سامانه برگزاری مجامع و مدیریت سهام، شرکت در مجامع آنلاین را ساده‌تر می‌کند

به گزارش پیوست، با شروع همه‌گیری کرونا نیاز به اجرای آنلاین بسیاری از رویدادهایی که پیش از آن به صورت حضوری برگزار می‌شد احساس شد. بعد از اینکه در ماه‌های اخیر کشورها به تدریج محدودیت‌های کرونایی را رفع کردند همچنان بسیاری از رویدادها به شیوه آنلاین برگزار می‌شود.

با این‌حال برگزاری مجامع به صورت آنلاین برای سهامداران خالی از چالش نبود و برخی مشکلات مانند نبود امکان پرسش‌وپاسخ در شرایطی که مجامع برای سهامدارانی که به صورت آنلاین حضور داشتند به صورت پخش زنده برگزار می‌شد یا امکان رای گیری از آنها باعث شده بود برخی از این جلسات لغو و یا به آینده موکول شوند.

رونوشت و ضبط جلسه، گزارشات شرکت‌کننده‌ها،‌ پیوستن از طریق لینک‌وب، احراز هویت از سهامداران حاضر در مجمع، قابل دسترسی بودن در چند دستگاه و… از دیگر امکاناتی است که ایجاد آن برای برگزاری مجامع به صورت آنلاین ضروری به نظر می‌رسد و حالا شرکت داتین ادعا می‌کند که در محصول جدید خود برای برگزاری مجامع و مدیریت سهام این خدمات را ارائه داده و شرکت در این جلسات را آسان‌تر کرده است.

شرکت‌های سهامی نیز که مجامع عمومی خود را حضوری برگزار می‌کردند جذب پلتفرم‌های آنلاین برگزاری مجامع شدند. در این شرایط، داتین سامانه‌ای طراحی کرده است که علاوه بر امکان برگزاری مجامع آنلاین، مدیریت وضعیت سهامداران را برای شرکت‌ها و مدیریت سهام را برای کاربران ساده کرده است.

مدیران داتین از محصول جدیدشان می‌گویند

امیرعباس کمالی‌پور، مدیر محصول سامانه سهام و مجامع آنلاین داتین، درباره این محصول می‌گوید: «این سامانه اولین سامانه‌ای است که مدیریت اطلاعات سهام، پورتال سهامداران و مجمع آنلاین را یکپارچه ارائه‌ می‌دهد. شروع طراحی آن از سال ۹۸ و پیش از همه‌گیری کرونا انجام شد. با استفاده از این سامانه، شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند فایل‌های BBS دریافتی از بورس را با سرعت و دقت بالا در سامانه بارگذاری و مورد استفاده قرار دهند و همچنین ساماندهی این فایل‌ها را به این سامانه بسپرند.»

او ادامه می‌دهد: «بر بستر اینترنت داشبوردی به سهامداران ارائه می‌شود که می‌توانند اطلاعات هویتی، کاردکس مالی، و خرید و فروش‌های خود را ببینند و حتی با سازمان تعاملاتی از جمله دریافت اطلاعیه‌ها برقرار کنند. این مساله باعث می‌شود از حجم بالای تماس‌ها و پیگیری‌های حضوری سهامداران کاسته شود.»

این مسئول داتین درباره برگزاری مجامع آنلاین در این سامانه می‌گوید: «در این بخش، امکان احراز هویت سه‌مرحله‌ای سهامداران وجود دارد که ویژگی متمایزکننده این محصول است. همچنین سهامداران می‌توانند پرسش و پاسخ آنلاین انجام دهند و در رأی‌گیری‌ها شرکت کنند. تاریخچه تمامی فایل‌ها از مجامع قبلی نیز در دسترس افراد است. البته سیستم تشخیص می‌دهد سهامدار از چه زمانی سهام شرکت را خریداری کرده تا فقط فایل‌های دوره سهامداری فرد در اختیار او قرار گیرد. زمان استقرار محصول هم یک هفته است و امیدواریم با افزایش مشتریان بتوانیم ویژگی‌های بیشتری را روی محصول توسعه دهیم.»

روزبه زند، مدیر واحد راهکارهای سازمانی شرکت داتین، نیز در مورد مزیت این محصول می‌گوید: «استراتژی کلان داتین از سالیان قبل، ورود به حوزه‌های مختلف مالی و خلق ارزش افزوده در کار مشتری بوده است تا شرکت‌ها به بهترین عملکرد خود برسند. با این هدف سامانه سهام و مدیریت مجمع آنلاین را طراحی کردیم. رویکرد دیگر نیز ارائه سرویس‌های نرم‌افزاری به مشتریان با قیمت‌های مناسب‌تر بود.»

زیرسامانه مدیریت سهامداران

زیرسامانه مدیریت سهامداران یکی از سه زیرسامانه اصلی محصول جدید شرکت داتین است. این زیرسامانه مدیریت سهامداران و دریافت اطلاعات سهامداران را از طریق فایل‌های BBS روزانه که از سوی سازمان بورس ارائه می‌شود امکان‌پذیر می‌کند. به علت اینکه کلیه اطلاعات سهامداران تنها از طریق فایل‌های دریافتی سازمان بورس وارد سامانه می‌شود، سیستم در هر لحظه به‌روز است.

ثبت تراکنش‌های سهامداران:‌ در این سامانه، کلیه‌ تراکنش‌های سهامداران روزانه یا در بازه زمانی خاص نمایش داده می‌شود و امکان جست‌وجوی تراکنشی خاص نیز وجود دارد. همچنین تاریخچه تمام تراکنش‌ها به صورت روزانه ذخیره می‌شود.

مشخصات سهامداران: سامانه مدیریت سهام و مجامع آنلاین داتین، مشخصات هر یک از سهامداران حقیقی یا حقوقی را که از طریق اطلاعات دریافتی از سازمان بورس وارد سیستم شده‌اند نمایش می‌دهد. شناسایی خودکار تراکنش‌های بلوکی، سرریز و امکان تعریف سقف سهام برای سهامداران عمده و انتقال سهم بیش از سقف تعریف‌شده به بخش سهامداران از دیگر امکانات این زیرسامانه است.

کارگزاری‌ها: اطلاعات کارگزاری‌هایی که به وسیله فایل‌های BBS دریافتی از سازمان بورس و اوراق بهادار وارد سیستم شده‌اند در سامانه به ثبت می‌رسد. همچنین جست‌وجوی یک کارگزاری خاص با فیلتر کردن فیلدهای مختلف نیز امکان‌پذیر است.

گزارش‌ها: گزارش‌های مختلفی از طریق این سامانه به کاربر ارائه می‌شود که عبارت‌اند از:

• گزارش اطلاعات سهامداران با امکان فیلتر کردن بر اساس تاریخ، بازه تعداد و درصدی سهام، گروه و نوع سهامداران
• گزارش خریداران و فروشندگان با امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس بازه زمانی و تعداد سهام خریداری‌شده، بازه تعداد سهام فروخته‌شده، گروه سهامداران، نوع تراکنش‌ها و نوع معامله
• گزارش نقل و انتقالات قهری
• گزارش جامع آماری تعداد و درصد سهامداران حقیقی و حقوقی و دارایی‌های سهام هر یک از انواع سهامداران با نمایش تعداد کل و درصد سهام
• گزارش آمار حاضرین مجامع.

از دیگر امکانات این محصول داتین می‌توان به ثبت اطلاعات مربوط به تقسیم سود، ثبت اطلاعات افزایش سرمایه و امکان تعریف سهام وثیقه اشاره کرد.

زیرسامانه مجامع آنلاین

با توجه به هزینه‌های برگزاری مجامع آنلاین و مشکلاتی که ممکن است برای‌ حضور سهامداران در مجمع پیش آید، لزوم برگزاری مجامع به صورت آنلاین احساس می‌شود. این لزوم به ویژه در مجامعی که سهامداران زیادی باید در آنها حضور پیدا کنند نمود پیدا می‌کند. زیرسامانه مجامع آنلاین داتین، امکان حضور در مجمع به همراه احراز هویت، مشاهده زنده مجمع به همراه مشاهده مستندات، امکان طرح سوال به صورت ویدئویی، متنی و صوتی را داراست.

حضور و غیاب سهامداران: با حضور هر یک از سهامداران در جلسات مجامع، فرم حضور و غیاب سهامداران نیز تهیه می‌شود و چنانچه تعداد سهامداران به حد نصاب نرسد اعلان عدم تشکیل مجمع به سهامداران ارسال می‌شود و در صورت نیاز، تاریخ بعدی جلسه نیز به اطلاع سهامداران می‌رسد.

ارائه آمار به هیات‌مدیره: سامانه داتین به صورت لحظه‌ای آمارهایی از ترکیب سهامداران، تعداد حاضرین و درصد سهامداران را در اختیار هیات‌مدیره می‌گذارد.

تهیه صورت‌جلسه: تهیه صورت‌جلسه یکی دیگر از امکانات این سامانه است. در صورت به حد نصاب رسیدن سهامداران حاضر، پس از پایان مجمع، سامانه به طور خودکار صورت‌جلسه‌ای تهیه می‌کند. این صورت‌جلسه برای سهامداران نیز ارسال می‌شود.

پنل ویدئویی و صوتی جلسه: هنگام تشکیل جلسه با حضور اعضای هیات‌مدیره یا هر یک از اعضا، پنل ویدئویی هیات‌مدیره ارتباط را برای سهامداران برقرار می‌کند. این امکان از سوی سازوکار اجرایی متمرکز و به وسیله نرم‌افزارهای پخش استریم همانند (OBS) اجرا می‌شود.

پورتال سهامداران

ثبت اطلاعات سهامداران: سهامداران می‌توانند در این پورتال اطلاعات خود را به ثبت برسانند. این اطلاعات عبارت است از:‌ اطلاعات تماس، آدرس، شماره تلفن، کدپستی، ایمیل، اطلاعات کامل حساب بانکی شامل شماره حساب، نام و شعبه بانک، شماره شبا و غیره، که همه این اطلاعات در سامانه برای شرکت بورسی قابل مشاهده است.

همچنین اطلاعات دیگری از جمله اطلاعات مالی و گردش ریالی حساب کاربری سهامدار، اطلاعات نماینده سهامدار، وضعیت و تراکنش‌های مالی سهامدار و اطلاعات مهم دیگری در این سامانه به ثبت می‌رسد.

نمودارهایی که در پورتال سهامداران نیز قابل مشاهده هستند عبارت‌اند از:‌ نمودار تعداد و حجم معاملات در ۱۰ روز گذشته، تغییر قیمت سهام در ۱۰ روز گذشته و نمودار ترکیب سهامداران حقیقی و حقوقی.

آمارهای روزانه‌ای نیز در مورد وضعیت خرید و فروش، مقدار، حجم، ارزش سهام فروخته‌شده حقیقی و حقوقی در این سامانه ارائه می‌شود.

تغییرات سرمایه: در این بخش، همچنین امکان نمایش مبلغ کل سرمایه، تاریخ افزایش سرمایه، نوع مجمع، وضعیت افزایش سرمایه برای سهامدار، امکان ثبت انصراف از شرکت در افزایش سرمایه از محل مطالبات، نمایش آخرین وضعیت کاردکس حق تقدم و مجموعه تراکنش‌های مربوط به نماد حق تقدم سهامدار در معرض نمایش است.

نمایش مجمع جاری: بخش دیگری هم تحت عنوان نمایش مجمع جاری در نظر گرفته شده. در این قسمت امکاناتی نظیر نمایش مجمع جاری به همراه کلیه اطلاعات مجمع از قبیل مشخصات مجمع، برنامه زمان‌بندی مجمع، وضعیت هر یک از فعالیت‌های زمان‌بندی‌شده از سوی سهامدار، اعلام حضور برای شرکت در مجمع، نمایش پخش زنده مجمع پس از اعلام حضور، پاسخگویی به سوالات مطرح شده در مجمع و ارائه رأی به صورت آنلاین به منظور تصمیمات اعلام‌شده وجود دارد.

فضای ابری و مزایای استفاده از آن در سامانه

سامانه داتین مبتنی بر بستر فضای ابری خدمت ارائه می‌کند. بر این اساس هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار برای دریافت‌کننده سرویس به شرکت داتین منتقل، دسترسی به سامانه تسهیل و به‌روزرسانی‌های خودکار روی سامانه اعمال می‌شود. این کار باعث قدرت حداکثری شبکه و سرور می‌شود و به واسطه ذخیره‌سازی خودکار اطلاعات، کاربران دیگر دغدغه از دست رفتن اطلاعات خود را ندارند.

معماری سامانه

معماری سامانه داتین بر اساس روش‌های بستر Net است و در قسمت‌هایی نیز از معماری‌های مرجع معرفی‌شده مایکروسافت استفاده شده است. فریم‌ورک بیگ‌بنگ بستری است که مدیریت تعاملات کلاینت‌ها، سرورها و سیستم‌های خارج از سازمان در آن صورت می‌گیرد. این بستر که سرعت، امنیت و صحت اطلاعات را تامین می‌کند از سوی شرکت داتین طراحی شده است.

همچنین رابط کاربری تحت وب Web Runner برای این سامانه استفاده می‌شود که امکان اجرای سامانه روی کامپیوتر و تبلت را فراهم می‌کند و روی مرورگرهای گوگل کروم، فایرفاکس و مایکروسافت Edge قابل اجراست.