آموزش استفاده از خدمات سامانه ثبت اسناد و املاک (ثبت من)

در این سامانه تمامی اطلاعاتی که در ۱۰ سال گذشته جمع‌آوری و ثبت شده، قابل مشاهده است. برای آنکه درباره این سامانه و نحوه عملکرد آن اطلاعات بیشتری بیابید، توصیه می‌کنیم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

چطور می‌توانم از سامانه ثبت من استفاده کنم؟

خدمات سامانه ثبت اسناد و املاک در نشانی my.ssaa.ir ارائه می‌شوند. با مراجعه به این نشانی، صفحه درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را مشاهده می‌کنید.

نحوه ثبت نام در سایت ثبت من چگونه است؟

۱- ابتدا آدرس اینترنتی my.ssaa.ir را در مرورگر خود وارد کرده و بعد از ورود به سامانه مراحل ثبت نام را انجام دهید. می‌توانید در گوگل هم عبارت سامانه ثبت من را تایپ کنید و به آدرس ذکر شده در نتایج مراجعه کنید.

۲- در سمت چپ بالای سایت بر روی گزینه ورود بروید و چنانچه اولین بار است به این سایت مراجعه می‌کنید، گزینه ایجاد حساب کاربری را انتخاب کنید.

۳- اطلاعات خواسته شده را وارد کنید و منتظر بمانید تا یک رمز موقت برای شما پیامک شود.

۴- با وارد کردن رمز، شما در سامانه ثبت من وارد می‌شوید. دقت داشته باشید که در هنگام وارد کردن رمز عددی صفحه کلید شما باید انگلیسی باشد.

۵- اگر پیش از این، در سایت ثبت من، ثبت نام کرده‌اید، کافیست در قسمت ورود به حساب کاربری، کد ملی خود را در کادر اول وارد کرده و دکمه دریافت رمز را بزنید.

۶- اکنون، یک رمز پویا به شماره همراهی که در هنگام ثبت نام وارد نموده‌اید، برای شما ارسال می‌شود. باید این رمز را در کادر مشخص شده، وارد کرده و دکمه ورود به درگاه را کلیک نمایید.

برای استفاده از سامانه ثبت من به چه نکاتی باید توجه کنید؟

۱- برای استفاده از همه خدمات سامانه ثبت من باید در این سایت ثبت‌نام کنید اما تعداد محدودی از خدمات مانند تصدیق اصالت سند و استعلام ممنوع الخروجی بدون ثبت نام نیز قابل دسترسی هستند.

۲- برای ثبت نام نیاز به یک شماره همراه دارید که به نام شما است و با کد ملی شما مطابقت داشته باشد.

۳- باید شماره همراه شما روشن باشد تا کد تأییدی برای شما ارسال شود و بتوانید مراحل ثبت نام را پشت سر بگذارید.

۴- هنوز هیچ برنامه اختصاصی‌ای برای سایت my.ssaa.ir راه اندازی نشده است و تنها راه استفاده از درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، ورود به آن تحت وب و توسط مرورگرها است.

سامانه ثبت من چه امکاناتی به شما می‌دهد؟

شما می‌توانید از طریق این سامانه، موارد زیر را در ۲۴ ساعت شبانه‌روز مشاهده کنید.

املاک

بخش املاک براش مشاهده سند و جزییات املاک، درخواست اصلاح اطلاعات و تصدیق اصالت سند کاربر دارد. شما در این بخش می‌توانید اطلاعات ملک‌هایی که به نام شما است را همراه با جزییات ببینید و سند آن را دانلود کنید.

املاک من

لیست املاک شما که دارای سند مالکیت هستند و در سامانه جامع املاک داده‌آمایی شده‌اند، در این بخش قرار دارد. می‌توانید از این بخش جزییاتی شامل پلاک ثبتی، بخش و ناحیه ثبتی، وضعیت بازداشتی،‌ توضیحات سند، حدود ملک، نقشه کاداستری، میزان سهم مالکیت، مساحت و دیگر جزییات را مشاهده کنید و نسخه PDF آن را دانلود و چاپ کنید.

یک سربرگ تحت عنوان نقشه نیز در این بخش وجود دارد که مکان جغرافیایی ملک شما را در گوگل مپ یا دیگر نرم‌افزارهای نقشه‌یاب نشان می‌دهد.

اگر اطلاعات نمایش داده شده نادرست است می‌توانید از طریق گزینه درخواست اصلاح اطلاعات ملک، داده‌های درست را ارسال کنید تا مورد بررسی قرار بگیرند.

تصدیق اصالت سند

با درج اطلاعاتی از قبیل استان و حوزه ثبتی، پلاک اصلی و فرعی و کد ملی مالک، اصالت آن سند مورد بررسی قرار می‌گیرد. استفاده از این بخش را در هنگام معاملات ملکی به شما توصیه می‌کنیم.

در این بخش شماره دفتر املاک الکترونیکی را باید همراه با اطلاعات دیگر وارد کنید. این شماره در قسمت بالای سندهای تک‌برگی که از تیرماه ۱۳۹۴ چاپ شده‌اند قابل دسترسی است. بنابراین برای سندهای صادر شده قبل از این تاریخ (چه منگوله‌دار و چه تک‌برگ) باید در بخش نوع سند، گزینه سند قدیم را انتخاب کنید که فیلدهای شماره دفتر و شماره صفحه برای شما فعال شود.

پس از ورود اطلاعات می‌توانید مشخصات ملک و صاحب آن را به همراه محدودیت‌های احتمالی مانند رهن بانک یا بازداشت که برای ملک وجود دارد را مشاهده کنید.

اسناد رسمی

تصدیق اصالت سند

تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی یکی دیگر از خدمات سامانه ثبت من است که امکان آگاهی از اصالت و محتوای سند رسمی مانند سند انتقال، وکالت‌نامه، اجراییه، گواهی امضا و سایر اسناد رسمی را با ورود اطلاعات شناسه یکتا و رمز تصدیق سند میسر می‌کند. برای استفاده از خدمات تصدیق اصالت اسناد پس از ورود به درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، وارد بخش اسناد رسمی شوید و روی گزینه تصدیق اصالت سند کلیک کنید.

مشاهده اسناد رسمی ثبت‌شده در دفاتر توسط من

نمایش کلیه اسناد ثبت شده برای شخص در سامانه ثبت الکترونیک اسناد در دفاتر اسناد رسمی از سال ۱۳۹۲ به بعد در این بخش میسر است. برای مشاهده کلیه اسنادی که توسط شما ثبت‌شده‌اند می‌توانید پس از ورود به سامانه ثبت من در قسمت پیشخوان وارد بخش اسناد رسمی شوید و در آنجا اسناد رسمی من را انتخاب کنید تا کلیه سندهایی که توسط شما در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده را مشاهده کنید.

در همین قسمت اسناد رسمی بخش دیگری با نام خودروی من نیز وجود دارد که در آن می‌توانید اسناد و جزییات خودروهای ثبت شده توسط خود را مشاهده کنید.

– دفاتر دارای ظرفیت ثبت سند

هر دفتر اسناد رسمی در ماه سهمیه‌ای برای صدور سند دارد. شما پیش از مراجه به دفترخانه می‌توانید ظرفیت ثبت سند آن را چک کنید که در هنگام مراجعه مشکلی نداشته باشید. برای مشاهده دفاتری که دارای ظرفیت هستند لازم است نام استان و شهرستان را وارد کنید.

اطلاع از هزینه ثبت انواع سند در دفاتر رسمی

برای اطلاع از هزینه ثبت انواع سند مانند وکالتنامه، اجاره انتقال قطعی اموال منقول و غیرمنقول می‌توانید در بخش پیشخواد وارد قسمت اسناد رسمی شوید و از آنجا گزینه محاسبه هزینه ثبت را انتخاب کنید. بنا به نوع سند ممکن است سوالاتی مانند تعداد اصحاب سند و تعداد برگه پرسیده شود.

– پیگیری استعلام

این خدمت مربوط به تصدیق اصالت استعلامات صادره از سوی دفاتر اسناد رسمی است و امکان نمایش آخرین وضعیت استعلام الکترونیکی ملک با ورود شناسه یکتای استعلام در این بخش وجود دارد. شناسه یکتا ۱۸ رقمی را در هنگام ثبت استعلام در دفترخانه می‌توانید از سردفتر دریافت کنید.

– نقشه دفاتر اسناد رسمی

محل جغرافیایی دفاتر اسناد رسمی را روی نقشه، از بخش موقعیت مکانی دفاتر مشاهد کنید. کاربران می‌توانند روی نقشه دفترخانه نزدیک محل سکونت خود را انتخاب و از آدرس دقیق و اطلاعات تماس آن دفترخانه آگاه شوند.

3- ازدواج و طلاق

اسناد رسمی مربوط به ازدواج و طلاق

در سامانه ثبت‌ من امکان مشاهده اسناد مربوط به وقایع ازدواج و طلاق و همچنین تصدیق اصالت اسناد به شرح زیر امکان پذیر است.

وقایع ازدواج و طلاق

نمایش کلیه وقایع بعد از سال ۱۳۹۲ مربوط به ازدواج و طلاق که برای هر شخص ثبت‌شده‌اند در سامانه ثبت من امکان‌پذیر است. اطلاعاتی مانند شناسه یکتا، شماره ترتیب و تاریخ ثبت در این بخش وجود دارد.

– دفاتر دارای ظرفیت برای ازدواج و طلاق

فهرستی از دفاتر اسناد رسمی برای ازدواج و طلاق که ظرفیت ثبت سند دارند در این قسمت نمایش داده می‌شود. همانطوری که پیش‌تر گفته شد، هر دفترخانه ظرفیت مشخصی برای ثبت دارد. بنابراین می‌توانید از پیش، میزان ظرفیت را کنترل کنید تا دچار معطلی و انتخاب یک دفترخانه دیگر نشوید.

– نقشه دفاتر ازدواج و طلاق

کاربران می‌توانند بر روی نقشه دفترخانه نزدیک محل سکونت خود را انتخاب و از آدرس دقیق و اطلاعات تماس آن دفترخانه آگاه شوند.

مشاهده تصدیق اصالت اسناد ازدواج و طلاق

در سامانه ثبت من از طریق بخش پیشخوان وارد قسمت ازدواج و طلاق شوید و پس از آن گزینه اصالت سند را انتخاب کنید. پس از ورود اطلاعاتی مانند شناسه سند و رمز تصدیق، می‌توانید سند ازدواج و طلاق را مشاهده کنید.

اجرای اسناد رسمی در سامانه ثبت من

– استعلام ممنوع الخروجی با نام و کد ملی

ممکن است بسیاری از افراد از ممنوع الخروج بودن خود به دلایل مختلف آگاه نباشند؛ بنابراین به شما توصیه می‌کنیم که مخصوصا پیش از سفر به خارج از کشور، از طریق این سامانه ممنوع الخروجی خود در ادارات اجرای ثبت را کنترل و نسبت به رفع آن اقدام کنید. اگر ممنوع الخروج باشید می‌توانید در این بخش شماره کلاسه پرونده و واحد اجرای اسناد رسمی مربوطه را مشاهده کنید.

برای اطلاع از وضعیت ممنوع‌الخروجی پس از ثبت‌نام و ورود به سامانه ثبت‌من، در قسمت پیشخوان گزینه اجرای اسناد رسمی را انتخاب کنید. در این صفحه با کلیک روی گزینه ممنوع الخروجی اطلاعاتی مانند نام و نام‌خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه و کدملی پرسیده می‌شود سپس وضعیت ممنوع‌الخروجی بر اساس کد ملی نمایش داده می‌شود.

پیگیری پرونده اجرا

پس از صدور اجراییه، تشکیل پرونده اجرایی و ارسال پیامک نام کاربری و رمز عبور مجزا توسط سیستم، هریک از اشخاص پرونده به روند عملیات اجرایی پرونده خود دسترسی دارند و از این بخش می‌توانند در هر روز و ساعتی که نیاز داشتند پرونده خود را مشاهده کنند.

ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری

شرکت‌های من

از این بخش می‌توانید فهرست شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری را که کاربر مالک تمام و یا بخشی از آن‌هاست، مشاهده کنید. برای این کار باید اطلاعاتی مانند شناسه ملی، شماره ثبت و تاریخ ثبت را وارد کنید.

ثبت درخواست تاسیس شرکت

در سامانه ثبت من امکان ثبت شرکت نیز فراهم شده است. برای این کار بعد از ورود به قسمت پیشخوان، روی ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری کلیک کنید. در اولین قدم لازم است نوع شرکت یا نوع شخصیت حقوقی را مشخص و بعد از آن باید اطلاعات هویتی و مدارک را ثبت کنید.

بخش تاسیس شخصیت حقوقی علاوه بر ثبت شخصیت حقوقی می‌توانید گزینه‌های دیگر مانند صورتجلسه تغییرات، اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی و اظهرانامه ثبت دفتر تجارتی را ببینید.

کد فراگیر اتباع خارجی

کد فراگیر اتباع خارجی یکی دیگر از قسمت‌های مهم در سامانه ثبت من است که امکان تهیه کد ۱۲ رقمی اتباع خارجی را فراهم می‌کند. این کد برای اتباع خارجی مانند کد ملی برای ایرانی‌ها است و برای انجام فعالیت‌های اقتصادی و نظام‌های بانکی و اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• شرکت‌‌های من
• اسناد قابل امضا
• رهگیری درخواست
• ثبت درخواست تاسیس
• صورت جلسات تغییرات
• اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
• کدفراگیر اتباع خارجی
• اظهرانامه ثبت دفتر تجارتی
• اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی
• انصراف از درخواست
• فرهنگ واژگان (شامل معنی، مترادف، ترجمه و مشابه)

مالکیت معنوی

بخش مالکیت معنوی در سامانه ثبت‌من شامل موارد زیر است.

• اظهارنامه‌های من
• ثبت اختراع
• ثبت علامت تجاری
• ثبت طرح صنعتی
• جستجوی علامت تجاری
• جستجوی اختراع
• جستجوی طرح صنعتی
• تصدیق اصالت گواهینامه
• تصدیق اصالت گواهی موقت

برای اطلاعات بیشتر می‌توانید بخش پرسش‌های متداول مرکز مالکیت معنوی را مطالعه کنید.

ثبت اختراع

برای انجام ثبت‌ اختراع آنلاین و غیرحضوری بعد از ورود به سامانه ثبت من در قسمت پیشخوان گزینه مالکیت معنوی را انتخاب کنید و سپس وارد بخش ثبت اختراع شوید. گواهینامه اختراع سندی است که اداره مالکیت صنعتی برای حمایت از اختراع صادر می‌کند و دارنده آن می‌تواند از حقوق انحصاری بهره‌مند شود.

توجه داشته باشید طبق ماده دو قانون ثبت اختراعات‌، طرح‌های صنعتی و علائم تجاری اختراعی قابل ثبت است که حاوی ابتکار جدید و دارای کاربرد صنعتی باشد. ابتکار جدید عبارت است از آنچه که در فن یا صنعت قبلی وجود نداشته و برای دارنده مهارت عادی در فن مذکور معلوم و آشکار نباشد و از نظر صنعتی‌، اختراعی کاربردی محسوب می‌شود که در رشته‌ای از صنعت قابل ساخت یا استفاده باشد. مراد از صنعت‌، معنای گسترده آن است و شامل مواردی نظیر صنایع دستی‌، کشاورزی‌، ماهیگیری و خدمات نیز می‌شود.

علاوه بر ثبت اختراع، مواردی مثل ثبت علامت تجاری، ثبت طرح صنعتی، جستجوی علامت تجاری و اختراع و تصدیق اصالت گواهینامه از این بخش در دسترس است.

ثبت طرح صنعتی

برای ثبت علائم تجاری و ثبت طرح‌ صنعتی نیز می‌توانید از سامانه ثبت من (درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی) سازمان ثبت اسناد و املاک کشور استفاده کنید. این گزینه زیرمجموعه بخش مالکیت معنوی است که در قسمت پیشخوان نمایش داده می‌شود.

در ماده بیست قانون ثبت اختراعات‌، طرح‌های صنعتی و علائم تجاری گفته شده از نظر این قانون‌، هرگونه ترکیب خطوط یا رنگ‌ها و هرگونه شکل سه بعدی با خطوط‌، رنگ‌ها و یا بدون آن‌، به گونه‌ای که ترکیب یا شکل یک فرآورده صنعتی یا محصولی از صنایع دستی را تغییر دهد، طرح صنعتی است‌. در یک طرح صنعتی تنها دسترسی به یک نتیجه فنی بدون تغییر ظاهری مشمول حمایت از این قانون نیست.

همچنین طرح صنعتی زمانی قابل ثبت است که جدید و اصیل باشد. طرح صنعتی زمانی جدید است که ازطریق انتشار به طور محسوس یا ازطریق استفاده به هر نحو دیگر قبل از تاریخ تسلیم اظهارنامه یا بر حسب مورد قبل از حق تقدم اظهارنامه برای ثبت در هیچ نقطه‌ای از جهان برای عموم افشاء نشده باشد. مفاد قسمت اخیر بند (هـ) و بند (و) ماده (۴) این قانون در خصوص طرح‌های صنعتی نیز قابل اعمال است‌.

ثبت علامت تجاری

برای ثبت علامت تجاری به بخش مالکیت معنوی در سامانه ثبت من مراجعه کنید. علامت تجاری هر نشان قابل مشاهده‌ای است که بتواند کالا‌ها یا خدمات اشخاص حقیقی یا حقوقی را از هم متمایز کند.

یک اصطلاح دیگر در این زمینه علامت جمعی است که به محصولات و افراد یک سازمان اختصاص دارد. در قانون، علامت جمعی یعنی هر نشان قابل مشاهده‌ای که بتواند مبدأ یا هرگونه خصوصیات مانند کیفیت کالا یا خدمات را متمایز کند. این نشان در قانون باعنوان علامت جمعی در اظهارنامه ثبت معرفی می‌شود. به عنوان مثال نهادهایی مانند موسسات صنفی یا مهندسی می‌توانند علائمی را تعریف کنند تا اعضای آنها با این علائم شناخته شوند.

پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی

در این بخش امکاناتی زیر ارائه می‌شود:

• استعلام شناسه ملی از پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی کشور
• درخواست اختصاص شناسه ملی به اشخاص حقوقی فاقد شناسه ملی
• درخواست اصلاح اطلاعات شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور
• درخواست بازبینی اطلاعات شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور

زمانی که نیاز به شناسه ملی یک شرکت دارید، با جستجو کردن نام آن شرکت می‌توانید به شناسه ملی آن دسترسی پیدا کنید.

شناسه ملی شماره‌ای اختصاصی است که شخصیت‌های حقوقی مانند شرکت‌ها توسط آن شناخته می‌شوند. می‌توان گفت شناسه ملی در واقع کد احراز هویت شرکت‌ها است و به شرکت‌هایی که ثبت رسمی شده‌اند تعلق می‌گیرد.

۸- بخش‌های متفرقه

قسمت‌هایی مانند شکایات، نوبت‌دهی، مکاتبات مکانیزه،‌ پرداخت و نظرسنجی هم در این سامانه وجود دارد که هنوز به بهره‌برداری نرسیده است.