده کرده، برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند و در نهایت بتوانند خودشان را در بازار و محیط فعالیتشان معرفی کنند.
با این تعریف، راهکار جامع سازمانی چه مشکلی را در سازمان‌ها برطرف می‌کند؟
بسیاری از مشکلات را بر طرف می‌کند؛ اولین مورد، توانایی برای مدیریت منابع داخل سازمان با استفاده از ابزار است. منابع سازمان‌ها محدود است و بر این اساس اگر بتوانیم با ارائه ابزار، تکنولوژی و نرم‌افزار به آنها در استفاده بهتر از منابع کمک کنیم در نهایت به هدف اصلی خود رسیده‌ایم. برای این مساله نیز باید برخی هماهنگی‌ها در سازمان شکل بگیرد؛ چراکه قطعا این مساله در فرهنگ و ارتباطات سازمانی اثر می‌گذارد و فرایندهای سازمان را بهینه می‌کند.
در خصوص ERP یا راهکار جامع سازمانی هیچ‌گاه خاطره خوبی در ایران وجود نداشته است. شما برای تغییر دیدگاه نسبت به این مساله چه کاری انجام داده‌اید؟
بله قطعا. ما در حال حاضر بالغ‌بر چندین میلیون اموال را از نگهداری و تعمیرات گرفته تا قرارداد با پیمانکاران توسط سامانه‌هایمان مدیریت می‌کنیم.
در حال حاضر راهکار شما تنها مربوط به بانک است؟
ما با بانک شروع کردیم اما می‌تواند تنها مربوط به بانک نباشد و به ستادهایی از جنس خدماتی که به جامعه ارائه می‌دهند هم مربوط شود. برای مثال سازمان‌های بزرگ‌مقیاسی که بیش از هزار همکار دارند، می‌توانند از این راهکارها استفاده کرده و فرایندهای خود را بهینه کنند. در این شرایط قطعا تاثیر این استقرار بعد از حدود یک سال در سازمان دیده می‌شود.
با توجه به اینکه ساختار بانک با ساختار سازمان و شرکت‌های بزرگ متفاوت است این محصول باید مجدد بازنویسی شود؟
خیر، چراکه ما به لحاظ ساختاری، زیرساختی منعطف آماده کرده‌ایم. با این وجود به عقیده من تغییر شجاعت زیادی می‌خواهد و هرکسی شجاعت ایجاد تغییر در سازمان خود را ندارد. راهکار سازمانی ما شجاعت لازم را به سازمان‌ها می‌دهد که بتوانند تغییر را به شکل بهتری مدیریت کرده و ریسک‌های متواتر از تغییر را کاهش دهند. به همین دلیل ما زیرساختی بنیادین ایجاد کرده‌ایم که بر اساس آن تغییرات به‌سرعت به سمت مشتری تحویل داده (Deliver) شده و بازخورد آنها نیز دریافت می‌شود. این سرعت انتقال تغییرات، باعث می‌شود مشتری از فرایند سود برده و بتواند تغییرات مورد انتظار خود را سریع ببیند و پس از آن به مراحل بعدی فرآیند خود ادامه دهد. این زیرساخت، امکان عمل سریع و موثر را برای ما فراهم می‌کند.
در بخشی از صحبت‌های خود به شجاعت تغییر اشاره کردید. شجاعت تغییر همراه با هزینه است یا همراه با صرفه‌جویی در هزینه؟
هزینه و صرفه‌جویی یک موازنه است. برای مثال فردی ممکن است برای مدیریت هزینه‌های خود، نصب بیلبوردهای شهری را متوقف کند اما از سوی دیگر کاهش بیلبوردهای شهری روی فروش تاثیر گذاشته و منجر به کاهش درآمد می‌شود. بر این اساس کاهش هزینه منجر به کاهش درآمد می‌شود. ERP به قصد کاهش هزینه وارد نمی‌شود و در همین مثال به شکلی عمل می‌کند که بیلبوردها به نوعی طراحی شوند که از یک سو تعداد کمتری از آنها در شهر نصب شوند و از سوی دیگر بیشترین تاثیر را بر رشد فروش بگذارند.
یا برای مثال در حوزه منابع انسانی ERP با قصد چیدن بهترین سبد جبران خدمت وارد می‌شود، به نوعی که سطح رضایت همکاران در بهترین حال خود قرار بگیرد. رشد سطح رضایت همکاران، عملکرد را افزایش داده و قطعا در سازمان این موضوع خود را نشان می‌دهد اما این مسئله لزوما به معنای کاهش هزینه‌ها نیست. ممکن است از طریق ERP هزینه همکاران با اهداف سازمان همگرا شده و این یکپارچه‌سازی منجر به ایجاد ارزش‌افزوده برای سازمان شود.
در شرایطی ممکن است مدیرعامل سازمان یا شرکت خواستار تغییر باشد و نیروی انسانی نسبت به آن مقاومت نشان دهد. به طور معمول این مقاومت بیشتر در چه مواردی است و چطور آن را حل می‌کنید؟
قطعا با مقاومت مواجه می‌شویم. در صورتی که راهکارهای سازمانی به نوعی طراحی شوند که منفعت افراد داخل سازمان را در نظر بگیرند، تمام افراد با آن همراه خواهند شد. برای مثال ما فرایند پرداخت وام ضروری در یکی از بانک‌ها را به ۲۴ ساعت رساندیم. بر این اساس از زمانی که همکار درخواست وام می‌دهد تا پرداخت مبلغ به حساب ۲۴ ساعت زمان نیاز است. بنابراین قطعا همکار ذی‌نفع به پیش‌برد این مسیر کمک می‌کند.
شما مثالی آوردید که برای سرمایه‌های انسانی خوشایند است، اگر این مساله مربوط به چیزی باشد که به آن علاقه‌مند نیست باید چه اقدامی انجام داد؟
وقتی ERP در سازمان حاکم می‌شود روی فرهنگ (Culture) نیز تاثیر می‌گذارد. به این معنا که برای مثال با عدد و رقم به مدیران نشان داده می‌شود که پرداخت اضافه‌کاری تاثیر مثبتی بر همکاران ندارد و بهتر است این هزینه به شکل دیگری صرف شود. برای مثال ممکن است فرد زمان کمتری در سازمان بماند اما بازدهی بیشتری داشته باشد. روند جهانی به سمت افزایش بهره‌وری و استفاده بهتر از زمان کار رفته است تا افراد بتوانند وقت آزاد خود را صرف سبک زندگی دلخواه خود کنند. این تغییر هم رضایت آنها را بالا می‌برد و هم منابع سازمان را به شکل بهینه مدیریت می‌کند. ما در این بخش به بهینه‌سازی مسیر کمک می‌کنیم.
شما گفتید این راهکار برای شرکت‌هایی که بیش از هزار نیرو دارند طراحی شده، به چه دلیل روی مقیاس‌های بزرگ تمرکز کرده‌اید؟
به دلیل اینکه سازوکار شرکت ما بزرگ‌مقیاس است. وقتی وارد اجرای پروژه‌های بزرگ می‌شویم، سازوکار و ساختار سازمانی اهمیت زیادی پیدا می‌کند. ممکن است برخی شرکت‌های کوچک به سراغ پروژه‌هایی بزرگ بروند، اما به واسطه نداشتن سازوکارهای سازمانی، درصد شکست در آنها افزایش پیدا می‌کند. در شرکت داتین چنین اتفاقی نخواهد افتاد. ما واحد منفک مدیریت پروژه داریم که کارش نظارت بر پروژه است. همچنین واحد امور مشتریان داریم که اقداماتش مربوط به نظارت بر قرارداد و حس و حال مشتری است. واحد عملیات هم داریم که دغدغه‌اش نگهداشت سامانه است. بحث عملیات و نگهداری سامانه هم موضوع بسیار مهمی است. حوزه اصلی فعالیت ما نرم‌افزار است، اما تحویل صحیح و دقیق آن در محیط مشتری یکی از مسائل اصلی سازمان ما است. هدف ما این است که نرم‌افزارها را به بهترین شکل ممکن در اختیار مشتری قرار دهیم. این مساله هم نیازمند سازوکارهای مختص خود و واحدهای دیتابیس مشترک، زیرساخت مشتری و عملیات منسجم است.
با توجه به اینکه تعداد شرکت‌های بزرگ‌مقیاس به نسبت شرکت‌های کوچک کمتر است، آیا بخشی از بازار را از دست نمی‌دهید؟
قطعا همینطور است. ما برای حل این مشکل از سال گذشته قصد داریم نرم‌افزارهای راهکار سازمانی را برای شرکت‌های کوچک‌مقیاس بر بستر ابر درست کنیم. از این رو می‌توانیم بهترین روش‌هایی که در شرکت‌های بزرگ و به دلیل پیچیدگی فرایندها تجربه کرده‌ایم را به شرکت‌های کوچک تعمیم دهیم، تا آنها نیز بتوانند از این روش‌ها استفاده کرده و منابع خود را به شکل موثرتری مدیریت کنند.
ما این پروژه را آغاز کرده‌ایم و نرم‌افزار حسابداری آن نیز تقریبا آماده رونمایی است. در مراحل بعدی پروژه‌هایی مثل مدیریت سرمایه انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان و… نیز به سامانه این کلاد اضافه خواهند شد که با سیستم‌های بانکی مرتبط می‌شوند. هدف اصلی ما، ارتقا سواد و فراگیری مالی است. به‌گونه‌ای که کاربران بتوانند از منابع مالی سازمان‌ها به‌درستی بهره‌برداری کنند، چراکه منابع مالی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان محسوب می‌شوند.
در بخشی از صحبت‌های خود گفتید گردش اطلاعات در سازمان با راهکار جامع سازمانی سریع‌تر می‌شود، چه ساختاری در مرحله اول باید در سازمان تغییر کند تا گردش اطلاعات سریع‌تر شود؟
گردش اطلاعات، به دلیل وابستگی به اشخاص، در برخی سازمان‌ها به معنای واقعی موجب نابودی بعضی داده‌ها می‌شوند. برای مثال، نبود سیستمی یکپارچه باعث می‌شود افراد به ابزارهایی مانند اکسل و ورد روی بیاورند. در این حالت، اطلاعات تنها در محیط محلی ذخیره شده و از دانشی استفاده نمی‌شود و انجام فرایند نیز وابسته به یک فرد خاص می‌شود. در نتیجه، با جابه‌جایی آن فرد یا رفتن از سازمان، بخش قابل‌توجهی از دانش سازمان نیز از بین می‌رود. راهکار سازمانی به این شکل عمل نمی‌کند و به نوعی داده را منسجم و یکپارچه کرده و جریان اطلاعات را به وجود می‌آورد. در هر سازمانی فرایند وجود دارد و این فرایندها می‌تواند تلفنی، نامه‌ای یا بر بستر اتوماسیون باشد. ما با ایجاد سیستم، شرایطی را ایجاد می‌کنیم که دیگر نیازی نباشد برای مرخصی، نامه‌ای پر شود. بر این اساس تنها با پر کردن یک فرم، اطلاعات مرخصی ذخیره می‌شود.
به‌عنوان ذی‌نفع، وقتی فرد وارد سیستم می‌شود و می‌بیند که می‌تواند مرخصی‌های خود را بهینه‌تر مدیریت کند یا مدل رفتاری مرتبط با مرخصی‌ها را مشاهده کند، احساس می‌کند سازمان برای او وقت و انرژی صرف کرده و با ارائه سیستم، امکان تعامل بهتر با سازمان را فراهم کرده است. این تجربه، به‌طور مستقیم بر کیفیت تعامل افراد با سازمان نیز تاثیر می‌گذارد.
با این تعاریف راهکار جامع سازمانی داتین در چند سازمان و به چه شکل پیاده شده است؟
راهکار ما در بانک سپه، بانک پاسارگاد، بانک گردشگری، بانک سرمایه پیاده‌سازی شده است. به طور کلی می‌توان گفت تمام بانک‌ها به نوعی مشتری راهکارهای سازمانی داتین هستند. به تازگی نیز راهکار املاک خود را در کمتر از دو ماه در بانک پارسیان به استقرار رساندیم. از سوی دیگر، در بانک سپه با ابعاد بزرگ سازمانی، تقریبا به ۸۰ هزار نفر به‌صورت ماهانه حقوق پرداخت می‌شود.
حقوق هشتاد هزار نفر در چه مدتی پرداخت می‌شود؟
کل فرایند محاسبه و پرداخت حقوق در کمتر از نصف روز انجام می‌شود. برای نمونه، پرداخت حقوق حدود ۸۰ هزار نفر در بانک سپه، مستلزم جمع‌آوری داده‌های متعدد از سطوح مختلف سازمان و طی کردن فرایندهای پیچیده است. همه این مراحل توسط سیستم ما انجام می‌شود و نتیجه آن پرداخت سریع و دقیق حقوق در کمتر از نصف روز است.
علاوه بر این، پیش از عید تمام فرایندهای اعطای وام نیز از شرایط احراز تا اعطای وام را مکانیزه کردیم. پیش از این، فرایندها شامل انتخاب ضامن، مراجعه به کارتابل‌ها و تاییدهای متعدد می‌شد که طولانی و پرهزینه بود. به نوعی که در بررسی انجام‌شده متوجه شدیم حدود ۶ تن کاغذ در این فرایندها مصرف می‌شود. مکانیزه کردن این فرایند، نه تنها سرعت و دقت را افزایش داد، بلکه هدررفت منابع را نیز به شدت کاهش داد.
بنابراین شما با این خدمات یک صرفه‌جویی ۶ تنی کرده‌اید؟
بله، کاغذهایی که پیش‌تر مصرف می‌شدند، اکنون به‌طور کامل حذف شده‌اند. طبق محاسبه ما ۶ تن کاغذ تقریبا معادل نصف درختان پارک لاله است. باید تمام جوانب این سیستم مورد بررسی قرار گیرد که یکی از مهم‌ترین جنبه‌های آن، نقش آن در مسئولیت اجتماعی سازمان‌ها است. با بهینه‌سازی فرایندها، این راهکار می‌تواند به شکل موثری در کاهش هدررفت منابع و تقویت اقدامات مسئولیت اجتماعی در حوزه‌های مختلف به سازمان‌ها کمک کند.
در سازمانی به جز بانک هم این برنامه اجرا شده است؟
بله، در حال حاضر در حوزه جمع‌آوری صورت‌های مالی هلدینگ انرژی پاسارگاد که دارای ۳۰ شرکت زیرمجموعه است، پروژه‌ای موفقیت‌آمیز اجرا کرده‌ایم. برای سال ۱۴۰۲، توانستیم تمامی داده‌های مالی شرکت‌ها را جمع‌آوری کنیم و با پیاده‌سازی فرایندی مشخص، تلفیق این اطلاعات را انجام دهیم تا صورت‌های مالی هلدینگ به بهترین شکل ممکن تهیه شود.
پشتیبانی از داده‌ها به چه شکل انجام می‌شود که مشتری از خدمات رضایت داشته باشد؟
بحث پشتیبانی خیلی مهم است و به بالابودن سرویس ارتباط دارد. واحد عملیات ما سرویس‌های مشتری و منابع سرویس را همواره رصد می‌کنند. اگر سرویسی دچار اختلال، قطعی یا عدم سرویس‌دهی مناسب باشد، روی سرورها هشدار نمایش داده می‌شود و همکاران ما سریعا به آن رسیدگی می‌کنند. این باعث می‌شود که بتوانیم با مشتری یک توافق‌نامه خوب ببندیم. مثلا در مورد بانک پاسارگاد، سطح سرویسمان را به چهار ساعت رسانده‌ایم. یعنی از زمانی که آنها یک مشکل را به ما اعلام می‌کنند تا زمانی که ما نسخه‌گذاری کرده و مشکل را برطرف می‌کنیم زیر چهار ساعت طول می‌کشد.
یعنی خودشان مشکل را برطرف نمی‌کنند و شما این کار را انجام می‌دهید؟
بله. مشکلات نرم‌افزاری به گونه‌ای است که ممکن است نیاز به نسخه‌گذاری باشد. کل فرایند باید زیر چهار ساعت اتفاق بیفتد و این سطح سرویس یکی از افتخارات ما در واحد راهکارهای سازمانی است.
7 در 24 است یا ساعت کار سازمانی است؟
ساعت کار سازمانی است. ولی اکثرا ساعت کار سازمانی باید با ساعات کاری شعب پوشش داده شود که در توافق‌نامه ما هم مد نظر بوده است.
ارسال دیدگاه